[...] Andererseits besteht in der
Automatisierung ein enormes Kosteneinsparungspotenzial2, das bei der derzeitigen finanziellen
Situation vieler öffentlicher Institutionen nicht nur erwünscht sondern notwendig ist.
Dabei wird der Einsatz von Informationstechnologie (IT) in der öffentlichen Verwaltung
schon seit Jahren erprobt und im zunehmenden Maße praktiziert.3 Die Anfänge reichen bis
in die 80er Jahre zurück, als Pilotprojekte zur Unterstützung der Vorgangsbearbeitung in
der Verwaltungen durchgeführt wurden.4 Als Plattform für die Umsetzung von Projekten
im Electronic Government (e-Government) hat die Bundesregierung die Initiative „Bund-
Online2005“ ins Leben gerufen. Die bei der Gründung im Jahre 2000 von Bundeskanzler
Gerhard Schröder proklamierte Vision: „Die Daten sollen laufen, nicht die Bürger“, ist seitdem
das Leitmotto für Vorhaben in diesem Bereich. Die Initiative hat sich zum Ziel gesetzt,
„alle onlinefähigen Dienstleistungen der Bundesverwaltung bis 2005 elektronisch verfügbar
zu machen.“5 Dies soll bis 2005 rund 400 Serviceangebote der Bundesverwaltung betreffen.
6 Bei der IT-gestützten Realisierung von entsprechenden Dienstleistungen spielt das
Workflow Management (WM) eine maßgebliche Rolle.
Ziel der vorliegenden Ausarbeitung ist es, aufbauend auf einer allgemeinen Einführ ung in
das WM, die besonderen Problemstellungen innerhalb der Verwaltung zu untersuchen.
Nach einer kurzen Betrachtung der Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung,
werden die organisatorischen Rahmenbedingungen und Anforderungen an die technische
Umsetzung beschrieben. In diesem Zusammenhang wird besonders auf die rechtlichen Vorschriften
und die verwaltungsspezifischen Anforderungen ein. Der Hauptteil konzentriert
sich jedoch auf die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der Verwaltung, welche im Rahmen
einer sogenannten Zielarchitektur veranschaulicht wird.
Abschließend wird an Hand einer Fallstudie die Thematik dargestellt.
2 Ahrend, Voss (2000), S. 52f.
3 Vgl. Engel (2000), S. 391.
4 Vgl. Engel (1999), S. 144.
5 http://www.bund.de/BundOnline-2005-.6164.htm. [Stand: 2003-04-25].
6 http://www.kbst.bund.de/SAGA -,182/start.htm. [Stand 2003-04-25].
Inhaltsverzeichnis
- Motivation
- Grundlagen des WM
- WM in der Verwaltung
- Grundkonzepte der Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung
- Rollen und Phasen der Vorgangsbearbeitung
- Anforderungen und Rahmenbedingungen an ein WMS in der Verwaltung
- Zielarchitektur der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung in der Verwaltung
- Übernahme und Nachweis von Eingängen
- Zuweisung der Eingänge
- Registrieren und Ablegen, Bereitstellen und Aussondern von Schriftgut
- Weiterleitung im Geschäftsgang
- Entwurfserstellung und Bearbeitung
- Entwurfskommentierung
- Kontrollfunktion
- Zentrale Dienste
- Fallstudie „Media@Komm Esslingen“
- Grundlagen
- Beteiligte Personen
- Ablaufende Prozesse
- Auszutauschende Daten
- Anwendungsszenario
- Zusammenfassung, Fazit
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Die vorliegende Ausarbeitung untersucht die spezifischen Herausforderungen des Workflow Managements (WM) im Kontext der öffentlichen Verwaltung. Sie zielt darauf ab, die Besonderheiten der Vorgangsbearbeitung im öffentlichen Sektor zu beleuchten und die Anforderungen an ein technisches Workflow-Management-System (WMS) zu definieren. Neben einer allgemeinen Einführung in das WM werden die rechtlichen Rahmenbedingungen und organisatorischen Aspekte der Verwaltungsprozesse betrachtet.
- Die Besonderheiten der Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung
- Anforderungen an ein WMS in der Verwaltung
- Die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung und ihre Zielarchitektur
- Rechtliche Rahmenbedingungen und organisatorische Aspekte
- Fallstudie „Media@Komm Esslingen“ als Anwendungsbeispiel
Zusammenfassung der Kapitel
- Motivation: Dieses Kapitel erläutert die wachsende Bedeutung der Automatisierung von Verwaltungsabläufen in Kommunen, Ländern und Bund. Es werden die steigenden Anforderungen an staatliche Institutionen und das Kosteneinsparungspotenzial durch IT-Einsatz hervorgehoben. Die Initiative „Bund-Online2005“ und die Rolle des Workflow Managements (WM) im Kontext von Electronic Government (e-Government) werden vorgestellt.
- Grundlagen des WM: Dieses Kapitel bietet eine allgemeine Einführung in die Konzepte und Prinzipien des Workflow Managements. Es werden verschiedene Aspekte des WM-Prozesses, wie z.B. Modellierung, Automatisierung und Steuerung, beleuchtet.
- WM in der Verwaltung: In diesem Kapitel werden die Besonderheiten der Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung im Detail untersucht. Es werden die wichtigsten Grundkonzepte, die Rollen und Phasen der Vorgangsbearbeitung sowie die spezifischen Anforderungen an ein WMS in der Verwaltung behandelt.
- Zielarchitektur der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung in der Verwaltung: Dieses Kapitel stellt eine detaillierte Zielarchitektur für die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der Verwaltung vor. Es werden verschiedene Funktionsbereiche, wie z.B. Übernahme und Nachweis von Eingängen, Zuweisung, Registrierung und Weiterleitung, beschrieben.
- Fallstudie „Media@Komm Esslingen“: Dieses Kapitel illustriert die Thematik des Workflow Managements anhand einer konkreten Fallstudie. Es zeigt die Anwendung des WM im Kontext des virtuellen Bauamts Esslingen und beleuchtet die beteiligten Personen, ablaufenden Prozesse und die auszutauschenden Daten.
Schlüsselwörter
Die wichtigsten Schlüsselwörter dieser Ausarbeitung sind Workflow Management (WM), Workflow-Management-Systeme (WMS), IT-gestützte Vorgangsbearbeitung, öffentliche Verwaltung, Electronic Government (e-Government), Anforderungen, Zielarchitektur, Fallstudie, Media@Komm Esslingen. Die Arbeit befasst sich mit der Anwendung des WM in der Verwaltung, um Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Sie untersucht die spezifischen Herausforderungen und Möglichkeiten der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung im öffentlichen Sektor.
- Quote paper
- Torsten Huebsch (Author), 2003, Workflowmanagement in der Verwaltung, Munich, GRIN Verlag, https://www.hausarbeiten.de/document/14376
