Betriebliche Strategien zur Senkung des Absentismus unter dem besonderen Aspekt der betrieblichen Gesundheitsförderung

Inhaltsverzeichnis

  D i p l o m a r b e i t  I

  Fachhochschule Coburg  I

  Fachbereich Betriebswirtschaft  I

Abbildungsverzeichnis.................................................................................................... III

Tabellenverzeichnis ......................................................................................................... III

1.  Einleitung  1

2.  Begriffliche Definitionen und Abgrenzungen zu anderen Gebieten  5

2.1  Krankenstand Absentismus und anderen Ausfallzeiten  7

3.  Ursachen von Absentismus und Krankheit  25

4.  Erklärungsmodelle zur Arbeitsmotivation und Fehlzeiten  45

5.  Modelle zur Senkung von Fehlzeiten  53

6.  Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeitermotivation und -führung  54

7.  Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen  60

8.  Kontrollierende und belohnende Maßnahmen  69

9.  Maßnahmen zur betrieblichen Gesundheitsförderung  78

10.  Analyse und Bewertung der Maßnahmen zur Senkung des Absentismus  92

11.  Schlussbetrachtung und Ausblick  95

  II  

Abbildungsverzeichnis

  Abbildung 1: Aufbau der Arbeit  4

  Abbildung 2: Gliederung der Fehlzeiten  9

  Abbildung 3: Berechnung der Fehlzeitenquote nach Häufigkeit  13

  Abbildung 4: Berechnung der Fehlzeitenquote nach Dauer der Nichtbesetzung  14

  Abbildung 5: Einflussfaktoren auf Fehlzeiten  26

  Abbildung 6: Konjunktur und Krankenstand  40

  Abbildung 7: Die Bedürfnispyramide von Maslow  48

  Abbildung 8: Dissatisfaktoren und Satisfaktoren nach Herzberg  51

  Abbildung 9: Zusammenhang zwischen Herzberg und Maslows Pyramide  52

  Abbildung 10: Gesundheitszirkel  83

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1:  Fehlzeiten je AN in nach Wirtschaftsbereichen von 1988  29

Tabelle 2:  Fehlzeiten der AN in nach den verschiedenen Branchen von 1998  30

  III  

Teil I: Grundlagen

1. Einleitung

1.1 Problemstellung und Zielsetzung

Das Thema Fehlzeiten und Gesundheitsförderung hat in der betrieblichen Praxis an Aktualität nicht verloren und ist von großer Bedeutung für Betriebe jeglicher Art. Wenngleich sich der gesamtwirtschaftliche Krankenstand laut einer Statistik des Bundesministeriums für Gesundheit (BMG) auf einem der tiefsten Stände seit Jahren bewegt, 3,13% im ersten Halbjahr 2006, verursachen Fehlzeiten dennoch jedes Jahr einen

enormen betriebswirtschaftlichen Schaden. 1

Den Hauptbestandteil hieran nehmen die krankheitsbedingten Fehlzeiten ein. Allein die jährlich verursachten Kosten durch arbeits- bedingte Erkrankungen sind mit 50 Milliarden Euro immens.

Da sich Deutschland zurzeit in einer konjunkturell schwierigen Lage mit einer Arbeitslosenquote von 10,8 % (Stand: Mai 2006) und ca. 4,5 Millionen Arbeitslosen bewegt, gehen irrtümlicherweise viele Unternehmen davon aus, dass sich das Problem der Fehlzeiten von ganz allein löst. Die herrschende Meinung vieler Unternehmen ist, dass eine hohe Arbeitslosigkeit und die Angst um den eigenen Arbeitsplatz ausreichen, die Anwesenheit der Mitarbeiter aufrecht zu erhalten.

Dass diese Sichtweise der falsche Weg ist, mit dem Thema Fehlzeiten umzugehen, zeigen die Gefahren, die sich daraus ableiten. Angst behindert die Arbeitsleistung und steht in einem engen Zusammenhang mit Demotivation, Unzufriedenheit und innerer Kündigung. Sie lähmt die Kreativität und die geistige Flexibilität der betroffenen Mitarbeiter, bis hin zum Desinteresse an den Unternehmenszielen. Der Mitarbeiter verhält sich passiv und seine Motivation beschränkt sich nur noch auf den Gelderwerb und die Sicherung des Arbeitsplatzes.

