This research report was carried out on the topic, “competitive tendering as an effective tool in ensuring value for money in public sector procurement’’. The main objective for this study was to examine how competitive tendering could be used as an effective tool to achieve value for money in public sector procurement at the Ahanta West District Assembly. The researcher administered twenty (20) questionnaires to some selected departments in the organization, specifically the procurement unit, the stores department, the accounting department and then the engineering department. The researcher used purposive sampling as a technique to gather ample information for this work. By purposive sampling, the researcher targeted those departments within the organization whose daily activities have direct bearing on procurement. Information gathered were analyzed critically and presented in the form of tables which is readily understandable. It was found out from the analyses that the Ahanta West District Assembly uses the competitive tendering methods in awarding most of their contracts thereby procuring goods, works and services at affordable and competitive prices. However the major problem identified was that, the processes involved are seen to be complex more especially for some contractors and those employees who have little knowledge in procurement when it comes to works and also the problem of political interference .The researcher finally recommended that series of workshops and seminars should be organized for both procurement officers especially new ones who have little knowledge in practical procurement when it comes to works and potential contractors so that they will have more insight into what goes into the preparations or processing of tender documents and lastly the Public Procurement Authority (PPA) should institute measures to monitor the adherence to the public procurement Act 663 in all public institutions.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Review of Literature
2.1 The Concept of Public Sector Procurement
2.2 Centralization in Procurement
2.3 Decentralization System of Procurement
2.4 Competitive Tendering
2.4.1 Competitive Tendering Methods
2.4.2 Types of Tender
2.4.3 The Three Forms of Tenders
2.5 General Tendering Procedures
2.6 The Concept of Value for Money
2.7 The Role of the Procurement Unit
2.8 The Relationship Between Competitive Tendering and Value for Money
3. Methodology
3.1 Research Design
3.2 Study Area
3.3 Organizational Profile of the Ahanta West District Assembly
3.4 Sources of Data
3.5 Target Population and Sample Size
3.6 Sampling Technique
3.7 Data Collection Instruments
3.8 Reliability and Validity
3.9 Data Analysis Procedures
4. Results and Discussion
5. Summary of Findings
6. Recommendations
7. Conclusion of the Study
Zielsetzung & Themen der Arbeit
Diese Forschungsarbeit untersucht, inwiefern wettbewerbsorientierte Ausschreibungen (Competitive Tendering) als effektives Instrument zur Erzielung eines optimalen Preis-Leistungs-Verhältnisses (Value for Money) im öffentlichen Beschaffungswesen der Ahanta West District Assembly in Ghana eingesetzt werden können.
- Analyse der angewandten Vergabemethoden in der lokalen Verwaltung.
- Untersuchung der Rolle der Beschaffungsabteilung im Vergabeprozess.
- Bewertung der Effektivität von Ausschreibungsverfahren zur Sicherung von Wirtschaftlichkeit.
- Identifikation von Herausforderungen wie politischer Einflussnahme und bürokratischer Komplexität.
- Entwicklung von Handlungsempfehlungen zur Optimierung der Vergabeprozesse.
Auszug aus dem Buch
THE ROLE OF THE PROCUREMENT UNIT
The procurement unit is one of the keen departments in an organization more especially that of the public sectors. This is because it is responsible and accountable for all procurement activities in the organization to make sure monies and other valuable resources belonging to the organization are used effectively for their intended purposes. Thus the unit is there to manage the strategic items belonging to the organization.
Lamming and Cox (1999) identified one of the competence of procurement unit/practitioners as the ability to procure (by ownership or control) or those resources that will allow the company to appropriate and accumulate value (profit, and value for money) for itself.
According to Lyson (1993) purchasing was generally regarded either as a routine clerical function or as a service function concerned with spending but he however outlined two important factors(roles) which has made many private and public sectors to recognize purchasing as a key activity. These are: Purchasing and profitability and Purchasing and professionalism.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einleitung: Stellt das Forschungsziel vor, die Wirksamkeit von Ausschreibungsverfahren zur Erreichung von „Value for Money“ im öffentlichen Sektor von Ghana zu prüfen.
