Entweder die Geschäftsstelle ist Zentrum der Kommunikation oder die Kommunikation geht ganz oder teilweise an der Geschäftsstelle vorbei. Es ist evident, daß letzteres nicht zweckmäßig sein kann. Informationsströme so zu kanalisieren, daß eine zufriedenstellende Geschäftsstellenarbeit für den Vorstand und die Mitglieder erfolgt, aber auch für die dortigen Mitarbeiter, ist ein wichtiger Faktor für ein florierendes Vereinsleben.
Die Akzeptanz von neuen Kommunikationsmitteln und ihre technischen Möglichkeiten wachsen schnell und ständig. Der gezielte und adäquate Einsatz dieser Medien ist an eine ständig wachsende Fachkenntnis gebunden.
Es wird gezeigt, daß einerseits eine Geschäftsstelle als Zentrum der Vereinskommunikation nur bei guter Nutzung der Kommunikationsmöglichkeiten realisiert werden kann. Andererseits ist der Nutzen geschickter Mitteilungswege eine Chance, die Effizienz der Arbeit in der Geschäftsstelle zu steigern und den Zeitaufwand für Routinearbeiten zu minimieren. Ferner werden Kosten gesenkt.
Es erweist sich aber auch, daß das Vorhandensein einer ständigen Anlaufstelle (d.h. einer Geschäftsstelle) ein entscheidender Vorteil für einen Verein ist. Die Notwendigkeit, Personal für eine solche Einrichtung bereitzustellen, macht sie aber für finanzschwache - also meist kleine - Vereine ohne Angestellte unerschwinglich. Eine Lösung kann das Berufsbild eines „Selbständigen Vereinsmanagers“ sein, der von seinem Büro aus eine Anlaufstelle für Mitglieder und Funktionäre der mit ihm vertraglich verbundenen Vereine bietet. Er kann die Geschäftsstelle für viele Vereine zugleich sein.
Denn er nutzt alle Chancen der modernen Kommunikation und spart dadurch viel Zeit. Er ist persönlich z.B. in den späten Nachmittags- und frühen Abendstunden auch für Berufstätige problemlos erreichbar. Darüber hinaus stellt er durch geschickte Telefonansagen mit Hinweis auf andere Kommunikationskanäle rund um die Uhr Möglichkeiten sicher, Nachrichten in Wort, Bild und Ton zu hinterlassen, anzufordern und abzurufen. So gewährleistet er auch in seiner Abwesenheit durch ein automatisiertes Informationssystem die Beantwortung vieler Anfragen. Sogar der dringende Telefon-Rundruf (z.B. wegen einer kurzfristigen Terminänderung) läuft durch ihn automatisch per Computer und Modem ab.
Der interne oder externe Kommunikationsfachmann ist somit der zentrale Verteiler aller Informationsströme des Vereins.
Inhaltsverzeichnis
1. Zusammenfassung
2. Einleitung
3. Mittel und Methoden der Kommunikation
4. Ergebnisse einer effizienten Kommunikation
5. Diskussion möglicher Maßnahmen in Vereinen und Verbänden
6. Das Beispiel des SV Rot - Gelb e.V. Frankfurt
Zielsetzung und Themen
Die vorliegende Arbeit untersucht die Rolle der Geschäftsstelle als zentrales Kommunikationsinstrument in Sportvereinen. Das primäre Ziel ist es, aufzuzeigen, wie durch moderne und effiziente Kommunikationsmethoden die Vereinsarbeit optimiert, Kosten gesenkt und die Vorstandsarbeit entlastet werden kann, um somit die Zukunftsfähigkeit von Vereinen zu sichern.
- Analyse verschiedener traditioneller und moderner Kommunikationsmittel.
- Untersuchung des Nutzens von Geschäftsstellen als zentrale Informationsknotenpunkte.
- Diskussion des Berufsbilds des „Selbständigen Vereinsmanagers“ als externe Lösung für kleine Vereine.
- Betrachtung von Kommunikationsprozessen und deren Einfluss auf die Vereinsorganisation.
Auszug aus dem Buch
Mittel und Methoden der Kommunikation
Die erste Kommunikationserfahrung eines Menschen betrifft den Dialog von Mensch zu Mensch. In diesem Dialog wird nicht nur das Wort als Medium der Mitteilung eingesetzt. Noch lange bevor der Heranwachsende das Wort kennt, nimmt er durch den optischen Sinn der Augen Gesten war. Aber auch Berührungen (taktile Reize) und Geruchssinn (olfaktorische Reize) werden eingesetzt. All das ermöglicht, den Gegenüber in seiner Emotionalität einzuschätzen. Wohlwollen, Skepsis, Überraschung und vieles mehr teilen sich mit.
