Abkürzungsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Tabellenverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Ausgangssituation und Problemstellung
1.2 Zielsetzung und Aufbau der Arbeit
2 Theoretische Grundlagen des elektronischen Beschaffungsprozesses
2.1 Begriffsdefinitionen
2.1.1 E-Procurement
2.1.2 E-Sourcing
2.1.3 E-Business
2.2 Entwicklung zum E-Procurement
2.2.1 Traditioneller Beschaffungsprozess
2.2.2 Beschaffungsprozess mit Hilfe einer E-Procurement-Lösung
2.2.3 Geeignete Artikel für E-Procurement-Anwendungen
2.3 Gegenüberstellung von E-Procurement-Lösungen
2.3.1 Sell-Side-Lösung
2.3.2 Buy-Side-Lösung
2.3.3 Elektronische Marktplätze
2.4 Ziele und Herausforderungen einer E-Procurement-Lösung
2.4.1 Quantitative Vorteile
2.4.2 Qualitative Vorteile
2.4.3 Mögliche Herausforderung bei einer Umstellung des Beschaffungsvorgangs
3 E-Procurement im ausgewählten Unternehmen
3.1 Struktur des aktuellen Beschaffungsprozesses
3.2 Probleme und Schwachstellen
3.3 Anforderungen an eine E-Procurement-Lösung
3.4 Auswahlkriterien für das Lastenheft
4 Möglichkeiten der strategischen Weiterentwicklung des elektronischen Beschaffungsprozesses im ausgewählten Unternehmen
4.1 Betrachtung und Vergleich ausgewählter Anbieter
4.1.1 E-Ordering Anbieter mit Marktplatzmodell
4.1.2 E-Sourcing Anbieter mit ERP-integriertem-Katalogsystem
4.1.3 Klassifizierung der verschiedenen Anbieter
4.2 Mögliche Zukunftslösung eines E-Procurement-Systems der
5 Fazit und Ausblick
Literaturverzeichnis
Anhang
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 1: Traditioneller Beschaffungsprozess
Abbildung 2: Gegenüberstellung der Beschaffungsprozesse
Abbildung 3: Typische ABC-Analyse
Abbildung 4: Sell-Side-Lösung
Abbildung 5: Buy-Side-Lösung
Abbildung 6: Katalogbasierter Marktplatz
Abbildung 7: Rechnung Einsparpotenzial durch E-Procurement
Tabelle 1: Konflikte des aktuellen Beschaffungsprozesses
Tabelle 2: Definition der Kriterien für das Lastenheft
Tabelle 3: Erläuterung der definierten Kriterien
Tabelle 4: Paarvergleich
Tabelle 5: Nutzwertanalyse
Unterbrochene Lieferketten, ein zu geringer Vorrat an Produktionsmitteln oder geschlossene Produktionshallen: Wenn indirekte oder direkte Bedarfe fehlen, steht am Ende womöglich die Produktion still. Dies stößt vor allem unternehmensintern auf Unverständnis und sorgt für Reibungspunkte. Der Lockdown in den letzten Monaten hatte insbesondere für den Einkauf von Unternehmen gravierende Auswirkungen und führte bei vielen zu einem Hinterfragen der bisherigen Beschaffungsstrategie.1
Dabei wird besonders deutlich, dass die Digitalisierung im Einkauf in vielen Unternehmen noch immer nicht umgesetzt wurde und noch viel zu wenig verbreitet ist. Gut ausgebildete Einkäufer mit entsprechenden fachlichen Qualifikationen sind oft Mangelware und am Arbeitsmarkt sehr gefragt. Der operative Einkauf soll dabei immer mehr automatisiert werden, um die Beschaffungsprozesse effizienter gestalten zu können.2
Eine Erkenntnis aus der Krise könnte sein, dass die Digitalisierung im Mittelstand einen extremen Schub bekommen hat und die Bereitschaft hin zu digitalen Prozessen gestiegen ist. So wird aus der Studie des World Economic Forum deutlich, dass rund 86 Prozent der befragten Unternehmen die Digitalisierung von Arbeitsprozessen beschleunigen wollen.3 Wenn man zusätzlich beachtet, dass durch E-Procurement-Lösungen die Prozesskosten durchschnittlich um 50 Prozent gesenkt werden können, macht es durchaus Sinn, sich mit einer konkreten Umsetzungsstrategie zu beschäftigen.4
Gerade im indirekten Einkauf werden in vielen Unternehmen die Prozesse noch manuell abgebildet und nicht digital unterstützt. Dies liegt oft an der mangelnden Veränderungsbereitschaft und daran, dass Unternehmen die verfügbaren Systeme als zu kostspielig empfinden. Zudem wird die Umsetzung als zu komplex eingeschätzt, obwohl der Aufwand für die am Markt befindlichen Systeme überschaubar ist bzw. oft ohne eigene Software möglich ist.5
