In dieser Arbeit wird ein fiktives Projekt beschrieben, indem die Vorgehensweise bei der Entwicklung des Workflows und Prüfung der Einsparpotentiale durch den Workflow am Beispiel einer Druckerei aufgezeigt wird.
Die abc-Druckerei ist eine vollstufige Akzidenzdruckerei, deren Produktportfolio neben den üblichen Akzidenzdrucksachen auch amtliche und nicht amtliche Formulare in gedruckter und elektronischer Form enthält (PDF-Datei). Vor circa 1,5 Jahren wurde zum Druck von Kleinstauflagen eine Digitaldruckmaschine angeschafft. Die Datenzuführung und die Bedienung der Digitaldruckmaschine geschieht durch die Mitarbeiter der Druckvorstufe.
Zu den Kunden der abc-Druckerei gehören auch Landes- bzw. Bundesbehörden mit vergleichbarer Auftragsstruktur und vergleichbarem Ablauf innerhalb der abc-Druckerei. Diese Behörden lassen in der abc-Druckerei neben ihren Broschüren und sonstigen Drucksachen auch die Visitenkarten für ihre Mitarbeiter im Digitaldruck erstellen.
Auf Initiative der abc-Druckerei hat die Geschäftsleitung dazu in einem Briefing mit einem der Kunden die Prüfung der Entwicklung eines elektronischen Bestellsystems mittels PDF-Formular (Datei) beschlossen. Der Kunde übernimmt dabei keine Kosten, die der abc-Druckerei entstehen. Bei Erfolg soll dieses System auch weiteren Kunden angeboten werden. Mit der Planung dieses Projektes wurde ich beauftragt. Bei der Durchführung des Projektes werde ich die Projektleitung übernehmen. Dabei soll das Projekt zusätzlich neben normalen Aufträgen durchgeführt werden und diese nicht behindern.
Inhaltsverzeichnis
- 1 Einleitung
- 1.1 Ausgangssituation in der abc-Druckerei
- 1.2 Die Beschreibung des Kunden
- 2 Zieldefinition
- 2.1 Anforderungen des Kunden
- 2.2 Die bestehenden technischen Gegebenheiten beim Kunden
- 2.2.1 Besonderheiten
- 2.3 Anforderungen der abc-Druckerei
- 2.4 Der zeitliche Rahmen
- 2.5 Zusammenfassung der Anforderungen
- 3 Analyse des Ist-Zustandes
- 3.1 Der bisherige Workflow
- 3.1.1 Die Auftragsannahme
- 3.1.2 Datenverarbeitung in der Druckvorstufe
- 3.2 Die Auftragsmenge
- 3.3 Der bisherige Zeitaufwand
- 3.3.1 Bearbeitungsdauer bei handschriftlich übermittelten Daten
- 3.3.2 Bearbeitungsdauer bei per Datei übermittelten Daten
- 3.3.3 Zusätzlicher Zeitaufwand durch Korrekturen bzw. Änderungen
- 3.4 Die Reklamationen
- 3.5 Zusammenfassung des Ist-Zustandes
- 4 Rechtliche Aspekte
- 4.1 Datenschutz
- 4.2 Nutzungsbestimmungen der Software
- 4.3 Verwenden von Schriften
- 4.4 Verwenden von Logos
- 5 Möglichkeiten der technischen Umsetzung des Formulars
- 5.1 Möglichkeiten der Datenerfassung
- 5.1.1 Formular in Listenform
- 5.1.2 Formular in der Gestaltung der Visitenkarte
- 5.2 Format der übermittelten Daten
- 5.2.1 Übermittlung als Gesamt-PDF
- 5.2.2 Übermittlung als Datensatz
- 5.3 Möglichkeiten der Datenübermittlung
- 5.3.1 Übermittlung per E-Mail
- 5.3.2 Übermittlung an einen Web-Server
- 5.4 Zusammenfassung und Empfehlung
- 6 Der neue Workflow
- 6.1 Darstellung des neuen Workflows
- 6.2 Der Ablauf beim Kunden
- 6.3 Zeitaufwand beim neuen Workflow
- 7 Planung des Zeit-, Personal- und Finanzbedarfs
- 7.1 Erstellung Zeitplan/Arbeitszeitaufwand/Projektplan
- 7.2 Erstellung Personalplan
- 7.3 Benötigte finanzielle Mittel
- 8 Einsparpotentiale durch den neuen Workflow
- 8.1 Zeitliches Einsparpotential beim Arbeitsablauf
- 8.2 Finanzielles Einsparpotential beim Arbeitsablauf
- 8.3 Zeitliches Einsparpotential bei den Reklamationen
- 8.4 Amortisation
- 8.5 Zusammenfassung der zeitlichen Einsparpotentiale
- 9 Fazit
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Dieses Projekt analysiert den bestehenden Workflow in einer fiktiven Druckerei und entwickelt einen optimierten Prozess zur Verbesserung von Effizienz und Wirtschaftlichkeit. Die Analyse basiert auf realen Erfahrungen des Autors. Das Hauptziel ist die Reduktion des Zeitaufwands und der Kosten sowie die Minimierung von Reklamationen.
