Etwa 80 - 90 % aller in Unternehmen vorkommenden Informationen liegen immer noch in Papierform z. B. als ausgefülltes Formular, gedruckte Liste oder als Fax vor. Interessant ist, dass mindestens ¾ aller Dokumente gleichzeitig mit IT-Systemen erstellt werden. Andere Dokumente werden erst in ein Format gebracht, das der Computer beherrscht - sie werden gescannt. Im Computer entstehen laufend neue Dateien wie beispielsweise Texte und Tabellen. Von außen kommen Bilder, Faxe, E-Mails, usw. dazu. Mitarbeiter sind ständig damit beschäftigt, Unterlagen zu vervielfältigen und zu verteilen. Dazu werden Fotokopierer, die gewartet werden müssen, Papier und Arbeitskräfte, die Kopien herstellen und weiterleiten, benötigt. Abbildung 1 zeigt schematisch die traditionelle Posteingangsbearbeitung, wie sie heute noch in vielen Unternehmen angewendet wird. Durch Ausdrucken, Bearbeiten und neu Erfassen von Dokumenten entstehende Medienbrüche, d. h. Unterbrechung des Übergangs von einem System zu einem anderen, stehen auf der Tagesordnung. Eine „Sicherung“ der Dokumente erfolgt oftmals
in gewohnter Form durch Ablage in Ordnern, Akten und Regalen. Statt gezielt Informationen abzurufen, wird in den Akten oder Ordner gesucht. Ein schnelles und einfaches wieder Auffinden eines Dokumentes ist kaum möglich. Gerade in den dokumentenlastigen Bereichen der Unternehmen, den Büros, trifft man oft auf äußerst ineffiziente Arbeitsabläufe, Doppelarbeit, zeitaufwendige Suchvorgänge, lange Durchlaufzeiten, Mehrfachablage, mangelnde Transparenz von Systemen und Abläufen (Abb. 2). Ziel ist es die Papierberge und die Informationsflut im Computer in den Griff zu
bekommen, d. h. die Informationen zu strukturieren, zu indizieren und zugänglich zu machen. Informationen werden erst dann zu einem wertvollen Faktor, wenn sie strukturiert vorliegen und sie für den Benutzer logisch in diese Struktur implementiert werden. Neben der Verwaltung an Daten ist ein direkter Abruf von Informationen
unterschiedlichster Art Voraussetzung dafür, sie als Entscheidungs- und Auskunftsgrundlage nutzen zu können. Ein schneller Informationszugriff und hohe Auskunftsbereitschaft werden zur strategischen Komponente eines Unternehmens. Die daraus resultierende verbesserte Wettbewerbsfähigkeit wird durch eine Verschlankung der Strukturen und die Neugestaltung von Arbeitsabläufen unterstützt.
Inhaltsverzeichnis
1 Einführung
1.1 Notwendigkeit von Dokumenten-Management
1.2 Zielsetzung und Aufbau der Diplomarbeit
2 Definitionen und Begriffe des Dokumenten-Managements
2.1 Der Begriff des Dokuments
2.2 Erscheinungsformen von Dokumenten
2.2.1 Dokumententypen
2.2.2 Dokumentenarten
2.2.3 Dokumentenformate
2.3 Attribute und Indizierung
2.4 Lebenszyklus von Dokumenten
2.5 Digitale Archivierung
3 Dokumenten-Management
3.1 Aufgaben und Funktionen von Dokumenten-Management-Systemen
3.2 Unterstützende Komponente Workflow-System
3.3 Vor- und Nachteile des elektronischen Dokumenten-Managements
3.4 Ziele des Dokumenten-Managements
4 Wirtschaftlichkeit eines DMS-Einsatzes
4.1 Kosten und Nutzen
4.2 Quantitative Nutzenpotenziale
4.2.1 Verkürzte Durchlaufzeiten
4.2.2 Einsparung von Sachkosten
4.2.3 Einsparung von Personalkosten
4.3 Qualitative Nutzenvorteile
4.3.1 Bessere Nutzung bzw. Erweiterung der Informationsbasis
4.3.2 Motivation der Mitarbeiter
4.3.3 Qualitätssteigerung der Arbeitsergebnisse
4.3.4 Verbesserung des Kundenservices
5 Einsatz und Potenzial im Unternehmen
