In dieser Arbeit wird ein fiktives Projekt beschrieben, indem die Vorgehensweise bei der Entwicklung des Workflows und Prüfung der Einsparpotentiale durch den Workflow am Beispiel einer Druckerei aufgezeigt wird.
Die abc-Druckerei ist eine vollstufige Akzidenzdruckerei, deren Produktportfolio neben den üblichen Akzidenzdrucksachen auch amtliche und nicht amtliche Formulare in gedruckter und elektronischer Form enthält (PDF-Datei). Vor circa 1,5 Jahren wurde zum Druck von Kleinstauflagen eine Digitaldruckmaschine angeschafft. Die Datenzuführung und die Bedienung der Digitaldruckmaschine geschieht durch die Mitarbeiter der Druckvorstufe.
Zu den Kunden der abc-Druckerei gehören auch Landes- bzw. Bundesbehörden mit vergleichbarer Auftragsstruktur und vergleichbarem Ablauf innerhalb der abc-Druckerei. Diese Behörden lassen in der abc-Druckerei neben ihren Broschüren und sonstigen Drucksachen auch die Visitenkarten für ihre Mitarbeiter im Digitaldruck erstellen.
Auf Initiative der abc-Druckerei hat die Geschäftsleitung dazu in einem Briefing mit einem der Kunden die Prüfung der Entwicklung eines elektronischen Bestellsystems mittels PDF-Formular (Datei) beschlossen. Der Kunde übernimmt dabei keine Kosten, die der abc-Druckerei entstehen. Bei Erfolg soll dieses System auch weiteren Kunden angeboten werden. Mit der Planung dieses Projektes wurde ich beauftragt. Bei der Durchführung des Projektes werde ich die Projektleitung übernehmen. Dabei soll das Projekt zusätzlich neben normalen Aufträgen durchgeführt werden und diese nicht behindern.
Inhaltsverzeichnis
- Abkürzungen/ Glossar
- 1 Einleitung
- 1.1 Ausgangssituation in der abc-Druckerei
- 1.2 Die Beschreibung des Kunden
- 2 Zieldefinition
- 2.1 Anforderungen des Kunden
- 2.2 Die bestehenden technischen Gegebenheiten beim Kunden
- 2.2.1 Besonderheiten
- 2.3 Anforderungen der abc-Druckerei
- 2.4 Der zeitliche Rahmen
- 2.5 Zusammenfassung der Anforderungen
- 3 Analyse des Ist-Zustandes
- 3.1 Der bisherige Workflow
- 3.1.1 Die Auftragsannahme
- 3.1.2 Datenverarbeitung in der Druckvorstufe
- 3.2 Die Auftragsmenge
- 3.3 Der bisherige Zeitaufwand
- 3.3.1 Bearbeitungsdauer bei handschriftlich übermittelten Daten
- 3.3.2 Bearbeitungsdauer bei per Datei übermittelten Daten
- 3.3.3 Zusätzlicher Zeitaufwand durch Korrekturen bzw. Änderungen
- 3.4 Die Reklamationen
- 3.5 Zusammenfassung des Ist-Zustandes
- 4 Rechtliche Aspekte
- 4.1 Datenschutz
- 4.2 Nutzungsbestimmungen der Software
- 4.3 Verwenden von Schriften
- 4.4 Verwenden von Logos
- 5 Möglichkeiten der technischen Umsetzung des Formulars
- 5.1 Möglichkeiten der Datenerfassung
- 5.1.1 Formular in Listenform
- 5.1.2 Formular in der Gestaltung der Visitenkarte
- 5.2 Format der übermittelten Daten
- 5.2.1 Übermittlung als Gesamt-PDF
- 5.2.2 Übermittlung als Datensatz
- 5.3 Möglichkeiten der Datenübermittlung
- 5.3.1 Übermittlung per E-Mail
- 5.3.2 Übermittlung an einen Web-Server
- 5.4 Zusammenfassung und Empfehlung
- 6 Der neue Workflow
- 6.1 Darstellung des neuen Workflows
- 6.2 Der Ablauf beim Kunden
- 6.3 Zeitaufwand beim neuen Workflow
- 7 Planung des Zeit-, Personal- und Finanzbedarfs
- 7.1 Erstellung Zeitplan/Arbeitszeitaufwand/Projektplan
- 7.2 Erstellung Personalplan
- 7.3 Benötigte finanzielle Mittel
- 8 Einsparpotentiale durch den neuen Workflow
- 8.1 Zeitliches Einsparpotential beim Arbeitsablauf
- 8.2 Finanzielles Einsparpotential beim Arbeitsablauf
- 8.3 Zeitliches Einsparpotential bei den Reklamationen
- 8.4 Amortisation
- 8.5 Zusammenfassung der zeitlichen Einsparpotentiale
- 9 Fazit
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Diese Arbeit befasst sich mit der Optimierung des Arbeitsablaufs in einer fiktiven Druckerei, der abc-Druckerei, anhand eines konkreten Beispiels: der Erstellung von Visitenkarten. Ziel ist es, durch die Implementierung eines neuen Workflows die Effizienz des Prozesses zu steigern, die Bearbeitungszeit zu verkürzen und gleichzeitig Kosten zu senken.
- Analyse des bestehenden Workflows und Identifizierung von Schwachstellen
- Entwicklung eines neuen, optimierten Workflows unter Einbezug digitaler Tools und Prozesse
- Bewertung der rechtlichen Rahmenbedingungen, insbesondere des Datenschutzes
- Berechnung der Einsparpotentiale durch den neuen Workflow und Amortisation
- Zusammenfassung der Ergebnisse und Empfehlungen für die Umsetzung des neuen Workflows
Zusammenfassung der Kapitel
Die Arbeit beginnt mit einer Einführung in die Ausgangssituation der abc-Druckerei und stellt den Kunden sowie dessen Anforderungen vor. Anschließend werden die Ziele des Projekts und die wichtigsten technischen Gegebenheiten beim Kunden erläutert. Kapitel 3 analysiert den bestehenden Workflow und identifiziert Schwachstellen, wie z.B. die Bearbeitungszeit und die Anzahl der Reklamationen. Kapitel 4 befasst sich mit den rechtlichen Aspekten des Projekts, insbesondere dem Datenschutz, Nutzungsbestimmungen der Software und dem Umgang mit Schriften und Logos. In Kapitel 5 werden verschiedene Möglichkeiten der technischen Umsetzung des Formulars, der Datenerfassung und Datenübermittlung vorgestellt. Kapitel 6 beschreibt den neuen Workflow, seine Abläufe und den zu erwartenden Zeitaufwand. Kapitel 7 befasst sich mit der Planung des Zeit-, Personal- und Finanzbedarfs für die Implementierung des neuen Workflows. In Kapitel 8 werden die Einsparpotentiale durch den neuen Workflow analysiert und die Amortisation berechnet.
Schlüsselwörter
Die Arbeit konzentriert sich auf die Optimierung von Workflows in der Druckindustrie. Dabei spielen digitale Werkzeuge und Prozesse eine wichtige Rolle. Die zentralen Schlüsselbegriffe sind: Druckvorstufe, Workflow-Optimierung, digitale Prozesse, Datenerfassung, Datenübermittlung, Zeitmanagement, Kostenoptimierung, Einsparpotentiale, Amortisation.
- Arbeit zitieren
- Oliver Frenkel (Autor:in), 2015, Optimierung von Arbeitsabläufen bei der elektronischen Datenerfassung, München, GRIN Verlag, https://www.hausarbeiten.de/document/320107