1 Vgl. Statistik vom Bundesgesundheitsministerium in DIE WELT, 10.07.2006, S. 11

1

Teil I: Grundlagen

Auch in der Presse werden die derzeit niedrigen Fehlzeiten kritisch betrachtet:

In der “Süddeutschen Zeitung“ konnte man Folgendes lesen: “…die Statistiken zum Krankenstand aber sind nur für Arbeitgeber eine frohe Botschaft, denn es ist ein ziemlich düsterer Stoff, der sich hinter den Zahlen verbirgt. Arbeitnehmer, die blau feiern, gibt es schon lange nicht mehr. Die Norm ist das Gegenteil. Arbeitnehmer, die krank sind arbeiten dennoch, was ihrer Gesundheit nicht gut tut. Die Zahlen erzählen von den Firmen, in denen die Angst umgeht, bei nachlassender Gesundheit gekündigt zu werden“. 2

In einem Artikel der Zeitung “DIE WELT“ wurde wie folgt berichtet: “Arbeitnehmer fehlen seltener aus Furcht vor einem Arbeitsplatz- Verlust. Ein weiterer Grund sei die derzeit schwache Konjunktur“. 3

Es kann also davon ausgegangen werden, dass sich unzufriedene Mitarbeiter umorientieren und sich nach einem anderen Arbeitgeber umsehen werden, sobald wieder eine Entspannung auf dem Arbeitsmarkt eintritt. So entstehen nicht nur erhebliche Kosten für das “unattraktiv“ gewordene Unternehmen, sondern es wandert auch wertvolles Mitarbeiterpotential und Know-how zu einem Konkurrenten.

Bemerkenswert ist ebenso, dass deutsche Mitarbeiter im Vergleich zu ihren europäischen und insbesondere außereuropäischen Kollegen die meisten Urlaubstage beanspruchen, aber trotzdem die höchsten Fehlzeitenquoten aufweisen. Nicht nur, dass deutsche Unternehmen dadurch an Wettbewerbsfähigkeit verlieren, da sie ohnehin für hohe Lohn- und Lohnnebenkosten aufkommen müssen, so stören Mitarbeiter, die motivationsbedingt fehlen, zusätzlich den Betriebsablauf und das Betriebsklima.

2 Süddeutsche Zeitung vom 3.01.2006, Ressort: Job & Karriere

3 DIE WELT vom 10.07.2006, S. 11

2

Teil I: Grundlagen

Diese überaus bedeutenden Kostenfaktoren lässt eine differenzierte Analyse der Ursachen wie auch der Einflussfaktoren auf betriebliche Fehlzeiten vor allem deshalb außerordentlich erscheinen, da die Frage nach den Möglichkeiten der Reduzierung betrieblicher Fehlzeiten die Beantwortung der Frage nach ihren Ursachen voraussetzt. In diesem Sinne sind betriebliche Fehlzeiten, neben deren Bedeutung als Kosten- und Störfaktor, als Signal für unbefriedigende Zustände in der Arbeitssituation der Beschäftigten zu verstehen.

Aus diesem Grund sollten Unternehmen genau die Entwicklung der Fehlzeiten beobachten und analysieren, sowie bei Bedarf geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen. Der Schwerpunkt sollte nicht nur darauf gelegt werden, die Fehlzeiten möglichst kostengünstig zu reduzieren, sondern die Erhöhung der Anwesenheit durch entsprechende präventive und gesundheitsfördernde Maßnahmen anzustreben.

Ziel dieser Diplomarbeit soll es deshalb sein, durch eine umfassende Information und Analyse, das Problem des Absentismus im Unternehmen transparent zu machen und Ansätze zu dessen Senkung unter dem besonderen Aspekt der Gesundheitsförderung darzustellen. Durch die Bewertung der vorgestellten Maßnahmen anhand geeigneter Kriterien haben Unternehmen so die Möglichkeit, für sich konkrete Handlungs- empfehlungen abzuleiten.

3

Teil I: Grundlagen

1.2 Aufbau und Vorgehensweise

Folgendes Schaubild soll den Aufbau und das Vorgehen der Diplomarbeit visualisieren, die in vier Teile untergliedert ist:

4

Abbildung 1: Aufbau der Arbeit

Im ersten Teil beschreibt die Einleitung zunächst die Problemstellung, Zielsetzung und den Aufbau der Diplomarbeit. Mit Fortführung der begrifflichen Definitionen und Abgrenzung zu anderen Gebieten wird ein erster Überblick über die verschiedenen Arten von Fehlzeiten gegeben und auf die Bedeutung der Fehlzeiten als Wettbewerbsfaktor eingegangen.

Nachdem alle notwendigen begrifflichen Grundlagen beschrieben sind, fließen diese in den zweiten Teil mit ein, der sich auf die Analyse und Entstehung der Fehlzeiten bezieht. Mit Hilfe der Literaturanalyse werden die wichtigsten betrieblichen Einflussfaktoren beschrieben und durch die arbeitsbezogenen und außerbetrieblichen Ursachen ergänzt.

4 Eigene Darstellung

4

Teil I: Grundlagen

Im Anschluss daran werden zwei Erklärungsmodelle erörtert, die den Zusammenhang von Fehlzeiten und Arbeitsmotivation zu deuten versuchen. Dabei erscheint eine Differenzierung nach Maslow und Herzberg als sinnvoll.

