Die Dokumentation dient der Darstellung von Arbeitsabläufen im Finanz- und Rechnungswesen und Controlling und angrenzenden Bereichen in einem real existierenden Produktions- und Handelsunternehmen als Vorlage für Sachbearbeiter, Ausbilder, Berater und Verantwortliche des kaufmännischen Bereiches.
Nicht nur in kleinen und mittelständischen Betrieben sondern inzwischen auch in Großbetrieben ist die effiziente und fehlerfreie Aufgabenerledigung äußerst wichtig. An jedem Arbeitsplatz sind Unterlagen zur Einarbeitung oder zur Vertretung vorhanden, allerdings in der Regel nicht durchgehend in digitalisierter Form. Aber nur diese Art der Darstellung ermöglicht es, schnell mit der Suchfunktion an die gewünschten Informationen zu gelangen.
Auch bei In- oder Outsourcing von Aufgaben des administrativen Bereichs bietet die Dokumentation Hilfestellung, indem Einblick in den Umfang und die Komplexität der einzelnen Tätigkeiten gegeben wird.
Was wird in welcher Reihenfolge gemacht?
Welche Auswertungen werden für die Tätigkeit genutzt?
Wie sind die Abfrageeinstellungen der Auswertungen?
Warum sind die Abläufe bzw. Systemeinstellungen so definiert?
Die wesentlichen Ziele dieser Dokumentation sind:
Hilfe für die Sachbearbeitung
Optimale Unterlagen für Vertretungen
Begründungen zu Arbeitsabläufen und IT-Einstellungen
Reflektion der Arbeitsabläufe
Basis für Verbesserungsvorschläge
Orientierungshilfe bei Softwareanpassungen
Objektivierung der Aufgaben
Inhaltsverzeichnis
0 ZIELGRUPPE UND ZWECK DER DOKUMENTATION
1 FINANZBUCHHALTUNG
1.1 Tagesgeschäft
1.1.1 Zahllauf (Erstellung der Bankdatei f. Inlands- u. Auslandszahlung)
1.1.1.1 Einrichtungsdaten
1.1.1.2 Inlandszahllauf
1.1.1.3 Auslandszahllauf (EU / SEPA-Überweisung)
1.1.2 Import Kontoauszüge
1.1.2.1 Import Bankauszüge (Bankbuchhaltung)
1.1.2.2 Lastschrift / Abbuchungsverfahren
1.1.3 Handling beim Eingang von Rechnungen für aktivierungspflichtige Wirtschaftsgüter
1.1.4 Kontierungshinweise beim Eingang von Speditionsrechnungen
1.1.5 Handling beim Gutschriftsverfahren
1.1.6 Handling bei Eingangszahlungen über den Internetshop
1.1.7 Handling bei Eingangszahlungen der A-Bank durch Verbände
1.1.8 Handling bei Scheckeinreichungen
1.2 Übernahme der Lohndaten (monatlich)
1.2.1 Verschicken der Lohnzahlungsdatei über das Cash-Managementprogramm
1.2.2 Übernahme der Buchungen aus dem Lohnbereich für die Fibu und Kostenrechnung
1.2.3 Bearbeiten des ’Fibu’-Buchblattes
1.2.4 Klärung von Differenzen zwischen Lohnbuchung und Lohnzahlung
1.2.5 Bearbeiten des Leistungsbuchblattes
1.3 Warenkreditversicherung
1.3.1 Anfrage für Neukunden u. Stammdatenpflege (bei Bedarf)
1.3.2 Kreditversicherungsmeldung (monatlich)
1.4 Umsatzsteuer (monatlich)
1.4.1 Validierung (qualifizierte Prüfung) UST-ID § 13b
1.4.2 Reversed Charge / Aufwendungen § 13 b UStG, Eingabe in ELSTER
1.4.3 Reversed Charge (Ausgangsrechnungen) § 18 b Satz 1
1.4.4 Hinterlegung der UST-ID-Nr. im Debitorenstamm
1.4.5 Verprobung und Erstellen der UST-Erklärung aus Navision
1.5 Zusammenfassende Meldung (monatlich)
1.5.1 Erstellung der ‘Zusammenfassenden Meldung‘ (ZM)
