Die vorliegende Hausarbeit im Studienfach „Grundlagen der Wirtschaftsinformatik“ beinhaltet die Auswahl eines geeigneten Dokumentenmanagementsystem (DMS-System) zur zentralen Verwaltung von Abteilungsdokumenten. Das Unternehmen, für das diese Ausarbeitung erstellt wird, ist die BASF SE, Facheinheit für zentrales Engineering (3D-Design und Rohrleitungstechnik). Hauptaufgabe der Facheinheit ist die 3D-Planung von Rohrleitungen im Zuge von Anlagenänderungen.
Ziel dieser Hausarbeit ist es, ein für die Anforderungen der Facheinheit entsprechendes DMS-System zu bestimmen. Diese Ausarbeitung dient als Grundlage die bisherige Netzlaufwerkstruktur, welche diverse Probleme verursacht, zu ersetzen. Durch die Einführung eines DMS-Systems wird eine zeitgemäße Verwaltung von Dokumenten angestrebt.
Inhaltsverzeichnis
I Abbildungsverzeichnis
II Tabellenverzeichnis
III Abkürzungsverzeichnis
1 Einleitung
2 Grundlagen Dokumentenmanagementsysteme
2.1 Definition und Erklärung
2.2 Vorteile eines DMS-Systems
2.3 Recherche zu möglichen DMS-Systemen
2.3.1 Marktlösung
2.3.2 Interne Lösung
3 Auswahl eines DMS-Systems
3.1 Aktuelle Situation
3.2 Beschreibung der Hauptprobleme
3.3 Erstellung der Zielvorgabe
3.4 Auswahlverfahren und Entscheidung
3.5 Vorbereitung zur Einführung des DMS-Systems
4 Fazit
4.1 Weitere Vorgehensweise
4.2 Ausblick
IV Literaturverzeichnis
V Anlage
I Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Beispiel einer Fehlermeldung
Abbildung 2: Fehlermeldung Netzlaufwerke
Abbildung 3: Grundaufbau der neuen Hierarchie
II Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Lastenheft
Tabelle 2: Vor- und Nachteile von Documentum
Tabelle 3: Vor- und Nachteile von MyPortal
Tabelle 4: Vor- und Nachteile von Pergamon
Tabelle 5: Entscheidungsmatrix
III Abkürzungsverzeichnis
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
1 Einleitung
Die vorliegende Hausarbeit im Studienfach „Grundlagen der Wirtschaftsinformatik“ beinhaltet die Auswahl eines geeigneten Dokumentenmanagementsystem (DMS-System) zur zentralen Verwaltung von Abteilungsdokumenten. Das Unternehmen, für das diese Ausarbeitung erstellt wird, ist die BASF SE, Facheinheit für zentrales Engineering (3D-Design und Rohrleitungstechnik). Hauptaufgabe der Facheinheit ist die 3D-Planung von Rohrleitungen im Zuge von Anlagenänderungen.
„Um die wachsende Informationsflut in der betrieblichen Informationsverarbeitung zu bändigen, müssen Daten schnell und unproblematisch bearbeitet, weitergegeben und entsprechend ihrer Bestimmung verwaltet und archiviert wer- den.“1
Ziel dieser Hausarbeit ist es, ein für die Anforderungen der Facheinheit entsprechendes DMS-System zu bestimmen. Diese Ausarbeitung dient als Grundlage die bisherige Netzlaufwerkstruktur, welche diverse Probleme verursacht, zu ersetzen. Durch die Einführung eines DMS-Systems wird eine zeitgemäße Verwaltung von Dokumenten angestrebt.
2 Grundlagen Dokumentenmanagementsysteme
Zunächst werden allgemeine Grundlagen zum Thema Dokumentenmanagementsystem beschrieben. Dabei wird auf einige Begrifflichkeiten sowie auf die Vorteile eines solchen Systems eingegangen.
