Projektarbeit belegt in Unternehmen einen hohen Stellenwert. Ganze Abteilungen spezialisieren
sich auf die Projektarbeit und tragen die Verantwortung über die Aspekte der
Rentabilität und der Kundenzufriedenheit eines Projektes. Eine klar gestaltete und geordnete
Planung ist die Basis für einen einwandfreien Ablauf. Doch Planung ist nicht alles.
Letztendlich entscheiden die weichen Faktoren, wie die Soft Skills des Projektleiters, die
Akzeptanz des Projektes unter den Mitarbeitern und der Arbeitswille der Mitarbeiter über
Erfolg oder Misserfolg.
Ein nicht außer Acht zulassender Punkt ist die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern.
Findet diese nicht statt ist ein Projekt nicht zu realisieren:
Kommunikation ist der entscheidende Faktor für das Gelingen eines Projektes, das hat
die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (GPM) in ihrer Studie „Projektmanagement“
aus dem Jahr 2008 festgestellt.
Vielen Projektmitarbeitern ist nicht bewusst welche Information eine Hol oder Bringschuld
ist. Mitarbeiter verweisen bei nicht erfolgreicher Kommunikation auf ihren Partner
nach dem Motto: „Er hätte ja auch Fragen können“ oder „Er hätte es mir ja auch sagen
können“. Dabei spielen Zeit und Raum keine Rolle, denn oftmals haben Projektmitarbeiter,
die in dem gleichen Büro arbeiten, einen asynchronen Projektinformationsstand.
Auf dem Softwaremarkt gibt es verschiedene Lösungen, die das Problem der mangelnden
Kommunikation in Projekten angehen.
Im Rahmen dieser Seminararbeit werden einzelne Lösungsansätze der Firma Microsoft
zur Optimierung der Projektkommunikation vorgestellt.
Inhaltsverzeichnis
1 EINLEITUNG
1.1 PROBLEMSTELLUNG
1.2 ZIELSETZUNG
1.3 AUFBAU
2 GRUNDLAGEN
2.1 GRUNDLAGEN DER KOMMUNIKATION
2.2 PROJEKT
2.3 PROJEKTKOMMUNIKATION
2.4 COMPUTER SUPPORTED COOPERATIVE WORK
2.4.1 3k-Modell
2.4.2 Groupware
3 MÖGLICHKEITEN ZUR OPTIMIERUNG DER PROJEKTKOMMUNIKATION
3.1 HERAUSFORDERUNG
3.2 THESE
3.3 MICROSOFT EXCHANGE
3.4 MICROSOFT LYNC
3.5 MICROSOFT SHAREPOINT
3.6 MICROSOFT PROJECT SERVER
3.7 FAZIT
3.7.1 Substition von Frontends
4 SCHLUSSBETRACHTUNG
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit verfolgt das Ziel aufzuzeigen, wie durch die gezielte Einbindung etablierter Kommunikationsmedien in den Projektablauf die Informationsübermittlung zwischen den Beteiligten optimiert werden kann, wobei insbesondere Lösungen der Firma Microsoft analysiert werden.
- Grundlagen der Kommunikation und Definitionen von Projekten
- Einführung in Computer Supported Cooperative Work (CSCW) und Groupware
- Analyse der Microsoft-Produkte Exchange, Lync, SharePoint und Project Server
- Diskussion zur Rolle von Frontends wie Outlook und Webbrowsern bei der Projektarbeit
Auszug aus dem Buch
3.4 Microsoft Lync
Microsoft Lync stellt ein Electronic Meeting Systems (EMS) dar und dient zur Durchführung von Face-to-Face-Meetings oder Webkonferenzen. Computerunterstützte Sitzungen können sowohl lokal in speziell ausgestatteten Electronic Meeting Rooms als auch verteilt im Rahmen von Telekonferenzen durchgeführt werden. Microsoft Lync bedient sich genauso wie das Microsoft Exchange des Active Directorys, um die gemeinsamen Adressbücher zu nutzen, um Kalender einzusehen. Die Projektteilnehmer haben einen speziellen Client installiert, den Microsoft Lync Client, der auf die integrierte Hardware der Workstation zugreift (Kamera, Mikrofon und Lautsprecher). Dieser Client ermöglicht es dann den Projektteilnehmern, wie in Abbildung 4 zu sehen ist, Gespräche mit Teamkollegen, Kunden oder dem Projekteilnehmer als Substitution von Vorortbesuchen durchzuführen.
