Abbildungsverzeichnis
Tabellenverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
1. Einleitung
1.1. Relevanz des Themas und Ziel der Arbeit
1.2. Aufbau der Arbeit
2. Begriffserläuterung und theoretische Grundlagen
2.1. Unternehmensplanspiel TOPSIM
2.2. Abgrenzung Personalwirtschaft
2.3. Personalbedarfsplanung
2.4. Personalentwicklung
2.5. Strategische Unternehmensführung
3. Darstellung der Strategie des Unternehmens 3
4. Darstellung und Umsetzung der Strategie im Bereich Personalbedarfsplanung
5. Handlungsempfehlung für die Personalbedarfsplanung
6. Zusammenfasung
7. Kritische Reflektion der Arbeit
Literaturverzeichnis
Abbildung 1 Strategieraster nach Pümpin (vgl. Teilnehmerhandbuch Topsim)
Tabelle 1 Nettopersonalbedarfsplanung (eigene Darstellung).
Tabelle 2 Auslastung Fertigungsmitarbeiter (eigene Darstellung)
Tabelle 3 Bruttopersonalbedarf (eigene Darstellung)..
Tabelle 4 Fortgeschriebener Personalbestand (eigene Darstellung)
Tabelle 5 Nettopersonalbedarf (eigene Darstellung)
Tabelle 6 Schulungsbudget Fertigungsmitarbeiter (eigene Darstellung)
u.a. unter anderem
d.h. das heißt
z.B. zum Beispiel
EUR Euro
MEUR Millionen Euro
Bzw. beziehungsweise
Die folgende Arbeit befasst sich mit der strategischen Personalplanung und der Umsetzung dieser Strategie im Planspielunternehmen 3. Im Rahmen der Arbeit werden die verschiedenen Personalthemen erläutert und die Strategie des Unternehmens 3 erklärt. Aufgrund des eingeschränkten Umfangs des Assignments wird der Fokus im Bereich Personal auf die Personalbedarfsplanung gelegt.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird das generische Maskulinum verwendet. Sämtliche Personenbezeichnung beziehen sich auf alle Geschlechter.
Die Wirtschaft ist in den letzten Jahren immer komplexer, schneller und unvorhersehbarer geworden. Unternehmen stehen in der Zeit der Digitalisierung und der Industrie 4.0 vor neuen unbekannten Herausforderungen. Zusätzlich befindet sich Deutschland mitten im Demografischen Wandel. Aufgrund dessen und des aktuellen Fachkräftemangels ist das Thema Personal von besonderer Aktualität. Der Schlüssel zum Wachstum und zum Bestehen eines Unternehmens sind die Mitarbeiter, da diese Einflüsse auf alle Unternehmensabläufe haben.1 Ein Unternehmen ist von der Leistung jedes einzelnen Mitarbeiters abhängig und lebt durch die Ideen und Innovationen qualifizierter und motivierter Mitarbeiter. Um in der Zukunft zu bestehen und sich mit einem Wettbewerbsvorsprung von der Konkurrenz absetzen zu können ist besonders die Produktqualität und Servicequalität wichtig. Um dieses gewährleisten zu können muss u.a. auch der Personalbedarf gedeckt sein, um die geplante Absatzmenge herstellen zu können. In dieser Arbeit wird der Fokus besonders auf den Bereich Personalbedarfsplanung gelegt. Außerdem ist ein weiteres Ziel der Arbeit die Erläuterung und Reflexion der Strategie im Unternehmen 3. Es soll insbesondere auch untersucht werden, ob durch den Einsatz einer Personalbedarfsplanung der Unternehmenserfolg unterstützt wird.
Die wissenschaftliche Arbeit besteht aus vier Teilen. Der erste Teil widmet sich der Erläuterung von Grundlagen sowie die Vorstellung des Planspielprogramms TOPSIM. Im Fokus des zweiten Teils steht die Einordnung, wie der Erfolg eines Unternehmens vom Bereich Personal abhängt. Danach erfolgt der Fokus auf die Personalbedarfsplanung sowie deren Methoden. Desweiteren folgt eine Beschreibung der Personalstrategie sowie eine Analyse der Umsetzung im Unternehmen 3. Daraufhin gibt der Autor eine Handlungsempfehlung ab. Am Ende der Arbeit werden die Themen nochmals kurz zusammengefasst und kritische Reflektion verfasst.
Im Folgenden werden einige wichtige Begriffe, welche im Zusammenhang mit der Arbeit stehen, definiert. So wird eine Grundlage für die spätere Thematik geschaffen.
