In der Studie "The State of Business Process Management" von 2012 wurden weltweit Unternehmen gefragt, ob sie einen Schnitt im Budget des Geschäftsprozessmangements machen würden. Trotz der Turbulenzen an den Märkten in den Jahren 2009-2011 wurden die Investitionen in Geschäftsprozessmanagement-Maßnahmen gar nicht oder nur wenig zurückgefahren. Dies zeigt die Bedeutung des Geschäftsprozessmanagements in heutigen Unternehmen. (Harmon, 2012) In der vorliegenden Arbeit wurde der Geschäftsprozess „Prüfung der Angebotsunterlagen und Angebotserstellung“ mit Hilfe der EPK analysiert. Zuerst wurden Grundlagen und Begriffe wie „Geschäftsprozessmanagement“ oder „Ereignisgesteuerte Prozesskette“ beschrieben und erklärt. Schließlich endete das zweite Kapitel mit einer kritischen Betrachtung der EPK-Methode. Im dritten Kapitel wurde die Symbolik erklärt und der Geschäftsprozess beschrieben und grafisch dargestellt. Auf Grundlage der Prozessbeschreibung wurden im vierten Kapitel die Schwachstellen analysiert, benannt und deren Effekte auf den Geschäftsprozess betitelt. Letztendlich wurden Optimierungen entwickelt, welche zu einer Verbesserung des Geschäftsprozesses führen. Die Arbeit endet mit einer Schlussbetrachtung.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Motivation
1.2 Aufbau und Zielsetzung
2 Grundlagen und Begriffsdefinitionen
2.1 Herleitung der EPK
2.2 Kritische Betrachtung der EPK
3 Ist-Analyse
3.1 Symbolik
3.2 Beschreibung und Darstellung des Geschäftsprozesses
4 Soll-Analyse
4.1 Schwachstellenanalyse
4.1.1 Fehlende Automatisierung
4.1.2 Doppelarbeiten
4.1.3 Organisationsübergänge
4.2 Optimierungen
4.2.1 Automatisierung
4.2.2 Parallelisierung
4.2.3 Quality-Level-Agreement
5 Schlussbetrachtung
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit verfolgt das Ziel, einen gängigen Geschäftsprozess – die Prüfung von Angebotsunterlagen und die Angebotserstellung – durch den Einsatz der ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK) methodisch zu analysieren, Schwachstellen zu identifizieren und darauf basierend konkrete Optimierungspotenziale aufzuzeigen.
- Geschäftsprozessmodellierung mittels EPK
- Identifikation von Ineffizienzen in administrativen Arbeitsabläufen
- Analyse von Schwachstellen wie fehlender Automatisierung und Doppelarbeiten
- Entwicklung von Optimierungsstrategien durch IT-Implementierung und Prozessanpassung
- Steigerung der Effizienz und Reduzierung von Durchlaufzeiten in Unternehmen
Auszug aus dem Buch
2.1 Herleitung der EPK
Die Geschäftsprozessmodellierung dient als Unterstützungsinstrument des Prozessmanagements zu einer zweckorientierten, vereinfachten Abbildung von Geschäftsprozessen mit einer zeitlich-sachlogischen Abfolge von beliebig betrachteten Geschäftsprozessen. Die Geschäftsprozesse stellen dabei die Menge zusammengehöriger Aktivitäten in einer Unternehmung, die gemeinsam einen Wert (Leistung/Produkt) für Kunden erzeugen, dar. (Davenport, 1993)
Die ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) ist ein Werkzeug, um betriebliche Abläufe oder Geschäftsprozesse in Organisationen vereinfacht grafisch darzustellen. Sie wurde im Jahr 1992 in einer Arbeitsgruppe der Universität des Saarlandes in Saarbrücken in Zusammenarbeit mit der SAP AG zur grafischen Darstellung von Geschäftsprozessen konstruiert. Die Methode wurde schließlich in die Architektur Integrierter Informationssysteme (ARIS) eingebettet. Hierbei stellt die EPK ein Fundament der ARIS-Architektur dar. (Allweyer, 2005)
Die EPK zeigt Geschäftsprozesse in semiformaler Modellierung grafisch an. Hierbei sollen Arbeitsabfolgen analysiert und verbessert werden. Man verspricht sich Zeit und Geld einsparen zu können. Die Geschäftsprozesse der Kette enden in einem gemeinsamen Geschäftsziel. Innerhalb der Geschäftsprozesse der EPK gibt es Entscheidungen, welche auf der Grundlage von Regeln getroffen werden. Dazu werden in der EPK Verknüpfungsoperatoren wie „xor“ (entweder oder), „or“ (oder) oder „and“ (und) verwendet. Die Verknüpfungsoperatoren werden auch Konnektoren genannt. Ihre Aufgabe beinhaltet auch das „split“ (Aufspalten) oder „join“ (Vereinigen) von Kontrollflüssen. Auf Grundlage der Regel, dass Ereignisse passiv und Funktionen aktiv sind, gilt: Ein Ereignis darf nicht über einen OR- oder einen XOR-Konnektor zu zwei Funktionen gesplittet werden, da ein Ereignis über keine Entscheidungsgewalt verfügt. (Allweyer, 2005)
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Dieses Kapitel motiviert die Bedeutung der Geschäftsprozessmodellierung, insbesondere in der Finanzbranche, und definiert den Aufbau sowie die Zielsetzung der vorliegenden Arbeit.
