1. Einleitung
2. Kommunikation im Unternehmen
3. Medial digitalisierte Kommunikation
3.1 Wahl von zielführenden Medien
3.1.1 Schriftliche Medien
3.1.2 Verbale Medien
3.2 Menschlichkeit und Feingefühl
4. Mitarbeiterführung über digitale Medien
4.1 Motivation und Beeinflussung von Mitarbeitern
4.2 Zwischenmenschliche Beziehungen
5. Neudefinition von Mitarbeiterführung
5.1 Kontrolle vs. Vertrauen
5.2 Vom Chef zum Partner
5.3 Neudefinition von Leistungen
6. Fazit und Ausblick in die Zukunft der Arbeit
Literaturverzeichnis
Die Zukunft der Arbeit ist geprägt durch das rasante Fortschreiten der Digitalisierung, welche die Transformation analoger in digitale Medien beschreibt. Schlagwörter wie Arbeit 4.0 und Individualisierung von Arbeit gewinnen an Popularität. Der Generationenwechsel, insbesondere das Strömen der Generationen Y und Z in die Arbeitswelt, fordert neue Formen der Mitarbeiterführung, der Arbeitszeiten, der Arbeitsorte und des Zusammenarbeitens. Etablierte Formen der Arbeit werden demzufolge durch neue ersetzt und erweitert. Ein Beispiel dafür ist die Ablösung des klassischen Büros in der Firma durch ein sogenanntes Home-Office. Hier arbeiten Mitarbeiter eines Unternehmens in ihren häuslichen Arbeitszimmern, anstatt im Unternehmen präsent zu sein. In dieser wissenschaftlichen Arbeit wird durch den begrenzten Umfang aus Vereinfachungsgründen davon ausgegangen, dass ein Home-Office Mitarbeiter die Arbeit zeitlich flexibel und gänzlich von zu Hause erledigt. Die entstehende räumliche Distanz der Mitarbeiter zum Unternehmen stellt Führungskräfte zukünftig vor verschiedenste Herausforderungen.
Im Laufe dieser Seminararbeit wird gezeigt, welche Auswirkungen diese räumliche Distanz von Mitarbeitern zum Unternehmen im Hinblick auf die Möglichkeiten und Aufgaben ihrer Führungskräfte mit sich bringt und wie damit umgegangen werden kann.
Ausgehend von der heute bereits stattfindenden Veränderung des Miteinanders durch den demografischen Wandel - unter welchem die Abnahme des Anteils an jüngeren Bürgern in der Gesellschaft verstanden wird[1] - und die Digitalisierung wird untersucht, wie sich Mitarbeiterführung verändert, wenn Kommunikation statt „face-to-face“, nurmehr über digitale Medien möglich ist. Untersuchungsgegenstand wird auch sein, welche Medien heute genutzt werden und welche Vor- bzw. Nachteile diese mit sich bringen. Der zwischenmenschliche Umgang über mediale Kommunikation steht hierbei im Fokus. Durch die Betrachtung von Führung im klassischen Sinne und dem folgenden Vergleich von Führungsmöglichkeiten über räumliche Distanz wird aufgezeigt, welchen Herausforderungen Führungskräfte gewachsen sein müssen, wenn sie Mitarbeiter im Home-Office leiten.
Die etablierte Form der Zusammenarbeit in einem Bürokomplex gibt ein klares Bild vor: Führungskräfte und Mitarbeiter arbeiten zeitgleich im Firmengebäude Tür an Tür und begegnen sich täglich. Im folgenden Abschnitt wird dargelegt, was Digitalisierung bedeutet, wie sie den Alltag der Führungskräfte im Büro heue bereits prägt und wie Kommunikation heute stattfindet. Dies bildet die Grundlage für die Fragestellung, inwieweit sich die Führungsmöglichkeiten und -aufgaben verändert, wenn ein oder mehrere Mitarbeiter im Home-Office arbeiten.
Persönlicher Kontakt vor Ort ermöglicht die direkte Kommunikation zwischen den beiden Parteien. Der Begriff der Kommunikation umfasst hierbei nicht nur den verbalen Austausch von Informationen, sondern auch nonverbale Signale durch Gestik und Mimik[2], was die Aussagekraft eines persönlichen Gesprächs deutlich über die einer medialen Kommunikationsform stellt. Heute werden bereits durch die Digitalisierung von Arbeit vermehrt Medien wie E-Mail, Telefon oder Chat zur Kommunikation auch innerhalb des Firmensitzes genutzt. Der nonverbale Kontext entfällt also bereits im Büro mit diesen Formen des Informationsaustauschs, bei Bedarf kann jedoch jederzeit der persönliche Kontakt gesucht werden. Eine Tücke der vermeintlich schnellen und unkomplizierten medialen Kommunikation wird schnell deutlich: eine gerade eingegangene E-Mail oder ein klingelndes Telefon lassen sich ignorieren. Verspätetes Bearbeiten und Zeitverlust sind die Folge. Hier wird schon zu Beginn dieser Seminararbeit deutlich, dass digitale Kommunikation auch im Unternehmen, nicht nur durch Mitarbeiter im Home-Office, Veränderungen im Arbeitsalltag der Führungskräfte hervorruft. Zu den Herausforderungen digitaler Kommunikation aber später mehr.
