In dieser Hausarbeit wird der Verwaltungsprozess „Gewährung von Unterhaltsvorschussleistungen“ des Jugendamtes des Landkreises O analysiert. Damit verbunden wird die Frage betrachtet, was eine solche Analyse bringen kann, um den Prozess weiterzuentwickeln und zu optimieren. Zuerst wird auf die Theorie hinter der Prozessanalyse eingegangen, beispielweise auf die Prozessmodellierung durch ereignisgesteuerte Prozessketten. Im Anschluss wird diese Theorie auf den genannten Verwaltungsprozess im Landkreis O angewendet, gegliedert in Prozessaufnahme und Prozessmodellierung. Abschließend erfolgt eine Bewertung des Prozesses und eine Erklärung möglicher Verbesserungen.
Mit Wirkung vom 01.07.2017 wurde das Unterhaltsvorschussrecht von der Bundesregierung reformiert. Der Kreis der berechtigten Leistungsempfänger nach dem Unterhaltsvorschussgesetz (UVG) wurde dabei von Kindern bis zur Vollendung des zwölften Lebensjahres auf Kinder bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres erweitert. Durch die Ausweitung des Kreises der Anspruchsberechtigten kam es zu einer enormen Fallzahlensteigerung in ganz Deutschland. So ist der Kreis der anspruchsberechtigten Kinder und Jugendlichen im Vergleich von Dezember 2016 bis März 2018 um über 300.000 gestiegen.
Zum einen ergeben sich dadurch finanzielle Auswirkungen auf die öffentlichen Haushalte. Zum anderen werden natürlich auch die personellen und sachlichen Ressourcen des Landkreises verstärkt gefordert, um die Bearbeitung der gestiegen Fallzahlen gewährleisten zu können.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Theorie der Prozessanalyse
2.1 Prozessmodellierung durch Ereignisgesteuerte Prozessketten
2.2 Bewertung eines modellierten Prozesses
3 Prozessaufnahme und -modellierung am Beispiel des Verwaltungsprozesses „Gewährung von Unterhaltsvorschussleistungen“
3.1 Prozessaufnahme
3.2 Prozessmodellierung
4 Prozessbewertung des Verwaltungsprozesses „Gewährung von Unterhaltsvorschussleistungen“
4.1 Elektronische Antragsstellung
4.2 Elektronische Akte
5 Fazit
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit analysiert den Verwaltungsprozess der „Gewährung von Unterhaltsvorschussleistungen“ im Jugendamt des Landkreises O, um Schwachstellen zu identifizieren und Optimierungspotenziale durch E-Government-Ansätze aufzuzeigen.
- Methodische Grundlagen der Prozessanalyse mittels Ereignisgesteuerter Prozessketten (EPK).
- Detaillierte Aufnahme und grafische Modellierung des bestehenden Verwaltungsverfahrens.
- Bewertung der aktuellen Abläufe unter Berücksichtigung von Digitalisierungsmöglichkeiten.
- Untersuchung der Potenziale elektronischer Antragsstellung und elektronischer Aktenführung.
- Ableitung von Empfehlungen für eine effizientere Prozessgestaltung im öffentlichen Dienst.
Auszug aus dem Buch
3.1 Prozessaufnahme
Der Prozessablauf wird im zweiten Schritt verbal beschrieben. Hier wird auf den Ablauf der „Gewährung von Unterhaltsvorschussleistungen“ im Jugendamt des Landkreises O eingegangen. Die Grundlagen sollten bei den Unterhaltsvorschusskassen in Deutschland gleich sein. Es kann natürlich an einigen Stellen zu Abweichungen kommen.
Der Antrag auf Unterhaltsvorschussleistungen wird vom alleinerziehenden Elternteil (ET) gestellt. Die Daten werden in der hauseigenen Standardsoftware „KDO-Jugendwesen“ erfasst, die Bewilligungs- und die Heranziehungsakte werden angelegt.
Die Anspruchsvoraussetzungen werden geprüft. Liegen diese nicht vor, wird ein Ablehnungsbescheid erstellt und versendet. Liegen die Voraussetzungen grds. vor, wird der unterhaltsverpflichtete Elternteil (anderer ET) durch PZU in Verzug gesetzt.
Im Anschluss wird geprüft ob die Situation des alleinerziehenden ETs geklärt ist und ob noch Unterlagen fehlen. Sollten Informationen fehlen, werden diese nachgefordert. Zudem wird eine Durchschrift des Verzugsschreibens mitgesendet. Sind die Informationen vollständig, wird nur die Durchschrift versendet.
Der andere ET kann nun erklären, dass er bereits Unterhalt zahlt. Sollte dies der Fall sein, wird ein Nachweis angefordert. Wir dieser erbracht, wird der Antrag auf Unterhaltsvorschussleistungen abgelehnt. Wird der Nachweis nicht erbracht bzw. der andere ET reagiert bereits vorher nicht oder er erklärt zahlungsunfähig zu sein, erfolgt die Bewilligung des Antrages.