2.1 Definition und Erklärung
„Ein Dokumentenmanagementsystem stellt ein eine IT-Anwendung dar, die Dokumente verwaltet und archiviert. [,..]“2 Zu diesen Dokumenten zählen unter anderem E-Mails, Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationen, Videos, PDF und viele mehr. „[Das DMS-System] dient zur Organisation und Koordination der Entwicklung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus von ihrer Entstehung bis hin zu ihrer Vernichtung. [,..]“3 Es beinhaltet primär Verwaltungsfunktionen und weniger inhaltliche Konzeption.4 Hauptaspekte bei Büroarbeiten sind elektrische Ablage sowie Archivierung von Dokumenten. Unter dem Begriff der Ablage versteht man kurz- bis mittelfriste Speicherungen, wohingegen man unter Archivierung das langfristige Aufbewahren von Dokumenten beschreibt.5 Grundsätzlich sind Dokumentenerfassung (Eingabekomponente), Indizierung, Speicherung, Recherche und Ausgabe die Hauptfunktionen des Archivierungsprozesses.6
2.2 Vorteile eines DMS-Systems
Die Nutzung einer DMS-Software bringt viele Vorteile. Im Rahmen dieser Hausarbeit werden Nachteile wie z. B. Kosten, Datensicherheit oder Änderungswiderstand nicht betrachtet. Im Folgenden wird nur auf eine Auswahl von Vorteilen eines DMS-Systems eingegangen:
- Schnelle Wiederauffindbarkeit der Dokumente durch Suchmaschinen mit Hilfe von Verschlagwortung7 oder Deskriptoren (sog. Metadaten)
- Zugriffskontrollen durch Rechtevergabe bzgl. Informationssicherheit und Datenschutz (individuelle Lese- und Schreibrechte)
- Verwaltung von Bearbeitungsständen7 durch Versionierung mit Historien- verwaltung8
- Verhinderung doppelter Arbeit sowie Speicherung von Dokumenten8
- Verteilung sowie Umlauf der Dokumente (Workflowmanagement)8
- Dezentraler, gleichzeitiger Zugriff mehrerer Peronen8
- Kosteneinsparungen bei Bürobedarf8 (z. B. Kopierer, Regale, Ordner)
- Bessere Informationsbereitschaft und -fähigkeit (intern und extern)7
- Ablage und Archivierung (langfristiger Zugriff)7
- Automatisierung von Geschäftsprozessen7
- Schutz vor Verfälschung, Missbrauch und Vernichtung7
2.3 Recherche zu möglichen DMS-Systemen
Für die Auswahl eins geeigneten DMS-Systems werden Recherchen via Intranet und Internet zu möglichen DMS-Software außerhalb wie auch innerhalb des Unternehmens durchgeführt.
2.3.1 Marktlösung
Der deutschsprachige Markt bietet eine große Vielfalt an möglichen Lösungen mit verschiedenen Anforderungen. Diese sind oftmals speziell auf entsprechende Branchen sowie Unternehmensgrößen und Anzahl der Software-Nutzer zugeschnitten. Aufgrund der großen Auswahl an möglichen Anbietern für Dokumentenmanagementsysteme, die der Markt anbietet, wird primär eine bereits im Unternehmen funktionierende interne (BASF SE) Lösung forciert.
2.3.2 Interne Lösung
Mittels Intranet-Recherchen werden DMS-Systeme ermittelt, die bereits in anderen Einheiten der BASF SE erfolgreich im Einsatz sind. Ziel dieser internen Lösung ist es, eine schnelle Eingewöhnung sowie eine von Beginn an hohe Akzeptanz für das spätere DMS-System zu schaffen. Folgende drei DMS-Lösungen werden laut IT-Facheinheit derzeit intern genutzt:
- Documentum (OpenText)
- MyPortal (Fasihi)
- Pergamon (Ainea)
3 Auswahl eines DMS-Systems
Es folgt eine Beschreibung der aktuellen Dokumentenablage, wobei auf einige der Hauptprobleme näher eingegangen wird. Anschließend werden die zuvor ausgewählten internen DMS-Systeme als Grundlage für eine Gegenüberstellung genutzt.
3.1 Aktuelle Situation
Zurzeit liegen alle Dokumente der Facheinheit in einer Ordnerstruktur (Netzwerklaufwerk "B.\") unter dem Betriebssystem Windows (8.1 bzw. 10). Im Zuge der stetig wachsenden Digitalisierung nimmt das EDV-gestützte Verwalten von Dokumenten eine wichtige Rolle ein. Diese voranschreitende Digitalisierung (weg von Papier) führt zu einer stets größer werdenden Anzahl an Dokumenten. Hierbei macht sich immer häufiger bemerkbar, dass die bisherige Netzwerkstruktur an ihre Grenzen stößt. Aufgrund dessen ergeben sich Probleme, auf die im Folgenden detailliert eingegangen wird.