Erfolgt ein Gespräch persönlich „face to face“, bietet dies die Möglichkeit, ohne Zeitverlust Rückfragen zu stellen und die Aussagen durch rhetorische Mittel zu unterstreichen. Obwohl hier anzumerken ist, dass auch der persönliche Austausch nicht zwingend zur effektiven und schnellen Bearbeitung beiträgt. Unterhaltungen können ebenso ins Leere laufen oder gar abgeblockt werden. Auch die zwischenmenschliche Beziehung und das klassische „sich kennenlernen“ spielen im Arbeitsalltag eine beträchtliche Rolle. Wer sich kennt und nicht nur formell über verschiedene Medien Informationen austauscht, geht nachweislich anders miteinander um.[3] Missverständnisse können folglich durch persönlichen Kontakt vermieden werden und die Reaktionen und das Verhalten des Gegenübers werden durch das Wissen über dessen Persönlichkeit anders eingeordnet.
Die Kommunikation mit verschiedensten Medien ist heute unvermeidbar. In der Arbeitswelt liegt es zunehmend an den Führungskräften, geeignete Maßnahmen einzuleiten, um sich wie auch ihre Mitarbeiter dementsprechend zu schulen um effektiv mit dieser Form der Kommunikation umzugehen und sie gezielt einzusetzen. Deutlich wird die Notwendigkeit von Schulungsmaßnahmen durch den demografischen Wandel. Im Jahr 2016 lag das Durchschnittsalter von Führungskräften in Deutschland bei 51,8 Jahren.[4] Dies bedeutet, die Generation der ab ca. 1960 geborenen -auch Generation X genannt- verkörpert aktuell und in den kommenden Jahren die Leitungsspitze. Diese Führungskräfte sind, im Gegensatz zu den nachfolgenden Generationen Y und Z, nicht mit den verschiedenen digitalen Medien aufgewachsen. Das Internet beispielsweise wurde 1991 publik[5] und die Digitalisierung von Arbeit mit Hilfe von Computern begann in den 1980er Jahren[6].
Kommunikation ist das A und O des Arbeitsalltags und die Grundlage jeglicher Form der Führung. Ungenau oder in keiner Weise besprochene Angelegenheiten führen zu paralleler oder oberflächlicher Bearbeitung, im Extremfall sogar zu gänzlich unerledigten Aufgaben, Missverständnissen oder Konflikten.[7] Dieser Umstand kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Sind Mitarbeiter nicht mehr im Unternehmen präsent, ist die Wahl und Durchführung von Kommunikationsmedien und -methoden umso wichtiger für ein funktionierendes, effektives und zielführendes Arbeiten. Die Rolle einer Führungskraft besteht nun darin, nicht nur selbst die Wahl und Form des Informationsaustauschs genau zu durchdenken, sondern das Thema auch bei Mitarbeitern ins Bewusstsein zu rufen und sinnvolle Absprachen zu treffen. So kann eine genaue Regelung von bestimmten Zeiten der Erreichbarkeit ständigem Stress und Unterbrechungen der Arbeit vorbeugen. Auch die sogenannte „horizontale Kommunikation“ zwischen Mitarbeitern ist ein wichtiger Faktor für sozialen Austausch, somit auch dem Zugehörigkeitsgefühl und der Teamarbeit[8]. Auch die individuelle Einstellung eines jeden Einzelnen zur Nutzung von Medien beeinflusst die Vorzüge und Wahl von Kommunikationsformen[9].
Ein Telefongespräch, eine E-Mail, eine Videokonferenz oder gar eine kurze Nachricht via Whatsapp. Es gibt heute viele Möglichkeiten und Plattformen um sich online oder über ein firmeninternes Netz zu kontaktieren. Wann welches Medium Sinn macht, wie zielführend und effektiv darüber kommuniziert wird ist eine Wissenschaft für sich. Wird das „falsche“ Kommunikationsmittel gewählt, können Fehldeutungen der Nachrichten, Feindseligkeit und Frustration die Folge sein.[10] Nicht nur die Wahl des Mediums, sondern vielmehr der richtige Umgang mit diesem ist die hohe Kunst der modernen, digitalen Kommunikation.
