Dies ist eine Seminararbeit im Rahmen des Moduls Museumsmanagement an der Universität Hamburg; Schwerpunkt des Seminars "Sammeln".
In dieser Arbeit liegt der Schwerpunkt auf der Dokumentation der Sammlung bzw. am Objekt sowie auf den verschiedenen Ordnungssystemen. Nach einer Unterscheidung der Einrichtungen "Museum" und "Archiv", mit einem Blick auf den Sonderfall der "Hamburger Geschichtswerkstätten", richtet sich der Fokus auf die Dokumentation. Darunter fallen die Dokumentationsrichtlinie, die Organisation und den Ablauf der Dokumentation, sowie Digitalisierungsstrategien.
Des Weiteren wird auf die Dokumentation am Objekt eingegangen, gefolgt von einer Vorstellung verschiedener Ordnungssysteme. Abschließend wird das Digitalisierungs-Portal "digiCult" vorgestellt; die Arbeit mit diesem wird durch Anhänge einer beispielhaften Handreichung und eines Beispiels aus der Praxis ergänzt.
Inhaltsverzeichnis
0. Einleitung
1. Museen & Archive: Gemeinsamkeiten und Unterschiede
1.1. Aufgaben des Museums
1.2. Aufgaben eines Archives
1.3. Gemeinsamkeiten und Unterschiede
1.4. „Sonderfall“ Geschichtswerkstätten Hamburg
2. Die Dokumentation der Sammlung
2.1. Die Dokumentationsrichtlinie
2.2. Die Organisation der Dokumentation
2.3. Ablauf der Dokumentation
2.4. Digitalisierungsstrategien
3. Dokumentation am Objekt
3.1. Gründe
3.2. Vorgehen (zu beachtendes)
4. Ordnungssysteme
4.1. Ordnungssystem nach Trachsler
4.2. Ordnungssystem nach der „Hessischen Systematik“
4.3. Ordnungssystem nach Knorr
4.4. Ordnungssystem SHIC (Social history and industrial classification)
5. „digiCULT“
5.1. Der „digiCULT-Verbund“
5.2. Möglichkeiten der Nutzung
5.3. Verfahren (ein Beispiel)
6. Übersicht der Quellen und eigene Verortung
6.1. Quellen (alphabetisch):
Anhang I: „Handreichung: Inventarisierung mit digiCUlT.web“
Anhang II: „Dokumentation zur Digitalisierung der Sammlung OBV in digiCult - Postkarten-Ordner (Standort 42C)“
0. Einleitung.
Folgende Arbeit wird sich mit verschiedenen Ordnungssytemen der Bestandsverwaltung in Museen und Archiven beschäftigen. Hierzu wurde eine repräsentative Auswahl an verschiedenen Systemen gewählt, welche im Ansatz vorgestellt und verglichen werden.
Zuvor wird, in kurzer Form, auf die Unterschiede und Gemeinsamkeiten der Einrichtungen Museum und Archiv eingegangen. Die Notwendigkeit, sowie dem Ablauf der Dokumentation erläutert und die Digitalisierung angesprochen. Abschließend soll das „digiCult“ Portal kurz in der Praxis vorgestellt werden.
Aufgrund der Komplexität des Themas, insbesondere der verschiedenen Systematiken der Aufbereitung und der sich durch Portale wie „digiCULT“ bietenden Möglichkeiten der Digitalisierung (nach innen und außen), kann diese Seminararbeit nur sehr kleine Einblicke in die jeweiligen Themen leisten. Weiterführendes und detailliertere Informationen zum Aufbau der einzelnen Organisationsystematiken sind den, via Fußnoten, angefügten Links zu entnehmen.
