Die vorliegende Hausarbeit wird zunächst klären, was Stellenbeschreibungen sind und aus welchen Gründen diese formuliert werden. Außerdem wird aufgezeigt, welchen Vorgaben das Verfassen von Stellenbeschreibungen unterliegt. Sie wird zeigen, welche Inhalte in einer Stellenbeschreibung einbezogen werden und welche Probleme bei der Formulierung auftauchen können. Darauf aufbauend wird verdeutlicht, inwiefern Stellenbeschreibungen und Compliance-Gedanken zusammen gehören und, wie die Funktionsweise von Stellenbeschreibungen bei der Umsetzung von Compliance-Gedanken helfen können.
Um dies zu verdeutlichen, werden im Hinblick auf das Zusammenspiel zwischen Corporate Compliance und Stellenbeschreibungen besonders ihre notwendige Kommunikation, die Auswirkungen des zugrunde liegenden Zentralisierungsgrades eines Unternehmens auf sie, ihre Kontrollfähigkeit, resultierende Sanktionen aus Verstößen gegen Compliance-Vorgaben aus ihr und ihre Aktualität betrachtet.
Inhaltsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
1. Zielsetzung
2. Stelleneschreibung
2.1. Definition und deren Herleitung
2.2. Aufgaben und Ziele
2.3. Aufbau und Inhalt mit Muster
2.4. Vor- und Nachteile
3. Bezug zu Corporate Compliance
3.1. Funktionen der Stellenbeschreibung im Compliance-System
3.2. Umgang mit den Vorgaben
3.3. Aktualität von Stellenbeschreibungen
4. Anforderungen an Stellenbeschreibungen durch Corporate Compliance
5. Praxisbeispiel Bayer AG
Literaturverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Pool der Stellenbeschreibungsangaben
Abbildung 2: Stellenbeschreibung Umweltmanagementbeauftragter
Abbildung 3: Stellenbeschreibung Umweltmanagementbeauftragter
Abbildung 4: Nachteile von Stellenbeschreibungen
Abbildung 5: Vorteile von Stellenbeschreibungen
Abbildung 6: Dezentralisierung
Abbildung 7: Compliance-relevante Schwerpunkte der Stellenbeschreibung
1. Zielsetzung
Die vorliegende Hausarbeit wird zunächst klären, was Stellenbeschreibungen sind und aus welchen Gründen diese formuliert werden. Außerdem wird aufgezeigt, welchen Vorgaben das Verfassen von Stellenbeschreibungen unterliegt. Sie wird zeigen, welche Inhalte in einer Stellenbeschreibung einbezogen werden und welche Probleme bei der Formulierung auftauchen können. Darauf aufbauend wird verdeutlicht, inwiefern Stellenbeschreibungen und Compliance-Gedanken zusammen gehören und, wie die Funktionsweise von Stellenbeschreibungen bei der Umsetzung von Compliance- Gedanken helfen können. Um dies zu verdeutlichen, werden im Hinblick auf das Zusammenspiel zwischen Corporate Compliance und Stellenbeschreibungen besonders ihre notwendige Kommunikation, die Auswirkungen des zugrunde liegenden Zentralisierungsgrades eines Unternehmens auf sie, ihre Kontrollfähigkeit, resultierende Sanktionen aus Verstößen gegen Compliance-Vorgaben aus ihr und ihre Aktualität betrachtet.
