Diese wissenschaftliche Arbeit analysiert die Vorstandsabteilung einer Aktiengesellschaft aus verschiedenen Perspektiven. Mit der theoretischen Befassung dieses Berufsfeldes werden die grundlegenden und umfangreichen Rechte und Pflichten, sowie die Rahmenbedingungen dargelegt. Ebenso spielen die wichtigsten Aufgaben im Arbeitsalltag eine Rolle, die auf Basis von Standardwerken und Fallstudien nähergebracht werden.
In den Medien des 21. Jahrhunderts häufen sich Tag für Tag neue Skandalschlagzeilen an. Vorstände, die Gelder veruntreuen, Kunden ausnehmen und exorbitant hohe Gehaltssummen fordern, sind schon lange keine Besonderheit mehr. So stellen die erst neulich veröffentlichten Schlagzeilen über den AWO-Skandal keine Überraschung, sondern lediglich eine Einreihung in bis dato Geschehenes dar. Die Arbeiterwohlfahrt (AWO) ist eine der größten Verbände der freien Wohlfahrtspflege in Deutschland und agiert mit dem Ziel, soziale Probleme und Aufgaben unserer Gesellschaft zu bewältigen sowie den sozialen Rechtsstaat zu wahren.
Nun trat der langjährige Vorsitzende Jürgen Richter zurück. Mit einem Jahresgehalt von 300.000 € und üppiger Dienstwagenpauschale sei einem Teil der AWO-Führung (…) offensichtlich über die Zeit jedes Bewusstsein dafür abhandengekommen, was in einem Sozialverband angemessen und akzeptabel ist. Mit dem 300-PS-Mercedes zu Pflegebedürftigen - die AWO Frankfurt benötigt dringend Reorganisation. Doch was steckt eigentlich hinter diesem vermeintlich skandalösen Beruf eines Vorstandes?
Inhalt
1. Das Vorstandsmitglied – eine ambivalente Aufgabe
2. Definition und Allgemeines
3. Stellung des Vorstandes innerhalb des Unternehmens
4. Aufgaben und Ziele
4.1. Zeit- und Informationsmanagement
4.2. Delegation im Unternehmen
4.3. Motivation von Mitarbeitern
4.3.1. Fallstudie Harvard Business Manager: Zoff im Vorstand
4.3.2. Lösungsansätze
4.4. Gemeinsame Meetings
5. Phasen der Unternehmensführung
5.1. Zielbildung
5.2. Planung und Entscheidung
5.3. Ausführung / Koordination
5.4. Zielkontrolle und Korrektur
6. Fazit
Quellenverzeichnis
Abstract
Die vorliegende wissenschaftliche Arbeit analysiert die Vorstandsabteilung einer Aktiengesellschaft aus verschiedenen Perspektiven. Mit der theoretischen Befassung dieses Berufsfeldes werden die grundlegenden und umfangreichen Rechte und Pflichten, sowie die Rahmenbedingungen dargelegt. Ebenso spielen die wichtigsten Aufgaben im Arbeitsalltag eine Rolle, die auf Basis von Standardwerken und Fallstudien nähergebracht werden.
1. Das Vorstandsmitglied – eine ambivalente Aufgabe
In den Medien des 21. Jahrhunderts häufen sich Tag für Tag neue Skandalschlagzeilen an. Vorstände, die Gelder veruntreuen, Kunden ausnehmen und exorbitant hohe Gehaltssummen fordern, sind schon lange keine Besonderheit mehr. So stellen die erst neulich veröffentlichten Schlagzeilen über den AWO-Skandal keine Überraschung, sondern lediglich eine Einreihung in bis dato Geschehenes dar.
Die Arbeiterwohlfahrt (AWO) ist eine der größten Verbände der freien Wohlfahrtspflege in Deutschland und agiert mit dem Ziel, soziale Probleme und Aufgaben unserer Gesellschaft zu bewältigen, sowie den sozialen Rechtsstaat zu wahren (vgl. AWO, 2019).