Zu den wichtigsten Faktoren in dieser wissenschaftlichen Arbeit zählt die Unternehmenssimulation TOPSIM. Das Programm TOPSIM ist ein digitales Unternehmensplanspiel, dass die Situation in einem realistischen Unternehmen darstellt. Die Teilnehmer bilden zusammen den Unternehmensvorstand, welcher für die Führung der Rickards AG, eines Unternehmens in der Fahrstuhlbranche, verantwortlich ist.2 Innerhalb der sechs Spielperioden können die Teilnehmer viele strategische und organisatorische Entscheidungen treffen, die das gesamten Unternehmen und dessen Erfolg beeinflussen. Als Hilfestellung zur Entscheidung steht nach jeder Runde eine Wirtschaftsnachricht zu Verfügung. Darin stehen zu jedem Geschäftsjahr Prognosen zu den erwarteten wirtschaftlichen Entwicklungen. Die Entscheidungen der Konkurrenzteams beeinflussen die wirtschaftlichen Marktentwicklungen zusätzlich. Ziel des Planspiels ist es, ein Verständnis für Unternehmensführung zu entwickeln, betriebsübergreifendes Handeln zu lernen und zu verstehen, was eine einzelne Entscheidung für Unternehmen ausmachen kann.
Die Personalwirtschaft hat immer eine essenzielle Funktion in einem Unternehmen, da ohne diese ein Unternehmen nicht auf dem Markt überleben kann. Die Personalwirtschaft ist im Unternehmen der Bereich, der die Verantwortung für alle Personalangelegenheiten übernimmt.
Die Personalbedarfsplanung ist eine komplexe planerische Aufgabe.3 Mit der Personalbedarfsplanung wird bestimmt, wie viel Bedarf ein Unternehmen an quantitativen und qualitativen Mitarbeitern und Führungskräften, die über bestimmte Qualifikationen verfügen, hat.4 Dieser Bedarf wird von vielen internen und externen Faktoren beeinflusst.5 Externe Faktoren sind z.B. Branchenentwicklung oder technologischer Fortschritt. Zu den internen Faktoren zählen z.B. der Betriebsrat oder die Unternehmensentwicklung.6 Zudem werden in der Personalbedarfsplanung auch Angaben über die Zeitpunkte bzw. Zeiträume und den Arbeitsort gemacht also wann und wo das Personal benötigt wird.7 Die Personalbedarfsplanung ist eng mit den Themen Mitarbeitergewinnung, -entwicklung und -freisetzung verbunden.8 Daher stellt die Personalbedarfsplanung einen wesentlichen Teil für weitere Aufgabenbereiche im Personalmanagement dar. Diese ist eine Voraussetzung, um in anderen Aufgabenbereichen besser planen zu können. Mit der Personalplanung wird der Fokus daraufgelegt, dass alle Mitarbeiter und Führungskräfte optimal eingesetzt werden.
Um den quantitativen Personalbedarf festzustellen ist der Nettopersonalbedarf zu ermitteln. Durch den Nettopersonalbedarf wird festgestellt, ob ein Unternehmen Personal einstellen oder entlassen soll. Wenn der ermittelte Wert negativ ist, ist der Bedarf überdeckt und Personal sollte entlassen werden. Ein positiver Wert zeigt an, dass eine Unterdeckung vorliegt und weiterer Personalbedarf besteht.
Für diese Berechnung wird der Bruttopersonalbedarf als Ausgangspunkt benötigt. Dieser zeigt auf, wie viel kalkulierten Personalbedarf ein Unternehmen für die kommende Periode hat, um seine Unternehmensziele zu erreichen. Vom Bruttopersonalbedarf wird der fortgeschriebene Personalbedarf subtrahiert, um den Nettopersonalbedarf zu erhalten. Der fortgeschriebene Personalbedarf besteht aus dem aktuellen Personalbestand addiert mit den Personalzugängen und subtrahiert mit den Personalabgängen. Personalzugänge können z.B. aus bereits geschlossenen vertraglichen Verpflichtungen einstehen. Die natürliche Fluktuation oder Pensionierungen bzw. Renteneintritte werden zu den Personalabgängen gezählt. In der unten eingefügten Tabelle ist die Formel zur Berechnung des Nettopersonalbedarfs.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Tabelle 1 Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – fortgeschriebener Personalbedarf
Es gibt mehrere Methoden, um den Bruttopersonalbedarf zu ermitteln. In der betrieblichen Praxis wird vorzugsweise das Schätzverfahren und die Kennzahlenmethode angewendet.9 In der Praxis ist das Schätzverfahren durch Befragungen der Fachabteilungen bzw. Vorgesetzten sehr weit verbreitet, da es leicht anwendbar und unkompliziert ist.10 Die Einschätzungen der Führungskräfte sind subjektiv, d.h. oft von Vorurteilen etc. behaftet und somit fehlerhaft sein. Außerdem können Einschätzungen durch Machtbestrebungen leicht ausgenutzt werden.11 Trotz dieser möglichen Fehlerquelle wird die Methode häufig in der Praxis angewendet.
