1. Das Recruitment Management als entscheidender Erfolgs-Faktor
2. Die Personalwirtschaft und ihre Aufgaben
3. Das Recruitment Management und seine Aufgaben
3.1. Die Personal-Planung
3.1.1. Die Personal-Bestandserfassung
3.1.2. Die Personal-Bestandsplanung
3.1.3. Die Personal-Bedarfsplanung
3.1.4. Das Anforderungs-Profil für eine Stelle
3.1.5. Die Stellen-Beschreibung
3.2. Die Personal-Suche
3.2.1. Die interne Personal-Suche ohne Arbeitsplatz-Veränderung
3.2.2. Die interne Personal-Suche mit Arbeitsplatz-Veränderung
3.2.3. Die externe Personal-Suche
3.3. Die Bewerbungs-Unterlagen
3.3.1. Das Deckblatt
3.3.2. Das Anschreiben
3.3.3. Das Bewerbungs-Foto
3.3.4. Der Lebenslauf
3.3.5. Die „Dritte Seite“
3.3.6. Verzeichnis der Zeugnisse, Weiterbildungsbelege und Referenzen
3.3.7. Die Analyse der Bewerbungsunterlagen
3.3.8. Analyse der Dienstzeugnisse: Inhalte und verschlüsselte Angaben
3.4. Das Vorstellungs-Gespräch
3.4.1. Rechtliche Aspekte zum Vorstellungs-Gespräch
3.4.2. Zielgerichtete Gesprächs-Vorbereitung
3.4.3. Ziele eines Vorstellungs-Gesprächs
3.4.4. Weitere wichtige Vorbereitungs-Aspekte
3.4.5. Organisation und Ablauf des Vorstellungs-Gesprächs
3.4.6. Fragetechniken zur Steuerung des Vorstellungs-Gesprächs
3.5. Die Personal-Auswahl
4. Der Personal-Einsatz: Planung, Umsetzung und Kontrolle
5. Literaturverzeichnis
Die Personal-Beschaffung ist ein fundamentaler Erfolgs-Faktor hinsichtlich der Er- reichung und Nachhaltigkeit der sozialen und wirtschaftlichen Ziele eines Unter- nehmens. Mit seinem Personal steht und fällt der Erfolg eines Unternehmens, denn es sind schließlich die Menschen, die seine Wertschöpfungs-Prozesse ver- antworten und mittels ihrer Tätigkeiten durchführen. Von der Qualität der Beleg- schaft hängt die Effizienz und Effektivität der Wertschöpfungsketten eines Unter- nehmens stark ab. Das Personal ist und bleibt auch weiterhin ein unersetzlicher Produktionsfaktor. Einersets können die Wertschöpfungs-Prozesse nicht, hin- sichtlich der Rentabilität, Wirtschaftlichkeit und technischen Machbarkeit, durch- gängig automatisiert und von Computern gesteuert werden. Anderseits fehlt es den künstlich intelligenten Maschinen an der erforderlichen Kreativität um innova- tive Produkte, gemäß der sich ständig ändernden Entwicklungs-Anforderungen des Marktes, zu entwickeln.
Es sind Menschen die den Markt gänzlich bestimmen und als anpassungsfähige, „intelligente Maschinen“ die komplexen Zusammenhänge der sich, im Rahmen der Globalisierung und der allmächtigen Internet-Kommunikation, rasch wandelnden Markt-Bedingungen analysieren und verstehen können, um somit das erfolgreiche Weiterleben eines Unternehmens, als Grundlage und Voraussetzung ihrer eigenen erfolgreichen Existenz, nachhaltig sichern müssen.
Daraus lässt sich die Wichtigkeit des Personnel-Recruitment-Prozesses zur aktiven Gestaltung, Optimierung und Erhaltung des Unternehmens-Erfolgs schließen. Daraus geht ebenfalls hervor, warum das Recruitment Management eines Unternehmens alles unternimmt um die besten, hinsichtlich der Stellen-Anforderungen geeignetsten und auf dem Arbeits-Markt zur Verfügung stehenden Kandidaten, für das Unternehmen zu gewinnen.
Aber nicht nur die Personal-Beschaffung gehört zu den entscheidenden ErfolgsFaktoren eines Unternehmens, sondern auch die Personal-Planung und die Personal-Einsatz-Planung im Unternehmen. Das Recruitment Management befasst sich mit der Gestaltung und Durchführung dieser drei Haupt-Prozesse, die in dieser Semesterarbeit beschrieben und erklärt werden.