3.2 Beschreibung der Hauptprobleme
Aus der aktuellen Netzlaufwerkstruktur ist nicht eindeutig definiert, unter welchem Pfad Dokumente gespeichert werden. Nicht jeder Inhalt darf von jedem Mitarbeiter gesehen bzw. bearbeitet werden (z. B. Leasing-Mitarbeiter). Diese Unklarheiten führen dazu, dass Mitarbeiter Dateien in verschiedenen Ordner ablegen. Daraus resultieren vermehrt Datei-Dopplungen. Verstärkt wird das Ganze durch die Aufteilung der Facheinheit in verschiedene Teams mit unterschiedlichen Aufgaben (Rollen). Diese Teams greifen aus unterschiedlichen Intensionen auf dieselben Dateien zu. Oftmals hat dies zur Folge, dass Dateien lokal gespeichert werden, was wiederum dazu führt, dass verschiedene Versionen von Dokumenten im Umlauf sind. Zudem werden benötigte Speicherkapazitäten unnötigerweise blockiert. Hinzu kommt, dass Dateien immer wieder ausgeschnitten statt kopiert, gelöscht, geändert, umbenannt oder verschoben werden.
Ein weiterer Aspekt bildet die auf diese Weise gewachsene Struktur, da mittlerweile sehr viele Unterorder existieren. Daraus ergibt sich eine schwer überblickbare Struktur, unter der man sich nur sehr schwer zurechtfindet. Die Ablagepfade sind teilweise so lang, dass beim Bearbeiten von Dateien Fehlermeldungen auftreten.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 1: Beispiel einer Fehlermeldung
Die Suche nach gezielten Informationen ist aufwendig, denn Ordner müssen einzeln durchsucht werden. Auch der Weg über die Windowssuchfunktion ist nicht optimal, da es aufgrund der großen Datenmenge sehr lange dauert bis ein Suchergebnis vorliegt. Ein weiterer Nachteil ist, dass Dokumente nicht von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig geöffnet werden können, wodurch Wartezeiten entstehen. Infolge zu hoher Datenlast der Server kommt es zudem vor, dass ein Zugriff auf das Netzlaufwerk nicht gewährleistet werden kann. Dieser Fehler tritt vermehrt bei Nutzung über VPN auf.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 2: Fehlermeldung Netzlaufwerke
Diese Probleme verursachen einen immensen Zeitaufwand, weswegen man sich letzten Endes für die Einführung eines DMS-Systems entschieden hat.
3.3 Erstellung der Zielvorgabe
Nach Benennung der Zielvorgaben werden mit Hilfe der Erstellung eines Lastenheftes die Anforderungen der Facheinheit (Führungskräfte und Mitarbeiter) an ein entsprechendes Dokumentenmanagementsystem gesammelt. Diese Anforderungen gilt es durch die Einführung eines DMS-Systems möglichst abzudecken. Anhand von Primär- und Sekundäranforderungen wird differenziert, ob die jeweilige Anforderung eine hohe Priorität (1) hat oder ob sie eine untergeordnete Rolle (2) spielt.
Bei der Einführung eines DMS-Systems werden als Grundzielvorgaben die Steigerung der Effizienz bei der Informationsnutzung, Wissensabfrage von Kollegen und das Finden von vorhandenen Dokumenten durch Schlagwort-Suche bestimmt.9
Spezifizierte Zielvorgabe:
Die durchschnittliche Anzahl an Minuten, welche ein Mitarbeiter damit verbringt, nach Dokumenten zu suchen, soll innerhalb von drei Monaten nach der Einführung der neuen DMS-Software um ca. 30% sinken.
[...]
1 Riggert (2009, S. 51).
2 Schüttler (2012, Kap. 3.1).
3 Riggert (2009, S. 54).
4 Vgl. Schüttler (2012, Kap. 3.1).
5 Vgl. Ellmann (2019, S. 34).
6 Vgl. Abts, Mülder (2017, S. 244-245).
7 Vgl. Schüttler (2012, Kap. 3.4).
8 Vgl. Schüttler (2012, Kap. 3.3).
9 Vgl. Steinbrecher, Müll-Schnurr (2010, S.250)