[...] Oftmals werden Informationen nicht nur aus dem engeren Arbeitsumfeld benötigt,
sondern sind im gesamten Unternehmen verstreut und müssen somit auch
abteilungsübergreifend oder gar firmenweit abgerufen werden. Durch ein
Firmennetzwerk von Computern kann der direkte Austausch erfolgen. Meist muss allerdings die richtige Anlaufstelle der Informationsbeschaffung erst
definiert werden. Wo erhält der Mitarbeiter die benötigten Daten? An wen kann er
sich wenden? Sind die Daten korrekt und aktuell? Diese Fragen tauchen
während des Arbeitsalltages auf und unterbrechen somit einen Arbeitsschritt
unnötig lange. Aufwendiges Nachfragen und Suchen ist zeitaufwendig.
Mitarbeiter sollten somit genau wissen wo sie die benötigten Informationen
erhalten. Um einen reibungslosen, korrekten und effizienten Arbeitsablauf zu
gewährleisten ist es wichtig die relevanten Daten und Informationen stimmig,
aktuell und vor allem mit zeitnaher Zugriffsmöglichkeit den jeweiligen Mitarbeitern
in strukturierter Form an einem bekannten Ort bereit zu stellen. Der Mitarbeiter
soll während seiner Tätigkeit im Prozess nicht durch unnötiges Suchen nach
Informationen aufgehalten werden, sondern sollte gezielt auf die notwendigen
Daten von seinem PC aus zugreifen können.
Das Ziel dieser Hausarbeit ist es, Möglichkeiten der computerbasierten,
abteilungsübergreifenden Informationsbereitstellung am Beispiel eines
mittelständischen Maschinenbauunternehmens aufzuzeigen, um die
Schwierigkeiten bei der Beschaffung von Informationen für den einzelnen
Mitarbeiter zu minimieren. In der vorliegenden Arbeit soll speziell auf die
Bereitstellung von Daten und Dateien für den Vertrieb eingegangen werden.
Hierzu werden in dieser Arbeit zuerst wichtige Begriffe definiert die für das
Verständnis des Themas wichtig sind. Daraufhin erfolgt die Beschreibung der
Aufgaben eines Informationssystems. Der nächste Abschnitt beschreibt den
Aufbau eines solchen Informationssystems und dessen einzelne Phasen.
Danach folgt ein Praxisbeispiel um einen Lösungsansatz für das beschriebene
Problem und die Implementierung in einem Unternehmen aufzuzeigen. Das Fazit
rundet am Ende diese Projektarbeit ab.
Inhaltsverzeichnis
1 Ziel dieser Arbeit
2 Begriffsdefinitionen
2.1 Information, Daten, Datei
2.2 Betriebssystem, Standardsoftware, Dateiverwaltungsprogramm
2.3 Netzwerk, Kommunikation, Zugriffsrechte, Informationssystem
3 Aufgaben des Informationsmanagements
3.1 Strategische Aufgaben
3.2 Administrative Aufgaben
3.3 Operative Aufgaben
4 Vorgehensweise zum Aufbau eines Informationssystems
4.1 Initialisierungsphase
4.2 Konzeptphase
4.3 Realisierungsphase
4.4 Testphase
4.5 Einführungsphase
4.6 Wartungs- & Nutzungsphase
5 Praxisbeispiel
5.1 Situationsbeschreibung
5.2 Aufbau eines Informationssystems im Unternehmen
6 Fazit
Zielsetzung und Themenfelder
Die Arbeit verfolgt das Ziel, die Möglichkeiten einer computerbasierten, abteilungsübergreifenden Informationsbereitstellung innerhalb eines mittelständischen Maschinenbauunternehmens aufzuzeigen, um Informationsverluste und ineffiziente Suchprozesse bei Mitarbeitern zu minimieren.
- Grundlagen der Informationsverwaltung und Systembegriffe
- Aufgabenbereiche des Informationsmanagements
- Strukturierte Vorgehensmodelle für IT-Projekte
- Praktische Implementierung einer zentralen Ordnerstruktur im Vertrieb
- Steigerung der Arbeitseffizienz durch Qualitäts- und Zugriffsmanagement
Auszug aus dem Buch
5.1 Situationsbeschreibung
Die Firma BACKMA GmbH & Co. KG ist ein mittelständischer Maschinenhersteller für Bäckereimaschinen mit Sitz in Deutschland. Das Unternehmen entwickelt, konstruiert, baut und vertreibt Bäckereimaschinen weltweit. Wie das Organigramm in Abbildung 6 zeigt, ist die Firma in die Bereiche EDV, Technik, Vertrieb, Kundenservice und den kaufmännischen Bereich unterteilt.
