Zusammenfassung
Der Newsletter in der Firmenwerbung
Der Newsletter als Kundenbindungsinstrument
Beispielhafter Aufbau konventioneller Newsletters
Herkömmliche Versandtechniken
Der Newsletter in unterschiedlichen Branchen
Der Newsletter in der Steuerberatungsbranche
Was ein Steuerberater – Newsletter vermitteln sollte
Der Steuerberater als Entscheidungsträger
Kompetenz durch Wissen und Vertrauen
Die veränderten Arbeitsinhalte
Mitwirkung der Mitarbeiter
Technische Voraussetzungen des Internet
Email – Newsletters und deren Vorteile
Email – Versand im Internet
Online – Mailing
Auto – Responder
Fachliche Voraussetzungen
Gestaltung und Inhalt
Design und Format
HTML – Format
PDF – Format
Was der potenzielle Kunde braucht
Newsletter – Versandsysteme
Zielgruppenauswahl
Newsletter – Software
Responder – Software
Newsletter – Versandleasing
Checklisten zum Aufbau eines Newsletters
Rechtliche Grundlagen im Email – und Newsletter – Vertrieb
SPAM – unverlangte Werbung
Verhaltensregeln im Email – Verkehr
Newsletter beispielhaft für eine Steuerberatungsgesellschaft
Strategische Voraussetzungen
Hauptziele des Newsletters
Planung der Ressourcen
Glossar
Literaturverzeichnis
Anlage: Newsletter – Checklisten
Die Motivation für das ausgewählte Thema besteht in der Notwendigkeit moderne Kommunikationstechnik in allen mittelständigen Unternehmen einzusetzen. Um seine Kunden zu behalten, neue zu gewinnen und beide Zielgruppen mit aktuellen Informationen zu versorgen ist der vorliegende Aufsatz ein wichtiger Schritt in dieser Richtung. Die globale Vernetzung der Datentechnik und der Konkurrenzdruck erfordern die stetige Analyse des Marktes und eine daraus resultierende Handlung. In jedem Unternehmen sind Mitarbeiter beschäftigt, so dass sich allein aus der sozialen Verantwortlichkeit eines Unternehmens stabilisierende Maßnahmen als wichtige Grundpfeiler der Firmenethik beweisen müssen. Für die zielgenaue Bearbeitung des gewählten Themas befasste ich mich eingehender mit den Grundsätzen des modernen, elektronischen Informationsaustausches. Das trifft insbesondere auf die Gebiete Online - Mailing, Newsletter - Versand, Webseitenerstellung, aber auch auf das Hintergrundwissen zu. Für meinen Aufsatz benutzte ich auch Fachbeiträge und Fachbücher. Ebenso führte ich Internet - Recherchen durch, um mich über wissenschaftliche Standards zu informieren. Das Ergebnis dieser Arbeit ist eine umfassende Analyse, die ausgehend von den allgemeinen Kenntnissen über Newsletter mit detaillierten Angaben bestehender und in der Praxis angewendeter, konkreter Lösungsvorschläge aufwartet. Dabei werden auch die Zusammenhänge zwischen fachlicher Kompetenz und Kundenbindung aufgezeigt. Ebenso wird auf die Wichtigkeit einer zielgerichteten Motivation der Mitarbeiter hingewiesen. Die in Verbindung mit der elektronischen Versendung von Newsletters stehenden Themen wurden in ausführlicher Art und Weise dargestellt. Das betraf auch damit verbundene Teilgebiete, wie die Kostenfrage oder rechtliche Regelungen im Internet Datentransfer. Insgesamt bietet der Aufsatz Klein- und Mittelstandsunternehmen einen kurzen Leitfaden worauf es in der Newsletter - Werbung ankommt und wie die Hintergründe zu verstehen sind.
