Die Muster GmbH, ein wachsendes Produktionsunternehmen für Büromaterialien, sieht sich mit zunehmender Belastung in der Personalabteilung und bei den Abteilungsleiter:innen konfrontiert. Der manuelle Prozess der Bearbeitung von Urlaubsanträgen, der aktuell in dreifacher Ausfertigung erfolgt, bindet täglich erhebliche Zeitressourcen.
Diese Studienarbeit untersucht Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung, indem der Prozess der Urlaubsantragsbearbeitung digitalisiert wird. Anhand eines Kosten-Nutzen-Vergleichs werden die Vorzüge einer digitalen Lösung aufgezeigt, die den Zeitaufwand und die Verwaltungskosten für die Abteilungsleiter:innen und die Personalabteilung erheblich senken könnte. Zudem wird eine Reduzierung von Fehlerquellen sowie eine Erhöhung der Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen erwartet. Ziel ist es, eine praktikable Lösung zu erarbeiten, die sowohl die Kosten senkt, als auch die Effizienz steigert.
Inhaltsverzeichnis
- Einleitung
- Hintergrund und Relevanz des Themas
- Forschungsziel und -fragen
- Aufbau der Arbeit
- Theoretische Grundlagen
- Employee Self Service (ESS) und Digitalisierung
- Bedeutung der ESS-Systeme in der Personalverwaltung
- ESS und Selbstbestimmungstheorie
- Technologieakzeptanzmodell (TAM)
- Anwendung des TAM auf ESS-Systeme
- Unified Theory of Acceptance and Use of Technology (UTAUT)
- Soziale Faktoren und ESS
- Change-Management und das Kotter'sche 8-Stufen-Modell
- Anwendung des Modells auf ESS
- Methodik
- Vorgehensweise der Literaturrecherche
- Analyse der bestehenden Studien und Benchmarking
- Auswahlkriterien für Literaturquellen
- Eingrenzung und Limitationen der Forschung
- Situations- und Problembeschreibung
- Unternehmenshintergrund und Ausgangssituation
- Aktuelle Personalprozesse
- Problemstellung und Analyse
- Ineffizienzen in den Prozessen
- Auswirkungen auf Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität
- Mangelnde Datenqualität und Fehleranfälligkeit
- Vergleich mit Benchmark-Unternehmen
- Zusammenfassung der Problemanalyse
- Lösungsvorschlag - Employee Self Service (ESS)
- Definition und Funktionsweise
- Funktionsumfang eines ESS
- Implementierungsplan und Strategie
- Vorbereitungsphase
- Technische Implementierung
- Schulung und Einführungsphase
- Systemtests und Rollout
- Support und kontinuierliche Verbesserung
- Einbindung von Best Practices
- Klare Kommunikation
- Benutzerzentriertes Design
- Change-Management
- Kosten-Nutzen-Analyse
- Erweiterte Finanzielle Analyse
- Einmalige Implementierungskosten
- Laufende Kosten und Einsparungen
- Erwartete Einsparungen
- Vergleich mit Best Practices
- Langfristige Auswirkungen
- Auswirkungen auf die Unternehmenskultur
- Risiko- und Sensitivitätsanalyse
- Umsetzungsplanung
- Schritte zur Implementierung
- Vorbereitungsphase
- Technische Implementierung
- Schulung und Einführungsphase
- Systemtests und unternehmensweiter Rollout
- Monitoring und Support
- Datenschutz und Datensicherheit
- Einhaltung der DSGVO
- Sicherheitsmaßnahmen
- Zusammenfassung der Umsetzungsplanung
- Kritische Reflexion und Diskussion
- Herausforderungen und Risiken
- Technische Herausforderungen
- Akzeptanz und Change-Management
- Datenschutzbedenken
- Chancen und Potenziale
- Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen
- Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung
- Positive Auswirkungen auf die Unternehmenskultur
- Auswirkungen auf die Unternehmenskultur und Mitarbeiterbindung
- Wandel der Unternehmenskultur
- Mitarbeiterbindung
- Handlungsempfehlungen für den erfolgreichen Wandel
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Diese Arbeit analysiert die Einführung eines Employee Self Service (ESS)-Systems in einem Unternehmen. Ziel ist die umfassende Untersuchung der potenziellen Vorteile, Risiken und Herausforderungen.
- Effizienzsteigerung der Personalverwaltung durch ESS
- Herausforderungen und Risiken bei der ESS-Implementierung
- Auswirkungen von ESS auf Unternehmenskultur und Mitarbeiterzufriedenheit
- Kosten-Nutzen-Analyse der ESS-Einführung
- Umsetzungsplanung und -strategie für ein ESS-System
Zusammenfassung der Kapitel
Die Einleitung begründet die Relevanz von ESS-Systemen im Kontext der Digitalisierung. Kapitel 2 beleuchtet die theoretischen Grundlagen, einschließlich des Technologieakzeptanzmodells (TAM) und der Selbstbestimmungstheorie. Kapitel 3 beschreibt die Methodik der Arbeit. Kapitel 4 analysiert die Ausgangssituation des Unternehmens und die bestehenden Probleme im Personalwesen. Kapitel 5 präsentiert den Lösungsvorschlag mit einem detaillierten Implementierungsplan. Kapitel 6 widmet sich der Kosten-Nutzen-Analyse. Kapitel 7 beschreibt die Umsetzungsplanung mit besonderem Fokus auf Datenschutz. Kapitel 8 reflektiert kritisch die Herausforderungen, Risiken, Chancen und Potenziale der ESS-Einführung.
Schlüsselwörter
Employee Self Service (ESS), Digitalisierung, Personalverwaltung, Technologieakzeptanzmodell (TAM), Selbstbestimmungstheorie, Change-Management, Effizienzsteigerung, Mitarbeiterzufriedenheit, Kosten-Nutzen-Analyse, Datenschutz, DSGVO.
- Arbeit zitieren
- Anonym (Autor:in), 2024, Effizienzsteigerung in der Personalverwaltung. Kosten-Nutzen-Vergleich zur Digitalisierung von Urlaubsanträgen, München, GRIN Verlag, https://www.hausarbeiten.de/document/1506301
