Das Ziel dieser Hausarbeit ist, die Zusammenarbeit zweier Unternehmen unter den Ansätzen des Collaboration Engineering (kurz CE) zu verbessern. Zunächst erfolgt die theoretische Grundlage. Anschließend soll mit Hilfe einer Ist-Analyse ein Überblick verschafft werden, welcher im Nachlauf in ein System mit Hilfe des Sechs-Ebenen-Modells gebracht werden soll. Zum Schluss erfolgt ein Fazit.
Die Unternehmen, die hier als Studie genutzt werden, um eine mögliche Kooperationsarbeit aufzuzeigen, werden anonym betitelt. Das erste Unternehmen, welches Unternehmen 1 genannt wird, steht seit über 60 Jahren für Erfolg und innovative Ideen aus den Bereichen Bad, Küche, Wäsche und Wohnen. Die Produkte findet man weltweit im Onlinehandel, bei etablierten Versandhäusern sowie im stationären Handel. Es handelt sich um ein mittelständiges Unternehmen. Das kooperierende Unternehmen, welches Unternehmen 2 genannt wird, steht für hochentwickelnde Logistik und Innovation in diesem Bereich. Beide möchten und sind eine Kooperation eingegangen, um die Logistikabwicklung des ersten Unternehmens zu optimieren, da sich dieses rasch entwickelt hat.
Da das Unternehmen in der Vergangenheit öfters Probleme mit anderen Dienstleistern hatte, wird hier deutlich der Fokus auf eine gute Zusammenarbeit gelegt, welche hoch-kommunikativ und effizient ablaufen soll. Kernthema ist dabei die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Unternehmen. Die Projektleitung übernimmt der Projektleiter des ersten Unternehmens, durch die Distanz ist seine Affinität zu den vorherrschenden Prozessen und Bedingungen reduziert. Die Probleme, die im Abstimmungsgespräch auftreten, sind vor allem auf die unterschiedlichen Interessen der Stakeholder zurückzuführen: Der Vertrieb will den Kunden maximale Verfügbarkeit und Flexibilität bieten, die Logistik will Arbeitserleichterung und interne Planungsabteilungen wollen möglichst geringe Lagerbestände. Das Projekt hat derzeit weder eine klar definierte Rolle noch einen Spielraum für Standardisierung und Koordination.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Theoretische Grundlagen
2.1 Collaboration Engineering
2.2 Sechs-Ebenen-Modell
3 Ist-Analyse des derzeitigen Prozesses
3.1 Beteiligten und Projektteam
3.1.1 Grundlagen und Vorgehen der Stakeholderanalyse
3.2 Struktur des Projektes
4 Anwendung Projekt: Sechs-Phasen-Modell
4.1 Rollenverteilung
4.2 Kollaborationsziele
4.3 Gruppenprodukte
4.4 Gruppenaktivitäten
4.5 Gruppenprozeduren
4.6 Kollaborationswerkzeuge
4.7 Kollaborationsverhalten
5 Zusammenfassung
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1:Sechs-Ebenen-Modell Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Leimeister (Leimeister, 2014, S.58)
Abbildung 2: Übersicht der Stakeholder Analyse
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Standard für Teams-Meeting (Quelle: Eigene Darstellung)
Tabelle 2: interne Stakeholder
Tabelle 3: externe Stakeholder
Abkürzungsverzeichnis
Collaboration Engineering
1 Einleitung
Die Unternehmen, die hier als Studie genutzt werden, um eine mögliche Kooperationsarbeit aufzuzeigen, werden anonym betitelt. Das erste Unternehmen, welches Unternehmen 1 genannt wird, steht seit über 60 Jahren für Erfolg und innovative Ideen aus den Bereichen Bad, Küche, Wäsche und Wohnen. Die Produkte findet man weltweit im Onlinehandel, bei etablierten Versandhäusern sowie im stationären Handel. Es handelt sich um ein mittelständiges Unternehmen. Das kooperierende Unternehmen, welches Unternehmen 2 genannt wird, steht für hochentwickelnde Logistik und Innovation in diesem Bereich. Beide möchten und sind eine Kooperation eingegangen, um die Logistikabwicklung des ersten Unternehmens zu optimieren, da sich dieses rasch entwickelt hat.
