Das Vertragsmanagement wird in der Praxis als Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens angesehen und stellt somit eine sowohl globale als auch
komplexe Unternehmensaufgabe dar. Im Unternehmensalltag sind ungefähr 80 Prozent der Tätigkeiten vertragsgebunden. Dabei werden Verträge nicht nur in juristischer Hinsicht zunnehmend komplexer sondern sind auch in Bezug auf finanzielle Rahmenbedingungen, Logistikaspekte oder Qualitätsanforderungen umfassender. Obwohl Verträge einen direkten Einfluss auf Umsatz oder Kosten haben, wird der Erfassung, Verwaltung und Abwicklung von Verträgen häufig kaum oder keine Beachtung geschenkt.
In der vorliegenden Arbeit wird ein positives Beispiel dargestellt, ein Berliner Wohnungsbauunternehmen. Die „Thomas “ e.G. hat erkannt, dass das Managen von Verträgen und deren Inhalten, den Geschäftserfolg und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sichert und steigert.
Obwohl das Unternehmen schon mit Software Unterstützung seine Verträge verwaltet, treten immer wieder Fehler auf, wie das Verpassen von Kündigungsfristen oder, dass Vertragsinhalte langwierig recherchiert werden müssen, da der zuständige Mitarbeiter ausgefallen ist, um nur einige Schwierigkeiten im Umgang mit Verträgen zu nennen.
Eine besondere wirtschaftliche Belastung für die Wohnungswirtschaft sind die Betriebskosten, die in den letzten Jahren überproportional gestiegen sind und für die Eigentümer eine Reduzierung der Rendite bedeuten kann.
Diese Arbeit setzt sich detailliert mit dem Thema Vertragsmanagement im Bereich Betriebskosten auseinander, mit dem Ziel einen denkbaren Projektablauf zu entwickeln und aus den gewonnenen Erkenntnissen eine Empfehlung für das weitere Vorgehen auszusprechen.
Inhaltsverzeichnis
- Einleitung
- Problemstellung und Zielsetzung der Arbeit
- Abgrenzung des Themas und Vorgehensweise
- Theoretische Grundlagen
- Definitionen und Begriffsabgrenzung
- Vertragsmanagement
- Wesentliche Bestandteile des Vertragsmanagements
- Betriebskosten
- Projektmanagement
- Erfolgsfaktoren
- Identifikation wesentlicher Einflussgrößen
- Ableitung relevanter Erfolgsfaktoren
- Zusammenfassung
- Analyse der Ausgangssituation bei der Wohnungsbaugenossenschaft „Thomas“ e. G.
- Organisation der „Thomas“ e. G.
- Betriebskostenmanagement
- Bestandsaufnahme von Betriebskostenverträgen
- Verfahrensweisen im Umgang mit Betriebskosten
- Initiierung, Planung und Durchführung des Projektes
- Initiierung auf Grundlage einer internen Risikoanalyse
- Planung
- PM-Organisationsform
- PM-Zeitplanung
- PM-Kostenschätzung
- Durchführung
- Anforderungssammlung im Projektteam
- Anforderungen an einen Betriebskostenvertrag
- Anforderungen an das Managen von Betriebskostenverträgen
- Anforderungen an die technische Umsetzung eines Betriebskosten-Vertragsmanagements
- Zusammenstellung der Anforderungen
- Anforderungen an eine Vertragsmanagementsoftware
- Bestehende Softwaretools / kritische Würdigung
- Mögliche Lösung für das Betriebskosten-Vertragsmanagement
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Die vorliegende Arbeit analysiert die Herausforderungen im Bereich des Vertragsmanagements und zeigt am Beispiel der Wohnungsbaugenossenschaft „Thomas“ e. G. einen Lösungsansatz für ein effektives System zur Verwaltung von Betriebskostenverträgen auf. Das Ziel ist es, ein System zu entwickeln, welches die effiziente Abwicklung von Verträgen und die Vermeidung von Fehlern durch einen digitalen Workflow ermöglicht.
- Die Bedeutung von Vertragsmanagement für den Unternehmenserfolg
- Die Herausforderungen des Betriebskostenmanagements in der Wohnungswirtschaft
- Die Entwicklung eines digitalen Systems zur Vertragsverwaltung
- Die Identifizierung und Bewertung relevanter Erfolgsfaktoren für ein effektives Vertragsmanagement
- Die Anwendung des Projektmanagement-Ansatzes zur Entwicklung des neuen Systems
Zusammenfassung der Kapitel
- Einleitung: Die Einleitung beleuchtet die Relevanz des Vertragsmanagements für den Unternehmenserfolg und stellt die Problemstellung im Zusammenhang mit der Verwaltu ng von Betriebskostenverträgen bei der „Thomas“ e. G. dar. Die Arbeit legt den Fokus auf die Entwicklung eines effektiven Systems zum Vertragsmanagement, um Fehler zu vermeiden und die Prozesse zu optimieren.
- Theoretische Grundlagen: Dieses Kapitel liefert die notwendigen Definitionen und erläutert die wesentlichen Bestandteile des Vertragsmanagements. Es untersucht die Relevanz von Betriebskosten für die Wohnungswirtschaft und führt in die Grundlagen des Projektmanagements ein. Darüber hinaus werden wesentliche Erfolgsfaktoren für ein effektives Vertragsmanagement identifiziert.
- Analyse der Ausgangssituation bei der Wohnungsbaugenossenschaft „Thomas“ e. G.: Dieser Abschnitt beleuchtet die Organisationsstruktur der „Thomas“ e. G. und analysiert die derzeitigen Praxissysteme im Bereich des Betriebskostenmanagements. Die Bestandsaufnahme der Verträge und die Verfahrensweisen im Umgang mit Betriebskosten werden detailliert dargestellt.
- Initiierung, Planung und Durchführung des Projektes: Hier wird die Entwicklung des neuen Systems zum Vertragsmanagement im Detail beschrieben. Die Arbeit fokussiert sich auf die Initiierung des Projektes auf Basis einer internen Risikoanalyse und der Planung des Projekts. Die Durchführung des Projektes in verschiedenen Schritten wird aufgezeigt, einschließlich der Anforderungsermittlung, der Entwicklung eines Konzepts für die technische Umsetzung und der Bewertung von Softwaretools.
Schlüsselwörter
Vertragsmanagement, Betriebskosten, Wohnungsbaugenossenschaft, Digitalisierung, Projektmanagement, Workflow-Management, Softwaretools, Erfolgsfaktoren, Risikoanalyse, Effizienzsteigerung.
- Arbeit zitieren
- M.A. Thomas Fleck (Autor:in), 2010, Effektive Gestaltung eines Systems zum Vertragsmanagement, München, GRIN Verlag, https://www.hausarbeiten.de/document/180446