Der Bereich Vertrieb besteht aus den vier Abteilungen Technologie, Marketing, Innen- und Außendienst. Die Händler und Kunden werden durch den Vertriebsinnendienst betreut, welcher die notwendigen Informationen, Daten und Dateien auch von anderen Fachabteilungen bezieht.
Die externe Korrespondenz wird meist in den Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch oder Spanisch abgewickelt. Für die internationale Kommunikation, Übersetzungen von Angeboten oder diversen Dokumentationen stehen im Vertrieb Sachbearbeiter mit Fremdsprachenkenntnissen zur Verfügung.
Bereits seit geraumer Zeit tritt im Vertriebsinnendienst das Problem auf, dass benötigte Informationen verlustbehaftet sind und immer wieder aufs Neue von Mitarbeitern selbst beschafft werden müssen.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Ziel dieser Arbeit: Einführung in die Relevanz einer strukturierten Informationsbereitstellung und Darstellung der Zielsetzung zur Effizienzsteigerung im Vertrieb.
2 Begriffsdefinitionen: Erläuterung zentraler IT-Fachbegriffe wie Daten, Betriebssysteme und Informationssysteme als theoretische Basis.
3 Aufgaben des Informationsmanagements: Gliederung der Managementaufgaben in strategische, administrative und operative Bereiche mittels des Drei-Ebenen-Modells.
4 Vorgehensweise zum Aufbau eines Informationssystems: Detaillierte Beschreibung eines 6-Phasen-Modells für IT-Projekte, von der Initialisierung bis zur Wartung.
5 Praxisbeispiel: Anwendung des theoretischen Modells auf ein konkretes Szenario im Vertrieb der BACKMA GmbH & Co. KG.
6 Fazit: Zusammenfassende Bewertung der Projektergebnisse und Bestätigung der Bedeutung systematischer Informationsstrukturen für die Unternehmenseffizienz.
Schlüsselwörter
Informationsmanagement, IT-Projekt, Datenverwaltung, Vertrieb, Netzwerk, Informationssystem, Prozessoptimierung, Unternehmensstruktur, Effizienz, Praxisbeispiel, Software, Dokumentenmanagement, Zugriffsrechte, Infrastruktur, Maschinenbau
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die Optimierung des Informationsflusses und der Datenbereitstellung in einem mittelständischen Unternehmen durch den Aufbau eines strukturierten Informationssystems.
Welche zentralen Themenfelder werden abgedeckt?
Zentrale Themen sind das Informationsmanagement, die methodische Vorgehensweise bei IT-Projekten sowie deren praktische Anwendung im Bereich Vertrieb.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist die Minimierung des Zeitaufwands bei der Informationsbeschaffung für Mitarbeiter durch eine zentralisierte, computerbasierte Struktur.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit stützt sich auf eine theoretische Fundierung mittels Literaturrecherche und deren Anwendung anhand eines 6-Phasen-Modells in einem konkreten Praxisbeispiel.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in theoretische Begriffsdefinitionen, eine Analyse der Managementaufgaben sowie die schrittweise Dokumentation eines IT-Projekts.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind Informationsmanagement, IT-Projekte, Prozessoptimierung und Datenverwaltung.
Wie wurde das Problem der verlustbehafteten Informationen bei BACKMA gelöst?
Durch die Etablierung einer neuen, zentralen Ordnerstruktur im Firmennetzwerk, die von einer verantwortlichen Person verwaltet wird, um Datenkonsistenz zu gewährleisten.
Warum spielt die EDV-Abteilung in diesem Projekt eine Schlüsselrolle?
Die EDV-Abteilung ist essenziell für die technische Einrichtung der Serverumgebung und die Steuerung der Zugriffsrechte, ohne deren aktive Mitarbeit das Projekt nicht umsetzbar wäre.
- Arbeit zitieren
- Angela Reinhardt (Autor:in), 2012, Möglichkeit der computerbasierten, abteilungsübergreifenden Informationsbereitstellung in einer vereinheitlichten Struktur, München, GRIN Verlag, https://www.hausarbeiten.de/document/207280