1.5.2 Verschicken der Datei über das Internetportal des Bundeszentralamtes für Steuern
1.6 Auslands-Umsatzsteuer- Rückerstattung (jährlich)
1.7 Lohnsteuer (monatlich)
1.8 Gehaltsbelegbuchung (monatlich)
1.9 Metallrente / Gruppen-Direktversicherung (monatlich)
1.10 Überweisung Krankenkassen (monatlich)
1.11 Überweisung Gehalt (monatlich)
1.12 Ökosteuer (jährlich bis 31.05 des Folgejahres)
1.13 Monatsabschluss allgemeiner Tätigkeiten
1.13.1 Wiederkehrende Buchungen
1.13.2 Monatsabschluss Kasse
1.13.3 Ermittlung der Abgrenzungsbuchungen
1.13.3.1 Ermittlung der Abgrenzungsbuchungen für Boni / Erlösschmälerungen
1.13.3.2 Ermittlung der Abgrenzungsbuchungen für Abschreibungen (AfA)
1.13.3.3 Ermittlung der Abgrenzungsbuchungen für Zinsaufwand
1.13.3.4 Ermittlung der Abgrenzungsbuchungen für Weihnachtsgeld u. Urlaubs-RST
1.13.3.5 Ermittlung der Abgrenzungsbuchungen für Eingangsrechnungen
1.13.3.6 Buchung und Abstimmung der Salden
1.13.4 Monatliche Ermittlung des Bestandswertes
1.13.4.1 Ermittlung der in Fertigungsaufträgen enthaltenen Werte (WIP)
1.13.4.2 Ermittlung der Halbfertig- und Fertigbestände
1.13.4.3 Ermittlung des Materialeinsatzes
1.13.5 Monatliche Berichterstattung
1.14 Bestandsbewertung (Systemeinstellungen)
1.14.1 Lagerregulierung
1.14.2 Bewertung der Halb- und Fertigfabrikate
1.14.3 Statistische Werteermittlung der Bestandsveränderungen
1.14.4 Werteermittlung der Bestandsveränderungen über Buchungskonten
2 WEITERE BEREICHSÜBERGREIFENDE TAGESARBEIT
2.1 Postabfertigung (Eingangspost)
2.2 Workflow von Eingangsrechnungen
2.2.1 Vom Eingang der Rechnung bis zur Buchung
2.2.1.1 Einkauf: Bestellbezogene Buchung von Eingangsrechnungen (für mengengeführte Artikel)
2.2.1.2 Kreditorenbuchhaltung
2.2.2 Scan für das ‘Elektronische Archiv‘
2.2.2.1 Scan der Eingangsrechnung vor Weitergabe (Vorerfassung)
2.2.2.2 Scannen der bezahlten Eingangsrechnung
3 TREASURY
3.1 Finanzdisposition (täglich)
3.2 Finanzplanung (revolvierend)
3.3 Importinkasso
3.4 Finanzplanung (jährlich bzw. nach neuem Forecast unterjährig)
4 KOSTENRECHNUNG / CONTROLLING
4.1 Planung (Budget und Forecast)
4.1.1 Umsatzplanung incl. Erlösminderung
4.1.2 Auswertung der Ist-Nutzungsstunden
4.2 Planung für die Kalkulation
4.2.1 Kostenartenplanung
4.2.2 Plan-Leistung
4.2.3 Umlagen
5 ANLAGENBUCHHALTUNG (NACHAKTIVIERUNG)
6 VERTRIEB
6.1 Rechnungen und Gutschriften
6.1.1 Ermittlung der buchhaltungsrelevanten Schlüssel
6.1.2 Gutschrift der Ausgangsrechnung
6.1.3 Erzeugen und Buchen der korrekten Rechnung (neue Ausgangsrechnung)
6.2 Angebotskalkulation
6.3 Umsatzauswertung Report 60192
6.4 Debitor Obligo (wöchentlich)
6.5 Ausfuhranmeldung (wöchentlich)
6.5.1 Schematischer Ablauf einer Ausfuhr
6.5.2 Systemauswahl und Systeminstallation
6.5.3 Handling der Zollanmeldung
6.5.3.1 Neuantrag
6.5.3.2 Dokumentendruck
6.5.3.4 Notfallmaßnahme
7 ALLGEMEINE VERWALTUNG
7.1 Intrastatmeldung
7.1.1 Stammdaten (Artikel, Lieferanten)
7.1.2 Bewegungsdaten
7.1.3 Meldung
7.1.3.1 Anlegen und Füllen eines Intrastatbuchblattes
7.1.3.2 ’Dummyartikel’ bearbeiten
7.1.3.3 Artikel mit ’Betrag 0’ bearbeiten