Vor diesen Herausforderungen steht auch die Firma XXX, ein führender Hersteller von Schnellkupplungssystemen für industrielle Anwendungen. Hier wurden die Einkaufsprozesse trotz gleichzeitig steigendem Unternehmenswachstum stark vernachlässigt. Durch zunehmende Bedarfsmengen konnten zwar bessere Einkaufspreise erzielt werden, allerdings wurden die Kosten für die Prozessabwicklung nicht im gleichen Maße beachtet und der Anteil an nicht-wertschöpfender Tätigkeit ist enorm gestiegen. Gerade im Bereich der C-Artikel beschäftigen sich oft gut ausgebildete Einkäufer mit trivialen Aufgaben und wenden viel Zeit für einfache Bestellabwicklungen auf. Umso wichtiger ist es, dass hier so wenig Zeit wie möglich aufgewendet wird und die Prozesse weitestgehend automatisiert werden.6 Wenn man beachtet, dass XXX keine eigene Fertigung unterhält und 100 Prozent des direkten und indirekten Materials zugekauft werden, steuert der Einkauf einen erheblichen Wertbeitrag zum Unternehmensergebnis bei. Der Hebel für Einsparungen ist gerade im Bereich der Prozessabwicklung enorm, da hier allein über den bisherigen Webshop ein Beschaffungsvolumen von ca. 232.500€ mit rund 1500 Bestellungen pro Jahr abgewickelt wird.
Unter Beachtung dieser Punkte stellt sich die Frage, wie unter Berücksichtigung der aktuell am Markt verfügbaren E-Procurement-Lösungen der elektronische Beschaffungsprozess von C-Artikeln bei der XXX effizienter gestaltet werden kann.
Ziel dieser Seminararbeit ist es, die Struktur des bisherigen Beschaffungsprozess von C-Artikeln bezüglich Optimierungspotenzialen und Prozessverbesserungen für die Firma XXX weiterzuentwickeln. Die Arbeit soll als Entscheidungsstütze bei der Auswahl einer neuen E-Procurement-Lösung dienen.
Zunächst werden die theoretischen Grundlagen erörtert, um ein grundsätzliches Verständnis für die unterschiedlichen Begrifflichkeiten rund um das Thema E-Procurement zu erhalten. Im Folgenden wird der traditionelle Beschaffungsprozess dem Prozess des E-Procurements gegenübergestellt, um klarzumachen, wo die Unterschiede liegen und welche Teilschritte bei der elektronischen Beschaffung entfallen. Darauf aufbauend werden Artikelgruppen beschrieben, für welche sich eine solche Form der Beschaffung eignet. Hier kommen vor allem die standardisiert beschreibbaren Produkte in Frage.
Anschließend werden drei verschiedene Umsetzungsmöglichkeiten von E-Procurement-Lösungen erläutert und die jeweiligen Vor- bzw. Nachteile bewertet. Auch auf die quantitativen und qualitativen Ziele sowie auf mögliche Herausforderungen und Barrieren, die mit der Umstellung einher gehen können, wird hingewiesen.
Im praktischen Teil der Seminararbeit soll zunächst auf die Ist-Situation des derzeitigen Beschaffungsprozesses bei XXX eingegangen werden sowie Probleme und Schwachstellen veranschaulicht werden. Infolgedessen werden die Anforderungen an eine verbesserte E-Procurement-Anwendung sowie die Auswahlkriterien für ein mögliches Lastenheft definiert. Nachdem die Kriterien definiert wurden, besteht der letzte Schritt der Arbeit darin, diese Kriterien mittels der Paarwertmethode gemäß ihrer Bedeutung zu gewichten. Anschließend wird der bisherige Anbieter mit Hilfe der Nutzwertanalyse mit vier branchenbekannten Wettbewerbern verglichen. Am Ende werden die Ergebnisse der Seminararbeit zusammengefasst und ein Ausblick gegeben, wie die gewonnenen Erkenntnisse zukünftig verwendet werden können.
Für die nachfolgenden Betrachtungen zum E-Procurement ist es erforderlich, zunächst die unterschiedlichen Begrifflichkeiten rund um den elektronischen Beschaffungsprozesses voneinander abzugrenzen und klar zu definieren.
Der Begriff Electronic Procurement kommt aus dem Englischen und bedeutet übersetzt, die Beschaffung auf elektronischem Wege. E-Procurement hat seinen Ursprung in den 70er Jahren und ist eng mit der Entwicklung der Informationstechnologie und der daraus entstandenen Systeme verbunden.7 Die elektronische Beschaffung umfasst „den gesamten Beschaffungsvorgang mittels web-orientierter Technologien“.8
Der gesamte operative Beschaffungsvorgang, von der Bedarfsanfrage bis hin zur Bezahlung, soll hierbei durch einen elektronischen Ablauf ersetzt werden, wodurch Unternehmen die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen teilweise oder voll umfänglich automatisieren können.