1. Museen & Archive: Gemeinsamkeiten und Unterschiede.
1.1. Aufgaben des Museums.
Zu den Kernaufgaben des Museums als kulturelle Einrichtung gehören das Sammeln, Bewahren, Forschen, sowie die Dokumentierung dessen und natürlich die Vermittlung durch Ausstellungen.1
1.2. Aufgaben eines Archives.
Neben der Erfassung, Bewertung und Übernahme der Archivalien gehört auch die Erschließung der übernommenen Artefakte, die Bestandsicherung und Bereitstellung zur Auswertung zu den Hauptaufgaben eines Archives.2
1.3. Gemeinsamkeiten und Unterschiede.
Bereits in diesen, sehr kurzgefassten, Aufzählungen tritt die vermeidliche Gleichartigkeit zwischen diesen beiden Formen des Sammelns und Bewahrens zeitgenössischer Materialien auf. Diese Tätigkeiten einen diese Einrichtungen ebenso wie die Möglichkeit der Forschung anhand der verwahrten Objekte. Sie sind nicht unbedingt trennscharf voneinander zu trennen, da Museen oftmals parallel zu ihren Ausstellungsräumen und Depots (welche im eigentlichem Sinne auch als Archiv zu bezeichnen wären) auch Archive im klassischen Sinne für Dokumente, Fotografien, etc. führen die nicht für Ausstellungszwecke vorgesehen sind.
Das Museum legt einen Fokus seiner Aufgaben jedoch auf die Zugänglichkeit und Präsentation einzelner Objekte, während sich diese im Archiv meist nur auf Nachfrage vorlegen oder einsehen lassen. Der Ausstellungscharakter der Güter begründet, unter anderem, auch den Hauptunterschied: Archive im klassischen Sinn, verwahren Informationsträger. Museen sammeln, in der Regel, Gebrauchsoder Kunstgegenstände3.
Als weiterer Unterscheidungspunkt können die, primären, Zielgruppen dienen. Während der Besuch bzw. die Nutzung eines Archives eine gewisse Vorbeschäftigung mit der dort gelagerten Materie oder zumindest einen enger gefassten Interessengewinn voraussetzen kann ein Museum ohne enger gestecktes Ziel auch als Teil der Freizeitkultur und zur allgemeinen Bildung besucht werden. Besucher*innen von Archiven hingegen suchen meist gezielt nach speziellen Informationen, ob nun aus privatem Hobbyhintergrund, beispielsweise der eigenen Genealogie oder aus verstärktem Interesse an einem speziellem Thema. Archive stehen nicht derart in Konkurrenz mit anderen Freizeitangeboten wie es beispielsweise Museen tun.
Diese Unterschiede zeigen sich auch in der Aufbereitung und Dokumentation der einzelnen Objekte auf die folgend näher eingegangen werden soll.
1.4. „Sonderfall“ Geschichtswerkstätten Hamburg.
Einen gewissen Sonderfall im Bereich der Archive bilden die „Geschichtswerkstätten" einzelner Stadtteilarchive4. Da diese Gruppen oder Vereine sich nach dem Motto: „Grabe da wo du stehst"5der sozialen Erbforschung und der Darstellung regionaler „Geschichte von unten" verschrieben haben ist der Zugang zu diesen meist bedeutend niedrigschwelliger als beispielsweise der zu staatlichen oder institutionellen Archiven. Auch wird hier oft die Freizeit von Interessierten mit in den Aufgabenfokus genommen. Dies geschieht on der Regel durch kleinere Ausstellungen sowie Stadtteilrundgänge.
Aber auch in diesen, oftmals, semi-professionell geführten Archiven ist eine Aufbereitung und Dokumentation der Archivalien unumgänglich.
2. Die Dokumentation der Sammlung.
2.1. Die Dokumentationsrichtlinie.
Eine Richtlinie sollte die Verfahrensweise der Dokumentation vorgeben und die stetige Gleichartigkeit des Vorgehens, auch bei wechselnden Personaleinsatz, sichern. Sie sollte schriftlich fixiert werden um auch ihre Dokumentation für folgende Nutzer*innen sicherzustellen. Es empfiehlt sich eine solche Vorgabe für das individuelle Haus, in enger Zusammenarbeit mit den Kolleg*innen welche mit Aufgaben die Sammlung direkt betreffen auszuarbeiten. Eine einfachere Übernahme einer solchen Richtlinie aus einem fremden, wenn auch sammlungsspezifisch, gleich ausgerichteten, Haus führt meist zu mehr Arbeit hinsichtlich späterer Korrekturen und Anpassungen. Auch gilt zu Bedenken, dass sie von Zeit zu Zeit auf ihre Funktionsweise und Praktikabilität überprüft werden sollte.