Im Hinblick auf die zentrale Zielsetzung der Arbeit, Erkenntnisse über geeignete Maßnahmen zur Reduzierung von Fehlzeiten zu gewinnen, wird im dritten Teil insbesondere auf Möglichkeiten die die Mitarbeiter- motivation und –führung beeinflussen, sowie auf die Verbesserung der Arbeitsbedingungen und Maßnahmen eingegangen, die einen kontrollierenden und belohnenden Charakter aufweisen. Ebenso wird unter dem besonderen Aspekt der betrieblichen Gesundheitsförderung eine Vielzahl von Vorschlägen genannt, die in ihrer präventiven Art die Gesundheit der Mitarbeiter erhöhen und gleichzeitig die Anwesenheit im Betrieb verbessern.

Schließlich werden im vierten Teil die speziellen Maßnahmen zur Reduzierung der Fehlzeiten einer kritischen Bewertung unterzogen. Die positiv bewerteten Lösungsvorschläge dienen zugleich Unternehmen als eine Art Handlungsempfehlung, die das Thema Absentismus als innerbetriebliches Problem erkannt haben und diesem strategisch entgegentreten wollen.

Eine Zusammenfassung der Arbeit mit einem Ausblick in die Zukunft bildet den inhaltlichen Abschluss der Diplomarbeit.

2. Begriffliche Definitionen und Abgrenzungen zu anderen

Gebieten

Der deskriptive Teil dieser Arbeit beinhaltet das Ziel, einen Überblick über den Problembereich betriebliche Fehlzeiten zu schaffen. Denn die Begriffe Fehlzeiten, Absentismus und Krankenstand werden in der Praxis unterschiedlich interpretiert, oft sogar miteinander verwechselt.

5

Teil I: Grundlagen

Kennzeichnend dafür ist die sprachliche Vielfalt der Begriffe für die

Abwesenheit der Arbeitnehmer 5 : Ausfallzeiten, Arbeitsunfähigkeit, “Blaumachen“, “Bummelei“, “Krankfeiern“, “Edelabsentisten“ und andere

mehr. So sei zunächst auf den Zustand hingewiesen, dass bis heute keine

allgemeingültige Definition in der wissenschaftlichen Literatur besteht,

welche die Begriffe voneinander abgrenzt und durch präzise und

anerkannte Kriterien begründet. 6

Die unklaren Abgrenzungen dieser Bezeichnungen sind wohl auf

verschiedene Blickwinkel, auf unterschiedliche Erkenntnisinteressen, wie

auch auf uneinheitliche empirische Erhebungsmethoden der einschlägigen

Untersuchungen, bzw. auf das entsprechende Vorgehen der Autoren

zurückzuführen. Deshalb verwundert es nicht, dass es in der Praxis auch

zu unterschiedlichen statistischen Auswertungen der Fehlzeiten zwischen

Unternehmen und Krankenkassen kommt. Nicht selten werden die

unterschiedlichen Begriffe teilweise identisch (z.B. Fehlzeiten und

Ausfallzeiten; Fehlzeiten und Krankenstand), gleichartige Begriffe jedoch

unterschiedlich verwendet. Dementsprechend stimmt bis heute die Basis

der einen Fehlzeitenuntersuchung nicht mit der anderen überein. Die

Folge daraus ist die Unvergleichbarkeit der Fehlzeitenquoten zwischen

den Unternehmen oder den verschiedenen Branchen.

Von daher sollen nun die wichtigsten Begriffe und Grundlagen im

Zusammenhang mit dem Thema Fehlzeiten einer näheren Betrachtung

unterzogen werden, bevor später zum konzeptionellen Teil übergegangen

wird.

5 Bei der Formulierung dieser Arbeit wurde zur Erleichterung des Leseflusses die

männliche Sprachform gewählt. Personen und Funktionsbezeichnungen, die im

Folgenden beschrieben werden, gelten dabei grundsätzlich sowohl für Frauen als

auch für Männer.

6 Vgl. Neuberger (1997), S. 309

6

Teil I: Grundlagen

2.1 Krankenstand, Absentismus und anderen Ausfallzeiten

Professor Dr. Nieder, ein Autor, der sich seit langem mit der Fehlzeiten-

problematik auseinandersetzt (z.B. 1979, 1984, 1984, 1987, 1991, 1995,

1998, 2003) und sich deren Ursachen widmet, definiert den Sammelname

Fehlzeiten wie folgt:

“Alle Zeiten, in denen der Mitarbeiter seine Arbeitskraft dem

Unternehmen nicht zur Verfügung stellt, auf die das Unternehmen aber

einen Anspruch hat, gelten als Fehlzeiten. 7 Wobei der Anspruch des

Unternehmens auf die Soll-Arbeitszeit im Arbeitsvertrag mit dem

Mitarbeiter festgelegt wird. Daher werden alle Zeiten, die von der Soll-

Arbeitszeit ausfallen, als Fehlzeiten verstanden“. 8 Im Hinblick auf die zentrale Zielsetzung der Arbeit, Erkenntnisse und

geeignete betriebliche Maßnahmen zur Reduzierung von Fehlzeiten zu

gewinnen, erscheint eine Differenzierung der Fehlzeiten in Untergruppen

für sinnvoll. Durch ein Zahlenbeispiel in Abbildung 2 wird deutlich, in wie

weit es möglich ist, Fehlzeiten zu strukturieren und zu beeinflussen. Eine wichtige Rolle spielt hierbei die Fehlzeitenursache und deren

Hintergründe. Aus ihnen geht hervor, ob es sich dabei um den

Krankenstand, unentschuldigte, gesetzlich geregelte Fehlzeiten oder um

Kuren und Rehabilitationsmaßnahmen handelt.