Die E-Mail ist die populärste mediale Kommunikationsmöglichkeit im heutigen Berufsalltag.[11] Sie bietet zahlreiche Vor- und Nachteile.[12] Nicht nur das schnelle und unkomplizierte Versenden, sondern auch die schriftliche Beweislage einer E-Mail machen diese zu einer attraktiven Methode, um im Arbeitsalltag zu kommunizieren.[13] Schriftliche Äußerungen sinnvoll und aussagekräftig zu verfassen erfordert jedoch reichlich Übung. Beispielsweise führt zu häufiges „E-Mailen“ mit trivialen Aussagen oder Fragen beim Empfänger nur zu Unlust und Gereiztheit.[14] Wie bereits in Kapitel 2 erwähnt, können E-Mails, aber auch andere schriftliche Medien aus verschiedenen Gründen beim Empfänger unbearbeitet „liegen bleiben“. Die Gefahr einer regelrechten Überflutung von E-Mails, Briefen oder Notizzetteln und daraus folgend erheblichem Stress und Ablenkung von der eigentlichen Arbeit sind stets präsent.[15]
Einen etwas persönlicheren Austausch bietet ein Telefonat. Der Anruf erfolgt entweder an stationären Telefongeräten, auf Mobiltelefonen oder am Computer / Laptops / Tablets über Programme wie zum Beispiel Skype. Hierbei kann ein rein verbaler Austausch stattfinden, aber auch Videotelefonie und Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern können heute genutzt werden. Mobil oder nicht, hebt der Angerufene nicht ab, kann keine Kommunikation stattfinden. Arbeitet ein Mitarbeiter zu Hause zeitlich flexibel, muss vorab geklärt werden, wann derjenige erreichbar sein soll. Vor allem für Themen, bei denen eine direkte und zeitnahe Absprache erforderlich ist, bietet ein Telefonat geeignetere Möglichkeiten als ein schriftlicher Austausch. Durch die Stimmlage und die direkte Reaktion des Gesprächspartners können Missverständnisse ausgeräumt und zeitraubendes hin- und her-senden von Textnachrichten vermieden werden. Auch der soziale Kontakt durch das Hören der Stimme eines anderen Menschen ist nicht zu unterschätzen. Die Stimmlage und Sprechweise des Kommunikationspartners vermittelt deutliche emotionale Signale, die zwischenmenschlichen Austausch viel konkreter werden lassen, als das geschriebene Wort. Jedoch ergibt sich gleichzeitig ein Nachteil, da das gehörte nicht erneut nachgelesen werden kann um Aussagen oder Informationen zu analysieren, einzuordnen und zu einem späteren Zeitpunkt erneut abrufen zu können[16].
In der digitalen Kommunikation mangelt es, vor allem bei schriftlichem Verkehr, am Bezug zum Menschen, der dahintersteckt. Fehlt das Sehen und Hören im gegenseitigen Austausch, erschwert dies Mitgefühl und Verständnis für den Gesprächspartner zu entwickeln. Viele Probleme des Berufsalltags, im Sinne des Erreichens von Zielen und effektivem Arbeiten, entstehen durch mangelnde Kommunikationskompetenz von Führungskräften und Mitarbeitern, nicht nur bei digitaler Kommunikation.[17] Das bedeutet, dass das zwischenmenschliche und soziale Verhalten zwischen beiden -in jede Richtung- enorme Auswirkungen auf den Erfolg eines Unternehmens haben. Die Herausforderung besteht also darin, trotz der räumlichen Trennung und des erschwerten Informationsaustauschs, ein Feingefühl für den Menschen auf „der anderen Seite der Leitung“ zu entwickeln. Dies gelingt nur durch gezieltes Einsetzen der digitalen Medien und durch ein Gleichgewicht von Häufigkeit und Inhalt der Kontaktaufnahme. Die beabsichtigte Wirkung einer gesendeten Nachricht kann durchaus völlig falsch interpretiert werden. Das hängt zum einen von der Beziehungsebene der Gesprächspartner ab, zum anderen auch von verschiedenen Einflussfaktoren wie dem Gemütszustand, dem Stresslevel oder der Tageszeit. Die Formulierung der Nachricht spielt folglich eine tragende Rolle.[18] Gefühle, Ironie und Sarkasmus werden in einem persönlichen Gespräch ganz natürlich über Gestik, Mimik und die Stimme übermittelt. Das verständliche einbringen von Empfindungen in eine geschriebene Nachricht stellt eine große Herausforderung für die zwischenmenschliche Kommunikation über digitale Medien dar.