Wichtige Stichpunkte, die enthalten werden sollten, wären:
- Eine Analyse der bisherigen Erfassung; neben der Provenienz müssen zumindest auch der Ort der (Zwischen-)Lagerung und Umfang angegeben sein .
- Die, oben bereits erwähnten, Handlungs-/ Ablaufrichtlinien zur Erfassung von Objekten; bspw. Vorgabe der Erfassungskategorien und Sachgruppeneinteilungen, ein Schlagwortregister, Schreibanleitungen, Hinweise zu der Verfahrungsweise bei verschiedenen Zugangsarten, uvm.6
2.2. Die Organisation der Dokumentation.
Um einen Wissensverlust zu vermeiden, bzw. vorzubeugen ist es auch wichtig die Aufgabenbereiche des an der Dokumentation beteiligten Personals festzuhalten, diese zu schulen und ihren Fähigkeiten gemäß einzusetzen.7
Es empfiehlt sich einen festen Zyklus der Erfassung zu etablieren, da Eingänge meist nicht regelmäßig stattfinden. Wenn mehrere Personen mit dieser Aufgabe betraut sind sollte ein Mitarbeiter mit dem Monitoring, dem redaktionellen Sichten betraut werden um die Gleichartigkeit sicherzustellen (s.o.) und bei Fragen zur Verfügung zu stehen.
2.3. Ablauf der Dokumentation.
Durch die konsequente Anwendung oben genannter standardisierter Abläufe erfolgt die Dokumentation stets gleichbleibend und wird schnell verinnerlicht. Wichtig hierfür ist u.a. ein einheitliches Vokabular (siehe Schlagwortregister unter dem Punkt „Dokumentationsrichtlinie“), sowie die Nutzung einheitlicher Vorlagen (ob analog oder digital).
Die Erfassung beginnt, mitunter, bereits vor dem Eintreffen des Objektes im Museum durch das Festhalten von Kontaktnotizen oder zugehörigen Publikationen.8
Mit dem eigentlichem Eintreffen beginnt die Erfassung. Bei Übernahme wird diese in einem Formular (in zweifacher Ausführung; Übernahme-/ Übergabeprotokoll) festgehalten. Dieses muss neben der Bezeichnung des Objektes und der Daten der übergebenen Person/ Institution, den Zustand und die Art der Übernahme (Schenkung, Kauf, (Dauer)-Leihgabe, etc.) beinhalten. Sofern möglich sind auch weitere Angaben zum Objekt, wie bspw. die Objekthistorie für die weitere Bearbeitung dienlich. Besonders bei Schriftgut und Fotografien sollte spätestens hier die Frage des Rechteübergangs geklärt werden und das Vorgehen, der Verbleib im Falle des Entsammelns. Eine Unterschrift mit Datum ist eine rechtliche Profanität. Diese Angaben werden ebenfalls in einem Eingangsbuch vermerkt, in diesem werden noch weitere Informationen wie, bspw. ein Foto, auf jedem Fall jedoch der vorläufige Verwahrungsort vermerkt und der Vorgang mit einer laufenden Eingangsnummer versehen.
Zu diesem Zeitpunkt ist ggf. noch ein Entschluss über den endgültigen Verbleib festgelegt (siehe Fall des Entsammelns).9Erst wenn das Objekt endgültig in den Bestand überführt wird erfolgt eine Eintragung in das Inventar. Für diesen Vorgang sind, neben den oben bereits erwähnten, noch weitere Einträge notwendig.