Die Geschichte der Newsletters1 begann mit der Notwendigkeit, Informationen schnell an ausgewählte Interessenten zu bringen. Dies geschah lange Zeit über Aushänge und Handzettel. Zunächst nutzten die Börsen und Banken in England sowie der USA informative Handzettel, angefüllt mit Neuigkeiten, eben News. Mit der Entwicklung des Kleincomputers wurden Newsletters auf dem Computer geschrieben und an wichtige oder auch an alle Kunden verschickt. Bei vielen Firmen konnten auf diese Weise neue Entwicklungen in der Firma sowie wichtige Firmenneuigkeiten dem interessierten Kunden auf direktem Wege zugestellt werden, was das Interesse der Firma an ihren Kunden aufzeigte, aber auch zu Rückkopplungseffekten führte, da der Kunde aus persönlicher Interessenlage heraus der Firma Feedback geben und sich mit seiner Firma identifizieren konnte. Wenn die Firma größer wurde, änderte sich der Charakter des Newsletters. Es wurde jetzt in einem solchen Medium nicht nur der Weg der Firma und deren Fortschritt beschrieben, sondern auch Erfolge beim Kunden dargestellt, Interviews mit Kunden über deren Zufriedenheit als Werbemittel herangezogen, Veranstaltungen gemeinsam mit Kunden beworben und nach deren Ablauf kommentiert. Auch Entwicklungen außerhalb der Firma, wie Branchendarstellungen, betriebs- und volkswirtschaftliche Probleme, die den Kunden betreffen konnten, wurden herausgestellt. Erfahrungen aus Bereichen, die für die Kunden wichtig sein konnten, flossen ein. Bei vielen Firmen entstanden aus den Newsletters Hauszeitungen, die sowohl für die Kundschaft als auch für die Mitarbeiter von Interesse waren. Auf Jubiläen von Mitarbeitern wurde hingewiesen und diese damit noch enger an das Unternehmen gebunden. Der Newsletter oder die Hauszeitung wurde nicht nur zu einem Kundenbindungs- und Werbeinstrument nach außen, sondern auch zu einem Marketinginstrument nach innen, das alle Gruppen, die mit dem Unternehmen auftreten, motivieren konnte.
Um einen Newsletter als Kundenbindungsinstrument einsetzen zu können, müssen Planung, Organisation und Umsetzung stimmen. Eine wichtige Rolle spielt dabei das inhaltliche Thema, die Konzeption und die Realisierung. Zu Beginn der elektronischen Newsletter – Ära versanden die großen Firmen zum Teil Kundenzeitschriften mit bis zu hundert Seiten Umfang und hohen Auflagen. Der Kostenfaktor für eine derartige Werbung war auch entsprechend hoch. Für kleine Unternehmen war ein solcher Aufwand finanziell nicht realisierbar. So entstanden Newsletters mit einer oder wenigen Seiten. Die Hersteller solcher Seiten mussten sich genau überlegen, welche Zielgruppe sie mit welchen Informationen erreichen wollten. Das heißt, jeder Newsletter musste mit seinem Informationsgehalt zielgenau formuliert sein. Die Konzepte mussten maßgeschneidert entwickelt und professionell realisiert werden. Das Ziel dabei war, eine effektive Kommunikation zwischen den Kunden und den werbenden Unternehmen zu erreichen. Es reicht in den meisten Fällen nicht aus, wöchentlich lediglich eine Auflistung von Angeboten oder Themen zu verschicken. Wichtig ist es, zu Anfang eine Newsletter – Vorlage zu erarbeiten, die man täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährig oder in unregelmäßigen Abständen versenden kann. Dabei sollte man das Layout und den Aufbau des Newsletters möglichst selten verändern. Der Newsletter erhält dadurch einen unverwechselbaren, hohen Wiedererkennungswert. Für die Kundenbindung, aber auch für die Neukundengewinnung bietet es sich an, einen geschickten Mix an informativen Sachinhalten zu entwerfen. Das macht das Lesen kurzweilig und interessant. Dazu muss auch ein gutes Design gewählt werden, sowie die richtige Druckfarbe, die dem Sachanliegen weitestgehend gerecht wird. In einer Zeit, in der sich die Informationstechnologien in rasanten Sprüngen entwickeln, ist es für alle Unternehmen wichtig, sich mit dieser Entwicklung auseinander zu setzen und ihre Newsletters zu optimieren.