Die Personalwirtschaft ist der Teilbereich der Betriebswirtschaftslehre der sich mit den Personen in einem Unternehmen, unter Berücksichtigung wirtschaftlicher und sozialer Aspekte, befasst. Hauptziel und Kernthema der Personalwirtschaft sind die Erfüllung der betriebswirtschaftlichen Ziele eines Unternehmens durch den Einsatz von geeignetem Personal. Demzufolge richten sich ihre Aufgaben nach den Interessen aller betriebswirtschaftlichen Disziplinen. Sie hat folgende Haupt- aufgaben:1
- Planung des Personal-Bedarfs
- Beschaffung bzw. Recruitment des Personals
- Planung des Personal-Einsatzes
- Personal-Entwicklung
- Personal-Freisetzung
- Personal-Führung
- Personal-Entlohnung
- Beurteilung des Personals
- Verwaltung des Personals
Das ökonomische Ziel der Personalwirtschaft ist die Gewinn-Maximierung mittels der Personalkosten-Minimierung. D.h., der optimale Personal-Einsatz in Kombination mit anderen Produktionsfaktoren im Unternehmen.2
Das soziale bzw. humanitäre Ziel der Personalwirtschaft ist die optimale Gestal- tung der materiellen und immateriellen Arbeitsbedingungen im Unternehmen. Dieses Ziel gewinnt zunehmend an Wichtigkeit und stellt einen entscheidenden Erfolgsfaktor zur Gewinnung und Bindung wertvoller Human Ressourcen dar. Zu den materiellen Arbeitsbedingungen zählen z.B. die Entlohnung sowie die Ausstat- tung der Arbeitsplätze unter Berücksichtigung der Arbeitssicherheit und der Ergo- nomie. Zu den immateriellen Arbeitsbedingungen zählen z.B. die gesamte Unter- nehmenskultur, eine optimale „Work-Life-Balance“, die Gestaltung der Arbeitszei- ten, die Chancen zur persönlichen und fachlichen Weiter-Entwicklung.3
Das Recruitment Management bzw. Rekrutierungs-Management besteht aus den ersten drei Hauptaufgaben der Personalwirtschaft, nämlich aus der PersonalPlanung, -Beschaffung und -Einsatz. Als Prozesskette dargestellt besteht das Recruitment -Management aus folgenden Haupt-Prozessen:4
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 1: Die Haupt-Prozesskette des Recruitment-Management
Der Personalplan ist ein Teil der Unternehmens-Planung und richtet sich nach den anfallenden Aufgaben und Tätigkeiten als Funktionen der Wertschöpfungskette des Unternehmens.
Aus Sicht der Prozess-Organisation kann man sich ein wesentliches Bild zur Qualität der unterschiedlichen Aufgaben- bzw. Tätigkeits-Kategorien eines Unternehmens machen. Man unterscheidet zwischen:
- Management- und Führungs-Aufgaben zur Bewältigung der Management- Prozesse
- Kern-Aufgaben zur Bewältigung der Kernprozesse
- Unterstützungs-Aufgaben zur Bewältigung der Unterstützungs-Prozesse
Aus Sicht der Ablauf-Organisation eines Unternehmens kann die Quantität und Qualifikation, des zur Bewältigung aller anfallenden Aufgaben und Tätigkeiten erforderlichen Personals, bestimmt oder geplant werden.
Die Personal-Planung bildet somit das unerlässliche Informations-Gerüst für den Prozess der Personal-Beschaffung hinsichtlich der optimalen Bewerkstelligung der Wertschöpfungskette im Unternehmen.
Die Personalplanung baut auf drei Stufen, nämlich die PersonalBestandserfassung, -Bestandsplanung und -Bedarfsplanung.
Die Personal-Bestandserfassung ermittelt die Quantität der im Unternehmen vorhandenen Qualifikationen sowie der vorhandenen Qualifikations-Entwicklungs- Potenziale. Dazu behilft man sich z.B. mit der direkten Datenerhebung durch direkt vorgesetzte Abteilungsleiter und Linienleiter.5 Die gewonnene Information kann dann zur Erstellung eines IST-Profils durch das Personal-Management, der im Unternehmen vorhandenen Qualifikationen und deren Entwicklungs-Potenziale in Verbindung mit der Quantität des beschäftigten Personals verwendet werden. Somit wird ein transparentes Bild des Personal-Bestandes, hinsichtlich seiner Qualität und Quantität, als Ausgangsbasis für die nächsten Stufen der PersonalBestandsplanung und -Bedarfsplanung geschaffen.