- Analyse des aktuellen Workflows und identifizierte Schwachstellen
- Definition der Kunden- und Unternehmensanforderungen
- Entwicklung eines neuen, effizienteren Workflows
- Bewertung der rechtlichen Aspekte des neuen Prozesses
- Berechnung des Einsparpotentials durch den neuen Workflow
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Dieses einleitende Kapitel beschreibt die Ausgangssituation in der fiktiven abc-Druckerei und stellt den Kunden vor. Es legt den Grundstein für die nachfolgende Analyse und Optimierung des Workflow. Die Beschreibung der Ausgangssituation dient als Basis für die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen im weiteren Verlauf der Arbeit. Die Darstellung des Kunden liefert wichtige Informationen zu dessen Bedürfnissen und Anforderungen, welche die Grundlage für die Zieldefinition bilden.
2 Zieldefinition: Dieses Kapitel formuliert die Ziele des Projekts, basierend auf den Anforderungen des Kunden und den Gegebenheiten in der abc-Druckerei. Es definiert konkrete Ziele, wie die Reduktion von Zeitaufwand und Kosten sowie die Minimierung von Fehlern. Der zeitliche Rahmen wird ebenfalls festgelegt. Die Zusammenfassung der Anforderungen dient als Grundlage für die weitere Vorgehensweise.
3 Analyse des Ist-Zustandes: Dieses Kapitel analysiert den bestehenden Workflow der abc-Druckerei detailliert. Es werden die Auftragsannahme, die Datenverarbeitung und der Zeitaufwand untersucht, einschließlich der Bearbeitungszeit für unterschiedliche Datenübermittlungsmethoden und der Einfluss von Korrekturen. Die Anzahl der Reklamationen wird ebenfalls analysiert, um Schwachstellen aufzuzeigen. Diese Analyse bildet die Grundlage für die Entwicklung eines verbesserten Workflows.
4 Rechtliche Aspekte: Dieses Kapitel beleuchtet die rechtlichen Aspekte, die bei der Umsetzung des neuen Workflows zu beachten sind. Themen wie Datenschutz, die Nutzungsbestimmungen der verwendeten Software, die Verwendung von Schriften und Logos werden behandelt. Die Berücksichtigung dieser Aspekte ist essentiell für die rechtssichere Umsetzung des Projektes.
5 Möglichkeiten der technischen Umsetzung des Formulars: In diesem Kapitel werden verschiedene Möglichkeiten der technischen Umsetzung des Formulars untersucht, angefangen von der Datenerfassung bis hin zur Datenübermittlung. Es werden alternative Formate und Übertragungswege verglichen und eine Empfehlung für den optimalen Ansatz gegeben. Diese fundierte Analyse erleichtert die Entscheidung für die geeignetste technische Lösung.
6 Der neue Workflow: Dieses Kapitel präsentiert den neu entwickelten Workflow, der auf Basis der vorherigen Analysen und Erkenntnisse erstellt wurde. Es beschreibt detailliert den Ablauf des neuen Prozesses sowohl für den Kunden als auch für die abc-Druckerei, einschließlich des Zeitaufwands. Die Darstellung des neuen Workflows bildet das Kernstück des Projektes und zeigt die konkreten Verbesserungen auf.
7 Planung des Zeit-, Personal- und Finanzbedarfs: Dieses Kapitel beschreibt die detaillierte Planung des Projekts hinsichtlich Zeit, Personal und Finanzmitteln. Es beinhaltet die Erstellung eines Zeitplans, eines Personalplans und eine Kalkulation der benötigten finanziellen Mittel. Diese Planung sichert eine strukturierte und effiziente Projektdurchführung.
8 Einsparpotentiale durch den neuen Workflow: Dieses Kapitel analysiert die Einsparpotentiale des neuen Workflows im Hinblick auf Zeit und Kosten. Es quantifiziert die Einsparungen und berechnet den Amortisationszeitraum. Die detaillierte Darstellung der Einsparpotentiale unterstreicht den Nutzen des neuen Workflows.
Schlüsselwörter
Workflow-Optimierung, Druckerei, Prozessanalyse, Effizienzsteigerung, Kostenreduktion, Datenverarbeitung, Formulargestaltung, Rechtliche Aspekte, Zeitmanagement, Projektplanung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Workflow-Optimierung in der abc-Druckerei
Was ist der Gegenstand dieses Dokuments?
