Personalinformationssysteme stellen umfangreiche personalbezogene Informationen bereit, die geeignet sind, dispositive Funktionen wie Personalstrategie, -planung, -einsatz, -führung, -entwicklung, -controlling zu kontrollieren und zu steuern und sowohl Informationen auf Personenebene als auch summarische, zusammenfassende Informationen bereitzustellen. Der Beitrag umreißt einige allgemeine (d.h. nicht unternehmensspezifische) Gestaltungskriterien eines Personalinformationssystems. Er setzt sich mit der Verwendung von Kennzahlensystemen auch für "weiche" Faktoren sowie mit qualitativen Daten auseinander. Sie können relativ einfach um Wissensmanagement-Funktionen erweitert werden. Qualitative Daten können auch bei Leistungsmessungen sinnvoll sein. Hierbei sind die Vorteile der Informationsgewinnung gegenüber den Kosten der Messung einerseits und möglichen negativen Motivationseffekten andererseits abzuwägen. Auch die Frage der Akzeptanz durch frühzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter bzw. ihrer Vertreter in den Gestaltungsprozess wird diskutiert.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung und Problemstellung
2 Grundlagen
2.1 Personalcontrolling
2.2 Personalinformationssysteme
2.2.1 Definition
2.2.2 Funktionen
2.2.3 Struktur
2.2.4 Einsatzformen
3 Gestaltungsaspekte von Personalinformationssystemen
3.1 Datengrundlage
3.2 Sicherstellung der Akzeptanz
3.3 Informationstechnischer Aufbau
4 Zusammenfassung
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit zielt darauf ab, die zentralen Gestaltungsfragen bei der Konzeption und Implementierung von Personalinformationssystemen zu systematisieren, ohne dabei unternehmensspezifische Lösungen vorwegzunehmen. Sie untersucht die notwendigen Rahmenbedingungen und Problemfelder, die bei der Gestaltung dieser Systeme zu berücksichtigen sind, um eine effektive Entscheidungsunterstützung im Personalmanagement zu gewährleisten.
- Systematisierung von Anforderungen an Personalinformationssysteme
- Verhältnis zwischen quantitativen Kennzahlensystemen und qualitativen Daten
- Bedeutung der Akzeptanzsicherung durch Einbeziehung von Mitarbeitern und Betriebsrat
- Herausforderungen der informationstechnischen und datenschutzrechtlichen Integration
Auszug aus dem Buch
3.1 Datengrundlage
Oben wurde gesagt, dass Information, die für eine längerfristige strategische Planung unterstützen soll, ehr qualitativ ist. Qualitative Information ist jedoch schwer aufeinander zu beziehen bzw. miteinander zu vergleichen. Man hat daher versucht, qualitative „weiche“ Informationen in Kennzahlensysteme zu überführen. Ein Ansatz, in dem dies verfolgt wird, ist die Balanced Scorecard. Hier werden Kennzahlen zu den Unternehmensbereichen Finanzen, Kunden, interne Geschäftsprozesse und Lernen / Entwicklung definiert. Der Ansatz ist z.B. für den Personalbereich zu dem Skandia Navigator mit 54 Kennzahlen personalbezogenen Kennzahlen weiterentwickelt worden.
Die Entwicklung von Kennzahlen zur Erfassung quantitativer Daten hat auch ihren Grund darin, dass der Wertschöpfungsbeitrag von Qualifikationsmaßnahmen nur schwer messbar ist. Damit geraten auch Personal- und Trainingsabteilungen immer wieder unter Legitimations- bzw. Kürzungsdruck. Personal- und Trainingsabteilungen müssen darstellen, dass ihre Aktivitäten einen Return on Invest generieren, zumal sie im Unternehmen meist auch im Wettbewerb mit anderen Abteilungen stehen. Eine Kennzahlensystematik ist daher der Versuch, dieses Problem zu lösen. Mit Hilfe dieses Zahlenwerks kann eine ROI-Analyse durchgeführt werden. Unter dem Begriff des Bildungscontrolling wird dies z.B. auch für betriebliche Weiterbildungsmaßnahmen versucht, indem die Kosten und Ergebnisse von Bildungsmaßnahmen ermittelt und einander gegenübergestellt werden.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung und Problemstellung: Die Einleitung führt in die strategische Bedeutung des Faktors Personal ein und erläutert die Notwendigkeit von Personalinformationssystemen zur Unterstützung von Management-Entscheidungen.
2 Grundlagen: Dieses Kapitel definiert den Begriff des Personalcontrollings und führt in die theoretischen Grundlagen sowie Funktionen und Strukturen von Personalinformationssystemen ein.
3 Gestaltungsaspekte von Personalinformationssystemen: Hier werden die zentralen Herausforderungen bei der Systemgestaltung, insbesondere in Bezug auf Datengrundlage, Akzeptanz durch die Mitarbeiter und den technischen Aufbau, systematisiert.
4 Zusammenfassung: Das abschließende Kapitel fasst die wesentlichen Erkenntnisse der Arbeit zusammen und betont die zukünftige Herausforderung, qualitative Daten effizient in Personalinformationssysteme zu integrieren.
Schlüsselwörter
Personalmanagement, Personalinformationssystem, Personalcontrolling, Personalplanung, Personalführung, Datengrundlage, Akzeptanz, Kennzahlensysteme, Wissensmanagement, Outsourcing, Employee Self Service, Prozessorientierung, IT-Integration, Datenschutz, Personalstrategie
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit beschäftigt sich mit den grundlegenden Gestaltungsfragen und Herausforderungen, die bei der Einführung und Nutzung von Personalinformationssystemen in Unternehmen beachtet werden müssen.
Was sind die zentralen Themenfelder der Publikation?
Im Fokus stehen die Systematisierung von Gestaltungsdimensionen, die Arbeit mit Kennzahlen, die Sicherstellung der Nutzerakzeptanz sowie die technische und organisatorische Implementierung.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Ziel der Arbeit ist es, die Entscheidungsfelder und Rahmenbedingungen für Personalinformationssysteme systematisch aufzubereiten, um Unternehmen eine Grundlage für die individuelle Ausgestaltung ihrer Systeme zu bieten.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer fundierten Literaturanalyse bestehender Management- und IT-Ansätze sowie einer Systematisierung des „Raums der Möglichkeiten“ für Personalinformationssysteme.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in eine theoretische Fundierung der Begriffe Personalcontrolling und Personalinformationssystem sowie die detaillierte Diskussion der Gestaltungsaspekte Datengrundlage, Akzeptanz und technischer Aufbau.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind unter anderem Personalcontrolling, Kennzahlensysteme, Wissensmanagement, Akzeptanzsicherung und Personalstrategie.
Warum wird die Verwendung von zu vielen Kennzahlen kritisch gesehen?
Zu viele Kennzahlen können zu einer einseitigen Verhaltensanpassung führen, das Personal zu Fehlsteuerungen motivieren und die Qualität der Entscheidungsfindung durch Komplexitätsüberforderung mindern.
Welche Rolle spielt der Betriebsrat bei der Systemgestaltung?
Aufgrund datenschutzrechtlicher Aspekte und der Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen ist eine frühzeitige Einbindung des Betriebsrats essenziell, um Akzeptanz zu schaffen und rechtliche Rahmenbedingungen einzuhalten.
- Arbeit zitieren
- Olaf Schröder (Autor:in), 2009, Gestaltungsfragen eines Personalinformationssystems, München, GRIN Verlag, https://www.hausarbeiten.de/document/131324