Der zeitaufwändige Austausch der Projektteilnehmer über E-Mails wird vermieden. Durch solche telefonischen Konferenzgespräche über bestehende Datenleitungen oder das Internet werden teure Verbindungsgebühren gerade in Unternehmen, die international tätig sind, eingespart. Bei der Kommunikation in Projekten mit räumlich verteilten Teams hat sich der Einsatz von Webkonferenzen in den letzten Jahren bewährt. Das System fördert durch die simple Bedienung im Projektumfeld klar die Kommunikationsuntersützung.
Zusammenfassung der Kapitel
1 EINLEITUNG: Das Kapitel erläutert die Relevanz von Kommunikation in Projekten und stellt die Problemstellung einer mangelhaften Informationsübermittlung vor, um daraus die Zielsetzung der Arbeit abzuleiten.
2 GRUNDLAGEN: Hier werden theoretische Aspekte der Kommunikation, die Definition eines Projektes sowie das Forschungsfeld Computer Supported Cooperative Work (CSCW) und dessen 3k-Modell dargestellt.
3 MÖGLICHKEITEN ZUR OPTIMIERUNG DER PROJEKTKOMMUNIKATION: Dieser Hauptteil analysiert konkrete Microsoft-Softwarelösungen zur Unterstützung von Kommunikation, Kooperation und Koordination und diskutiert deren Anwendung.
4 SCHLUSSBETRACHTUNG: Das Kapitel fasst die Ergebnisse der Arbeit zusammen und bestätigt die These, dass durch etablierte Technologien eine Optimierung der Projektkommunikation erreicht werden kann.
Schlüsselwörter
Projektmanagement, Projektkommunikation, Microsoft Exchange, Microsoft Lync, Microsoft SharePoint, Microsoft Project Server, Groupware, CSCW, Kooperation, Koordination, Informationsübermittlung, 3k-Modell, Softwarelösungen, Unternehmenskommunikation, Webkonferenzen
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit untersucht, wie Softwarelösungen die Kommunikation in Projekten verbessern können.
Was sind die zentralen Themenfelder der Arbeit?
Die zentralen Felder sind Projektmanagement, Kommunikationstheorien, Groupware-Systeme und deren praktische Anwendung durch Microsoft-Software.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das Ziel ist zu zeigen, dass die Einbindung etablierter Kommunikationsmedien in den Projektablauf die Informationsübermittlung der Beteiligten maßgeblich erhöht.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit nutzt eine Literaturrecherche und analysiert bestehende IT-Systeme und deren Nutzen für die Projektarbeit.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Im Hauptteil werden Microsoft-Systeme wie Exchange, Lync, SharePoint und Project Server hinsichtlich ihres Beitrags zur Kommunikations- und Kooperationsoptimierung bewertet.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren diese Arbeit?
Schlüsselwörter sind u.a. Projektkommunikation, Groupware, Microsoft-Lösungen, Kooperation und Effizienzsteigerung.
Welche Rolle spielt das 3k-Modell in der Analyse?
Das 3k-Modell dient dazu, verschiedene Software-Werkzeuge in die Kategorien Kommunikation, Koordination und Kooperation einzuordnen.
Warum ist der Webbrowser als Frontend relevant?
Der Webbrowser substituiert zunehmend dedizierte Software-Clients und ermöglicht einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Projektdaten.
- Arbeit zitieren
- Marc Sundermann (Autor:in), 2012, Möglichkeiten zur Optimierung der Projektkommunikation, München, GRIN Verlag, https://www.hausarbeiten.de/document/212880
