Modellierung eines Geschäftsprozesses zur zentralen elektronischen Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden

II

Inhaltsverzeichnis

ABBILDUNGSVERZEICHNIS V

TABELLENVERZEICHNIS VI

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS VII

1 EINLEITUNG 1

1.1 Zielstellung und Relevanz der Arbeit 2

1.2 Aufbau der Arbeit 3

2 GRUNDLAGEN DER VERWAHRUNG ERBFOLGERELEVANTER URKUNDEN 4

2.1 Definitorische Abgrenzung erbfolgerelevanter Urkunden 4

2.1.1 Die Verfügung von Todes wegen 4

2.1.2 Sonstige erbfolgerelevante Erklärungen 7

2.2 Formerfordernis erbfolgerelevanter Urkunden 9

2.3 Arten der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden 10

2.3.1 Die besondere amtliche Verwahrung 10

2.3.2 Die notarielle Verwahrung 11

2.3.3 Die gerichtliche Aktenverwahrung 11

2.4 Rücknahme erbfolgerelevanter Urkunden aus der Verwahrung 12

2.5 Verfahrensablauf der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden 12

2.5.1 Inverwahrungnahme erbfolgerelevanter Urkunden 13

2.5.2 Eintritt des Erbfalls 14

2.5.3 Kritische Würdigung des Verfahrensablaufs 17

3 GRUNDLAGEN DER GESCHÄFTSPROZESSMODELLIERUNG 20

3.1 Definition grundlegender Begriffe der Geschäftsprozessmodellierung 20

3.1.1 Geschäftsprozess 20

3.1.2 Modell 22

3.1.3 Geschäftsprozessmodellierung 23

3.1.4 Geschäftsprozessmanagement 25

III

3.2  Ansätze zur Geschäftsprozessmodellierung  25

3.3  Ziele der Geschäftsprozessmodellierung  27

3.4  Strukturierung der Geschäftsprozessmodellierung  28

3.4.1  Ebenen der Geschäftsprozessmodellierung  28

3.4.2  Phasen der Geschäftsprozessmodellierung  30

3.4.3  Sichten der Geschäftsprozessmodellierung  32

3.5  Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung  32

4.  AUSGEWÄHLTE MODELLIERUNGSSPRACHEN FÜR  

  GESCHÄFTSPROZESSE  33

4.1  Merkmale einer Modellierungssprache  33

4.2  Modellierungssprache nach GEHRING  36

4.3  Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)  41

4.4  Business Process Modeling Notation (BPMN)  45

4.5  Vergleich der Modellierungssprachen  49

4.6  Schlussfolgerungen für die eigene Geschäftsprozessmodellierung  50

5  NEUGESTALTUNG DES GESCHÄFTSPROZESSES DER VERWAHRUNG  

  ERBFOLGERELEVANTER URKUNDEN  52

5.1  Entwicklung eines Idealkonzeptes für die Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden  52

5.1.1  Vision  52

5.1.2  Strategie  54

5.2  Ist-Geschäftsprozess der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden  56

5.2.1  Modellierung des Ist-Geschäftsprozesses  57

5.2.1.1  Inverwahrungnahme erbfolgerelevanter Urkunden (GP 1 bis GP 3 )  59

5.2.1.2  Eintritt des Erbfalls (GP 4 )  70

5.2.2  Schwachstellen des Ist-Geschäftsprozesses  79

5.3  Soll-Geschäftsprozess der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden  81

5.3.1  Gesetzliche Voraussetzungen  82

5.3.2  Anforderungen an das zentrale Verwahrsystem  82

5.3.3  Modellierung des Soll-Geschäftsprozesses  83

5.3.3.1  Inverwahrungnahme erbfolgerelevanter Urkunden (GP 1 bis GP 3 )  84

IV

5.3.3.2 Eintritt des Erbfalls (GP-4) 88

5.3.4 Aspekte der Überführung des Ist- in den Soll-Geschäftsprozess 91

6 EVALUATION DES SOLL-GESCHÄFTSPROZESSES 92

7 ZUSAMMENFASSUNG UND AUSBLICK 95

ANHANG I - ANORDNUNG ÜBER DIE BENACHRICHTIGUNG IN

NACHLASSSACHEN 99

ANHANG II - VERWENDETE REGELUNGEN DER DONOT 119

ANHANG III - VERWENDETE REGELUNGEN DER AKTO 124 LITERATURVERZEICHNIS 128

VERZEICHNIS VERWENDETER VORSCHRIFTEN 132

V

  Abbildungsverzeichnis  

  Abb. 1 : Klassifizierung der Verfügung von Todes wegen  5

  Abb. 2 : Kategorisierung der Testamente nach der Art der Errichtung  6

  Abb. 3 : Benachrichtigungssystem nach dem Erbfall  15

  Abb. 4 : Kategorisierung von Geschäftsprozessen  22