„E-Procurement ermöglicht den elektronischen Einkauf von Produkten bzw. Dienstleistungen durch ein Unternehmen über digitale Netzwerke. Durch den Einsatz von innovativen Informations- und Kommunikationstechnologien wird die Abwicklung des strategischen und operativen Beschaffungsprozesses unterstützt“.9
Unter E-Sourcing versteht man die strategische Beschaffung von Waren und Dienstleistungen über elektronische Marktplätze und mit Hilfe von elektronischen Werkzeugen. Ziel ist es, den strategischen Beschaffungsprozess effizienter zu gestalten und zu optimieren. E-Sourcing umfasst die Spezifikation der Bedarfe, die Vorauswahl geeigneter Lieferanten, die Ausschreibung sowie die automatisierte Angebotsbewertung und das strategische Lieferantenmanagement. Der Kern ist dabei das Auswählen und Zusammenführen geeigneter Handelspartner auf einer virtuellen Handelsplattform.10
Weitestgehend wird mit E-Business der Handel von Waren über Online-Plattformen verbunden. Allerdings umschließt das Electronic Business weit mehr als nur den reinen Handel. Es enthält dabei die komplette Abwicklung von Geschäftsprozessen mittels web-orientierter Technologien. Der Begriff umfasst dabei die durchgängige Abwicklung aller Geschäftsprozesse über die gesamte Wertschöpfungskette. Von Entwicklung über Beschaffung bis hin zu Marketing und Vertrieb, sowie die Vernetzung mit Lieferanten und Kunden.11
Wie in vielen anderen Wirtschaftsbereichen, lässt sich der Prozess der Beschaffung in einen strategischen und operativen Prozess unterteilen und setzt sich aus einer Vielzahl von Prozessschritten zusammen. Die konkreten Aufgaben des strategischen Beschaffungsprozesses gehen dabei weit über den reinen Kauf und die Bezahlung von Waren und Dienstleistungen hinaus. Es sollen die Leistungen der Lieferanten vergleichbar gemacht werden, Optimierungspotenziale aufgedeckt werden sowie die Einkaufskosten reduziert werden. Des Weiteren ist der strategische Beschaffungsprozess maßgeblich für die effiziente Erfüllung der operativen Beschaffungsaufgaben verantwortlich und trägt zur Schaffung von Wertschöpfungs- und Innovationspotenzialen bei. Der operative Beschaffungsprozess sieht die korrekte Durchführung und Einhaltung des zuvor geschlossenen Vertrages vor.
Traditionell beginnt der Prozess immer mit der Feststellung eines Bedarfs, welcher in der Regel durch ein Enterprise Resource Planning (ERP) System an die Einkaufsabteilung übermittelt wird. Dabei kann dieser Bedarf durch eine Unterdeckung des Lagers oder einen Ad-Hoc-Bedarf entstehen.
Infolgedessen prüft die Einkaufsabteilung den Bedarf hinsichtlich Spezifikationen, holt sich Angebote von geeigneten Lieferanten ein und vergleicht diese. Bei Bedarf werden diese nachverhandelt und notwendige Anpassungen und Ergänzungen mit dem Lieferanten abgeklärt. Wenn sichergestellt wurde, dass der Lieferant in der Lage ist den Auftrag termingerecht zu erfüllen, wird sich auf einen Lieferanten festgelegt und die Bestellung generiert. Dabei kann die Übermittlung klassischerweise per Post, Fax oder E-Mail erfolgen.
Im Idealfall sendet der Auftragnehmer dem Auftraggeber anschließend eine Auftragsbestätigung zu, in der die vorher festgelegten Parameter der Bestellung wie z.B. der Preis, der Liefertermin und die Lieferkonditionen bestätigt werden. Bei Abweichung muss die Einkaufsabteilung mit dem Lieferanten Kontakt aufnehmen und eine Klärung und anschließende Übereinkunft herstellen.
Weiterhin überwacht der Einkauf die Einhaltung des Liefertermins und die bedarfsgerechte Anlieferung. Nach der Anlieferung findet eine Wareneingangsprüfung statt, in der die Ware auf Vollständigkeit und Unversehrbarkeit geprüft wird. Nachdem die Lieferung eingebucht wurde, findet im letzten Schritt die Rechnungsprüfung, Freigabe und Zahlung statt.