5.1 Ausgangssituation im Unternehmen – Ist Analyse
5.2 Unternehmensziele und Unternehmensstrategie
5.3 Prozessanalyse
6 Potenzialanalyse
6.1 Balanced Scorecard
6.2 Kosten und Nutzen
6.2.1 Einmalige Kosten
6.2.2 Laufende Kosten
6.2.3 Quantitativer Nutzen
6.2.4 Qualitativer Nutzen
7 Rechtliche Aspekte
7.1 Einführende Erläuterung
7.2 Datenschutz und Datensicherheit
8 Fazit
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit untersucht die Effizienzsteigerung und wirtschaftlichen Potenziale, die sich durch die Implementierung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) in der Vertriebsabteilung eines Elektrofachgroßhandels ergeben. Das Hauptziel ist die Identifikation von Optimierungsmöglichkeiten bei der Dokumentenbearbeitung, um Medienbrüche zu reduzieren, Durchlaufzeiten zu verkürzen und die Informationsverfügbarkeit nachhaltig zu verbessern.
- Analyse der theoretischen Grundlagen und Erscheinungsformen moderner Dokumenten-Management-Systeme.
- Untersuchung der Wirtschaftlichkeit durch quantitative und qualitative Nutzenpotenziale (Kosten-Nutzen-Analyse).
- Durchführung einer Ist-Analyse der Geschäftsprozesse im Elektrogroßhandel zur Identifikation von Schwachstellen.
- Einsatz einer Balanced Scorecard als strategisches Instrument zur Zielerreichung im Vertriebsbereich.
- Bewertung rechtlicher Rahmenbedingungen wie Datenschutz und Datensicherheit bei der elektronischen Archivierung.
Auszug aus dem Buch
1.1 Notwendigkeit von Dokumenten-Management
Etwa 80 - 90 % aller in Unternehmen vorkommenden Informationen liegen immer noch in Papierform z. B. als ausgefülltes Formular, gedruckte Liste oder als Fax vor. Interessant ist, dass mindestens ¾ aller Dokumente gleichzeitig mit IT-Systemen erstellt werden. Andere Dokumente werden erst in ein Format gebracht, das der Computer beherrscht - sie werden gescannt. Im Computer entstehen laufend neue Dateien wie beispielsweise Texte und Tabellen. Von außen kommen Bilder, Faxe, E-Mails, usw. dazu.
Mitarbeiter sind ständig damit beschäftigt, Unterlagen zu vervielfältigen und zu verteilen. Dazu werden Fotokopierer, die gewartet werden müssen, Papier und Arbeitskräfte, die Kopien herstellen und weiterleiten, benötigt. Abbildung 1 zeigt schematisch die traditionelle Posteingangsbearbeitung, wie sie heute noch in vielen Unternehmen angewendet wird.
Durch Ausdrucken, Bearbeiten und neu Erfassen von Dokumenten entstehende Medienbrüche, d. h. Unterbrechung des Übergangs von einem System zu einem anderen, stehen auf der Tagesordnung. Eine „Sicherung“ der Dokumente erfolgt oftmals in gewohnter Form durch Ablage in Ordnern, Akten und Regalen. Statt gezielt Informationen abzurufen, wird in den Akten oder Ordner gesucht. Ein schnelles und einfaches wieder Auffinden eines Dokumentes ist kaum möglich.
Gerade in den dokumentenlastigen Bereichen der Unternehmen, den Büros, trifft man oft auf äußerst ineffiziente Arbeitsabläufe, Doppelarbeit, zeitaufwendige Suchvorgänge, lange Durchlaufzeiten, Mehrfachablage, mangelnde Transparenz von Systemen und Abläufen (Abb. 2). Ziel ist es die Papierberge und die Informationsflut im Computer in den Griff zu bekommen, d. h. die Informationen zu strukturieren, zu indizieren und zugänglich zu machen.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einführung: Erläutert die Ausgangslage im dokumentenlastigen Unternehmensumfeld, definiert die Problematik von Medienbrüchen und legt die Zielsetzung der Arbeit fest.