Da das Unternehmen in der Vergangenheit öfters Probleme mit anderen Dienstleistern hatte, wird hier deutlich der Fokus auf eine gute Zusammenarbeit gelegt, welche hochkommunikativ und effizient ablaufen soll. Kernthema ist dabei die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Unternehmen. Die Projektleitung übernimmt der Projektleiter des ersten Unternehmens, durch die Distanz ist seine Affinität zu den vorherrschenden Prozessen und Bedingungen reduziert. Die Probleme, die im Abstimmungsgespräch auftreten, sind vor allem auf die unterschiedlichen Interessen der Stakeholder zurückzuführen: Der Vertrieb will den Kunden maximale Verfügbarkeit und Flexibilität bieten, die Logistik will Arbeitserleichterung und interne Planungsabteilungen wollen möglichst geringe Lagerbestände. Das Projekt hat derzeit weder eine klar definierte Rolle noch einen Spielraum für Standardisierung und Koordination.
So dass sich für diese Hausarbeit das Ziel ist, die Zusammenarbeit der beiden Unternehmen unter den Ansätzen des Collaboration Engineering (kurz CE) zu verbessern. Die theoretische Grundlage erfolgt im Kapitel 2. Im Kapitel 3 soll mit Hilfe einer Ist-Analyse ein Überblick verschaffen werden, welcher im Nachlauf in ein System mit Hilfe des Sechs-Ebenen-Modell gebracht werden soll. Zum Schluss erfolgt ein Fazit.
2 Theoretische Grundlagen
Die theoretische Grundlage bildet die Grundlage für die in Kapitel 4 durchzuführende praktische Transformation. Erstens ist der Begriff Collaborative Engineering zutreffender Definition.
2.1 Collaboration Engineering
Collaborative Engineering ist eine Methode zur Entwicklung und Umsetzung kollabora- tiver Prozesse. Der Fokus liegt dabei auf qualitativ hochwertigen und wiederholbaren Aufgaben (Leimeister, 2014, S. 54). Schafft eine Aufgabe einen enormen Mehrwert für das Unternehmen oder geht die Ausführung der Aufgabe mit der Vermeidung großer Verluste für das Unternehmen einher, gilt die Aufgabe als qualitativ hochwertig (Leimeis- ter, 2014, S. 54). Kann eine Aufgabe in einem ähnlichen Prozessablauf mehrfach ausgeführt werden, gilt die Aufgabe als wiederholbar (Bittner, 2015, S. 9). Aufgrund des unverhältnismäßig hohen Arbeitsaufwands wird davon abgeraten, kollaborative Projekte in nicht hochwertigen und sich nicht wiederholenden kollaborativen Prozessen umzusetzen. Beim Collaboration Engineering gibt es verschiedene Rollen: Moderator, Collaboration Engineer und Benutzer. Je nach Art des Kollaborationsprozesses gibt es unterschiedliche Verantwortungsebenen (Leimeister, 2014, S. 54).
Der Facilitator gilt als neutraler Unterstützer der Teamarbeit. Zu seinen Aufgaben gehören die Planung, methodische und fachliche Vorbereitung, Strukturierung und Durchführung der Zusammenarbeit im Rahmen eines sich nicht wiederholenden temporären Kooperationsprozesses (Kock, 2008, S. 60). Förderung ist nicht nur eine Art Anpassung, sondern umfasst auch Aspekte der kollaborativen Systemplanung und -vorbereitung. Der Collaboration Engineer entwickelt den Collaboration-Prozess und schreibt ihn auf. Mit dieser Hilfe kann der Benutzer den Prozess in Zukunft ohne einen professionellen Facilitator durchführen. Der Benutzer erhält den detaillierten Prozess vom Collaboration Engineer. Dies können Mitarbeiter sein, die im Projekt technische und wiederholbare Aufgaben erfüllen (Leimeister, 2014, S.58ff.).
2.2 Sechs-Ebenen-Modell
Zur Entwicklung des kollaborativen Prozesses stellt Collaborative Engineering eine Methode in Form eines Sechs-Ebenen-Modells zur Verfügung. Das Modell besteht aus aufeinanderfolgenden Ebenen der Interdependenz, die sich auf die vorherige Ebene beziehen. Jede Ebene definiert spezifische Anforderungen und Richtlinien für die Gestaltung kollaborativer Prozesse. Die folgende Abbildung enthält die Ebenen der Kollaborationsziele, Gruppenprodukte, Gruppenaktivitäten, Gruppenverfahren, Kollaborationstools und Kollaborationsverhalten (Leimeister, 2014, S.58).
1. Kollaborationsziele
2. Gruppenprodukte
3. Gruppenaktivitäten
4. Gruppenprozeduren
5. Kollaborationswerkzeuge
6. Kollaborationsverhalten
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 1:Sechs-Ebenen-Modell Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Leimeister (Leimeister, 2014, S.58)
Definiert man Kooperationsziele, um den gewünschten Zustand oder das gewünschte Ergebnis zu beschreiben, das im Fokus des jeweiligen Personals steht. Dabei geht es auch darum, die persönlichen Ziele der Teilnehmer auf eine gemeinsame Basis zu stellen, damit sie mit ihrer Hilfe eine vorgegebene Aufgabe lösen können.