In der Literatur werden eine Fülle von Ursachen genannt, die sich auf die

Fehlzeiten beziehen. Aus diesem Grund wird es nie nur ein Patentrezept

zur Reduzierung geben. Diese Arbeit fasst deshalb Modelle und

Maßnahmen zusammen, die sich in der Vergangenheit zur

Fehlzeitenreduzierung bewährt haben. Da es kein Fehlzeitenprojekt gibt,

bei dem das Ausmaß der Fehlzeiten im Unternehmen auf Null gesenkt

werden kann, wird jedes Unternehmen mit einem bestimmten

Sockelbetrag leben müssen.

7 Vgl. Brandenburg, U./ Nieder, P. (2003), S. 15

8 Vgl. Nieder (1998), S. 12

7

Teil I: Grundlagen

Eine andere Sichtweise belegt sogar, dass krankheitsbedingte Fehlzeiten nicht immer als Kosten- und Störfaktor oder sogar als kontraproduktives Verhalten angesehen werden dürfen. Sie haben durchaus auch einen positiven Charakter für den Betrieb. Wenn Mitarbeiter die Abwesenheit als zeitlich begrenzte Flucht aus der zu belastend empfundenen Arbeitssituation wählen, leisten sie einen positiven Beitrag für die eigene physische und psychische Gesundheit und gewinnen in der “Auszeit“ ein Stück ihrer Motivation und Leistungsfähigkeit zurück. Zusätzlich gelten krankheitsbedingte Fehlzeiten auch als eine Chance für Unternehmen, da sie ein Signalcharakter für betriebliche Missstände haben und zur Personal- und Organisationsentwicklung beitragen können. 9

Abbildung 2 verdeutlicht auf der nächsten Seite den Aspekt des Ausmaßes der Beeinflussbarkeit von Fehlzeiten in einem Unternehmens- beispiel im gewerblichen Bereich. Nieder stützt sich auf die Theorie, vor allem die Reduzierung der motivationsbedingten Abwesenheit durch ein entsprechendes “Kümmern“ durch Gespräche zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzten und dann erst die Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung einzuführen.

9 Vgl. Brandenburg/ Nieder (2003), S.16

8

Teil I: Grundlagen

10

Abbildung 2: Gliederung der Fehlzeiten

2.1.1 Krankheitsbedingte Fehlzeiten

In dieser Arbeit werde ich mich am “Krankheits-“ Begriff nach Trebesch orientieren, der diesen definiert als “[…]die Abwesenheit vom Arbeitsplatz/Betrieb, verursacht durch Arbeitsunfähigkeit, aufgrund einer Krankheit im medizinisch biologischen Sinne, legitimiert durch ein

ärztliches Attest“. 11

Eine Abgrenzung dieser Krankenstandsdefiniton lässt Schwierigkeiten bei der Unterscheidung zwischen dem Krankheits- und dem Gesundheitsbegriff erkennen und weist somit auf eine bestehende

10 Scholz, Personalmanagement (2000), S. 707 / Nieder (1998) Fehlzeiten wirksam

reduzieren, S. 13

11 Vgl. Trebesch (1979), S. 39

9

Teil I: Grundlagen

Grauzone zwischen diesen beiden Zuständen hin. Geht man davon aus, dass es innerhalb des von der betrieblichen Fehlzeitenstatistik ausgewiesenen Krankenstandes medizinisch Kranke, medizinisch bedingt Kranke und Nichtkranke gibt, so erscheint die Forderung nach einer genaueren Abgrenzung der Begriffe von Gesundheit und Krankheit

überaus berechtigt. 12 Nach der WHO gilt Gesundheit als der “[…]Zustand des vollständigen körperlichen, geistigen und sozialen Wohlbefindens und nicht nur das

Freisein von Krankheit.“ 13 Diese etwas idealisierte Definition kann jedoch nicht als Nennwert herangezogen werden, da sie zu verstehen gibt, dass Menschen nahezu nie wirklich gesund sind.

Eine weitere Definition des Krankenbegriffs aus arbeitsrechtlicher Sicht formuliert Trebesch als “das Unvermögen des Arbeitnehmers, vertraglich vereinbarte oder aus dem Treueverhältnis resultierende Arbeitsleistungen

zu erbringen“ 14 . Auch diese Festlegung erscheint wenig hilfreich, den Unterschied von Krankheit und Gesundheit festzustellen.