„Das Inventarbuch ist Bestandteil des Vermögensnachweises [...]."10
Es werden noch Angaben, wie:
- eine Inventarnummer (zusätzlich zu der Eingangsnummer)
- eine Kurzbeschreibung (mit Maßen, Gewicht, Material und Technik)
- Angaben zu dem Vorbesitz (Provenienz)
- ggf. ein Foto oder ein Verweis auf eines, bzw. einer Zeichnung
- das Datum, sowie Unterschrift oder Namenskürzel des/der Bearbeitenden hinzugefügt.11
Bei der Vergabe der Inventarnummer sollte man auf eine „sprechende", d.h. von vornherein kategorisierende Nummerierung12verzichten um eine voreilige Fixierung auf eine Kategorie zu vermeiden. Auch gilt es bei der EDV gestützten Inventarisierung einige Feinheiten zu beachten, da diese ggf. von der Software falsch interpretiert oder wiedergegeben werden könnten.13,14
Der Inventarisierung folgt die wissenschaftliche Erfassung. Sie führt die zuvor gemachten Angaben fort und erweitert sie um spezifische Details und Vorgaben aus dem genutzten Ordnungssystem (siehe 3.).
Auch die Abgabe, Aussonderung oder Restitution15bedarf einer Dokumentation um einen lückenlosen „Lebenslauf“ des Objektes zu gewährleisten.
2.4. Digitalisierungsstrategien.
Die Digitalisierung bringt weitere Anforderungen und Bedürfnisse mit sich16. Hier gilt es besonders auf die Verwendung einheitlicher Dateiformate und eines kontrollierten, das heißt festen, Vokabular zu achten. Auch sind besondere Maßnahmen im Bereich der Sicherung (Backup) und Datenschutz zu beachten. Vorteile der Digitalisierung sind, neben der vereinfachten Handhabbarkeit und der zeitgemäßen Bearbeitung, vor allem im Bereich des Austausches und der Bereitstellung der Daten für weitere Institutionen und Abteilungen oder auch privaten Nutzer*innen via Internet.17
Gerade in bereits länger bestehenden Häusern und Einrichtungen spielt neben der aktuellen digitalen Erfassung die Retro-Digitalisierung18, die Neu- bzw. Wiedererfassung der Bestände in digitaler Form eine wichtige Rolle und stellt eine weitere Herausforderung dar.
3. Dokumentation am Objekt.
Neben der Klassifizierung/ Einordnung in den Sammlungskontext (siehe 4.) und der folgenden digitalen Aufbereitung des Bestandes (siehe 5.) gehört auch die Dokumentation am eigentlichem Objekt zu den Erfassungsschritten in der Organisationsstruktur der Sammlung.
3.1. Gründe.
Die Anbringung von Informationen am Objekt führt die eingangs vorgestellte Dokumentation (siehe 2.) mittels der jeweiligen Dokumentationsrichtlinie fort:
„Die Inventarnummer dient im Museum der systematischen Erfassung und Identifikation von Objekten. Sie verbindet das Objekt mit den auf einem Inventarblatt oder an anderer Stelle gesammelten Informationen und Dokumenten.“19
Diese Beschriftung umfasst alle dem Museum zugeordneten Objekte, gleich ihrer Zugangsart oder zeitlichen Verfügbarkeit (z.B. Dauerleihgaben).