Dieses Dokument beschreibt ein Projekt zur Analyse und Optimierung des Workflows in einer fiktiven Druckerei namens abc-Druckerei. Ziel ist die Steigerung der Effizienz und Wirtschaftlichkeit durch die Reduktion von Zeitaufwand, Kosten und Reklamationen. Das Dokument beinhaltet eine umfassende Darstellung des bestehenden Workflows, die Entwicklung eines optimierten Prozesses und die Bewertung des Einsparpotenzials.
Welche Aspekte des bestehenden Workflows werden analysiert?
Die Analyse umfasst die Auftragsannahme, die Datenverarbeitung in der Druckvorstufe, die Auftragsmenge, den bisherigen Zeitaufwand (inklusive der Bearbeitungsdauer für handschriftliche und digitale Daten sowie den Mehraufwand durch Korrekturen), und die Anzahl der Reklamationen. Es wird ein detaillierter Ist-Zustand erhoben, um Schwachstellen zu identifizieren.
Wie wird der neue Workflow gestaltet?
Der neue Workflow wird in mehreren Schritten entwickelt. Zuerst werden die Anforderungen des Kunden und der Druckerei definiert. Dann werden verschiedene Möglichkeiten der technischen Umsetzung des Formulars (Datenerfassung, Datenformat, Datenübermittlung) untersucht und verglichen. Schließlich wird ein optimierter Prozess vorgestellt, der den Ablauf für den Kunden und die Druckerei detailliert beschreibt.
Welche rechtlichen Aspekte werden berücksichtigt?
Das Dokument berücksichtigt wichtige rechtliche Aspekte wie Datenschutz, Nutzungsbestimmungen der verwendeten Software, die Verwendung von Schriften und Logos. Diese Aspekte werden detailliert behandelt, um eine rechtssichere Umsetzung des neuen Workflows zu gewährleisten.
Welche Einsparpotenziale werden durch den neuen Workflow erwartet?
Der neue Workflow soll zu signifikanten Einsparungen bei Zeit und Kosten führen. Das Dokument quantifiziert diese Einsparpotenziale und berechnet den Amortisationszeitraum der Investitionen. Es werden sowohl die zeitlichen Einsparungen im Arbeitsablauf als auch die Reduktion des Zeitaufwands durch weniger Reklamationen berücksichtigt.
Welche Kapitel umfasst das Dokument?
Das Dokument ist strukturiert in neun Kapitel: Einleitung, Zieldefinition, Analyse des Ist-Zustandes, Rechtliche Aspekte, Möglichkeiten der technischen Umsetzung des Formulars, Der neue Workflow, Planung des Zeit-, Personal- und Finanzbedarfs, Einsparpotentiale durch den neuen Workflow und Fazit. Jedes Kapitel behandelt einen spezifischen Aspekt der Workflow-Optimierung.
Welche Schlüsselwörter beschreiben den Inhalt des Dokuments?
Schlüsselwörter, die den Inhalt des Dokuments prägnant beschreiben, sind: Workflow-Optimierung, Druckerei, Prozessanalyse, Effizienzsteigerung, Kostenreduktion, Datenverarbeitung, Formulargestaltung, Rechtliche Aspekte, Zeitmanagement, Projektplanung.
Wo finde ich detaillierte Informationen zu den einzelnen Kapiteln?
Das Dokument enthält eine Zusammenfassung der Kapitel, die jeweils die wichtigsten Punkte des entsprechenden Kapitels erläutert. Für detaillierte Informationen zu den einzelnen Aspekten der Workflow-Optimierung wird auf die jeweiligen Kapitel im vollständigen Dokument verwiesen.
Für wen ist dieses Dokument relevant?
Dieses Dokument ist relevant für alle, die sich mit Workflow-Optimierung in Druckereien oder ähnlichen Branchen befassen, insbesondere für Entscheidungsträger, die an der Verbesserung von Effizienz und Wirtschaftlichkeit interessiert sind. Es dient als Grundlage für die Umsetzung eines optimierten Prozesses und bietet detaillierte Informationen zur Planung und Umsetzung.
Wie wird die Umsetzung des neuen Workflows geplant?
Die Umsetzung des neuen Workflows wird durch detaillierte Planung in Bezug auf Zeit, Personal und finanzielle Mittel unterstützt. Es wird ein Zeitplan, ein Personalplan und eine Kalkulation der benötigten finanziellen Mittel erstellt, um eine strukturierte und effiziente Projektdurchführung zu gewährleisten.
- Arbeit zitieren
- Oliver Frenkel (Autor:in), 2015, Optimierung von Arbeitsabläufen bei der elektronischen Datenerfassung, München, GRIN Verlag, https://www.hausarbeiten.de/document/320107