  Abb. 5 : Interdependenzen der Geschäftprozessmodellierung  24

  Abb. 6 : Workflow-Life Cycle-Modell  30

  Abb. 7 : Phasen der Geschäftsprozessmodellierung  31

  Abb. 8 : Modellbildung und Meta-Modell  35

  Abb. 9 : Begriffssystem nach GEHRING  36

  Abb. 10 : Meta-Geschäftsprozessmodell nach GEHRING  39

  Abb. 11 : Begriffssystem der EPK mit Erweiterungen  41

  Abb. 12 : BPMN Core Element Set  46

  Abb. 13 : Strategische Zielhierarchie  55

  Abb. 14 : Gesamtüberblick Ist-Geschäftsprozess  58

  Abb. 15 : Übersicht Inverwahrungnahme  60

  Abb. 16 : Aufnehmen in besondere amtliche Verwahrung (GP 2 1 )  62

  Abb. 17 : Aufnehmen in notarielle Verwahrung (GP 2 2 )  64

  Abb. 18 : Registrieren Verwahrungsstelle (GP 2 4 )  66

  Abb. 19 : Prüfen Rücknahme (GP 3 )  69

  Abb. 20 : Überblick Ist-Geschäftsprozess nach Eintritt des Erbfalls (GP 4 )  71

  Abb. 21 : Abwicklung Nachlassgericht Teil I (GP 4 2 )  72

  Abb. 22 : Abwicklung Standesamt bzw. AG Schöneberg (GP 4 3 )  74

  Abb. 23 : Abwicklung Verwahrungsstelle (GP 4 4 )  76

  Abb. 24 : Abwicklung Nachlassgericht Teil II (GP 4 5 )  78

  Abb. 25 : Verwahren Urkunde (GP 2 )  85

  Abb. 26 : Prüfen Rücknahme (GP 3 )  87

  Abb. 27 : Überblick Soll-Geschäftsprozess nach Eintritt des Erbfalls  89

  Abb. 28 : Abwicklung Nachlassgericht (GP 4 2 )  90

VI

  Tabellenverzeichnis  

  Tab. 1 : Auflistung der sonstigen erbfolgerelevanten Urkunden  7

  Tab. 2 : Charakteristika von Prozessevolution und Prozessrevolution  27

  Tab. 3 : Ziele der Geschäftsprozessmodellierung  28

  Tab. 4 : Eigenschaften der nach dem Formalisierungsgrad klassifizierten Modellierungssprachen  34

  Tab. 5 : Vergleich der Modellierungssprachen  49

VII

Abkürzungsverzeichnis

Abb. Abbildung Abs. Absatz AG Amtsgericht AktO Aktenordnung ARIS Architektur integrierter Informationssysteme Art. Artikel Aufl. Auflage BAnz. Bundesanzeiger BeurkG Beurkundungsgesetz BGB Bürgerliches Gesetzbuch BGBl. Bundesgesetzblatt BNotK Bundesnotarkammer BNotO Bundesnotarordnung BPD Business Process Diagram BPMI Business Process Management Initiative BPMN Business Process Modeling Notation bzw. beziehungsweise DA Dienstanweisung für die Standesbeamten und ihre Aufsichtsbehörden d.h. das heißt DONot Dienstordnung für Notarinnen und Notare DV Datenverarbeitung eEPK erweiterte ereignisgesteuerte Prozesskette eGovernment electronic government eJustice electronic justice EPK ereignisgesteuerte Prozesskette et al. et alii etc. et cetera f. folgende ff. fortfolgende FGG Gesetz über die Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit gem. gemäß GBl. Gesetzblatt GG Grundgesetz

VIII

ggf. gegebenenfalls GP Geschäftsprozess GPS Geschäftsprozessschritt GVBl. Gesetz- und Verordnungsblatt IBM International Business Machines IDS Integrierte Datenverarbeitungs Systeme ISO Internationale Organisation für Normung i.S.v. im Sinne von i.H.v. in Höhe von IT Informationstechnologie IuK-Technologie Informations- und Kommunikationstechnologie i.V.m. in Verbindung mit KonsG Gesetz über die Konsularbeamten, ihre Aufgaben und Befugnisse lat. lateinisch LFGG Landesgesetz über die freiwillige Gerichtsbarkeit LPartG Gesetz über die Eingetragene Lebenspartnerschaft MiZi Anordnung über Mitteilungen in Zivilsachen Nr. Nummer OCR Optical Character Recognition OMG Object Management Group OrtsGG Ortsgerichtsgesetz PersStdG Personenstandsgesetz PLZ Postleitzahl PStRG Personenstandsrechtsreformgesetz RGBl. Reichsgesetzblatt S. Satz SAGA Standards und Architekturen für E-Government-Anwendungen SigG Signaturgesetz Tab. Tabelle u.a. und andere UdG Urkundsbeamter der Geschäftsstelle UML Unified Modeling Language usw. und so weiter vgl. vergleiche

