Kennzahlenbildung – Aufgaben und Ziele

Inhaltsverzeichnis

1. Kennzahlen
1.1 Beschreibung „Kennzahl“
1.2 Kennzahlenarten
1.3 Kennzahlentypen
1.4 Funktionen und Gliederung von Kennzahlen

2. Die Kennzahlenbildung
2.1 Wie werden Kennzahlen gebildet?
2.2 Bildung von Grundzahlen
2.3 Warum und wozu Kennzahlen bilden?
2.4 Kriterien für die Kennzahlenbildung

3. Zusammenfassung

4. Literaturverzeichnis

1. Kennzahlen

1.1 Beschreibung „Kennzahl“

Als Kennzahlen bezeichnet man Zahlen, welche messbare, betriebswirtschaftlich relevante Daten zusammenfassen.

Sie bündeln damit mehrere Daten zu einer aussagekräftigen Größe. Mit Hilfe von Kennzahlen können Unternehmen und Verwaltungen bewertet und Ergebnisse – zum Beispiel aus den Vorjahren – verglichen werden.

Gleichzeitig können Unternehmen und Verwaltungen sich mit diesen auch an anderen messen.

Kennzahlen basieren zumeist auf aggregierten^[1] und kompakten Informationen.

Sie können damit Führungskräfte bei ihren Planungen und Entscheidungen unterstützen, indem verschiedene Zustände mit Ihnen verglichen werden können.

Nicht quantifizierbare Sachverhalte (wie z.B. die Motivation eines Mitarbeiters) entziehen sich jedoch der Erfassung durch Kennzahlen.

Aus der Fülle der in Unternehmen vorhandenen Zahlen trifft die Kennzahl für […] das Controlling eine geeignete Auswahl, setzt diese ausgewählten Größen in einen geeigneten Bezug zueinander und liefert so eine verdichtete Informationsgröße.^[2]

„Für die öffentliche Verwaltung sind Kennzahlen unverzichtbar um die Erfüllung der verfassungsrechtlichen Verpflichtung zu wirtschaftlichem Handeln (Art. 114 Abs. 2 Satz 1 Grundgesetz) erkennen und nachweisen zu können.“^[3]

1.2 Kennzahlenarten

Im Controlling werden Kennzahlen in zwei grundlegende Kennzahlenarten unterschieden: absolute Zahlen^[4] und Verhältniszahlen.

Hierbei lässt sich feststellen, dass Grundzahlen, insbesondere für Vorgabezwecke, d.h. als Orientierungsgrößen geeignet sind.

Für differenzierte Analysen bieten sie jedoch häufig zu wenig Substanz, wohingegen Verhältniszahlen oft als Richtwerte ungeeignet sind, sich aber besonders für Analysezwecke eignen.^[5]

Grundzahlen

Bei Grundzahlen wird der Informationsgehalt durch die Aussagekraft der Zahl selbst definiert.

Als Beispiel hierfür gelten u.a.:

Summen (z.B. Anzahl der Mitarbeiter)

Differenzen (z.B. Fehlzeiten in der Arbeitszeit)

Mittelwerte (z.B. durchschnittliche Dauer der Ausfallzeiten)

Verhältniszahlen

Bei Verhältniszahlen werden interessierende Sachverhalte in Beziehung

zueinander gesetzt.

Als Beispiel hierfür gelten u.a.:

Gliederungszahlen (hierbei wird eine Teilmenge wird zu einer Gesamtmenge in Beziehung gesetzt)

Beziehungszahlen (hierbei werden verschiedenartige Größen in ein inhaltlich sinnvolles Verhältnis zueinander gesetzt)

Indexzahlen (hierbei werden gleichartige Werte, die aber zu unterschiedlichen Zeitpunkten angefallen sind, in Beziehung gesetzt

1.3 Kennzahlentypen

Grundzahlen und Verhältniszahlen können weiterhin nach ihrem Zeitbezug unterteilt werden.

a) Vergangenheitsorientierte Kennzahlen

Durch den Rückblick auf zurückliegende Perioden ist es hierbei möglich, vergangene Tätigkeiten zu analysieren. Diese dienen der Erfolgskontrolle und Analyse der Ursachen.

b) Gegenwartsorientierte Kennzahlen

Diese geben Auskunft über die aktuelle Situation einer Verwaltung. Mit ihnen ist eine gegenwartsbezogene Analyse möglich, da sie über den Ist-Zustand informieren können.

c) Zukunftsorientierte Kennzahlen

Mit ihnen können betriebswirtschaftliche Größen, Ziele und Prognosen festgelegt und geplant werden. Sie haben zumeist Steuerungs- und Orientierungscharakter.