7.1.3.4 Artikel mit ’Nettogewicht 0’ bearbeiten
7.1.3.5 Die Felder ‘Art des Geschäftes‘, ‘Verfahren‘, ‘Verkehrszweig‘ und ‘Bundesland‘ pflegen
7.1.3.6 Das Feld Ursprungsland pflegen
7.1.3.7 Dateien zur Meldung erstellen
7.1.3.8 Dateien versenden
7.1.3.9 Scan der Belege
7.2 Ausfuhranmeldungen / Ausfuhrlieferungen / Ausfuhrnachweise
7.2.1 Liste fehlender Ausfuhrnachweise andrucken
7.2.2 Gemeldete Ausfuhrnachweise in ELO Scannen und Erfassen
7.2.3 Scannen der Ausfuhrnachweise für Nicht-Automotive-Kunden
7.2.4 Übertragen der zugeordneten Rechnungsnummern aus nach Navision
7.2.5 Übertragen der Ausfuhr-Lieferscheinnummer nach Navision
8 JAHRESWECHSEL
8.1 Nummernkreise für Bankbuchhaltung nach Bankimport
8.2 GuV-Kontennullstellung (jährlich)
8.3 Archivierung von Listen (digital)
Zielsetzung & Themen
Das Hauptziel dieser Dokumentation ist die strukturierte Darstellung der wiederkehrenden Arbeitsabläufe in den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen, Controlling und angrenzenden Verwaltungsbereichen, um eine effiziente und fehlerfreie Aufgabenerledigung sowie eine fundierte Einarbeitung neuer Mitarbeiter in einem mittelständischen Produktions- und Handelsunternehmen zu gewährleisten.
- Prozessdokumentation für Finanzbuchhaltung und Controlling
- Leitfaden für monatliche und jährliche Abschlussarbeiten
- Organisation des Zahlungsverkehrs und Treasury
- Methoden der Bestandsbewertung und Anlagenbuchhaltung
- Schnittstellenmanagement (Einkauf, Vertrieb, Zoll und Steuern)
Auszug aus dem Buch
1.1.1.2 Inlandszahllauf
Grundsätzlich wird jeweils dienstags und donnerstags ein Zahllauf vorgenommen. Dieser Rhythmus empfiehlt sich, da in der Regel vor dem Wochenende eine Gutschrift auf dem Bankkonto des Lieferanten erfolgt ist.
Über den ’Look up’ (F6) wird das Buchblatt, aus dem die Zahlung erfolgen soll ausgewählt. Es empfiehlt sich, personen- und sachbezogen entsprechende Buchblätter anzulegen, da die Buchblätter von den jeweiligen Bearbeitern dann individuell gefüllt und verarbeitet werden können.
Zunächst wird ein Zahlungsvorschlag erstellt.
Um bestimmte Kreditoren vom Zahllauf auszuschließen, können in der Eingabemaske entsprechende Vorgaben gemacht werden. Hier wird z. B. ein Kreditor ausgeschlossen, der nur einmal jährlich in Raten bezahlt wird.
Über das Feld ’Kreditorenbuchungsgruppe’ werden hier alle Krankenkassen ausgeschlossen, da sie in einem separaten Zahllauf am viertletzten Bankarbeitstag verarbeitet werden (am drittletzten muss das Geld bei den Krankenkassen gutgeschrieben sein).
Zusammenfassung der Kapitel
1 FINANZBUCHHALTUNG: Dieses Kapitel erläutert detailliert die täglichen Buchhaltungstätigkeiten, inklusive Zahlläufe, Kontenabstimmungen, Lohnbuchhaltung und monatlicher Umsatzsteuermeldungen.
2 WEITERE BEREICHSÜBERGREIFENDE TAGESARBEIT: Hier wird die strukturierte Behandlung der Eingangspost und der Workflow für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen beschrieben.
3 TREASURY: Dieses Kapitel behandelt die tägliche Finanzdisposition und die revolvierende Finanzplanung zur Liquiditätssicherung.
