Bei näherer Betrachtung der Dokumentation von Projekten stellen sich zahlreiche Fragen. Zum einen gilt es zu klären, welche Arten von Projektdokumentationen es auf der breiten Projektlandschaft überhaupt gibt. Welche Dokumentationstypen existieren und wie lassen sich diese voneinander unterscheiden? Dann gilt es zu klären, welche Anforderungen und Qualitätsansprüche an eine gute Dokumentation im Projekt gestellt werden.
Was muss beachtet und welche Normen müssen eventuell eingehalten werden? Nach jenen Grundsatzbedingungen zur Projektdokumentation soll im weiteren Verlauf auf Möglichkeiten zur Dokumentenablage eingegangen werden. Anhand von konkreten Beispielen sollen diese Arten untersucht und der Aufwand im Projekteinsatz analysiert werden.
Die vorliegende Arbeit hat es sich deswegen zum Ergebnis gemacht, eine Abhilfe zu schaffen und diese Fragestellungen zu erörtern. Am Ende soll eine Bewertung und ein klares Fazit zu den erarbeiteten Möglichkeiten zur Dokumentenablage erfolgen.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Projektdokumentation
2.1 Arten von Projektdokumentationen
2.2 Anforderungen und Richtlinien
3. Dokumentenablage
3.1 Möglichkeiten zur Dokumentenablage
3.2 Dokumentenablage in der Praxis
3.2.1 Papierablage
3.2.2 Netzwerkablage
3.2.3 Softwaregestützte Ablage
4. Schluss
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit untersucht die Bedeutung der Projektdokumentation für den Erfolg moderner Projekte und vergleicht verschiedene Methoden der Dokumentenablage, um eine Empfehlung für effizientes Wissensmanagement auszusprechen.
- Struktur und Bedeutung der Projektdokumentation
- Kategorisierung von Projektdokumenten
- Anforderungen an eine qualitativ hochwertige Dokumentation
- Vergleich von Papier-, Netzwerk- und softwaregestützten Ablagesystemen
- Analyse des Nutzens und Aufwands verschiedener Ablagekonzepte
Auszug aus dem Buch
3.2.1 Papierablage
Als zweifelsfrei klassischste Form der Ablage kann das händische Abheften von Papierdokumenten in Ordnern und Mappen bezeichnet werden. Mit dieser grundsätzlichen Organisationsform mag freilich schon ziemlich jeder in Berührung gekommen sein. Die Vorteile des papierhaften Ablagesystems liegen sicherlich in der Einfachheit und Beständigkeit gegenüber elektronischen Systemen. Der Begriff „Beständigkeit“ bezieht sich hierbei vor allem auf die offline-Verfügbarkeit der Daten, sowie auf die Unabhängigkeit von elektronischen Geräten und Datenträgern. Es soll trotzdem keine Grundsatzdiskussion über die Haltbarkeit von Papier gegenüber elektronischen Dokumenten geführt werden. Zudem ist der Zugriff auf die Dokumente relativ geschützt, da wichtige oder vertrauliche Informationen nicht für Jedermann einsehbar sind. Die reinen Anschaffungskosten beschränken sich auf die Material- und Bürokosten der Dokumente und verzichten auf Dienstleistertechnologien und Software. Mit zunehmender Größe des Projektes und/ oder der Organisationeinheit mag die vermeintliche Ersparnis an Fremdtechnologien bei steigenden Materialkosten hinterfragt werden. Der eindeutige Nachteil von Papier und händischem Organisieren ist die langsame Geschwindigkeit der Ablage, Langwierigkeit und erschwertes Suchverhalten (Jakoby 2015, S. 138) durch eine nicht gegebene Indexierung. Gezielt nach einzelnen Schlagwörtern zu suchen ist in einer Papierablage nicht möglich und verlangsamt diese Prozesse erheblich. Für Großprojekte mit vielen verschiedenen Mitarbeitern erscheint diese Form der Dokumentenablage als relativ ungeeignet, da sie insgesamt nicht den aktuellen Nutzen der Technik widerspiegelt.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einleitung: Die Einleitung beleuchtet die steigende Komplexität im modernen Projektmanagement und die daraus resultierende Notwendigkeit einer systematischen Projektdokumentation für den Projekterfolg.
2. Projektdokumentation: In diesem Kapitel werden die verschiedenen Arten von Projektdokumentationen klassifiziert sowie formale Anforderungen und Richtlinien für eine strukturierte und nachvollziehbare Dokumentenführung definiert.
3. Dokumentenablage: Dieses Kapitel analysiert verschiedene Ablagemethoden, von der analogen Papierablage über die Netzwerkablage bis hin zur softwaregestützten Dokumentation mittels DMS, und vergleicht diese hinsichtlich ihrer Effizienz.
4. Schluss: Das Schlusskapitel bewertet die untersuchten Methoden und empfiehlt den Einsatz moderner, softwaregestützter Systeme als effizienteste Lösung für zeitgemäßes Dokumentenmanagement.
Schlüsselwörter
Projektdokumentation, Projektmanagement, Dokumentenablage, DMS, Confluence, Wissensmanagement, Prozessinformationen, Versionierung, Dokumentenmanagement, Projekterfolg, Dokumenttypen, Digitalisierung, Softwarelösung, Datenstruktur, Effizienz
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Bedeutung einer systematischen Projektdokumentation als zentralem Bestandteil des Projektmanagements und untersucht verschiedene Wege zur effizienten Organisation von Projektdaten.
Was sind die zentralen Themenfelder der Dokumentation?
Zentrale Themen sind die Kategorisierung von Dokumentenarten (z.B. Organisations-, Auftrags- und Steuerungsdokumente) sowie die Anforderungen an eine saubere Datenstruktur und Versionierung.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist es, die Vor- und Nachteile gängiger Ablagemethoden aufzuzeigen und zu bewerten, um Unternehmen bei der Wahl einer effizienten Dokumentationsstrategie zu unterstützen.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit nutzt eine literaturgestützte Analyse, um Anforderungen an die Dokumentation abzuleiten, und vergleicht anschließend qualitative Merkmale verschiedener Ablagesysteme in einem systematischen Vergleich.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil behandelt die theoretischen Grundlagen der Projektdokumentation sowie einen praktischen Vergleich zwischen Papierablage, Netzwerkablage und modernen DMS-Softwarelösungen.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit am besten?
Die Arbeit wird maßgeblich durch Begriffe wie Projektdokumentation, Wissensmanagement, DMS (Dokumentenmanagementsystem) und effiziente Datenablage charakterisiert.
Warum wird die Papierablage in modernen Projekten als kritisch angesehen?
Die Papierablage gilt aufgrund fehlender Indexierung, langsamer Suchvorgänge und mangelnder Skalierbarkeit bei großen Projektteams als ineffizient und nicht mehr zeitgemäß.
Welche Rolle spielt die Software "Confluence" in der Untersuchung?
Confluence dient als prominentes Beispiel für ein modernes, softwaregestütztes DMS, das durch Automatisierung, Indexierung und ortsunabhängigen Zugriff die Nachteile traditioneller Methoden überwindet.
- Arbeit zitieren
- F. A. Käsbauer (Autor:in), 2018, Normen und Arten von Projektdokumentationen, München, GRIN Verlag, https://www.hausarbeiten.de/document/540199