1.4 Funktionen und Gliederung von Kennzahlen

Um die Funktionen der Kennzahlen zu erläutern, werden zunächst einige Elemente einer Kennzahl aufgezeigt:

Informationscharakter (Kennzahlen sollen Urteile über wichtige Sachverhalte und Zusammenhänge ermöglichen)

Quantifizierung (die Schaffung präziser Aussagen wird hiermit ermöglicht)

spezifische Form der Information (Darstellung komplizierter Prozesse auf einfache Weise ermöglichen einen schnellen Überblick)^[6]

Zusammenfassend dienen Kennzahlen folgenden Funktionen:

1) Kontrollfunktion
2) Koordinationsfunktion
3) Verhaltenssteuerungsfunktion

2. Die Kennzahlenbildung

2.1 Wie werden Kennzahlen gebildet?

Bei der Bildung von Kennzahlen muss zwingend nach einheitlichen Methoden vorgegangen werden, welche die Grundsätze der Logik und der Vergleichbarkeit beinhalten, da Kennzahlen miteinander verglichen werden können, um z.B. eine Entwicklung in der Problemlösung erkennen zu können.

Kennzahlen können mit Grundzahlen und mit Verhältniszahlen gebildet werden, wobei nachfolgend nur auf das Beispiel der Bildung mit Grundzahlen eingegangen werden soll.

2.2 Bildung von Grundzahlen

Grundzahlen können beispielsweise direkt aus der Bilanz entnommen werden, da es sich wie beschrieben^[7] um Summen, Differenzen etc. handelt.

Da die Grundzahlen an sich noch keine endgültigen Informationen darstellen, müssen Sie mit anderen Zahlen verglichen werden und gewinnen erst damit an Bedeutung.

Dies ist auch ein Grund dafür, weshalb in Analysen vor allem mit Verhältniszahlen gearbeitet wird.

2.3 Warum und wozu Kennzahlen bilden?

Kennzahlen werden gebildet, um z.B. die wirtschaftliche Lage einer Verwaltung beurteilen zu können, einen Überblick über die Gesamtsituation zu erhalten oder Stärken und Schwächen zu erkennen. Daneben können Entwicklungen beobachtet werden, Fehlentwicklungen erkannt und Vergleiche mit anderen Verwaltungen gezogen werden.

Die Kennzahlenbildung ist somit für Führungs- und Entscheidungskräfte unerlässlich bei der Entscheidungsfindung, was die Planung, Kontrolle und Steuerung betrifft.

Daneben lassen sich durch die Interpretation von Kennzahlen Zusammenhänge in der Verwaltung verdeutlichen, Entscheidungen besser vorbereiten und deren Auswirkungen überprüfen.

Unabdingbar bei der Bildung von Kennzahlen ist, dass diese der Verwaltung auch einen Nutzen bringen. Kennzahlen, welche keinen Zweck verfolgen oder nur mit komplizierten Berechnungen erfolgen, sind wertlos, da nicht nutzbar.

Daher sollten Kennzahlen immer mit dem Ziel verbunden sein, komprimierte Informationen zu erhalten, welche messbar, vergleichbar, verständlich und benutzerfreundlich sind.

[...]

^[1] Berechnung einer Kennzahl aus vielen Daten eines Datensatzes

^[2] http://de.wikipedia.org/wiki/Betriebswirtschaftliche_Kennzahl (Stand: 14.Mai 2011) abgerufen am: 26.09.2011

^[3] http://www.olev.de/k/kennz.htm (Stand: 29.05.2011 ) abgerufen am: 26.09.2011

^[4] auch Grundzahlen genannt

^[5] Lippold, Heiko / Puhlmann, Manfred: Zielsicher analysieren und steuern mit Bürokennzahlen; Baden-Baden, Frankfurt am Main 1988, S. 35

^[6] Vgl. Reichmann, Thomas: Controlling mit Kennzahlen und Managementberichten; 4. Auflage, München 1995, S. 19

^[7] siehe Punkt 1.2