Nun trat der langjährige Vorsitzende Jürgen Richter zurück. Mit einem Jahresgehalt von 300.000 € und üppiger Dienstwagenpauschale sei „einem Teil der AWO-Führung (…) offensichtlich über die Zeit jedes Bewusstsein dafür abhandengekommen, was in einem Sozialverband angemessen und akzeptabel ist“ (Focus, o.A., 2019, zit. nach Christoph Degen, 2019).
Mit dem 300-PS-Mercedes zu Pflegebedürftigen - die AWO Frankfurt benötigt dringend Reorganisation. Doch was steckt eigentlich hinter diesem vermeintlich skandalösen Beruf eines Vorstandes?
Diese wissenschaftliche Arbeit soll dem Leser die grundlegenden und wichtigsten Tätigkeiten einer Vorstandsabteilung näherbringen, sowie deren praxisnahe Ausübung repräsentieren. Dazu werden verschiedene Perspektiven näher belichtet - von der Stellung des Vorstandes innerhalb des Unternehmens, über Aufgaben, Ziele und allgemeine Definitionen, bis hin zu dem alltäglichen Auftrag der Unternehmensführung.
2. Definition und Allgemeines
Da Aktiengesellschaften wie Kleinkinder geschäftsunfähig sind, brauchen sie gesetzliche Vertreter, die für sie handeln. In jeder Aktiengesellschaft sind das die Organe. Eines der Leitenden ist der Vorstand, eine mit Führungsaufgaben beauftragte Person. Er führt die Geschäfte eigenverantwortlich und bei mehreren Vorständen kollegial. Durch ihn wird die Gesellschaft gerichtlich und außergerichtlich nach außen vertreten. Der Vorstand wird vom Aufsichtsrat auf höchstens fünf Jahre bestellt. Eine wiederholte Bestellung oder die Verlängerung der Amtszeit, jeweils für höchstens fünf Jahre, ist zulässig. Er kann grundsätzlich aus einer oder mehreren Personen bestehen, wobei bei mehreren Mitgliedern meist eines zum Vorstandsvorsitzenden ernannt wird. Verfügt die Aktiengesellschaft allerdings über ein Grundkapital von mehr als drei Millionen Euro, so muss sich der Vorstand nach dem Aktiengesetz (AktG) aus mindestens zwei Personen zusammensetzen, sofern dies in der Satzung nicht anders geregelt ist. Der Vorstand ist zur Führung der Handelsbücher, der Aufstellung und Vorlegung von Jahresabschlüssen und Geschäftsberichten, sowie für die Einberufung der Hauptversammlung verantwortlich. Seine Rechte und Pflichten (wie die Leitung, Geschäftsführung, Vertretung, Zeichnungsvollmacht, Vorbereitung und Ausführung der Hauptversammlung, Wettbewerbsverbot, Berichte an den Aufsichtsrat, Buchführung), seine Berufung und Abberufung (durch den Aufsichtsrat), seine Amtszeit (maximal fünf Jahre) sowie die Bezüge (Gewinnanteil) sind detailliert im Aktiengesetz geregelt. Die Bezeichnung Vorstand wird darüber hinaus auch für die Leitungsorgane einer Stiftung oder einer eingetragenen Genossenschaft (eG) verwendet. Das Äquivalent ist der oder die Geschäftsführer /-in einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) (vgl. Schneck, 2014, S.97f.).
3. Stellung des Vorstandes innerhalb des Unternehmens
Zu den mit Führungsaufgaben beauftragten Personen eines Unternehmens gehört nicht nur der Vorstand, der die eigentliche Leitung übernimmt, sondern alle Mitarbeiter, die eine Entscheidungs- und Anordnungsbefugnis haben.
So gibt es unterschiedliche Führungsebenen mit unterschiedlichen Tragweiten für das Unternehmen:
- Das Lower-Management, die untere Führungsebene, beinhaltet Meister oder Werkstattleiter, die kurzfristige Entscheidungen bei ausführender Arbeit treffen
- Das Middle-Management, die mittlere Führungsebene, beinhaltet leitende Angestellte, also Führungskräfte wie Abteilungsleiter, die Entscheidungen mit einem mittleren Zeithorizont treffen. Die Vorgaben der obersten Unternehmensleitung müssen umgesetzt, Abläufe strukturiert und entsprechende Anordnungen getroffen werden
- Der Vorstand einer Aktiengesellschaft zählt zur obersten Unternehmensleitung, das Top-Management. Hier werden überwiegend Grundsatzfragen geklärt und strategische („langfristige“) Entscheidungen getroffen, die eine große Tragweite besitzen und nicht mehr oder nur mit hohem Aufwand umkehrbar sind. Beispiele wären die Wahl des Unternehmensstandortes, die Rechtsform oder das Einführen eines neuen Produktes (vgl. Schulz, 2014, S.33f.).