Die Personal-Bestandsplanung baut auf den Daten der Personal-Bestands- Erfassung und befasst sich mit der Dynamik des Personal-Lebenszyklus und -der Personal-Entwicklung im Unternehmen. Dazu behilft man sich mit der Szenario- technik zur Planung der möglichen Qualifikations- und Quantitäts-Veränderungen des im Unternehmen bereits beschäftigten Personals. So z.B. werden Planungs- Szenarios bezüglich der Personal-Veränderungen aufgrund von Kündigungen, in- nerbetrieblichen Veränderungen, Urlaub, Krankheit, Erziehungs-Urlaub, betriebs- bedingten Kündigungen und altersbedingtem Ausscheidens erstellt.6
Die Personal-Bedarfsplanung baut auf den Daten der Personal-Bestands- Erfassung und der -Bestandsplanung. Sie befasst sich mit der Ermittlung des qualitativen und quantitativen Personal-Bedarfs aufgrund notwendiger Unterneh- mens-Veränderungen im Anforderungs-Rahmen seiner sich ständig verändernden Geschäfts-Umwelt. Sie behilft sich dazu mit der Szenariotechnik um die Bedarfs- Veränderungen zu planen und um daraus z.B. ein SOLL-Profil des erforderlichen oder nicht mehr erforderlichen Personals, hinsichtlich Qualifikationen und Quanti- tät, zu erstellen. Anhand eines wie auf Abbildung 2 dargestellten SOLL-IST-Profil- Vergleichs werden dann entsprechende Personal-Maßnahmen, wie z.B. die Per- sonal-Entwicklung, Stellen-Schaffung oder -Streichung sowie die entsprechende Personal-Beschaffung oder Personal-Entlassung, in einem festgelegten Planungszeitraum getroffen.7
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 2: Das SOLL-IST-Anforderungs-Profil einer Abteilung8
Die systematische Zusammenfassung der Stellen-Qualifikations-Anforderungen als direkte Ergebnisse der Personal-Bestands und -Bedarfsplanung, geschieht in Form eines Anforderungs-Profils. Dieses Personal-Planungsinstrument erfasst, auf transparente, neutralisierte und standardisierte Weise, alle Kompetenz- Anforderungen an die Mitarbeiter und Bewerber einer bereits existierenden oder geplanten Stelle. Es ist eine Soll-Beschreibungen der Fähigkeiten und Kompeten- zen für die optimale Aufgabenerfüllung einer Stelle und dient somit als Maßstab für die Mitarbeiterauswahl.9
„Das Anforderungsprofil sollte auf alle Fälle folgende Informationen enthalten:
a) Formale Anforderungen an die Stelleninhaber (Vorbildung, Abschlüsse, Zertifikate, bei manchen Positionen, z.B. Projektleitung und Stellvertretung, auch Berufserfahrung)
b) Fachliche Kompetenz (Wissen, Fähigkeiten, Erfahrungen)
c) Soziale Kompetenz (Teamfähigkeit, Konfliktfähigkeit)
d) Pers ö nliche Kompetenz (Wissen um eigene Grenzen, Risikobewusstsein, Kritikfähigkeit)
e) Methodenkompetenz (Arbeitstechniken, Strategisches Denken)
f) F ü hrungskompetenz (Durchsetzungsvermögen, Überzeugungskraft)“10
Das individuelle Anforderungsprofil der spezifischen Stelle eines Unternehmens bildet die Ausgangsbasis für eine erfolgreiche Personal-Auswahl. Die Erstellung des Stellen-Anforderungs-Profils sollte durch den direkten Vorgesetzten erfolgen.
Die Stellen-Beschreibung ist ein organisatorisches Personal-Planungsinstrument und dient neben dem Anforderungs-Profil als wesentliches Informationsgerüst zur Gestaltung einer Stellenanzeige.
„Eine Stellenbeschreibung gibt Auskunft über die organisatorische Eingliederung und die hierarchische Einordnung mit Stellvertreterregelung, den Zweck der Stelle, die zu erfüllenden Aufgaben, die zugewiesenen Kompetenzen (Rechte) und Verantwortlichkeiten (Pflichten) einer Stelle sowie ihre Beziehungen zu anderen Stellen und legt die formalen Arbeitsrollen fest, die der oder die jeweilige(n) Stelleninhaber wahrzunehmen haben.“11
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 3: Check-Liste des Informations-Inhalts einer Stellen-Beschreibung12
Die Einbeld sollte durch ergänzende Oettung der Stelle in das ablauf- und aufbauorganisatorische Unterneh- mens-Umfrganigramme in der Stellenbeschreibung gesichert werden.13
Die Vorteile einer exakten Stellenbeschreibung sind hauptsächlich:14
- Ein klar definierter Handlungs- und Entscheidungsspielraum hinsichtlich der erforderlichen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten
- Die Vermeidung von Kompetenzkonflikten
- Genauere Stellenausschreibung, Arbeitsbewertung bzw. Entgelt, Stellenbe- setzung und Personalentwicklung
- Eine leichtere, transparentere Mitarbeiter-Einarbeitung
Die Personal-Suche ist der erste Schritt im Prozess der Personal-Beschaffung, „der auf der Personal-Planung aufbaut und sich mit der Planung, Organisation, Umsetzung und Kontrolle der Einstellungsaktivitäten neuer Arbeitnehmer beschäf- tigt“.15
Die Personal-Beschaffung beginnt also mit der Personal-Suche. Man unterscheidet zwischen folgenden zwei Suchmethoden:16
- Interne Suche: Unternehmensintern, mit oder ohne Personalbewerbung
- Externe Suche: Unternehmensextern, mit oder ohne Personalbewerbung
In der folgenden Gegenüberstellung werden die wichtigsten Unterschiede zwischen der internen und der externen Personal-Suche angedeutet:
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Im Folgenden werden die wichtigsten Methoden der internen und externen Personal-Suche erwähnt und kurz beschrieben.