Die Aufgaben heutiger Führungskräfte sind vielfältig und die Anforderungen werden immer höher. Sie müssen nicht nur selbst fundiertes Fachwissen einbringen, sondern -und das ist der umfangreichste und anspruchsvollste Teil ihrer Arbeit- die ihnen zugeteilten Mitarbeiter managen und führen.[19] Der Begriff der Führung beschreibt die zielorientierte Beeinflussung von Mitarbeitern, wohingegen das Management eine organisatorische Funktion einnimmt.[20] Sogenannte „Soft Skills“ stehen hier mehr denn je im Fokus. Darunter werden die persönlichen, sozialen und methodischen Kompetenzen verstanden, die dazu befähigen, sich selbst und andere zu reflektieren und durch Menschenverständnis interaktive Situationen effektiv zu meistern.[21] Im Zusammenhang wird auch der Begriff „emotionale Intelligenz“ verwendet, welcher das Hineinversetzen in andere Menschen beschreibt.[22] Die räumliche Distanz zu Mitarbeitern im Home-Office erschwert es deutlich für Führungskräfte, diese Fähigkeiten anzuwenden.
Motivation ist als Triebkraft des menschlichen Handelns zu beschreiben. Sie kann aus eigener Überzeugung stattfinden (intrinsisch) oder durch äußere Einflüsse entstehen (extrinsisch).[23] Die Rolle einer Führungskraft besteht demnach zum einen darin, dem Mitarbeiter ein Umfeld zu bieten, in dem er aus eigenem Ansporn handelt, zum anderen soll die Motivation auch durch Belohnungen für gewünschtes Handeln erfolgen. Beispielsweise können Boni für besondere Leistungen oder kleine Aufmerksamkeiten zur Begeisterung der Mitarbeiter beitragen.
Laut einer Studie der ManPowerGroup Deutschland (Dezember 2017) sind flexible Arbeitszeiten der wichtigste Motivationsfaktor neben guten Beziehungen und Arbeitsverhältnissen zu Kollegen und Vorgesetzten.[24] Die Studie der Hay Group über Arbeitsmotivation im Jahr 2012 hat ergeben, dass Mitarbeiter vor allem dann kündigen, wenn der Job keinen Spaß macht, ein schlechtes Arbeitsklima herrscht oder sie sich von der Führungskraft nicht gefördert und geschätzt fühlen.[25] Daran kann abgeleitet werden, dass die Beziehung zueinander und nicht nur die aktive Beeinflussung durch Führungskräfte eine tragende Rolle in der Mitarbeiterzufriedenheit spielt. Motivation funktioniert nur mit bestehenden, guten Beziehungen zueinander[26].
[...]
[1] vgl. Fredersdorf et al. (2014), S. 9.
[2] vgl. Steiger/ Lippmann (2013), S. 238.
[3] vgl. Thomas (2014), S. 37 ff.
[4] vgl. https://de.statista.com/statistik/daten/studie/182536/umfrage/durchschnittsalter-von-geschaeftsfuehrern-nach-bundeslaendern-und-geschlecht/ [aufgerufen am 18.04.2018].
[5] vgl. https://www.lmz-bw.de/geschichte-computer.html [aufgerufen am 26.04.2018].
[6] vgl. https://www.lmz-bw.de/geschichte-computer.html [aufgerufen am 26.04.2018].
[7] vgl. Thomas (2014), S 25.
[8] vgl. Thomas (2014), S. 25.
[9] vgl. Six et al. (2007), S. 299 f.
[10] vgl. Stabenow / Stabenow (2012), S. 147.
[11] vgl. Cisco Studie (2012), S. 5.
[12] vgl. Frank / Hübschen (2015), S. 202 f.
[13] vgl. Stabenow / Stabenow (2012), S. 51.
[14] vgl. Thomas (2014) S.201 ff.
[15] vgl. Moss (2010), S. 15 ff.
[16] vgl. Six et al. (2007), S. 67.
[17] vgl. Steiger (2016), S. 26 f.
[18] vgl. Steiger / Lippmann (2013), S. 239 ff.
[19] vgl. Schulze / Sejkora (2015), S. 11 f.
[20] vgl. Hettl (2008), S. 43.
[21] vgl. Niermeyer (2006), S. 10 f.
[22] vgl. Peter-Kühlinger / John (2012), S. 7 f.
[23] vgl. Steiger (2013), S. 56 ff.
[24] vgl. ManPowerGroup Deutschland Studie (2018), S. 4.
[25] vgl. Studie HayGroup (2012), S. 1.
[26] vgl. Weißer (2012), S. 23 ff.