2 Grundlagen und Begriffsdefinitionen: Hier werden die theoretischen Grundlagen der EPK hergeleitet, erläutert und einer kritischen Betrachtung unterzogen, um das notwendige Verständnis für die weitere Analyse zu schaffen.
3 Ist-Analyse: Dieses Kapitel definiert die benötigte Symbolik und beschreibt den untersuchten Geschäftsprozess in Textform sowie als grafisches Prozessmodell.
4 Soll-Analyse: Auf Basis des Ist-Zustands werden Schwachstellen identifiziert und verschiedene Optimierungsmethoden wie Automatisierung, Parallelisierung und Quality-Level-Agreements entwickelt.
5 Schlussbetrachtung: Das abschließende Kapitel fasst die Ergebnisse zusammen, diskutiert die Bedeutung kontinuierlicher Prozesspflege und ordnet das Thema in den Kontext aktueller Managementstudien ein.
Schlüsselwörter
Geschäftsprozessmodellierung, EPK, Prozessmanagement, Ist-Analyse, Soll-Analyse, Automatisierung, Schwachstellenanalyse, Parallelisierung, Quality-Level-Agreement, Durchlaufzeit, Effizienz, Prozessoptimierung, Unternehmensprozesse, Modellierungswerkzeuge, Prozesskosten
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Analyse und Optimierung des Geschäftsprozesses „Prüfung der Angebotsunterlagen und Angebotserstellung“ in einem Unternehmen.
Was sind die zentralen Themenfelder der Untersuchung?
Zentrale Themen sind die Anwendung der ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK), die Identifikation von Prozessineffizienzen und die Erarbeitung von Strategien zur Leistungssteigerung.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Ziel ist es, durch eine strukturierte Analyse Schwachstellen im Prozess aufzudecken und konkrete Optimierungsvorschläge zur Kostensenkung und Zeitersparnis zu entwickeln.
Welche wissenschaftliche Methode kommt zum Einsatz?
Die Arbeit nutzt die Methode der ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK) zur grafischen Darstellung und Analyse von Geschäftsabläufen.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in eine Ist-Analyse der bestehenden Prozesse sowie eine Soll-Analyse, in der Schwachstellen wie fehlende Automatisierung oder Doppelarbeiten durch gezielte Maßnahmen verbessert werden.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Schlüsselwörter sind unter anderem Geschäftsprozessmodellierung, EPK, Prozessoptimierung, Automatisierung, Schwachstellenanalyse und Effizienzsteigerung.
Warum ist die Wahl der EPK für dieses Unternehmen sinnvoll?
Die EPK wird gewählt, da sie ein weit verbreitetes, anschauliches und in der Praxis bewährtes Werkzeug zur semiformalen Modellierung von Geschäftsprozessen darstellt.
Welche spezifischen Probleme wurden im Prozess entdeckt?
Zu den identifizierten Problemen gehören insbesondere eine fehlende Automatisierung, ineffiziente Doppelarbeiten bei der Angebotsprüfung sowie problematische Organisationsübergänge.
Wie trägt die Einführung von Quality-Level-Agreements zur Lösung bei?
Durch die Festlegung gemeinsamer Standards wird die Prüfung durch mehrere Abteilungen vereinfacht, was Fehlerquellen minimiert und die Durchlaufzeit verkürzt.
Was schließt die Arbeit als Erkenntnis zur Prozesspflege ab?
Die Arbeit schlussfolgert, dass die einmalige Dokumentation von Prozessen nicht ausreicht und eine kontinuierliche Pflege der Prozessmodelle essenziell ist, um langfristig effizient zu bleiben.
- Arbeit zitieren
- Florian Fleming (Autor:in), 2014, IT Strategien. Modellierung von Geschäftsprozessen, München, GRIN Verlag, https://www.hausarbeiten.de/document/512390