Hier handelt es sich um die innerbetriebliche Personal-Suche zur Deckung eines temporären Personal-Bedarfs durch bereits eingestellte und entsprechend qualifizierte Mitarbeiter. Sie erfolgt meistens ohne interne Stellenausschreibung und nach kurzfristiger Absprache, kann aber auch im Arbeitsvertrag geregelt werden. Sie wird mittels folgender Methoden bewerkstelligt:17
- Durch Leisten von Mehrarbeit bzw. von Ü berstunden: Üblich bei kleineren Betrieben, aber das darf nicht zum Dauerzustand im Unternehmen werden, da sich die Mitarbeiter auch wieder erholen müssen.
- Durch Gleitzeit und „ Flex-Time “ Arbeitszeiten: Je nach Auftragslage kön-nen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten an das anfallende Arbeitsvolumen an- passen. Üblich in großen Betrieben, die geleisteten Überstunden können in wertvolle Freizeit umgewandelt werden. Mittlerweile ein sehr verbreitetes und beliebtes System, da einerseits kein zusätzlicher Abrechnungs- Aufwand entsteht und anderseits weil die Mitarbeiter als flexible Arbeitskräf- te eingesetzt werden können und dem Unternehmen viel Geld sparen.
- Durch Verschiebung des Urlaubs: Nur in Extrem-Fällen machbar, denn es können somit hohe Storno-Kosten eines im Voraus geplanten Urlaubs in Anspruch gestellt werden. Bei Mitarbeitern mit Familie kann so etwas zu Spannungen im persönlichen Umfeld führen.
[...]
1 vgl. Knapp, Eckhard, Rekrutierungsmanagement, 2010, S.22
2 vgl. Knapp, Eckhard, Rekrutierungsmanagement, 2010, S.22-23
3 vgl. Knapp, Eckhard, Rekrutierungsmanagement, 2010, S.23-24
4 vgl. Knapp, Eckhard, Rekrutierungsmanagement, 2010, S.22
5 vgl. Hotter, Siegfried, „Phase 1: Die PE-Bedarfsanalyse“ in: Systematische Personal-Entwicklung im Rahmen eines betrieblichen Change Prozesses, 2010, S.20-21
6 vgl. Knapp, Eckhard, Rekrutierungsmanagement, 2010, S.29
7 vgl. Hotter, Siegfried, „Phase 1: Die PE-Bedarfsanalyse“ in: Systematische Personal-Entwicklung im Rahmen eines betrieblichen Change Prozesses, 2010, S.20-22
8 Quelle: Maier, Norbert, Erfolgreiche Personalgewinnung und Personalauswahl, 2009, EXCELTools- Anhang: Anforderungsprofil.xls
9 vgl. Knapp, Eckhard, Rekrutierungsmanagement, 2010, S.31
10 EPM, Das Anforderungsprofil für eine Stelle, Stand: 07/2008, S.31
11 Knapp, Eckhard, Rekrutierungsmanagement, 2010, S.33-34
12 Quelle: ITSD Consulting GmbH, ACTUS-ExpertenSystem, Juli 2012, S.1
13 vgl. Knapp, Eckhard, Rekrutierungsmanagement, 2010, S.34
14 vgl. ITSD Consulting GmbH, ACTUS-ExpertenSystem, Juli 2012, S.1
15 Knapp, Eckhard, Rekrutierungsmanagement, 2010, S.38
16 vgl. Knapp, Eckhard, Rekrutierungsmanagement, 2010, S.39-40
17 vgl. Knapp, Eckhard, Rekrutierungsmanagement, 2010, S.41-42