Einer ungeschriebenen Regel zufolge werden von 100 Prozent des Erfolgs einer Newsletter - Werbekampagne 40 Prozent von der richtigen Zielgruppe beeinflusst, 20 Prozent durch die Textur und das Design, und weitere 40 Prozent durch die passenden Inhalte oder Angebote. Ob diese Regel wortwörtlich auf alle Newsletters zutrifft, darf bezweifelt werden. Ein Punkt allerdings dürfte unbestritten sein: wer den Einfluss des sorgfältig ausgewählten Inhalts unterschätzt oder aus Zeit- und Kostengründen vernachlässigt, wird sich nicht nur über einen niedrigen Rücklauf, sondern auch über verärgerte Kunden wundern können. Der Aufbau eines Newsletters soll am Beispiel einer Versicherungs-Assekuranz näher erläutert werden. Der untersuchte Newsletter besteht aus zwei Doppelseiten und ist einmal gefaltet. Er wurde auf hochwertiges Glanzpapier gedruckt. Die Überschriften und die Firmenangaben sind in Blau gedruckt, das Schriftbild ist schwarz. Der Newsletter ist dreispaltig ausgeführt und trägt auf der Titelseite eine kleine Grafik, sowie im Kopfbereich einen streifenförmigen Fotoausschnitt eines Gebäudes. Auf weiteren Seiten befinden sich das Foto eines Pkw sowie auf der Rückseite zwei Porträts mit einem Interview über die Assekuranz. Der Inhalt der ersten Seite präsentiert „Aktuelles zur Versicherungswirtschaft 2005“ sowie einen weiteren interessanten Beitrag „Wenn der Betrieb stillsteht“. Den Abschluss der ersten Doppelseite bildet ein versicherungstechnischer Witz, der das bisher Gelesene auflockert. Ein guter Einfall, den man sich merken sollte. Danach folgt eine allgemein interessierende Vorstellung „Unser Auto des Jahres,“ der in Verbindung mit einem Kunden der Firma gebracht wird. Das schafft Nähe und ist ein praktisches Beispiel einer gelungenen Versicherungsarbeit. Anschließend folgt ein allgemeinbildender Artikel „Lebensversicherung im Wandel“. Zuletzt noch ein Porträt mit Fragen und Antworten. Dies zeigt die Kompetenz der Assekuranz auf und bringt über die Fotos den Kunden die „Bearbeiter“ ihrer Versicherungswünsche näher. Auch das ist ein gelungenes Beispiel für eine effiziente Kundengewinnung und Kundenbindung.
Noch vor einigen Jahren galt es bereits als modern, Post – Mailing zu ordern. Man ging zur Post und füllte dort ein Formular aus, wie viele Sendungen man an welchem Ort oder Stadtteil versendet haben wollte. In Abhängigkeit davon, wie viel Geld zur Verfügung stand, bewegten sich die Versandzahlen von mindestens eintausend bis zu hunderttausend Newsletters, als Mailing – Post. Die Newsletters konnte man in einer Druckerei anfertigen lassen und übergab sie der Post. Diese wurden dann mit der Tageszeitung als Beilage oder als Postwurfsendung ausgetragen. Die Newsletters konnte man auch an gut besuchten und genehmigten Orten auslegen, zum Beispiel in Theatern, Kinos, öffentlichen Gebäuden, in der eigenen Firma, auf Messen und Kongressen. Eine andere Möglichkeit war das FAX- Abrufsystem. Hier wurden eine Anzahl informative Themen, als FAX – Abruf – Newsletter, entweder der Zielgruppe zugefaxt, oder diese auf das bestehende Faxabrufsystem aufmerksam gemacht. Damit waren die Möglichkeiten der konventionellen Versandtechniken erschöpft. Erst das Internet und die komplexe Datenkommunikation waren in der Lage, eine Vielzahl von effizienten Newsletters zu gestalten sowie diese schnell und zielgenau an eine große Interessentengruppe zu bringen.