Den Hauptbestandteil an Fehlzeiten und somit den wichtigsten Aspekt stellen die krankheitsbedingten Fehlzeiten dar. Marr definiert diesen Anteil als die größte Teilmenge der Fehlzeiten mit rund 50 Prozent. Ihm zufolge handelt es sich beim Krankenstand um die Anzahl von Abwesenheits- tagen, die durch eine Krankheit bedingt sind. Problematisch hierbei ist jedoch die Feststellung der Krankheit. So kann sie durch einen Arzt attestiert werden, oder sich auf die Aussage des Mitarbeiters beziehen, der eine Kurzerkrankung von weniger als drei Tagen vorgibt, für die er kein Attest benötigt. Diese Kurzerkrankung und das Fehlen am Arbeitsplatz basiert auf dem Prinzip von Treu und Glauben, wohingegen ein ärztliches Attest, sowie dessen Aussage und medizinisches

Fachwissen nicht in Frage gestellt werden darf. 15

12 Vgl. Derr (1995), S. 7

13 Vgl. Zit. nach Nieder/Blaschke (1979), S. 19

14 Vgl. Trebesch (1979), S. 36 in Nieder 1979

15 Vgl. Marr (1996), S. 16

10

Teil I: Grundlagen

2.1.2 Absentismus

Der Begriff Absentismus, oder besser noch “Edelabsentist“ 16 , fällt dagegen

häufig im Zusammenhang mit Fehlzeiten nur dann, wenn der Mitarbeiter

die bewusste Entscheidung trifft, aufgrund von einer inneren Einstellung

oder Motivation ohne ein direktes Krankheitsbild, oder mit einer

vorgeschobenen Krankheit, nicht zur Arbeit zu erscheinen. In diesem Sinne gelten somit als “verdächtig“ alle diejenigen Kurz-

erkrankungen, die ärztlich nicht attestiert werden, aber auch solche mit

ärztlichem Attest. 17 Abbildung 2 visualisiert, dass ca. ein Drittel des

Krankenstandes bzw. der Fehlzeiten durch die “Edelabsentisten“ gestellt

werden. Auch werden “Edelabsentisten“ als Arbeitnehmer verstanden, die

in einem Jahr mindestens vier Mal kurz (eine Woche und weniger)

fehlen. 18 In der Regel jedoch sichern sich die Mitarbeiter arbeitsrechtlich vor

ihrem Fernbleiben ab und lassen sich die “Unlust“ von einem Arzt

attestieren. Da es zwischen einer Erkrankung und Gesundheit keine

eindeutigen Grenzen gibt, ist auch bis heute keine klare Abgrenzung

zwischen einer medizinisch notwendigen Abwesenheit und Absentismus

möglich. Fest steht allerdings, dass Ärzte neben ihrer Funktion als

medizinische Therapeuten auch zu einer arbeitsrechtlichen zwingenden

Institution geworden sind, deren Fachwissen und Aussage nicht in Frage

gestellt werden kann. Die Einstellung des Mitarbeiters, sich krank-

schreiben zu lassen, ist in den meisten Fällen abhängig von der

Arbeitssituation, wie z.B. der Arbeitsinhalt, Führungsstil, Konflikte,

Konjunktur usw., ohne ein direktes Krankheitsbild. Oder aber sie ist

abhängig von der Lebenssituation des Mitarbeiters, z.B.

16 “Edelabsentist“ deshalb, weil eine wichtige Gesprächsregel lautet, nicht mit

Vorurteilen in ein Gespräch zu gehen. Verwendet man Begriffe wie Blaumacher,

Simulant oder Krankfeierer, impliziert dies auch immer gleich Vorurteile und Vorwürfe,

die nicht unbedingt gerechtfertigt sein müssen und die ein konstruktives Gespräch

von Beginn an entscheidend behindern. Letztendlich kann ein Vorgesetzter nie

wissen, ob der mögliche Edelabsentist nicht doch krank war.

17 Vgl. Marr (1996), S. 16

18 Vgl. Nieder (1987), S. 36

11

Teil I: Grundlagen

Persönlichkeitsstruktur, gesellschaftliches Umfeld, familiäre Verhältnisse,

Arbeitsweg, Saison, Nebentätigkeit etc. 19 Wie auch immer Absentismus definiert wird, letztendlich bleibt es bei

der Konsequenz des “nicht-zur-Arbeit-gehen-Wollens oder-Könnens“. Von

Bedeutung sind in dieser Arbeit aber hauptsächlich die Gründe des

Fernbleibens und die gegensteuernden Maßnahmen, die die

Fehlzeitenquote auf Dauer senken können.