2. Stelleneschreibung
2.1. Definition und deren Herleitung
Weder in der Praxis, noch in der Literatur gibt es eine einheitliche Definition oder eine Gestaltungsvorschrift von Stellenbeschreibungen, obwohl gemäß § 81 Abs. 1 Satz 1 BetrVG die Pflicht für den Arbeitgeber besteht, einen Mitarbeiter „über dessen ufgabe und Verantwortung sowie über die Art seiner Tätigkeit und ihre Einordnung in den rbeitsablauf des Betriebes zu unterrichten“. Durch diese Vorgabe hat sich bei dem Großteil der Arbeitgeber die erwartete Unterweisung der Angestellten die Schriftform durchgesetzt, da vornehmlich erst durch sie die Aufgaben und Ziele einer Stellenbeschreibung erreicht werden können, die im Verlauf dieser Hausarbeit noch thematisiert werden. Eine allgemeingültige Definition kann also auch die Gesetzgebung nicht aufbieten. Ein Widerspruch? Nein, denn der Gesetzgeber hat hier die Notwendigkeit erkannt, den Unternehmen freien Spielraum zu lassen, um dem jeweiligen Charakter einer Stellenbeschreibung gerecht zu werden, den das Unternehmen für sie vorsieht. Je nach Zielsetzung und Verwendungszweck unterscheiden sich die Stellenbeschreibungen von Unternehmen zu Unternehmen in ihrem Inhalt und Aufbau.1 Allerdings lassen sich, auch aufgrund der Vorgaben durch die Gesetzgebung, bestimmte Inhalte und Aufgaben ermitteln, die jede Stellenbeschreibung beinhalten und erfüllen sollte. Ausgehend von diesen Merkmalen sind bereits viele allgemeingültige Definitionen einer Stellenbeschreibung formuliert worden. So ist beispielsweise laut Herrn Prof. Dr.-Ing. Dipl.-Wirt.-Ing. Manfred Schulte-Zurhausen eine Stellenbeschreibung „eine formalisierte verbale Beschreibung einer Stelle hinsichtlich ihrer Ziele und Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sowie ihrer wichtigsten Beziehungen zu anderen Stellen“2.
2.2. Aufgaben und Ziele
Da die Formulierung von Stellenbeschreibungen nicht einheitlich geregelt ist, sind die Aufgaben und Ziele, die mit einer Stellenbeschreibung erfüllt und erreicht werden sollen, ebenso abhängig von dem jeweiligen Unternehmen und der zu beschreibenden Stelle. Doch auch hier lassen sich allgemein geltende Merkmale für Stellenbeschreibungen formulieren: Sie soll
- die einzelne Stelle im Unternehmen eingliedern3,
- die zur Stelle gehörenden Verantwortlichkeiten, Kompetenzen und Aufgaben klären und beschreiben4,
- dabei die Zuständigkeiten von anderen Stellen abgrenzen5,
- dennoch Beziehungen zu anderen Stellen verdeutlichen6,
- die gestellten Anforderungen an den Stelleninhaber beinhalten7 und
- Kriterien zur Bewertung der erbrachten Leistung des Stelleninhabers vorgeben8.
Die Stellenbeschreibung ist somit sowohl für den oder die Vorgesetzten, als auch für den einzelnen untergeordneten Mitarbeiter ein Hilfsmittel. Während dem Vorgesetzten durch die Stellenbeschreibung vor allem ein Hilfsmittel zur Bewertung der Leistung seiner Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wird und es ihm durch das Verfassen oder Lesen von Stellenbeschreibungen erleichtert wird, die Anforderungen an sein (neues) Personal zu überprüfen, dient sie dem untergeordneten Mitarbeiter zur Planung seiner Karriere und zur Klärung der Frage, ob die beschriebene Stelle zu ihm passen könnte.9 Doch vor allem kann er sich so leichter in seine neue Stelle einarbeiten, da dort die wichtigsten Aufgaben und Kompetenzen beschrieben sind und sein Verantwortungsbereich abgesteckt ist. Er sieht außerdem auf einen Blick, an wen er sich bei Problemen und Fragen wenden kann. Zudem ist nicht nur für den Vorgesetzten interessant zu sehen, nach welchen Kriterien die Leistung seiner Mitarbeiter überprüft wird, sondern mindestens genauso interessant ist es für den Mitarbeiter selbst zu sehen, woran er sich messen lassen muss.
2.3. Aufbau und Inhalt mit Muster
Eine Stellenbeschreibung ist also für mehrere Parteien von Interesse. Um es den Parteien innerhalb eines Unternehmens zu erleichtern, Stellenbeschreibungen zu lesen und zu vergleichen, sollte darauf geachtet werden, dass das genutzte Schema zur Erstellung von Stellenbeschreibungen eines Unternehmens identisch ist.10 Eine Schablone für alle Stellenbeschreibungen in einem Unternehmen lässt sich allerdings nicht erstellen. Dies liegt daran, dass je nach Hierarchieebene eine unterschiedliche Mischung aus Routineaufgaben und veränderlichen Aufgaben vorliegt. Je höher ein Mitarbeiter in der Hierarchie eines Unternehmens angesiedelt ist, desto weniger wird sich dieser mit Routineaufgaben beschäftigen und umso schwieriger ist es, seine Aufgaben zu beschreiben. Bei einer solchen Stellenbeschreibung verschiebt sich das Augenmerk von der Beschreibung von Aufgaben, hin zur Formulierung von Zielen, die durch diese Stelle erreicht werden sollen.11 Es kann also festgehalten werden, dass „Je stärker eine Stelle mit Routineaufgaben betraut ist, desto ausführlicher kann auch die Stellenbeschreibung vorgenommen werden“12.