Das wertvollste Gut, das ein Unternehmen besitzt sind seine Kunden. Vertrauensvolle Kundenbeziehungen lassen sich nicht auf die Schnelle herstellen, sondern müssen wachsen. Die Kunden werden immer anspruchsvoller, und die Bereitschaft den Anbieter zu wechseln, steigt mit zunehmendem Wettbewerbsdruck und attraktiven Konkurrenz – Angeboten. Umso wichtiger ist heute eine überzeugende Strategie, um bestehende Kunden zu halten, anstatt diese zu Mitwettbewerbern wechseln zu lassen. Einen Stammkunden zu binden, ist um ein Vielfaches kostengünstiger, als einen Neukunden zu gewinnen. In den Firmen und Haushalten quellen täglich die Briefkästen über, da immer mehr Unternehmen beginnen, Kunden und Interessenten per Direct – Mailing anzusprechen. Immer öfter landen die Werbebriefe, Prospekte und Newsletters ungeöffnet und ungelesen im Papierkorb. Es wird insgesamt schwieriger, die Aufmerksamkeit von Kunden für die eigene Dienstleistung oder das Produkt zu gewinnen, weil diese permanent mit Werbebotschaften überschüttet werden. Es gibt praktisch keinen Ort mehr, an welchem man nicht mit Werbung konfrontiert wird. Es muss daher immer mehr in den freiberuflichen und gewerblichen Branchen an Werbekosten investiert werden, um im tobenden Wettbewerb für eine begrenzte Ressource Aufmerk-samkeit zu erwecken und Aufträge erhalten zu können. Je mehr Anbieter um ein bestimmtes Leistungssegment kämpfen, desto stärker steigt der Preis der Produkte und der Dienstleistungen, und desto wirkungsloser werden einzelne Werbeaktionen, da sie in der Flut der anderen Werbe – Maßnahmen einfach untergehen. Die Wirtschaft, allen voran die Großunternehmen, wie die Deutsche Bank, Daimler, Siemens, Zeiss und andere verfügen über Werbemittel, welche in die Millionen EURO pro Jahr gehen. Damit sind solche Wirtschaftsgiganten in der Lage, riesige Newsletters -und Prospekt – Aktionen zu starten. Der Vertrieb von Produkten, wie diese zum Beispiel die Autobranche oder die Mikroelektronik ausführt, ist wesentlich leichter zu forcieren, da der Kunde entsprechende Abbildungen und technische Beschreibungen zu einem besseren Verständnis erhält. Im Absatzbereich der Dienstleistungen ist dieses Problem komplizierter, da der Kunde zunächst nur eine geistige Leistung in Aussicht gestellt bekommt, die allerdings am Ende in einem finanziellen Vorteil gipfelt. Da der Kunde jedoch die dahinter liegenden Mechanismen in den meisten Fällen oft kaum durchschaut, wird seine Entscheidung mehr von subjektiven Äußerlichkeiten beeinflusst. Das macht die Werbung im Bereich Beratungen ungleich schwieriger als im Produktverkauf. Wieder anders verhält es sich bei Leistungen, die der unmittelbaren Abwehr von Problemen mit der eigenen Gesundheit dienen oder im Bereich materieller Schäden angesiedelt sind. Hier ist der Kunde ohne großartige Werbung bereit, sofort Geld auszugeben. Daher sind alle Werbemöglichkeiten differenziert zur Branche zu beurteilen und einzusetzen.