2 Definitionen und Begriffe des Dokumenten-Managements: Klärt grundlegende Begrifflichkeiten wie Dokumente, Dokumententypen, Formate sowie die Methoden der Indizierung und Archivierung.
3 Dokumenten-Management: Beschreibt die Kernaufgaben und Funktionen von DMS, die Rolle von Workflow-Systemen sowie die Vor- und Nachteile elektronischer Lösungen.
4 Wirtschaftlichkeit eines DMS-Einsatzes: Analysiert Kostenstrukturen sowie quantitative und qualitative Nutzenpotenziale einer DMS-Implementierung.
5 Einsatz und Potenzial im Unternehmen: Analysiert die spezifische Ist-Situation in der Vertriebsabteilung eines Elektrofachgroßhandels, inklusive Prozessanalyse.
6 Potenzialanalyse: Anwendung der Balanced Scorecard zur strategischen Bewertung und detaillierte Kosten-Nutzen-Betrachtung der operativen Abläufe.
7 Rechtliche Aspekte: Beleuchtet die gesetzlichen Rahmenbedingungen, insbesondere Datenschutz und Datensicherheit bei der digitalen Archivierung.
8 Fazit: Zusammenfassende Bewertung der Ergebnisse und Ableitung von Empfehlungen für eine erfolgreiche Einführung eines DMS.
Schlüsselwörter
Dokumenten-Management-System, DMS, Prozessanalyse, Balanced Scorecard, Wirtschaftlichkeit, Digitalisierung, Archivierung, Workflow-Management, Informationsmanagement, Kundenservice, Medienbrüche, Datensicherheit, Dokumentenlebenszyklus, Elektrogroßhandel, Automatisierung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Diplomarbeit befasst sich mit der Notwendigkeit und den Potenzialen der Einführung eines unternehmensweiten Dokumenten-Management-Systems (DMS) am Beispiel eines Elektrofachgroßhandels.
Welche zentralen Themenfelder werden behandelt?
Die Arbeit deckt die theoretischen Grundlagen des Dokumenten-Managements, die Analyse von Geschäftsprozessen, die wirtschaftliche Bewertung (Kosten/Nutzen) sowie rechtliche Aspekte ab.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist die Untersuchung der Nutzenpotenziale, die sich durch die Ablösung traditioneller papiergebundener Abläufe durch ein DMS in der Vertriebsabteilung ergeben.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es wird eine Kombination aus Literaturrecherche, Ist-Analyse von Geschäftsprozessen, Prozessanalyse und der Anwendung einer Balanced Scorecard als Managementinstrument genutzt.
Was wird im Hauptteil der Arbeit detailliert behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die theoretische Fundierung, die spezifische Ist-Analyse des Elektrogroßhandels, die Potenzialanalyse mittels Balanced Scorecard sowie eine ausführliche Kosten-Nutzen-Bewertung.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Kernbegriffe sind Dokumenten-Management, Prozessoptimierung, Digitalisierung, Wirtschaftlichkeit, Workflow-Steuerung und Datensicherheit.
Wie unterstützt die Balanced Scorecard die Analyse?
Sie dient dazu, die Leistungsfähigkeit der Vertriebsabteilung über vier Perspektiven (Finanzen, Kunden, interne Prozesse, Mitarbeiter) zu betrachten und die Notwendigkeit eines DMS strategisch zu verknüpfen.
Warum wird die Prozessanalyse für das Beispiel des Elektrogroßhandels als wichtig erachtet?
Die Prozessanalyse identifiziert konkrete Schwachstellen wie Medienbrüche und ineffiziente Suchvorgänge, die durch ein DMS gezielt durch Automatisierung und revisionssichere Ablage gelöst werden können.
- Quote paper
- Stephan Schüttler (Author), 2009, Unternehmensweites Dokumentenmanagement, Munich, GRIN Verlag, https://www.hausarbeiten.de/document/167564
