Welche Vorteile bietet der Einsatz von Chatbots im Personalwesen während der Eingliederung neuer Mitarbeiter?
Die hier vorliegende Arbeit zeigt Vorteile im Mitarbeiter-Onboarding durch den Einsatz von Chatbots und Möglichkeiten wie diese genutzt werden können. Damit bietet sie einen ersten Einstieg zum Verstehen von Chatbots, deren Anwendungsmöglichkeiten und Vorteile im Bezug auf das Mitarbeiter Onboarding. Dabei ist sie auf die Grundlagen dieser Technologie und des Prozesses beschränkt.
Viel Aufwand wird in die Maßnahmen zur Gewinnung neuer Mitarbeiter gesteckt, jedoch bekommt deren Einarbeitung im direkten Vergleich nur wenig Beachtung. Während der Integration in das Unternehmen sind die neuen Mitarbeiter vor allem auf erfahrene Kollegen und Vorgesetzen angewiesen, für diese ist das aber mit hohen Zeitaufwand verbunden und wird daher häufig auf ein Minimum reduziert. Dabei ist der erste Eindruck ist entscheidend für die persönliche Einstellung und Arbeitsmotivation des Mitarbeiters und beeinflusst auch deren Entscheidung längerfristig im Unternehmen zu bleiben.
Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung am Arbeitsplatz und im Arbeitswesen, wäre eine immer zentral erreichbare und mit nur geringen Personalaufwand verbundene Lösung erforderlich. Der Einsatz eines Chatbots zur Unterstützung der betroffenen Mitarbeiter während des Onboardings könnte hierfür eine geeignete Lösung sein.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Mitarbeiter Onboarding
2.1 Maßnahmen für einen geregelten Onboarding-Prozess
2.2 Optimierungspotenziale
3 Chatbot
3.1 Funktionsweise von Chatbots
3.2 Anwendungsmöglichkeiten
3.3 Vorteile durch den Einsatz von Chatbots
4 Diskussion
5 Fazit
6 Literaturverzeichnis
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit untersucht das Potenzial von Chatbots zur Unterstützung des Personalwesens während der Einarbeitungsphase neuer Mitarbeiter. Das primäre Ziel ist es, aufzuzeigen, wie durch den Einsatz dieser digitalen Technologie administrative Prozesse effizienter gestaltet, die Servicequalität erhöht und eine schnellere soziale Integration neuer Kollegen gefördert werden kann.
- Grundlagen des Mitarbeiter-Onboardings und dessen Prozessphasen
- Identifikation von Optimierungspotenzialen in administrativen HR-Prozessen
- Technologische Funktionsweise und Klassifizierung von Chatbots
- Vorteile und Einsatzszenarien von Chatbots im Onboarding-Kontext
Auszug aus dem Buch
3.1 Funktionsweise von Chatbots
Die allgemeine Funktionsweise eines Chatbots (vgl. Abbildung 3) beginnt mit dem Empfang einer Nutzeranfrage über das User Interface, z.B. durch Texteingabe im Chat-Fenster einer Anwendung (z.B. Webanwendung oder App, siehe Abbildung 4) oder sprachbasiert mit Hilfe smarter Geräte mit Mikrophon und Lautsprecher (z.B. Smartphone oder Smart-Speaker wie Apples Homepod).
In der nachfolgenden Komponente versucht der Chatbot mit Hilfe von Mustervergleichs- und Machine Learning-Ansätzen die Absicht des Users zu verstehen, um erforderliche Aktionen ausführen zu können. Um die Genauigkeit zu verbessern können weitere kognitive Services wie eine Rechtschreibprüfung, einem maschinellen Übersetzer oder einer Stimmungsanalyse, mit dieser Komponente verknüpft werden. (Gärtner, 2020a, S. 70) (Barton & Müller, 2021, S. 206) (Adamopoulou & Moussiades, 2020, S. 8–10)
In der Dialog-Management Komponente wird der Konversationskontext gesteuert und aktualisiert. Die aktuelle Absicht und die bisher identifizierten Entitäten werden beibehalten und stellt Folgefragen nachdem die Absicht erkannt wurde, sollte der Bot nicht in der Lage sein die erforderlichen Kontextinformationen zu sammeln stellt er Rückfragen an den Benutzer. In der Regel umfasst diese Komponente die Module (Adamopoulou & Moussiades, 2020, S. 10):
zum Umgang mit Mehrdeutigkeit, z.B. wenn die Absicht des Nutzers nicht gefunden werden kann oder keine Eingabe erkannt wird.