Steuerberatungen bieten ihren Klienten komplexe Dienstleistungen an. Von der Buchführung über die Jahresabschluss - Bilanzierung, bis zur detaillierten Bearbeitung steuerlicher Vorteile bei Firmenübernahmen, Insolvenzen, Gründungen, Immobiliengeschäften oder Beratungen zu speziellen Änderungen des Steuerrechts, spannt sich der Leistungsbogen. Der Steuerberater hat meistens einen sehr guten Kontakt zu seinen Kunden und erhält in der Regel einen hohen Vertrauensvorschuss. Diese, auf natürliche Weise erlangten Vorteile, gilt es durch eine fachlich kompetente und verantwortungsvolle Beratungsarbeit zu erhalten und auszubauen. Verschafft man sich einen Überblick über die Arbeitsweise der Steuerberatungsgesellschaften, so kann man feststellen, dass die Kanzleien, vorwiegend durch persönliche Bindungen an ihre Kunden bestehen. Die personenorientierte Kundenbindung ist offensichtlich. Deshalb ist eine Einmann – Steuerberatung immer gefährdet, da sie ganz auf die Person des Steuerberaters ausgerichtet ist. Hier ist es auf Dauer sicher vorteilhaft, einen zweiten Berater heranzuziehen, der sich der Philosophie der Kanzlei anpasst. Ebenso ist es erwiesen, dass in unserer Zeit, einer Zeit der permanenten Veränderung, auch die bürotechnische Arbeitsweise der Schnelligkeit dieser Änderungen angepasst sein muss. Ohne hocheffiziente Datenverarbeitung mit modernster PC – Technik ist die komplexe Bearbeitung der gesamten Besteuerungspolitik nicht mehr ausführbar. Dazu kommen ständig neue gesetzgeberische Anpassungen und Änderungen im Steuerrecht. Der Zwang zu mehr Flexibilität, aber auch die fachlichen Anforderungen in den einzelnen Sparten des Steuerrechts sind stark gestiegen. Im Rahmen der wirtschaftlichen Globalisierung ist das übergeordnete Europa - Steuerrecht zu einem Faktor geworden der von den Beratungsgesellschaften strikt beachtet werden muss. Da der Kunde diese Entwicklung selbst nicht mehr überblicken kann, ist der Steuerberater gefordert, diesem die wichtigen Neuheiten im Steuerrecht in Deutschland, aber auch das der EU nahe zu bringen.
Die Unternehmen in Deutschland nutzen die Möglichkeiten moderner Medien, nunmehr Internet und Email, überwiegend aus. Umfragen des Arbeitskreises Online – Marketing im Verband der deutschen Internetwirtschaft, ECO Electronic Commerce Forum e.V. Köln, ergaben, dass 93 Prozent der Unternehmen mit einer eigenen Webpräsenz im Internet vertreten sind.2 Achtundsiebzig Prozent der Firmen nutzten das Internet zur Vermittlung gezielter Informationen, also Newsletters. Die Konsequenzen für eine globale Informationsgesellschaft sind gewaltig. Das Entstehen völlig neuer Technologien, man denke an die Nano – Technologie, die Energiegewinnungs-, Umwandlungs-, Übertragungs- und Speichertechniken, die alternativen Energien, wie Solar- und Windenergien, Biogas – Technologien etc., lässt in rasantem Tempo auch Innovationsfirmen aus dem Boden schießen. Der Einsatz derartiger Technologien verändert in seiner Konsequenz die Gesetzgebung und damit auch letztendlich das Abgabensystem, die Steuer. Die Steuerberatungen müssen daher nicht nur neue und effiziente Steuerbearbeitungssysteme installieren, sondern sie müssen auch ständig die sich verändernde Rechtslage beobachten und in ihre Arbeit integrieren. Aufgrund des veränderten Marktes, in welchem der Kunde zum wichtigsten Faktor geworden ist, spielt der Faktor „Überzeugen durch Kompetenz“ eine wichtige Rolle, aber noch wichtiger ist der Faktor „Überzeugen durch Präsenz“. Ohne permanente Präsenz gerät eine Firma, sei diese noch so kompetent, bald schon in die Vergessenheit. Beide Faktoren zusammen, ermöglichen eine effiziente Kundengewinnung sowie die Bindung bereits bestehender Kundenbeziehungen. Die Schlussfolgerungen können daher nur lauten:
- fachliche Kompetenz, kombiniert mit
- fortlaufender Präsenz (Newsletters, Fachvorträge über Speziathemen etc.).