Im Gegensatz zum Schätzverfahren wird bei der Kennzahlenmethode vor allem mit objektiven Daten gearbeitet.12 Die zugrundeliegenden Daten können in der Praxis unterschiedlich ausfallen. Die Methode hierbei besteht daraus, eine passende Bezugsgröße zu schaffen, die direkt mit dem benötigten Personal zusammenhängt. Diese Größe leitet sich in der Regel aus Planzahlen des Unternehmens her. In Produktion kann dies z.B. die Bemessung der Arbeitsproduktivität oder eine Soll-Anzahl der Fertigungsteile pro Mitarbeiter sein. Hieraus kann abgeleitet werden wie viele Mitarbeiter benötigt werden, um die geplante Menge zu produzieren. Zusätzlich können die ermittelten Kennzahlen in anderen Unternehmensbereichen weiterverwendet werden, um kontinuierlich die Produktivität zu erhöhen. Im Grunde ist zu beachten, dass der Aufwand der Kennzahlenmethode größer ist als beim einfachen Schätzungsverfahren. Das Ergebnis ist in der Regel eine exaktere Planungsgrundlage.
Bei der qualitativen Personalplanung liegt der Fokus auf den Qualifikationen von bestehenden und neuen Mitarbeitern sowie Stellenanforderungen. Dieser Personalbedarf wird aus den Aufgaben bzw. Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter ermittelt.13 Aus dieser Stellenbeschreibung kann ein Anforderungsprofil erstellt werden, denn jede Arbeitsaufgabe stellt eine Anforderung dar.14 Zusätzlich verändern sich die Aufgaben der Mitarbeiter durch die Wandlung in der Arbeitswelt stetig. Dies führt dazu, dass der qualitative Personalbedarf dauerhaft angepasst werden sollte. In einem Anforderungsprofil werden die geforderten und gewünschten Hard- und Softskills aufgeführt. Bei bestehen-den Mitarbeitern werden fehlenden Skills durch interne sowie externe Weiterbildungen oder Mentorenprogrammen erlernt. Bei Neuanstellungen wird nach dem bestehenden Anforderungsprofil eingestellt. Falls ein Abbaubedarf besteht, werden die bestehenden Maßnahmen gestoppt oder eingeschränkt. In der Personalplanung kann sich die Soll- und Ist-Situation durch wirtschaftliche oder unternehmensinterne Umstände jederzeit verändern.
Der Begriff Personalentwicklung ist nicht einheitlich definiert.
Laut Nicolai, 2017, Seite 6 versteht man unter Personalentwicklung:
„alle Maßnahmen, die dazu dienen, die Qualifikation der Mitarbeiter zu verändern und zu verbessern. Neben den fachlichen Kompetenzen wird verstärkt auf soziale Kompetenz und Methodenkompetenz gesetzt“.15
Unter strategischer Personalentwicklung verstehen sich alle planbaren Aktivitäten, die aus der Unternehmensstrategie abgeleitet werden und das Ziel haben, die Mitarbeiter auf künftige Anforderungen oder Erneuerungen vorzubereiten. Dieser Bereich arbeitet sehr eng mit der Personalbedarfsplanung zusammen. In der Personalentwicklung werden verschiedene Methoden zur Qualifizierung der Mitarbeiter eingesetzt. Die häufigsten sind z.B. Traineeprogramme, Training on the job, Training in the job oder Training by the job. Das Thema Personalentwicklung ist noch viel komplexer. Da die Ausarbeitung dieses Assignments den Fokus auf einen anderen Teilbereich hat, wurde die Personalentwicklung nur kurz angeschnitten.