4 KOSTENRECHNUNG / CONTROLLING: Fokus auf der Budgetierung, der Umsatzplanung und der Ermittlung von Verrechnungssätzen für die Kalkulation.
5 ANLAGENBUCHHALTUNG (NACHAKTIVIERUNG): Beschreibt den Prozess der nachträglichen Aktivierung von Anlagegütern.
6 VERTRIEB: Dokumentiert die Korrekturprozesse für Rechnungen und Gutschriften sowie die Ausfuhranmeldungen.
7 ALLGEMEINE VERWALTUNG: Behandelt die gesetzlich vorgeschriebenen Intrastat-Meldungen und die Archivierung von Unterlagen.
8 JAHRESWECHSEL: Umfasst die Vorbereitungen für den Jahresabschluss, inklusive der GuV-Kontennullstellung.
Schlüsselwörter
Finanzbuchhaltung, Controlling, Zahllauf, Umsatzsteuer, Lohnbuchhaltung, Bestandsbewertung, Liquiditätsplanung, Intrastat, Anlagenbuchhaltung, Rechnungsabgrenzung, Kostenrechnung, ELO-Archiv, Debitorenmanagement, Kreditorenmanagement, Jahresabschluss
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in diesem Dokument grundsätzlich?
Das Dokument dient als strukturierte Dokumentation und Leitfaden für die wiederkehrenden Arbeitsabläufe im Finanz- und Rechnungswesen sowie Controlling eines mittelständischen Produktions- und Handelsunternehmens.
Welche zentralen Themenfelder werden abgedeckt?
Die Arbeit deckt die Finanzbuchhaltung, das Treasury, die Kostenrechnung/Controlling, die Anlagenbuchhaltung, den Vertrieb, allgemeine Verwaltungsaufgaben sowie den Jahreswechsel ab.
Was ist das primäre Ziel der Dokumentation?
Ziel ist die Standardisierung der Arbeitsprozesse, die Unterstützung bei Vertretungen, die Begründung von IT-Einstellungen sowie die Qualitätssicherung durch detaillierte Arbeitsanweisungen für alle Beteiligten.
Welche wissenschaftliche oder praktische Methode kommt zum Einsatz?
Es handelt sich um eine praxisorientierte Prozessdokumentation. Die Abläufe sind individuell auf die ERP-Software, das Cash-Management und weitere IT-Anwendungen des Unternehmens zugeschnitten.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Im Hauptteil werden konkrete Arbeitsschritte für Tätigkeiten wie Zahlläufe, Lohn- und Gehaltsbuchungen, Umsatzsteuervorbereitung, Kreditversicherungen, Bestandsbewertungen und Intrastat-Meldungen erklärt.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren das Werk?
Die Arbeit ist durch Begriffe wie Finanzbuchhaltung, Controlling, Liquiditätsplanung, Bestandsbewertung und Prozessdokumentation charakterisiert.
Warum ist die Unterscheidung zwischen Inland-, EU- und Drittland-Umsätzen in der Buchhaltung wichtig?
Die Unterscheidung ist für die korrekte steuerliche Behandlung, wie etwa die Anwendung von 'Reversed Charge' bei EU-Umsätzen oder die Erstellung von Intrastat- und Zusammenfassenden Meldungen, zwingend erforderlich.
Wie wird bei Unstimmigkeiten in der Anlagenbewertung zwischen dem ERP-System und der Steuerbilanz vorgegangen?
Es werden individuelle Bewertungsfelder auf der Arbeitsplatzgruppenkarte genutzt, um sowohl steuerliche Anforderungen als auch interne Kalkulationssätze (Plan-Verrechnungssätze) korrekt abzubilden.
Welcher Prozess ist für die 'Luft-Buchung' bei der USt-Abrechnung entscheidend?
Die Buchung auf den Kreditor 'Finanzamt-UST' dient dazu, den Posten im System sichtbar zu machen, ihn mit dem elektronischen Archiv zu verknüpfen und ihn für die Liquiditätsplanung automatisch zu berücksichtigen.
- Quote paper
- Frank Leveque-Emden (Author), 2012, Dokumentation im Finanz- und Rechnungswesen, im Controlling und den angrenzenden Bereichen eines mittelständischen Unternehmens, Munich, GRIN Verlag, https://www.hausarbeiten.de/document/203884