2.1.3 Andere Ausfallzeiten

Ein weiterer Bereich der Fehlzeiten fällt auf die gesetzlich geregelten

Fehlzeiten und auf Kuren, sowie Rehabilitationsmaßnahmen. Viele

Manteltarifverträge enthalten Regelungen über die bezahlte Freistellung

von der Arbeit aufgrund bestimmter persönlich-familiärer Gründe wie:

Hochzeit, Umzug, Tod und schwere Erkrankung des Ehegatten und/ oder

naher Angehöriger. Bei dieser Art von Sonderurlaub ist der Arbeitgeber

verpflichtet, das Entgelt weiterhin zu bezahlen, wobei die Fehlzeiten

zwischen einem und drei Tagen schwanken können. Zu dieser Gruppe

gehören der Bildungsurlaub und freiwillig gewährte Fehlzeiten wie

Betriebsferien oder Jubiläen. Um die gesetzlich geregelten Ausfallzeiten

zu vervollständigen, sind des Weiteren Mutterschutzfristen und der

Erziehungsurlaub zu beachten.

Verglichen mit den übrigen Fehlzeiten spielen diese Ausfallzeiten aber

nur eine untergeordnete Rolle (siehe Abbildung 2 – Gliederung der

Fehlzeiten) und werden aufgrund der mangelnden direkten

Beeinflussbarkeit an dieser Stelle vernachlässigt.

2.1.4 Erfassung und Interpretation der Fehlzeitenquote

Die Fehlzeitenquote ist eine der wichtigsten personalpolitischen

Kennzahlen, die, nach Meinung von Personalmanagern, einen wesent-

lichen Faktor darstellt für die Motivation und Identifikationsbereitschaft der

Arbeitnehmer, für die Führungsqualifikation der Vorgesetzten, sowie für

19 Vgl. Piorr, R. (2001), S. 12

12

Teil I: Grundlagen

die Durchgängigkeit der Prozesskette der Personalsteuerung durch die Unternehmensorganisation.

Darüber hinaus nimmt die Fehlzeitenquote einen sehr hohen Stellenwert im Unternehmen ein, da sie zu den personalwirtschaftlichen Frühwarnindikatoren zählt. Der Stellenwert dieser Kennzahl erhöht sich noch zusätzlich, umso schlanker die Organisationsstruktur aufgrund des nationalen und internationalen Wettbewerbsdruck ist. Zusätzlich wird jeder einzelne Mitarbeiter bedeutender für das Funktionieren des betrieblichen Gesamtgefüges. Die Fehlzeitenquote signalisiert zudem den “Gesundheitszustand“ einer Organisation und bildet eine der zentralen Voraussetzungen, um die Ansprüche des Marktes auf kostengünstige, hochqualitative und individuelle Kundenwünsche, Produkte oder Dienstleistungen zu verwirklichen. 20

In der Praxis haben sich bisher zwei Möglichkeiten der Fehlzeiten- quotenberechnung durchgesetzt.

Entweder wird die Häufigkeit oder die Dauer des Fehlens erfasst. Bei der Häufigkeitsberechnung wird die Anzahl der abwesenden Personen zu einem bestimmten Zeitpunkt registriert und in Beziehung zu der Soll- Personalstärke gesetzt. Problem hierbei ist, dass die Erhebung stichtagsbezogen erfolgt und nichts über die Länge des Fernbleibens aussagt.

Abbildung 3: Berechnung der Fehlzeitenquote nach Häufigkeit

Die am häufigsten verwendete Berechnungsgrundlage der Fehlzeitenquote ist das Maß der Dauer für die Nichtbesetzung der Arbeitsplätze. Bei dieser zweiten Möglichkeit zur Berechnung der Quote wird das Maß der Dauer bzw. der Ausfallzeiträume im Betrieb zu der durchschnittlichen Sollarbeitszeit ins Verhältnis gesetzt. Entscheidend ist

20 Vgl. Marr (1996), S. 7 ff.

21 Vgl. Neuberger (1997), S 317

13

Teil I: Grundlagen

hierbei, wie die Sollarbeitszeit definiert wird. Schnabel formuliert diese folgendermaßen: “Die Fehlzeitenquote misst den prozentualen Anteil der bezahlten und unbezahlten Fehlzeiten an der individuellen Sollarbeitszeit, ebenfalls ohne Urlaubs- und Feiertage gerechnet“. 22

Abbildung 4: Berechnung der Fehlzeitenquote nach der Dauer der Nichtbesetzung

Anhand dieser zwei verschiedenen Bezugsgrößen bzw.

Berechnungsgrundlagen wird deutlich, wie schwer es ist, aussagekräftige Quoten für Unternehmensvergleiche zu bilden.

Auch ein Fehlzeitenvergleich zwischen Krankenkassen und Unternehmen macht wenig Sinn, da Krankenkassen Kurzzeiterkrankungen, für die kein Attest vorliegt, nicht mit in die Formel einberechnen. Für sie zählen nur die Langzeiterkrankten am Stichtag und somit unterscheiden sich die Koeffizienten stark voneinander. Um diesem Dilemma entgegenzuwirken, empfiehlt es sich, die Datenanalyse auf Langzeitbasis zu generalisieren. Auch beim Problem der saisonalen Schwankungen des Krankenstandes im Unternehmen wird klar, dass diese Zahlen nicht unmittelbar als repräsentativ für das Gesamtjahr ausgegeben werden können. Demnach gibt der Indikator Fehlzeitenquote nur Durchschnittswerte wieder und sagt wenig über die Wahrscheinlichkeit aus, wie viele Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum fehlen werden.