3.2. Vorgehen (zu beachtendes)
Bei der Dokumentation am Objekt sind einige Regeln zu beachten, generell sollen sie eine schnelle Identifizierung ermöglichen, dabei jedoch die Objekte weder ästhetisch noch in ihrem derzeitigem Zustand beeinträchtigen. Generell sind selbstklebende Etiketten, Klebebänder, Kugelschreiber oder Filzstifte nicht zu verwenden.20 Je nach Beschaffenheit der Machart (bspw. Objekte aus Holz, Kunstoffen, Metall, Keramik oder Stein, Textilen und auf Papierbasis bestehenden Objekten) oder spezieller Art und Gestaltung (bspw.kleinteilige Objekte) sind verschiedene Herangehensweisen zu beachten:21
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Die Inventarnummer muss derart aufgetragen werden, dass sie weder zufällig noch durch Reinigungsarbeiten o.ä. unbeabsichtigt abgelöst oder durch Beschädigungen unleserlich gemacht werden kann. Dennoch gilt es zu beachten, dass sie jederzeit Rückstandslos entfernt werden kann, um sie zu ersetzten ober zu ggf. zu aktualisieren. Bei empfindlichen Objekten sollte sie zudem Möglichst ohne weiteren Kontakt ablesbar sein. Kopien und Reproduktionen sind zu kennzeichnen, in diesem besonderem Fall kann die Nummer auch irreversibel, bspw. durch einkratzen in das Objekt dauerhaft eingebracht werden.22
[...]
1 vgl. https://www.museumsbund.de/museumsaufgaben/ (zuletzt aufgerufen am 25.04.2021).
2 vgl. https://www.fh-potsdam.de/fileadmin/user_dateien/2_studieren-FB_Infowiss/landesfachstelle/archivberatung/bestandserhaltung/Funktionsbereiche-Archiv.pdf (zuletzt aufgerufen am 25.04.2021).
3 Diese sind, gerade in Zusammenhang mit der Forschung, allerdings auch Informationsträger im weiteren Sinne.
4 Bspw. die „Geschichtswerkstätten Hamburg e.V. - https://geschichtswerkstaetten-hamburg.de (zuletzt aufgerufen am 25.04.2021).
5 Nach: Lindqvist, Sven: „Grabe, wo du stehst. Handbuch zur Erforschung der eigenen Geschichte.“ Bonn 1989.
6 vgl. Deutscher Museumsverband e.V.: Leitfaden für die Dokumentation von Museumsobjekten. Berlin 2011. S.6
7 Dabei gilt es auch evtl. Vertretungen zu beachten, um eine reibungslosen Ablauf zu garantieren.
8 vgl. Deutscher Museumsverband e.V.: Leitfaden für die Dokumentation von Museumsobjekten. Berlin 2011. S.9
9 Der bisherige Vorgang lässt sich mit der Anlieferung eines Paketes und der Annahme unter Vorbehalt zur „unverzüglichen“ Prüfung des Inhaltes vergleichen. – Die eigentliche Erfassung und Übernahme erfolgt in dem folgendem Schritt.
10 Deutscher Museumsverband e.V.: Leitfaden für die Dokumentation von Museumsobjekten. Berlin 2011. S.11
11 vgl. ebd. (Die Aufzählung beinhaltet lediglich die weiteren Angaben zu den zuvor gemachten, die übernommen werden müssen und sind nur als Mindestangabe zu verstehen, welche unter Umständen ergänzt werden können.)
12 bspw. Klassifikation nach Abteilungen durch 100er-Blöcke oder alphanummerische Kennzeichnungen.
13 bspw. Sonderzeichen, Umlaute, römische Ziffern.
14 vgl. ebd.
15 vgl. Deutscher Museumsverband e.V.: Leitfaden für die Dokumentation von Museumsobjekten. Berlin 2011. S.13
16 s.o. & FN13
17 Ein Beispiel hierzu bietet das nachfolgend vorgestellte Portal „DigiCULT“.
18 vgl. ebd.
19 https://www.landesstelle.de/wp-content/uploads/2014/12/BeschriftungVonObjekten.pdf(zuletzt aufgerufen am 25.04.2021).
20 vgl. Deutscher Museumsverband e.V.: Leitfaden für die Dokumentation von Museumsobjekten. Berlin 2011. S.25.
21 vgl. ebd.
22 vgl. https://www.landesstelle.de/wp-content/uploads/2014/12/BeschriftungVonObjekten.pdf (zuletzt aufgerufen am 25.04.2021).