Besonders wichtig ist für jede Stellenbeschreibung, dass sie „klar, eindeutig und unmissverständlich“13 formuliert wird, da nur dann die bereits beschriebenen Ziele und Aufgaben von ihr erfüllt werden können. Ist dies nicht der Fall, so kann es zu Problemen im Ablauf des Unternehmens kommen. Denkbar ist zum Beispiel, dass ein Mitarbeiter A täglich gemäß seiner Stellenbeschreibung die Verkaufszahlen des Vortages auswertet und an seinen Vorgesetzten weitergibt. Ein anderer Mitarbeiter B macht das gleiche. Er wertet die Zahlen ebenso aus und leitet sie an einen anderen Vorgesetzten weiter. Vorgesehen war die Erfüllung dieser Aufgabe durch Mitarbeiter B aber nur im Falle der Abwesenheit von Mitarbeiter A. Leider war diese Vorgabe nicht eindeutig aus der Stellenbeschreibung von Mitarbeiter B ersichtlich, sodass dieser fast täglich mit einer Aufgabe beschäftigt war, die bereits erledigt wurde.
Will man jedoch alle Eventualitäten in eine Stellenbeschreibung aufnehmen, so wird diese schnell zu einer mehrseitigen Lektüre. Zu bedenken ist bei dem Verfassen von Stellenbeschreibungen allerdings, dass „Mit dem Umfang der Stellenbeschreibung [..] der Pflegeaufwand, die Aktualität sowie die Flexibilität dieses Instrumentes [korrelieren]“14. Die Stellenbeschreibung wandelt somit zwischen einer möglichst vollständigen, aber sehr bürokratischen Darstellung einer Stelle einerseits und einer kurzen, aber dafür flexibleren und weniger bürokratischen Gestaltung der Stellenbeschreibung andererseits. Unternehmen müssen sich jedoch nicht für eine der beiden Seiten entscheiden. Vielmehr gehen sie einen Mittelweg zwischen den beiden Extremen.15 Jedes Unternehmen muss beziehungsweise kann sich die Elemente einer Stellenbeschreibung herausnehmen, die es für wichtig hält. Der Pool an möglichen Inhalten ist groß.16
Abbildung 1: Pool der Stellenbeschreibungsangaben
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
(Quelle: nach Schulte-Zurhausen, 2014, S. 527 f.)
Wie bereits beschrieben, kann sich nun jedes Unternehmen zu jeder Stelle seine Gedanken machen und entscheiden, welche Angaben in einer Stellenbeschreibung auftauchen sollen. Betrachtet man nun das folgende Muster zu einer Stelle als Umweltmanagementbeauftragter, erkennt man, dass längst nicht alle zur Verfügung stehenden Angaben auch tatsächlich eingesetzt werden.
Abbildung 2: Stellenbeschreibung Umweltmanagementbeauftragter I
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
(Quelle: Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg, Informationszentrum für betrieblichen Umweltschutz (IBU): Aufgabenbeschreibung, o. J. Stuttgart, in: http://www.bubw.de/?lvl=3029, 19.05.2015)
[...]
1 Vgl. Schulte-Zurhausen 2014, S. 526
2 Schulte-Zurhausen, 2014, S. 526
3 Vgl. Schewe; Bartscher, o.J.
4 Vgl. Schulte-Zurhausen, 2014, S. 526
5 Vgl. Schewe; Bartscher, o.J.
6 Vgl. Schulte-Zurhausen, 2014, S. 526
7 Vgl. Schulte-Zurhausen, 2014, S. 526
8 Vgl. Schulte-Zurhausen, 2014, S. 526
9 Vgl. Schewe, G.; Bartscher, T., o.J.
10 Vgl. Schulte-Zurhausen, 2014, S. 526
11 Vgl. Schulte-Zurhausen, 2014, S. 526
12 Schulte-Zurhausen, 2014, S. 526
13 Schulte-Zurhausen, 2014, S. 526
14 Siedenbiedel, 2014, S. 110
15 Vgl. Siedenbiedel, 2014, S. 110
16 Vgl. Schulte-Zurhausen, 2014, S. 527 f.