Ein weiters Problem tritt bei der Ermittlung der Fehlzeitenstatistik auf, wenn sich wichtige Einflussgrößen im Laufe der Zeit ändern. Die bis dahin ermittelten Werte können so nicht mehr fortgeschrieben werden, da die Kennzahl immer nur die Vergangenheit abbildet und das Ergebnis durch die geänderten Bezugsgrößen verfälscht. 24

22 Vgl. Schnabel (1996), S. (4) 24 - 35

23 Vgl. Neuberger (1997), S 317

24 Vgl. Neuberger (1997), S 319

14

Teil I: Grundlagen

Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die Fehlzeiten differenzierter zu erfassen und auszuwerten. Ein Lösungsansatz bietet die individuelle und kollektive Erfassung und Auswertung des Krankenstandes.

2.1.5 Auswertung des Krankenstandes

Um die Veränderungen von Ist-Werten und deren Abweichungen zu den Soll-Werten zu ermitteln, bietet es sich an, die betrieblichen Fehlzeiten effizienter zu bearbeiten. Unternehmen haben so eine Chance, Entwicklungen besser zu prognostizieren, Maßnahmen zu erarbeiten, Konsequenzen zu kontrollieren und gegebenenfalls in kurativer und

präventiver Hinsicht zu agieren. 25

Eine Verwendung mehrer Kennzahlen mit verschiedenen Merkmalen bei der Ermittlung der Fehlzeiten ist deshalb notwendig, da es sich um relativ unabhängige Phänomene handelt, deren Messwerte nur sehr bedingt miteinander in Verbindung stehen. Als Beispiel ist eine kleine Gruppe oder Abteilung von Arbeitnehmern zu nennen, die eine sehr hohe Fehlzeitenhäufigkeit aufweisen, die jedoch der gesamten Abwesenheitsdauer und damit dem Durchschnitt der gesamten

Belegschaft entsprechen. 26

In diesem Zusammenhang stellt Nieder fest, dass generell 70 Prozent der Mitarbeiter als wenig fehlzeitenauffällig gelten, während die restlichen

30 Prozent der Mitarbeiter als fehlzeitenauffällig anzusehen sind. Das

bedeutet, dass ein kleiner Teil der Mitarbeiter für den großen Teil der Fehlzeiten verantwortlich ist. Ältere Mitarbeiter fehlen seltener als jüngere in Bezug auf die Häufigkeit der Fehlzeitenperioden von drei bis zu fünf Tagen Dauer. Allerdings nimmt die Dauer der Absenzen von 20 bis 50 Jahren zu. In der Altersklasse von 20 bis 24 Jahren treten die meisten

Krankheitsfälle auf. 27

Interessante Befunde in der Fehlzeitenforschung gibt es auch im Zusammenhang mit den Wochentagen.

25 Vgl. Wimmer (1984), S. 164-173

26 Vgl. ebenda

27 Vgl. Brandenburg/ Nieder (2003), S.94

15

Teil I: Grundlagen

In vielen Untersuchungen wird ein U-förmiger Verlauf angegeben, dass heißt höhere Absenzen an Montagen und Freitagen. Die größte Fehlzeitenhäufigkeit fällt dabei auf den Freitag, während der Montag der unfallträchtigste Tag der Woche ist. Von jeweils 1000 Arbeitsunfällen ereignen sich 213 an einem Montag. 28

Um eine noch größere Transparenz der Daten zu erlangen, kommt es darauf an, die Abwesenheitsfälle und –tage pro Arbeitnehmer und Zeitabschnitt festzustellen. Vergleicht man dann die errechneten Ergebnisse mit den Einflussfaktoren auf Fehlzeiten (vgl. Kap. 3), so besteht die Chance, erste Angaben über Regelmäßigkeiten, Häufigkeiten und Auffälligkeiten betreffend der personenspezifischen Ursachen abzuleiten. Erfolgt die Datensammlung gruppenbezogen, so ist es möglich, eine Schwachstellenanalyse bezüglich der Fehlzeiten im Unternehmen zu erarbeiten. Sie kann erste Anhaltspunkte für geeignete Strategien und Maßnahmen geben, die zur Verringerung des Kranken- standes beiträgt.