Unter strategischer Unternehmensführung versteht man die mittel- bis langfristige und zielorientierte Führung eines Unternehmens. Als mittel- bis langfristig wird ein Zeitraum von drei bis zehn Jahren verstanden. Die Geschäftsführung plant hierbei intern die Unternehmensziele und führt dazu Analysen durch. Diese sind z.B. die SWOT-Analyse mit deren Hilfe Stärken/Schwächen sowie Chancen und Risiken verglichen werden können. Der größte Teil beinhaltet jedoch die Sicherstellung der strategischen Ziele und eine einheitliche Zielverfolgung. Als externe Maßnahme plant die Unternehmensführung z.B. die Abgrenzung gegenüber Konkurrenzunternehmen. Intern sorgt diese z.B. für die Optimierung der Abläufe und einer einheitlichen Zielführung, an der sich alle Mitarbeiter orientieren können.
In der Vorbereitung auf das Unternehmensplanspiel hat das Unternehmerteam 3 folgendes Strategieraster nach Pümpin aufgestellt. Hierbei lagen die Hauptausprägungen bei der Produktentwicklung, der Differenzierung und der regionalen bzw. nationalen Unternehmensaufstellung.
Das Unternehmen 3 hat im Laufe des Planspiels die ursprüngliche Strategie überdacht und angepasst. Der neue Fokus lag auf Kostenführerschaft und Produktentwicklung, mit dem Ziel zu expandieren und die Bekanntheit des Unternehmens zu steigern. Dabei ist besonders hervorzuheben, dass die Wirtschaftsnachrichten im Planspiel eine bedeutende Rolle bei der Fällung der nachstehenden wichtigen Entscheidungen spielten. Zusätzlich zur Herstellung und dem Verkauf, wurden Servicearbeiten an Aufzügen im Planspiel angeboten. Als Servicearbeiten zählten alle Dienstleistungen an Aufzügen wie z.B. Reparatur- und Wartungsarbeiten.16 Diese Services konnten sowohl für die eigenen Produkte sowie Konkurrenzprodukte angeboten werden.17 Die Servicequalität und die Produktivität in der Produktion werden durch optimale Mitarbeiterauslastung, Prozessoptimierung, Mitarbeitermotivation aus der Vorperiode und hohe Mitarbeiterqualifikation beeinflusst.18 Die Qualifikation und die Motivation der Mitarbeiter konnten durch Trainingsmaßnahmen gesteigert werden.
Der Produkt-Markt-Mix des Unternehmens war marktorientiert ausgerichtet. Eine Expansion in ausländische Märkte war anfangs nicht vorgesehen; durch die Entwicklungen im Planspiel wurde diese Strategie jedoch verworfen. Das Unternehmen 3 hat expandiert und ist im Laufe des Planspiels in den ausländischen Markt eingestiegen. Gegenüber den Konkurrenzunternehmen setzte Unternehmen 3 auf eine Kostenführer- und Differenzierungsstrategie. Hierbei beachtete das Unternehmen 3 auch das Thema Nachhaltigkeit und wollte infolgedessen einen guten Umweltindex erreichen. Dazu strebte Unternehmen 3 eine hohe Qualität, eine lange Nutzbarkeit der Produkte sowie eine überregionale Bekanntheit an.
Der Personalbereich umfasste im Planspiel die Kostenstellen Einkauf, Verwaltung, Forschung, Entwicklung, sowie Vertrieb und Services.19 Durch mögliche Einstellungen oder Entlassungen im Bereich Fertigung konnte in jeder Periode der Personalbestand angepasst werden.20 Zusätzlich waren auch Kündigungen seitens der Mitarbeiter möglich.21 In den Bereichen Vertrieb, Forschung, Entwicklung und bei den Services bestimmten die Teilnehmer des Planspiels den Personalendbestand in jeder Periode. In diesen Bereichen wurden die Einstellungen und Entlassungen nach dem angepassten Endbestand automatisch vorgenommen.22 Ein weiterer wichtiger Faktor war die Motivation der Mitarbeiter, da diese die Produktivität des Unternehmens beeinflussten. Die Auslastung der Mitarbeiter sowie die Fluktuation im Unternehmen wirkte sich auf die Motivation aus. Im Planspiel konnte diese durch entsprechende Entscheidungen beeinflusst werden. Außerdem wirkten sich die Produktqualität, die Personalnebenkosten und Trainingsmaßnahmen positiv auf die Motivation aus.23 Umfangreiche Trainingsmaßnahmen hatten einen direkten positiven Einfluss auf die Mitarbeiterqualifikationen sowie auf die Produktivität. Die Produktivität ist für Unternehmen von großer Bedeutung dadurch werden schneller und besser Produkte hergestellt und auf dem Markt abgesetzt. Das Rating des Unternehmens wurde ebenfalls durch die Produktivität beeinflusst. Dies wiederum wirkte sich auf die Kreditwürdigkeit aus.
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