Die eingehende Rechnung wird von der Finanzbuchhaltung (Fibu) den jeweiligen Kostenstellen zugeordnet und zur Prüfung an den jeweiligen Fachbereich weitergeleitet. Wenn diese auf Richtigkeit geprüft wurde, wird Sie freigegeben und anschließend von der Fibu bezahlt.12
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 1: Traditioneller Beschaffungsprozess [13]
Betrachtet man den Workflow der klassischen Beschaffung näher, wird schnell deutlich, dass hier viele Prozessteilnehmer notwendig sind, um einen reibungslosen Ablauf gewährleisten zu können. Außerdem umfasst der Prozess einige Medienbrüche und ist geprägt von administrativen Tätigkeiten, wodurch die Einkäufer mit nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten belastet werden und vorhandene Potenziale verschwendet werden.
Dies wirft die Frage auf, wie der Prozess effizienter gestaltet werden kann und welche Prozessschritte entfallen können?
Die Beschaffung über ein E-Procurement-System ist in der Regel ein Katalogsystem, welches in das ERP-System des Unternehmens integriert ist. Die Daten werden hier von der Bedarfsanforderung bis hin zur Zahlung der Rechnung ohne Medienbruch im eigenen EDV-System bzw. vielleicht sogar im System des Lieferanten verarbeitet.
Zunächst ruft der Besteller über das integrierte System den Warenkorb auf und wählt sich die gewünschten Artikel aus.
Anschließend wird ein Bestellformular erzeugt, welches die notwendigen Informationen zur Bestellung enthält. Über einen Genehmigungsworkflow wird die Bestellung automatisch an den gewünschten Lieferanten weitergeleitet. Die Auftragsüberwachung wird hierbei komplett von dem System übernommen und der Besteller bekommt nur bei Abweichungen eine Information. Nachdem die Ware angeliefert wurde, erfolgt die Rechnungslegung automatisch über das System. Der Besteller bestätigt durch die Freigabe den Wareneingang und den Rechnungsbetrag, wobei dieser sich mit dem Bestellwert decken muss. Nach erfolgreicher Freigabe wird die Rechnung automatisch an die Fibu weitergeleitet und die Zahlung erfolgt mittels Gutschriftverfahren.
Eine weitere Möglichkeit ist die Beschaffung über eine externe Plattform von einem C-Artikel-Dienstleister, welche nicht in das Warenwirtschaftssystem des Unternehmens integriert ist. Hier bestellt der Bedarfsträger online über die jeweilige Kostenstelle die benötigten Artikel.
Generell muss sich bei der Beschaffung über ein E-Procurement-System die Frage gestellt werden, ob das System in die bestehende Infrastruktur eingebunden werden soll oder ob über eine externe Plattform wie beispielsweise über einen Online-Marktplatz bezogen werden soll. Hierzu soll im weiteren Verlauf genauer eingegangen werden.
Anmerkung der Redaktion: Diese Abbildung wurde aus urheberrechtlichen Gründen entfernt.
Abbildung 2: Gegenüberstellung der Beschaffungsprozesse [14]
Die oben dargestellte Gegenüberstellung verdeutlicht auf einen Blick die zentralen Vorteile einer E-Procurement-Lösung im Vergleich zum traditionellen Beschaffungsprozess. Auf die quantitativen sowie qualitativen Vorteile soll im weiteren Verlauf der Arbeit näher eingegangen werden.
Der Beschaffungsprozess ist bei den meisten Unternehmen abhängig von der Wichtigkeit des zu beschaffenden Gutes. Hierbei wird oft zwischen direkten und indirekten Gütern unterschieden. Während direkte Güter wie beispielsweise Rohstoffe oder Zukaufteile unmittelbar in das Endprodukt einfließen und am Entstehungsprozess beteiligt sind, handelt es sich bei indirekten Gütern um Produkte oder Materialien, die nicht direkt in das Endprodukt einfließen. Hierzu zählen unter anderem Büroartikel, Schmierstoffe oder auch Werkzeuge für die Produktion.
Hierbei spricht man oft von „C-Artikeln“, welche ihren Ursprung in der ABC-Analyse haben. Hier werden die eingekauften Güter in die drei Kategorien A, B und C unterteilt, was der Methode ihren Namen gibt.
[...]
1 Vgl. Dörfler (2020)
2 Vgl. Bogaschewsky (2019), S. 160 f.
3 Vgl. Boksch (2020)
4 Vgl. Helfrich (2019), S. 44
5 Vgl. Helfrich (2019), S. 45
6 Vgl. Boksch (2020)
7 Vgl. Stoll (2007), S. 7 f.
8 Helfrich, (2019), S. 7
9 Kollmann (2020), S. 159
10 Vgl. Stoll (2008), S. 62 f.
11 Vgl. BMWi (2010), S. 5
12 Vgl. Kollmann (2020), S. 194 ff.
13 Kollmann (2020), S. 195
14 Helfrich (2019), S. 49