zur Datenverarbeitung, um Benutzerinformationen zu speichern und Antworten je nach Benutzer zu modifizieren
zur Fehlerbehandlung, um den ordnungsgemäßen Betrieb des Chatbots zu gewährleisten
Nach Identifikation der Benutzerabsicht wird mit den nächsten Aktionen fortgefahren, die das Abrufen von Informationen aus dem Backend oder das Reagieren auf den Benutzer sein können. Die benötigten Informationen werden durch externe API-Aufrufe oder Datenbankabfragen abgerufen und an die Komponente zur Erzeugung der Antwort weitergeleitet.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Die Einleitung beleuchtet die Bedeutung eines strukturierten Onboardings für die Mitarbeiterbindung und führt die Forschungsfrage zur Rolle von Chatbots als unterstützende Lösung im Personalwesen ein.
2 Mitarbeiter Onboarding: Dieses Kapitel definiert den Onboarding-Prozess, beschreibt dessen Phasen und analysiert, wo im aktuellen Ablauf Optimierungsbedarf besteht.
3 Chatbot: Hier werden die technologischen Grundlagen von Chatbots, deren Funktionsweise sowie die verschiedenen Anwendungskategorien und Vorteile für Unternehmen detailliert erläutert.
4 Diskussion: Das Kapitel verknüpft die theoretischen Erkenntnisse zum Onboarding mit den Chatbot-Technologien und leitet konkrete Anwendungsmöglichkeiten zur Prozessautomatisierung ab.
5 Fazit: Das Fazit fasst die Ergebnisse zusammen und hebt hervor, dass Chatbots zwar eine signifikante Entlastung im HR bieten können, jedoch Herausforderungen hinsichtlich Akzeptanz und technischer Grenzen bestehen.
6 Literaturverzeichnis: Auflistung der verwendeten Quellen.
Schlüsselwörter
Mitarbeiter Onboarding, Chatbot, Personalmanagement, Prozessoptimierung, Künstliche Intelligenz, Digitalisierung, Einarbeitung, Konversationsagenten, Human Resources, Prozessautomatisierung, Servicequalität, Digitale Transformation, Mitarbeiterbindung, Wissensmanagement, Administrative Entlastung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit untersucht, welchen Mehrwert Chatbots bieten können, um den Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeiter (Onboarding) effizienter und strukturierter zu gestalten.
Was sind die zentralen Themenfelder der Publikation?
Die zentralen Felder sind das moderne Personalmanagement, insbesondere der Onboarding-Prozess, sowie die technologische Anwendung und Integration von Chatbots.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage der Arbeit?
Die Forschungsfrage lautet: Welche Vorteile bietet der Einsatz von Chatbots im Personalwesen während der Eingliederung neuer Mitarbeiter?
Welche wissenschaftliche Methode wurde verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer literaturbasierten Untersuchung, in der aktuelle wissenschaftliche Erkenntnisse zu Chatbot-Technologien und HR-Prozessen analysiert und synthetisiert wurden.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Im Hauptteil werden zunächst die Definitionen und Phasen des Onboardings dargelegt, gefolgt von einer tiefgehenden Analyse der Chatbot-Architektur und deren konkreten Anwendungszielen im Unternehmen.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit am besten?
Die Arbeit lässt sich am besten mit Begriffen wie Mitarbeiter Onboarding, Prozessautomatisierung, Chatbot, Künstliche Intelligenz und Personalmanagement beschreiben.
Wie können Chatbots administrative HR-Aufgaben konkret erleichtern?
Sie können die Bereitstellung von Informationen automatisieren, bei der Datenerfassung unterstützen und die Beantwortung von häufig gestellten Fragen (FAQs) übernehmen, wodurch das HR-Personal entlastet wird.
Welche technologischen Grenzen haben Chatbots laut dieser Arbeit?
Chatbots stoßen an ihre Grenzen, wenn sie mit umgangssprachlichen Formulierungen oder Dialekten konfrontiert werden, die ihr technisches Verständnis übersteigen.
Warum ist die Akzeptanz der Mitarbeiter für den Einsatz dieser Technologie entscheidend?
Die Arbeit betont, dass Mitarbeiter Ängste hinsichtlich ihrer Handlungsfreiheit oder Ersetzbarkeit haben können, weshalb eine transparente Gestaltung der Technologie für eine erfolgreiche Akzeptanz notwendig ist.
- Quote paper
- Ralf Heidig (Author), 2021, Vorteile durch Chatbots im HR Onboarding-Prozess, Munich, GRIN Verlag, https://www.hausarbeiten.de/document/1182859