Der Newsletter hat daher die Aufgabe, neuestes Wissen, fachliche Kompetenz, Präsenz und Kundennähe zu vermitteln. Diese Anforderungen wurden in drei Checklisten des Anhanges zusammengefasst, um diese Vorlagen bei der Abfassung neuer Newsletters zur Verfügung zu haben.
Die Aufgabe eines Steuerberaters ist es, seine Mandanten sachgerecht zu beraten, kompetent zu informieren und in allen steuerlichen Belangen die geltende Rechtslage einzuhalten. Der gesetzgebende Wandel im Steuerrecht, erleichtert in keiner Weise die Arbeit des Steuerberaters. Als Beispiel könnte man das vollkommen geänderte Körperschaftsrecht nennen, das etwa dreißig Jahre unangetastet existierte. Der Steuerberater kann seinen Mandanten hierbei oftmals nur allgemein auf solche Änderungen hinweisen. Weiteres erscheint mittels Newsletter nicht möglich. Tiefer gehende Informationen wurden bisher nur im persönlichen Mandantengespräch erläutert. Anders verhält es sich bei solchen Newsletter - Informationen, die nur kleinere steuerliche Änderungen betreffen. Hier kann der Mandant oftmals auf weitere Nachfragen verzichten. Die Schwerpunkte der Steuerberatung liegen in der steuerlichen Beratung und in der Buchführung, den Bilanzabschlüssen, den monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA). Die angrenzenden Gebiete wurden bis jetzt zumeist weniger beachtet. Das betraf unzweifelhaft die Investitionen, die Fördermittel, die Kreditbeschaffung, die Unternehmenssanierungen etc.. Das waren mehr die klassischen Tätigkeitsfelder der Wirtschaftsberater. Heute, zu einer Zeit, in der die zahlreichen kleinen Mittelstandsunternehmen sich keine eigene Buchhaltung leisten und auch keine Mittel für kostenintensive Unternehmensberatungen aufbringen können, ist dies eine Chance für die Steuerberater, eine klaffende Lücke kostengünstig zu schließen. Die Techniken des modernen Informationsaustausches sind schon lange in die Unternehmen eingezogen. Niemand muss mehr persönlich auf einem Finanzamt erscheinen, da es mittlerweile elektronische Schnittstellen (DATEV IV) sowie Unterschriften -und Verschlüsselungssysteme gibt, die sicher und schnell arbeiten. Kundenkontakte können über Videokonferenzen oder über Chat – Räume abgewickelt werden. So kann man gleichzeitig mit mehreren Klienten über ein Problem kommunizieren. Zeit ist Geld. Allerdings sollten persönliche Kontakte nicht vollständig ausbleiben, da eine Entfremdung zwischen Berater und Mandant durchaus möglich ist. Dies ist, in bezug auf die Kundenbindung, keinesfalls erstrebenswert.
Wir sprechen oft von Kompetenz und meinen in den meisten Fällen fachliche Fähigkeiten. Im engen Kontakt mit Menschen steht die Beratungstätigkeit. Hier reicht Fachkompetenz allein nicht mehr aus. Weitere, sehr wichtige Komponenten des Lebens sind gefragt, die soziale und die kommunikative Kompetenz. Das heißt, auf welche Art und Weise wird das fachliche Wissen dem „Unwissenden“ gereicht. Geschieht dies unter dem Eindruck von Überheblichkeit, so kann die fachliche Kompetenz zu einer vollständigen Negation der Person des Beraters beim Mandanten führen. Ebenso leidet das Image einer solchen Persönlichkeit im Kreise seiner Mitarbeiter. Eine ausgeglichene Persönlichkeitsstruktur ist gefragt. Im Kundengespräch ist Sachlichkeit, Bestimmtheit, aber auch verstehende Herzlichkeit und Wärme von Vorteil. Eine derartige komplexe Kompetenz kann sehr gut, auch über Newsletter, zu den Klienten transportiert werden. Der Aufbau, der Inhalt und der „Ton“ machen auch hier die Musik. Lehren, ohne zu belehren, ist ein Teil der Strategie einer erfolgreichen Beratungsarbeit. Vertrauen muss erworben werden. Der Konkurrenzdruck darf nicht dazu führen, die zwischenmenschlichen Aspekte im Prozess der Arbeit zu vernachlässigen. Somit besteht wahre Kompetenz aus: wissen, können und handeln.