Diese Kommunikation im unmittelbaren Dialog ist allerdings zeit- und personalaufwendig und damit letztendlich teuer. Deshalb finden sich überall Methoden, die Antworten auf immer wiederkehrende Fragen (FAQ frequently asked questions) im Vorfeld eines persönlichen Gespräches zu geben. Dies kann durch unterschiedliche Informationsschriften, die Aktuelles oder Grundsätzliches klären, aber auch durch gut strukturierte Fax – Abruf –Systeme geleistet werden. Der Weg zur richtigen Information kann sogar durch ein Telefonanrufbeantworter – Menü, bei dem die Auswahl über die Telefontastatur (Tonwahlverfahren) oder durch Spracherkennung erfolgt, gewiesen werden. Je nach der Art des Informationsbedarfs gelangt der Anrufer an einen Ansagetext oder wird zuletzt mit einem menschlichen Partner verbunden. Solche Menüs lassen sich bereits mit einem sprachfähigen Modem und dem PC realisieren und können je nach Qualität der Ausführung die Zahl der durchgestellten Anrufe zum Teil stark reduzieren. Allerdings muß genau überprüft werden, daß die Anrufenden auch wirklich zufriedengestellt werden und nicht etwa nur entnervt aufgeben.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Zusammenfassung: Es wird dargelegt, dass eine effiziente Geschäftsstellenarbeit für ein florierendes Vereinsleben essenziell ist und durch moderne Kommunikationsmittel sowie das neue Berufsbild des selbständigen Vereinsmanagers signifikant verbessert werden kann.
2. Einleitung: Dieses Kapitel definiert die Rolle der Geschäftsstelle als Anlaufstelle für alle Vereinsangelegenheiten und betont die Notwendigkeit einer aktiven Kommunikationskultur gegenüber einer rein passiven Verwaltung.
3. Mittel und Methoden der Kommunikation: Es erfolgt eine detaillierte Gegenüberstellung verschiedener Kommunikationsformen, von persönlichen Gesprächen bis hin zu digitalen Möglichkeiten wie Internet und automatisierter Voice-Mail, unter Berücksichtigung von Effizienz und Kosten.
4. Ergebnisse einer effizienten Kommunikation: Das Kapitel analysiert die Aufgaben einer Geschäftsstelle (innere und äußere Angelegenheiten) und zeigt auf, wie optimierte Kommunikationsprozesse die Arbeit entlasten und für Ehrenamtliche attraktiver gestalten.
5. Diskussion möglicher Maßnahmen in Vereinen und Verbänden: Hier werden Lösungsansätze für Vereine diskutiert, insbesondere die Kooperation mehrerer Vereine unter einem gemeinsamen, professionell geführten Geschäftsstellen-Dienstleister.
6. Das Beispiel des SV Rot - Gelb e.V. Frankfurt: Anhand eines realen Betriebssportvereins wird der Strukturwandel von einer firmengebundenen Kommunikation hin zu einer unabhängigen Vereinsorganisation mit Fokus auf Kooperationen illustriert.
Schlüsselwörter
Vereinskommunikation, Geschäftsstelle, Vereinsmanager, Kommunikationsmethoden, Vereinsleben, Effizienz, Öffentlichkeitsarbeit, Mitgliederinformation, Ehrenamt, Vereinsorganisation, Informationsfluss, Digitalisierung, Kooperation, Sportverein, Prozessoptimierung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundlegend?
Die Arbeit befasst sich mit der Bedeutung einer effizienten Geschäftsstelle als Kommunikationszentrum innerhalb von Sportvereinen und wie diese durch moderne Methoden unterstützt werden kann.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die Schwerpunkte liegen auf der Analyse von Kommunikationsmedien, der Entlastung von Vorständen, der professionellen Gestaltung von Informationsflüssen und dem Potenzial von Kooperationen zwischen Vereinen.
Welches Ziel verfolgt der Autor?
Das Ziel ist es, Vereinen Wege aufzuzeigen, wie sie durch geschickte Kommunikationswege Zeit und Kosten sparen und ihre Attraktivität für Mitglieder sowie potenzielle Funktionäre steigern können.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer theoretischen Analyse von Kommunikationsmitteln und einer praxisorientierten Diskussion, die durch das Fallbeispiel des SV Rot - Gelb Frankfurt untermauert wird.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Bewertung verschiedener Kommunikationsmittel, die Erläuterung der vielfältigen Aufgaben einer Geschäftsstelle und die Diskussion strategischer Organisationsformen für Vereine.
Welche Schlüsselbegriffe charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit wird primär durch Begriffe wie Vereinskommunikation, Effizienz, Selbständiger Vereinsmanager und Strukturwandel geprägt.
Warum ist das Berufsbild des "selbständigen Vereinsmanagers" für den Autor relevant?
Der Autor sieht darin eine zukunftsorientierte Lösung, um vor allem kleinen Vereinen ohne eigene Geschäftsstelle professionelle Verwaltungs- und Kommunikationsstrukturen zu einem finanzierbaren Preis zu ermöglichen.
Welche Herausforderungen identifiziert der Autor beim SV Rot - Gelb Frankfurt?
Der Verein steht vor der Herausforderung, dass die bisherige interne Firmenkommunikation weggefallen ist und nun neue Wege gefunden werden müssen, um die Mitglieder über Distanzen hinweg zu erreichen und Kooperationen zu stärken.
- Arbeit zitieren
- Diplom-Biologe Ralf Arno Wess (Autor:in), 2000, Unsere Geschäftsstelle als Kommunikationszentrum, München, GRIN Verlag, https://www.hausarbeiten.de/document/187822