Zwischen den einzelnen Führungsebenen können mehrere Zwischenstufen, wie z.B. Hauptabteilungsleiter, Gebietsleiter, Bereichsleiter usw. eingeschoben sein. Dies ist hauptsächlich bei größeren Unternehmen der Fall. Der Vorstandsvorsitzende wird auch „Chief Executive Officer“ (CEO) genannt. Diese Bezeichnung ist inzwischen auch in deutschen Unternehmen gebräuchlich, die damit ihre Internationalität und Fortschrittlichkeit zum Ausdruck bringen wollen (vgl. Schulz, 2014, S. 34f.).
4. Aufgaben und Ziele
Der Blick für das große Ganze: Der Vorstand als Geschäftsleitung.
Die Geschäftsleitung hat das Unternehmen als Ganzes stetig im Blick. Sie muss wissen, wie es gerade läuft, welche Probleme es gibt und welche Aufgaben anstehen. Außerdem plant die Geschäftsleitung verantwortungsvoll die Unternehmensentwicklung, löst Schwierigkeiten und knüpft Kontakte zu wichtigen Personen. Sie organisiert den Informationsaustausch zwischen den einzelnen Abteilungen und beruft regelmäßige Meetings ein (vgl. o.A., 2014, S.40).
Außerdem erhält der Vorstand alle Einladungsschreiben zu Veranstaltungen und sorgt dafür, dass die Mitarbeiter stets über alle Termine informiert sind. Um die Kontrolle zu behalten und einen reibungslosen Ablauf garantieren zu können, muss er durchweg über alles bestens Bescheid wissen. Bei öffentlichen Veranstaltungen vertritt der Vorstand das Unternehmen nach außen, nimmt Pressetermine wahr und pflegt den persönlichen Kundenkontakt (vgl. Applegate, Kraus und Butler, 2019).
Wichtige Fähigkeiten wie mit anderen Menschen kommunizieren, diese positiv zu beeinflussen, keine Probleme im Umgang mit Unsicherheiten, Schwierigkeiten, Rückschlägen oder Konflikten haben, Netzwerke zu bilden und stark im Umgang mit Zahlen sein, sind nur einige Beispiele (vgl. o.A., 2014, S.41). Auch soziale Kompetenzen sind wichtig. Der Vorstand nimmt schließlich eine Vorbildstellung für alle Mitarbeitenden ein (vgl. Applegate, Kraus und Butler, 2019).
„(Ferner muss) [der] Prozess der betrieblichen Leistungserstellung und -verwertung so gestaltet werden, dass das (die) Unternehmensziel(e) auf höchstmöglichem Niveau erreicht wird (werden)“ (Wöhe, Döring und Brösel, 2016, S.47)
4.1. Zeit- und Informationsmanagement
„Wer keine Zeit hat, ist vielbeschäftigt und wichtig“ (Nölke, Zielke und Kraus, 2015, S.29). Um im Arbeitsalltag kostbare Zeit zu sparen, ist gerade für vielbeschäftigte Vorstände ein Zeitmanagement bzw. die Terminplanung unabdingbar. Beispielsweise werden auf „To-Do-Listen“ alle zu erledigenden Aufgaben notiert. Außerdem erstellt die Geschäftsleitung einen groben Zeitplan, in den alle wichtigen Termine wie stattfindende Sitzungen, Veranstaltungen, Messen etc. eingetragen werden. An ihm wird sich immer wieder orientiert, sodass Zeitprobleme zu einem späteren Zeitpunkt vermieden werden (vgl. Nölke, Zielke und Kraus, 2015, S.30ff.).