Globale Wirtschaftsverflechtungen, verbunden mit besseren Transport- und Kommunikationstechniken, sowie steigende Ansprüche an die Lebensqualität erfordern neue Arbeitskonzepte und neue Arbeitsinhalte. In den letzten Jahrzehnten hat sich die Arbeitsweise extrem verändert. Die Automation und die Rationalisierung haben den Käufermarkt gesättigt und zeigen nunmehr ihre andere Seite, die Massenarbeitslosigkeit. Lange nicht mehr war die Abhängigkeit der Arbeiter von ihren Arbeitgebern sowie dem Staat mit seinen Steuereinnahmen so hoch wie jetzt. Die technisierten Länder stehen vor ungeahnten Anpassungsproblemen. Die Konsequenzen daraus sind in allen Bereichen des Arbeitslebens zu spüren. Der Konkurrenzdruck ist extrem, und ein permanenter Vertrauensschwund begleitet nahezu alle Branchen. Hier gilt es, völlig neue Arbeitsweisen mit angepassten Arbeitsinhalten zu entwickeln. Für die Steuerberatung gilt das umso mehr, da die Arbeit sehr vom Vertrauen zwischen den Partnern lebt.
Je nach Situation, wie viele Mitarbeiter eine Unternehmung hat und welche Qualifikationen die Angestellten mitbringen, ist inhaltliche Mitarbeit problemlos möglich. Die Situation ist anders, wenn es um Fragen der redaktionellen Umsetzung und des Designs geht. Hier ist professionelles Handwerk gefragt. Es ist ein Unterschied, ob Newsletters per Post versendet werden oder als Email. Ist eine kreative Umsetzung der Newsletter – Gestaltung im Mitarbeiterkreis nicht möglich, so lösen professionelle Newsletter – Designer das Problem. Andere Betreiber stellen fertige Newsletters ins WEB, die der Interessent least. Er schreibt lediglich seine Texte in spezielle Menü –Textfenster ein und versendet die News. Das Design ist bereits vorgegeben. Es kann vom Nutzer auch unter mehreren Designvorlagen ausgewählt werden. Insgesamt empfiehlt es sich, bis auf die Inhalte, Fachleute der Internetbranche für die Gestaltung eines Newsletters zu nutzen.
Neben den allgemeinen Argumenten, die für ein Email – Marketing sprechen, gibt es auch spezielle Vorteile, die für einen regelmäßigen Versand von Newsletters sprechen. Elektronische Internet – Emails haben gegenüber Post – Mailings den Vorteil, dass sie deutlich preiswerter sind. Das wiederum bewirkt eine wesentlich höhere Kommunikationsfrequenz, als dies bei Post – Mailings möglich wäre, wobei die Kosten annähernd gleich sind. Ein wöchentlich versendetes Email – Newsletter muss daher nicht teurer sein, als ein Post – Mailing , welches lediglich einmal pro Quartal verschickt wird. „Ein Email – Newsletter, der regelmäßig verschickt wird (üblich sind Frequenzen von wöchentlich bis vierteljährlich), hat den Vorteil, dass sich der Anbieter damit immer wieder in das Gedächtnis des Email – Empfängers bringt und auf diese Weise regelmäßige Erinnerungen bewirken kann. Die hohe Kommunikationsfrequenz sorgt zudem dafür, dass die Empfänger stets über aktuelle Entwicklungen, Produkte, Leistungen und Angebote informiert sind und kein Leser das Unternehmen vergisst.“3
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1 Anstatt des englischen Wortes werden auch deutsche Worte, wie: Rundschreiben und Mandantenbrief verwendet.
2 vgl. Schotzger, E.: in www.pressetext.at
3 vgl. Aschoff, M.: Professionelles Direkt – und Dialogmarketing per Email, Carl Hanser Verlag, München Wien 2002, S. 7
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