Um Kooperationsziele zu formulieren, werden die Zieldimensionen, Zielinhalt, Zielumfang, Zeitbezug und Umfang definiert. Das Kooperationsziel ist Ausgangspunkt für weitere Ebenen (Krcmar et al., 2016, S. 77). Die Produkte der Gruppe werden von Kooperationsziele abgeleitet und stellen im Wesentlichen die Ergebnisse der Zusammenarbeit dar. Durch diese Ableitung können die benötigten Ressourcen und Aktivitäten bestimmt werden. Mit Hilfe des Produkts können Mitarbeiter den Status des Prozesses und den Erfolg nach Abschluss bewerten. Gruppenaktivitäten können aus Gruppenprodukte ableiten und extrahieren und präsentieren einzelne machbare Aufgaben (Leimeister, 2014, 58f.). Diese werden in einer bestimmten Reihenfolge durchgeführt. Die Fertigstellung trägt zur Realisierung der Produkte der Gruppe und zur Verwirklichung der Kooperationsziele bei. Im Gruppenprogramm werden das Kollaborationsmodell und die Kollaborationstechnologie definiert und den zuvor definierten Aktivitäten zugeordnet, um diese schließlich auszuführen. Insgesamt lassen sich sechs Kooperationsmodi festlegen:
- Generierung,
- Reduktion,
- Klärung,
- Organisation,
- Evaluation und Konsensbildung.
Die Collaboration-Technologie ist ein konzeptioneller Baustein, der das zuvor definierte Collaboration-Modell erzeugen soll. Mit deren Hilfe können Gruppenaktivitäten zwischen Menschen aktiviert werden (Leimeister, 2014, S.58f.).
ThinkLets wurde entwickelt, um verschiedene Gruppenprozesse aufzuzeichnen. ThinkLets sind Facilitilationstechniken mit eigenem Namen, die entwickelt wurden, um ein wiederholbares Zusammenarbeitsmodell zu erstellen. Kollaborationswerkzeuge sind Technologien, die darauf zugeschnitten sind, die Aktivitäten der Gruppe bei der Durchführung ihrer jeweiligen Aktivitäten zu unterstützen. Kollaboratives Verhalten beinhaltet die Art der Zusammenarbeit. Es ist wichtig, das erwartete Verhalten der Mitglieder während der Zusammenarbeit sicherzustellen. Setzen Sie dazu das Verhalten auf die Tagesordnung. Ergänzt wird die Agenda durch ausführbare Arbeitsanweisungen, Arbeitsergebnisdarstellungen und Ruhezeitrahmenbedingungen für die Interaktion zwischen den Teilnehmern (Leimeister, 2014, S.58f.).
3 Ist-Analyse des derzeitigen Prozesses
Die eigentliche Analyse des Kooperationsprozesses gliedert sich in verschiedene Teilbereiche: Neben der Stakeholderanalyse und Rollenbeschreibung des Projekts muss auch die Struktur des Projekts selbst (Umfang, Kommunikationswege, Projektteam) offengelegt werden.
3.1 Beteiligten und Projektteam
Mit der Stakeholder-Analyse wird definiert, wer tatsächlich am Projekt beteiligt ist. An früheren Projekttreffen nahmen verschiedene Teilnehmer mit unterschiedlichen Interessen und Vorstellungen teil. Neben der Stakeholder-Analyse sollte auch das Projektteam selbst definiert werden, denn manchmal ist nicht klar, welche Mitglieder tatsächlich am Projekt arbeiten.
3.1.1 Grundlagen und Vorgehen der Stakeholderanalyse
Das Stakeholder-Management durchläuft den gesamten Prozess des Projekts. Im Rahmen der Stakeholder-Analyse müssen relevante Stakeholder-Gruppen identifiziert und analysiert werden. Legen Sie dazu zunächst fest, welche Personen zum Projekt und welche Personen zum Projektumfeld gehören (Meyer & Reher, 2016a, S.56-58). Daher ist es notwendig, Strategien für den Umgang mit Stakeholdern und Maßnahmen zu deren Einbindung zu definieren (Bea et al., 2011, S. 316). Die Stakeholderanalyse erfolgt in vier Schritten (Kuster et al., 2019, S. 93):
1. Stakeholder identifizieren
2. Stakeholder analysieren
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