Das Vertragsmanagement wird in der Praxis als Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens angesehen und stellt somit eine sowohl globale als auch
komplexe Unternehmensaufgabe dar. Im Unternehmensalltag sind ungefähr 80 Prozent der Tätigkeiten vertragsgebunden. Dabei werden Verträge nicht nur in juristischer Hinsicht zunnehmend komplexer sondern sind auch in Bezug auf finanzielle Rahmenbedingungen, Logistikaspekte oder Qualitätsanforderungen umfassender. Obwohl Verträge einen direkten Einfluss auf Umsatz oder Kosten haben, wird der Erfassung, Verwaltung und Abwicklung von Verträgen häufig kaum oder keine Beachtung geschenkt.
In der vorliegenden Arbeit wird ein positives Beispiel dargestellt, ein Berliner Wohnungsbauunternehmen. Die „Thomas “ e.G. hat erkannt, dass das Managen von Verträgen und deren Inhalten, den Geschäftserfolg und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sichert und steigert.
Obwohl das Unternehmen schon mit Software Unterstützung seine Verträge verwaltet, treten immer wieder Fehler auf, wie das Verpassen von Kündigungsfristen oder, dass Vertragsinhalte langwierig recherchiert werden müssen, da der zuständige Mitarbeiter ausgefallen ist, um nur einige Schwierigkeiten im Umgang mit Verträgen zu nennen.
Eine besondere wirtschaftliche Belastung für die Wohnungswirtschaft sind die Betriebskosten, die in den letzten Jahren überproportional gestiegen sind und für die Eigentümer eine Reduzierung der Rendite bedeuten kann.
Diese Arbeit setzt sich detailliert mit dem Thema Vertragsmanagement im Bereich Betriebskosten auseinander, mit dem Ziel einen denkbaren Projektablauf zu entwickeln und aus den gewonnenen Erkenntnissen eine Empfehlung für das weitere Vorgehen auszusprechen.
Inhaltsverzeichnis
0. Management abstract
1. Einleitung
1.1 Problemstellung und Zielsetzung der Arbeit
1.2 Abgrenzung des Themas und Vorgehensweise
2. Theoretische Grundlagen
2.1 Definitionen und Begriffsabgrenzung
2.1.1 Vertragsmanagement
2.1.2 Wesentliche Bestandteile des Vertragsmanagements
2.1.3 Betriebskosten
2.1.4 Projektmanagement
2.2 Erfolgsfaktoren
2.2.1 Identifikation wesentlicher Einflussgrößen
2.2.2 Ableitung relevanter Erfolgsfaktoren
2.3 Zusammenfassung
3. Analyse der Ausgangssituation bei der Wohnungsbaugenossenschaft „Thomas “ e. G.
3.1 Organisation der „Thomas “ e. G.
3.2 Betriebskostenmanagement
3.3 Bestandsaufnahme von Betriebskostenverträgen
3.4 Verfahrensweisen im Umgang mit Betriebskosten
4. Initiierung, Planung und Durchführung des Projektes
4.1 Initiierung auf Grundlage einer internen Risikoanalyse
4.2 Planung
4.2.1 PM-Organisationsform
4.2.2 PM-Zeitplanung
4.2.3 PM-Kostenschätzung
4.3 Durchführung
4.3.1 Anforderungssammlung im Projektteam
4.3.2 Anforderungen an einen Betriebskostenvertrag
4.3.3 Anforderungen an das Managen von Betriebskostenverträgen
4.3.4 Anforderungen an die technische Umsetzung eines Betriebskosten Vertragsmanagements
4.3.5 Zusammenstellung der Anforderungen
4.3.6 Anforderungen an eine Vertragsmanagementsoftware
4.3.7 Bestehende Softwaretools / kritische Würdigung
4.3.8 Mögliche Lösung für das Betriebskosten-Vertragsmanagement
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit untersucht die Notwendigkeit und Umsetzung eines effektiven Vertragsmanagements im Bereich der Betriebskosten bei der Wohnungsbaugenossenschaft „Thomas “ e. G. Das primäre Ziel ist es, den Status quo zu analysieren, ein systematisches Projektvorgehen zu entwickeln und Anforderungen an eine unterstützende IT-Lösung zu definieren, um Kosten zu senken, Transparenz zu schaffen und Prozessrisiken zu minimieren.
- Analyse der aktuellen Defizite im Vertragsmanagement der Wohnungsbaugenossenschaft.
- Erarbeitung von Erfolgsfaktoren für ein systematisches Vertragsmanagement.
- Strukturierung der Anforderungen an moderne Vertragsmanagement-Software.
- Konzeption eines zielgerichteten Projektablaufs zur Optimierung der Betriebskostenverwaltung.