Eissing gliedert die zu erfassenden Daten in drei verschiedene Blöcke:

Personalstammdaten: Personalnummer, Geschlecht, Geburtsdatum, Tätigkeitsbeginn und -ende, Nationalität, Abteilung, Tätigkeitsmerkmale, Lohnform, Familienstand

Arbeitsunfähigkeitsdaten: Anfangs- und Enddatum der Fehlzeitenfälle

28 Vgl. Salowsky in Marr, R. (1996), S. 48

16

Teil I: Grundlagen

Fehlzeitenart: Ärztlich attestierte Arbeitsunfähigkeit (krank,

Arbeitsunfall, Wegeunfall, Kur);

sonstige Fehlzeit (Weiterbildung, Freischicht,

unbezahlte Freistellung, sonstiges bezahltes

und unbezahltes Fehlen);

allg. Abwesenheitszeit (Mutterschutz,

Tarifurlaub, Betriebsruhetag, Bundeswehr,

bezahlte Freistellung, Erziehungsurlaub). 29 In diesem Zusammenhang erscheint es sinnvoll, die Fehlzeiten der

schwerbehinderten Mitarbeiter getrennt herauszuarbeiten, da sie in der

Regel höher sind und dadurch die Aussagekraft der Fehlquote verfälschen

können. 30 Zur Erleichterung und Zeitersparnis kann die Personalabteilung beim

Erfassen und Auswerten der Daten auf spezielle Software, wie

beispielsweise HR-SAP/3, zurückgreifen. Sie ermöglicht es den

Mitarbeitern des Personalwesens, Daten mit der Lohn- und

Gehaltsabrechnung durch geeignete Integration und Koppelung

auszutauschen und den Bearbeitungsaufwand erheblich zu senken.

2.1.6 Strukturierung der Fehlzeiten

Um die Zusammenhänge zwischen den oben erwähnten Merkmalen

besser herauszuarbeiten, bezieht sich Nieder auf die Strukturanalyse. 31 Sie ermöglicht es, eine individuelle und kollektive Auswertung der

betrieblichen Fehlzeiten zu gewinnen. Aus den herausgearbeiteten Daten

kann beispielsweise analysiert werden, welche Zusammenhänge

zwischen den Merkmalen und ihrem Auftreten bestehen, wann die

Fehlzeiten beginnen und enden, wie sie sich über die Monate oder Jahre

hinweg verteilen, oder aber in welchen Abteilungen sie gleichermaßen

oder differenziert auftreten. Die Daten können also gruppen- und

personenbezogen generiert und ausgewertet werden, um einerseits

29 Vgl. Eissing (1991), S. 49

30 Vgl. Kador, F. / Müller-Hagen, D. (1981) S. 26

31 Vgl. Nieder (1991), S. 164

17

Teil I: Grundlagen

Korrelationen zwischen einem oder mehreren Merkmalen und der Höhe

der Fehlzeiten festzustellen und andererseits mögliche Ursachenfelder für

auffällige oder höhere Ausfallquoten auszumachen.

Ein wesentlicher Aspekt gilt bei näherer Betrachtung den

beeinflussbaren und nicht beeinflussbaren Fehlzeiten. Hieraus lässt sich

die wichtige Zielgruppe der Edelabsentisten ableiten, welche zu den

motivational bedingten Fehlzeiten zählen. 32 Von Bedeutung für die

Betriebe ist die Klärung der Frage, wie hoch der prozentuale Anteil dieser

Mitarbeiter ist und in welchen Abteilungen diese erhöht auftreten. Zudem

lässt sich mit der Strukturanalyse feststellen, wie viele Mitarbeiter

innerhalb des Betrachtungszeitpunktes sehr wenig gefehlt haben und in

welchen Bereichen die niedrigen Ausfallzeiten entstanden sind. 33 Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass die Strukturanalyse

eine erste Maßnahme zur Eindämmung und Lokalisierung des

Fehlzeitenproblems darstellt, und je nach der Auswertung der

Untersuchung eine Basis vorgibt, weitere Schritte zur Reduzierung der

Fehlzeiten einzuleiten. Dabei hilfreich ist sicherlich die Kenntnis über die

Unterschiede der verschiedenen Abteilungen oder Arbeitsbereiche mit

extrem hohen, bzw. niedrigen Fehlzeiten. Deren Ursachen sind in den

verschiedenen Einflussfaktoren zu finden, die entweder im Unternehmen

oder beim Mitarbeiter selbst liegen. Wenn beispielsweise klar ist, dass die

belastenden Arbeitsbedingungen in einer Abteilung zu hohen Fehlzeiten

führen, kann aufgrund dieses Vorgehens ein tatsächlicher Ansatz zur

Entwicklung geeigneter Maßnahmen erarbeitet werden, die die Fehlzeiten

nachhaltig reduzieren.

Trebesch geht sogar so weit, dass die Strukturanalyse und damit die

Erfassung und Auswertung der Häufigkeit der Abwesenheitsfälle “[…]ein

wesentlich konstanteres Maß sowohl für die Vorhersage, als auch die

Ursachenanalyse von Fehlzeiten bewirkt, als die Berechnung der Dauer

des Fehlens…Aus personenbezogenen Datenerhebungen sind also für

sozialpsychologische Studien (Ursachenforschung) und Maßnahmen-

32 Vgl. Kapitel 2.1.2

33 Vgl. ebenda

18