2. Review of Literature: Bietet einen theoretischen Rahmen über öffentliche Beschaffung, Zentralisierung und verschiedene Ausschreibungsmethoden sowie deren Zusammenhang mit wirtschaftlichem Handeln.
3. Methodology: Beschreibt das Forschungsdesign, das Studiengebiet der Ahanta West District Assembly und die angewandten Methoden zur Datenerhebung mittels Fragebögen und Beobachtungen.
4. Results and Discussion: Präsentiert und analysiert die aus der Feldforschung gewonnenen Daten bezüglich der genutzten Vergabepraktiken und der Herausforderungen vor Ort.
5. Summary of Findings: Fasst die Kernergebnisse zusammen, insbesondere die häufige Nutzung öffentlicher Ausschreibungen und bestehende Probleme bei der Prozessabwicklung.
6. Recommendations: Bietet konkrete Verbesserungsvorschläge, wie verstärkte Weiterbildungen, Digitalisierung der Prozesse und eine striktere Einhaltung des öffentlichen Vergabegesetzes.
7. Conclusion of the Study: Zieht ein Fazit über die Notwendigkeit, Vergabeprozesse zu professionalisieren, um trotz politischer und struktureller Hürden das Ziel der Wirtschaftlichkeit zu erreichen.
Schlüsselwörter
Competitive Tendering, Value for Money, Purposive Sampling, Öffentliche Beschaffung, Ahanta West District Assembly, Vergabeverfahren, Ausschreibung, Lieferantenmanagement, Wirtschaftlichkeit, Öffentliches Vergabegesetz, Ghana, Prozessoptimierung, Öffentlicher Sektor, Vertragsvergabe, Beschaffungsmanagement.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser wissenschaftlichen Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit analysiert, wie wettbewerbsorientierte Ausschreibungsmethoden in einer ghanaischen Lokalverwaltung eingesetzt werden, um eine wirtschaftliche Mittelverwendung zu garantieren.
Was sind die zentralen Themenfelder der Studie?
Die Kernbereiche umfassen öffentliche Beschaffungsprozesse, die Rolle der Beschaffungsabteilungen, Vergabegesetze und das Konzept der „Value for Money“.
Was ist das primäre Ziel der Forschungsarbeit?
Das Hauptziel ist es, zu prüfen, ob und wie die Ahanta West District Assembly durch Ausschreibungen sicherstellt, dass öffentliche Gelder bestmöglich investiert werden.
Welche wissenschaftliche Methode wird für diese Studie verwendet?
Die Autoren nutzen ein qualitatives Forschungsdesign, das auf einer Befragung mittels Fragebögen, persönlicher Beobachtung und informellen Interviews basiert.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in eine umfassende Literaturrecherche und eine detaillierte Analyse der empirischen Daten, die aus der Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen der Distriktverwaltung stammen.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren diese Untersuchung am besten?
Wichtige Begriffe sind insbesondere Competitive Tendering (wettbewerbsorientierte Ausschreibung), Value for Money, öffentliche Beschaffung und die Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen.
Wie bewertet die Studie das Problem der politischen Einflussnahme?
Die Arbeit identifiziert politische Einflussnahme als eine der wesentlichen Herausforderungen, welche die Integrität der transparenten Ausschreibungsverfahren gefährden kann.
Welche Rolle spielt die Digitalisierung laut der Empfehlungen der Autoren?
Die Autoren empfehlen dringend die Anschaffung von Computern und die Umstellung von manuellen auf elektronische Prozesse, um Fehlerquellen zu minimieren und die Effizienz bei der Dokumentenverarbeitung zu steigern.
- Quote paper
- Dr. David Ackah (Author), Makafui R. Agboyi (Author), Lydia Abu Gyamfi (Author), 2014, Competitive tendering. An effective tool in ensuring value for money in public sector, Munich, GRIN Verlag, https://www.hausarbeiten.de/document/283466