Die Bewilligung wird mit Hilfe des Programmes erstellt und versendet. Sollte ein Erstattungsanspruch einer anderen Behörde vorliegen, wird der Anspruchsbetrag zuerst dorthin zahlbar gemacht, ansonsten an den alleinerziehenden ET. Wenn die Auszahlung erfasst wurde, erfolgt die Auszahlung über die Kreiskasse nach entsprechender Auszahlungsanordnung in einem Zahllauf. Zudem wird eine Wiedervorlage zur jährlichen Überprüfung der Anspruchsvoraussetzungen eingetragen.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Diese Einleitung erläutert die gesetzliche Reform des Unterhaltsvorschussrechts von 2017 und die daraus resultierende Herausforderung steigender Fallzahlen für das Jugendamt des Landkreises O.
2 Theorie der Prozessanalyse: In diesem Kapitel werden die theoretischen Grundlagen der Prozessanalyse sowie die Methode der Ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK) als Instrument zur Schwachstellenanalyse vorgestellt.
3 Prozessaufnahme und -modellierung am Beispiel des Verwaltungsprozesses „Gewährung von Unterhaltsvorschussleistungen“: Hier erfolgt die konkrete verbale Prozessbeschreibung sowie die grafische Modellierung des gesamten Vorgangs, von der Antragstellung bis zur möglichen Pfändung.
4 Prozessbewertung des Verwaltungsprozesses „Gewährung von Unterhaltsvorschussleistungen“: Das Kapitel evaluiert den Ist-Zustand des Prozesses und prüft Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung durch E-Government, insbesondere mittels elektronischer Antragsstellung und E-Akte.
5 Fazit: Das Fazit fasst zusammen, dass die Prozessanalyse mittels EPK ein effektives Instrument zur Identifizierung von Optimierungspotenzialen darstellt, wobei insbesondere die Digitalisierung langfristig zu Entlastungen führen kann.
Schlüsselwörter
Prozessanalyse, Unterhaltsvorschuss, Ereignisgesteuerte Prozesskette, E-Government, Digitalisierung, Verwaltung, Prozessmodellierung, E-Akte, Fallzahlensteigerung, Jugendamt, Effizienzsteigerung, Prozessorientierung, Elektronische Antragsstellung, Sachbearbeitung, Rechtliche Zulässigkeit.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser wissenschaftlichen Arbeit grundlegend?
Die Arbeit beschäftigt sich mit der Analyse und Optimierung des Verwaltungsprozesses zur Gewährung von Unterhaltsvorschussleistungen im Jugendamt des Landkreises O.
Was sind die zentralen Themenfelder der Analyse?
Die Schwerpunkte liegen auf der Prozessmodellierung mittels Ereignisgesteuerter Prozessketten (EPK), der Identifikation von Schwachstellen und der Evaluation von Digitalisierungsstrategien innerhalb der öffentlichen Verwaltung.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Ziel ist es zu untersuchen, wie durch eine systematische Prozessanalyse und den Einsatz von E-Government-Lösungen eine effizientere Bearbeitung der gestiegenen Fallzahlen im Unterhaltsvorschussbereich erreicht werden kann.
Welche wissenschaftliche Methode wird zur Analyse verwendet?
Die Autorin nutzt die Methode der Ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK), um den komplexen Verwaltungsvorgang grafisch abzubilden und visualisierbare Engpässe und Medienbrüche aufzuzeigen.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in eine verbale Prozessbeschreibung, die grafische Modellierung des Prozesses und eine anschließende Bewertung hinsichtlich elektronischer Antragswege und der Einführung einer elektronischen Aktenführung.
Welche Schlagworte charakterisieren diese Arbeit?
Die Arbeit wird maßgeblich durch die Begriffe Prozessanalyse, Unterhaltsvorschuss, Digitalisierung, E-Government und Prozessmodellierung geprägt.
Wie kann eine elektronische Antragstellung rechtlich begründet werden?
Die Arbeit verweist auf § 36a SGB I, der es ermöglicht, die Schriftform durch eine elektronische Form (etwa via qualifizierter elektronischer Signatur) zu ersetzen, sofern die Anforderungen des Gesetzes erfüllt sind.
Welche spezifischen Vorteile sieht die Autorin in der Einführung einer E-Akte?
Die E-Akte reduziert Medienbrüche, spart Druck- sowie Papierkosten und ermöglicht den Sachbearbeitern den direkten Zugriff auf alle notwendigen Daten am Bildschirm, was die Bearbeitungszeit signifikant verkürzen kann.
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- Anonym (Author), 2019, Analyse des Verwaltungsprozesses "Gewährung von Unterhaltsvorschussleistungen" im Jugendamt, Munich, GRIN Verlag, https://www.hausarbeiten.de/document/1334871