Auszug aus dem Buch
1.1 Problemstellung und Zielsetzung der Arbeit
Das Vertragsmanagement wird in der Praxis als Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens angesehen und stellt somit eine sowohl globale als auch komplexe Unternehmensaufgabe dar. Im Unternehmensalltag sind ungefähr 80 Prozent der Tätigkeiten vertragsgebunden. Dabei werden Verträge nicht nur in juristischer Hinsicht zunehmend komplexer sondern sind auch in Bezug auf finanzielle Rahmenbedingungen, Logistikaspekte oder Qualitätsanforderungen umfassender. Obwohl Verträge einen direkten Einfluss auf Umsatz oder Kosten haben, wird der Erfassung, Verwaltung und Abwicklung von Verträgen häufig kaum oder keine Beachtung geschenkt.
In der vorliegenden Arbeit wird ein positives Beispiel dargestellt, ein Berliner Wohnungsbauunternehmen. Die „Thomas “ e.G. hat erkannt, dass das Managen von Verträgen und deren Inhalten, den Geschäftserfolg und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sichert und steigert.
Obwohl das Unternehmen schon mit Software Unterstützung seine Verträge verwaltet, treten immer wieder Fehler auf, wie das Verpassen von Kündigungsfristen oder, dass Vertragsinhalte langwierig recherchiert werden müssen, da der zuständige Mitarbeiter ausgefallen ist, um nur einige Schwierigkeiten im Umgang mit Verträgen zu nennen.
Eine besondere wirtschaftliche Belastung für die Wohnungswirtschaft sind die Betriebskosten, die in den letzten Jahren überproportional gestiegen sind und für die Eigentümer eine Reduzierung der Rendite bedeuten kann.
Zusammenfassung der Kapitel
0. Management abstract: Definiert die Qualitätskriterien für diese Zusammenfassung hinsichtlich Objektivität, Kürze, Verständlichkeit, Vollständigkeit und Genauigkeit.
1. Einleitung: Beschreibt die Problemstellung des Vertragsmanagements in der Wohnungswirtschaft und formuliert die Zielsetzung der Arbeit am Beispiel der Wohnungsbaugenossenschaft „Thomas “ e. G.
2. Theoretische Grundlagen: Erläutert Begriffe wie Vertragsmanagement, Betriebskosten und Projektmanagement und leitet aus der Literatur wesentliche Erfolgsfaktoren ab.
3. Analyse der Ausgangssituation bei der Wohnungsbaugenossenschaft „Thomas “ e. G.: Untersucht die aktuelle Organisationsstruktur, die Verwaltung von Betriebskostenverträgen sowie bestehende Verfahrensweisen der Genossenschaft.
4. Initiierung, Planung und Durchführung des Projektes: Beschreibt den Projektprozess, von der Risikoanalyse über die Organisationsform und Zeitplanung bis hin zur konkreten Anforderungssammlung und Evaluierung technischer Softwarelösungen.
Schlüsselwörter
Vertragsmanagement, Betriebskosten, Wohnungswirtschaft, Projektmanagement, Prozessoptimierung, Vertragsverwaltung, Risikomanagement, Softwarelösung, Dokumentenmanagement, Wirtschaftlichkeit, IT-Infrastruktur, Vertragscontrolling, Transparenz, Berliner Wohnungsbauunternehmen, Kosteneinsparung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Optimierung des Vertragsmanagements im Bereich Betriebskosten bei der Wohnungsbaugenossenschaft „Thomas “ e. G., um Prozesse zu effizienter zu gestalten und finanzielle Risiken zu senken.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Zentrale Themen sind das operative Vertragsmanagement, die Analyse von Betriebskosten, Projektmanagementmethoden sowie die Anforderungen an eine digitale Softwareunterstützung.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Ziel ist es, ein systematisches Vorgehen zur Einführung eines effektiven Vertragsmanagementsystems zu entwickeln, das durch eine geeignete IT-Lösung gestützt wird.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit stützt sich auf eine Kombination aus Literaturanalyse, interner Bestandsaufnahme (Ist-Analyse), Risikoanalyse und der Ableitung von Anforderungen für eine technische Systemlösung.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil analysiert die Ausgangssituation bei der Wohnungsbaugenossenschaft, entwirft einen Projektplan und leitet detaillierte Anforderungen an Vertragsverträge sowie an eine entsprechende Vertragsmanagement-Software ab.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind Vertragsmanagement, Betriebskosten, Wohnungswirtschaft, Projektmanagement, Prozessoptimierung, Risikomanagement und IT-Softwarelösungen.
Warum ist das bestehende Excel-Tool für die Genossenschaft unzureichend?
Das Excel-Tool bietet nur eingeschränkte Funktionalitäten, mangelnde Transparenz und eine geringe Zuverlässigkeit, was bei dem hohen Aufkommen an Verträgen und der Komplexität der Betriebskosten zu Fehlern führt.
Welche Softwarelösungen werden im Dokument exemplarisch bewertet?
Es werden exemplarisch GBS - Vertragsmanagement, ECSpand Vertragsmanagement, Otris - CONTRACT und cuContract auf ihre Eignung und den Funktionsumfang hin untersucht.
- Quote paper
- M.A. Thomas Fleck (Author), 2010, Effektive Gestaltung eines Systems zum Vertragsmanagement, Munich, GRIN Verlag, https://www.hausarbeiten.de/document/180446