Auch die stellvertretende Geschäftsführung weiß genauso über alle aktuellen Vorgänge Bescheid, übernimmt Teilaufgaben bei der Leitung und vertritt bei Abwesenheit, Krankheit oder im Auftrag. Zudem müssen Informationen genau diejenigen im Unternehmen erhalten, die sie brauchen – und zwar so schnell wie möglich. Damit die zu erledigenden Tätigkeiten nicht doppelt erledigt oder gar vergessen werden, sorgt der Vorstand auch dafür, dass die einzelnen Abteilungen regelmäßig über sämtliche Vorgänge schriftlich informiert werden. Bei Bedarf können diese Nachrichten auch gut sichtbar aufgehängt werden (vgl. o.A., 2014, S.40).
Grundsätzlich wird in folgende zwei Wege unterschieden, wie Informationen den Adressaten erreichen:
- Schlüsselinformationen wie wichtige Kennzahlen oder Berichte, die man kontinuierlich braucht, werden gegeben (Push-Prinzip)
- Benötigende Informationen aus Datenbanken oder dem Internet werden nachgefragt bzw. eingeholt (Pull-Prinzip) (vgl. Nölke, Zielke und Kraus, 2015, S.51f.).
4.2. Delegation im Unternehmen
Aus Effizienzgesichtspunkten betrachtet erledigt ein Vorstand nur die Aufgaben, die die anderen nicht übernehmen können. Er muss delegieren, also Aufgaben in der Regel an seine Mitarbeiter abgeben. So entlastet der Vorstand sich selbst und stärkt gleichzeitig die Eigenverantwortung der Mitarbeiter, was ebenfalls eine motivierende Wirkung hat. Doch nicht jeder hat die entscheidenden Fähigkeiten, die zur Bewältigung von bestimmten Tätigkeiten benötigt werden. Deshalb muss der Vorstand immer für seinen jeweiligen Mitarbeiter eine angemessene Aufgabe finden, die aber gleichzeitig herausfordernd ist. So ist die Möglichkeit für jeden gegeben, neue Herausforderungen anzunehmen, sich ständig weiter zu entwickeln und eventuell aufzusteigen (vgl. Nölke, Zielke und Kraus, 2015, S.35f.).
4.3. Motivation von Mitarbeitern
Menschen erbringen in der Regel nicht grundlos eine bestimmte Leistung. Vielmehr gibt es für ihr Handeln ein Motiv, beispielsweise wollen sie Anerkennung bekommen oder werden durch Belohnungen zum Handeln motiviert. Ist dies nicht der Fall, droht eine demotivierte Stimmung einzutreten, die schlimmstenfalls das gesamte Team zerfallen lässt. Dies hat gerade bei leitenden Führungsteams eine große Tragweite:
4.3.1. Fallstudie Harvard Business Manager: Zoff im Vorstand
So stellt die Fallstudie des Harvard Business Managers erschreckenderweise fest, dass Streitfälle zwischen leitenden Angestellten aus dem Middle-Management keine Seltenheit, sondern vielmehr die Regel sind. Statt friedlicher Arbeitsatmosphäre und gemeinsamem Teamgeist herrscht Abteilung vs. Abteilung, Chef gegen Chef. Die Auswirkungen auf den laufenden Betrieb sind von zerstörerischem Umfang. Das Top-Management, der Vorstand, muss dringend einschreiten. Aber wie? (vgl. Groysberg und Baden, 2019).
4.3.2. Lösungsansätze
In einem Unternehmen ist jeder Mitarbeiter wichtig – es gilt die Devise: Gemeinsam sind wir stark und können viele Ziele erreichen! Es ist die Aufgabe des Vorstandes, dieses Wir-Gefühl unter allen Mitarbeitern zu erzeugen. Doch dazu muss auch jeder Einzelne von ihnen ein gewisses Maß an Interesse zeigen und Eigeninitiative ergreifen. Nur in einem funktionierenden Team mit motivierten und engagierten Mitarbeitern, die ihre Fähigkeiten gewinnbringend einbringen, können die festgelegten Unternehmensziele auch erreicht und die Firma am Leben gehalten werden (vgl. Nölke, Zielke und Kraus, 2015, S.43f.).
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