IX

Verl. Verlag Wsper Web, Service, Process, Event & Resource XOR Exklusiv-ODER-Operator z.B. zum Beispiel ZPO Zivilprozessordnung *Standesamt Standesamt des Geburtsortes †Standesamt Standesamt des Sterbeortes

1

1 Einleitung

Selten zuvor hat ein Managementkonzept die Unternehmen aller Branchen und Länder dermaßen bewegt wie das Business Reengineering (zu Deutsch: „Geschäftsprozessneugestaltung“), denn es ist ein Zeichen des grundlegenden Wandels von der Industrie- zur Informationsgesellschaft (vgl. ÖSTERLE, H. in HEILMANN et al. 1996, 216). Die Aussage von ÖSTERLE beruht auf dem rasanten Erfolg des Business Reengineering in den 90er Jahren, das maßgeblichen Einfluss auf die zunehmende Relevanz der Geschäftsprozesse und deren Entwicklung mittels Geschäftsprozessmodellierung hatte. Dieser Bedeutungszuwachs basiert auf geänderten Umweltbedingungen. Durch eine stärker werdende Globalisierung und Internationalisierung der Märkte verspüren die Unternehmen einen zunehmenden Wettbewerbsdruck. Zusätzlich erfordern der Wandel von Anbieter- zu Nachfragemärkten sowie kürzere Produktlebenszyklen eine stärkere Kundenorientierung und damit schnellere Reaktionszeiten, Flexibilität und Innovationsfähigkeit (vgl. SCHMELZER und SESSELMANN 2008, 1 f.). Diese essentiellen Prämissen für ein erfolgreiches Marktagieren konnten zahlreiche Unternehmen auf Grund gewachsener Strukturen nicht einsetzen. Mit der Industrialisierung der letzten 200 Jahre erfolgten eine immer stärkere Aufteilung der Aufgaben und eine zunehmende Spezialisierung der Mitarbeiter ¹ (vgl. HAMMER und CHAMPY 1998, 12). Durch die Veränderung von der Industrie- zur Informationsgesellschaft wurden die Nachteile der Spezialisierung deutlich. Der erhöhte schnittstellenbedingte Koordinationsaufwand ließ die Unternehmen zunehmend langsam und unflexibel auf Neuerungen reagieren und machte sie damit auch zunehmend erfolglos. Parallel dazu kam es im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologien (IuK-Technologien) zu Entwicklungen, die neue Möglichkeiten der Informationsverarbeitung im Unternehmen zuließen. Moderne IuK-Technologien veränderten demgemäß die Ausgangsbedingungen, die zu der Entwicklung der bestehenden, nun aber nicht mehr Erfolg versprechenden Unternehmensstrukturen und Arbeitsabläufe geführt hatten. Durch eine Neugestaltung der Geschäftsprozesse mit Hilfe der Geschäftsprozessmodellierung können unter Berücksichtigung der Möglichkeiten der IuK-Technologien und der Kundenbedürfnisse neue, flexiblere und schnellere Arbeitsabläufe konstruiert werden, so dass Unternehmen rasch deutliche Erfolge erzielen. Schließlich ist Zeit zu einem entscheidenden Wett-bewerbsfaktor geworden (vgl. SCHMELZER und SESSELMANN 2008, 2). Diese Entwicklungen machen das Konzept der Geschäftsprozessmodellierung mit seiner bereichs- und organisationsübergreifenden, unmittelbar der Leistungserstellung folgenden Perspektive zu einem

¹ In dieser Arbeit wird zur Vereinfachung nur die männliche Form verwendet.

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Kernthema in der Wirtschaftsinformatik. Dies wird zum einen in der starken Zunahme wissenschaftlicher Veröffentlichungen zu diesem Thema, zum anderen aber auch durch die signifikante Durchdringung der unternehmerischen Praxis deutlich (vgl. REBSTOCK 2004, 1; IDS SCHEER AG 2007).

1.1 Zielstellung und Relevanz der Arbeit

Die vorliegende Arbeit befasst sich mit einem Geschäftsprozess aus dem Bereich der Justiz, der organisationsübergreifend auch andere Beteiligte wie Notare und Standesämter betrifft. Da der Gegenstand der Untersuchung somit kein privatwirtschaftliches Unternehmen ist, wird im Folgenden - soweit möglich - von Organisation gesprochen.

Bei dem untersuchten Geschäftsprozess handelt es sich um die Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden. Diese haben im Falle des Todes einer Person entscheidende Bedeutung bei der Festlegung der richtigen Erbfolge. Wenngleich die Aufgaben in dem untersuchten Bereich unverändert geblieben sind, so haben sich doch auch hier die Rahmenbedingungen durch die Möglichkeiten der IuK-Technologien geändert. Die Nutzung dieser Möglichkeiten soll geprüft werden, um denkbare Effizienzgewinne auszuschöpfen und ggf. weitere organisatorische Probleme zu lösen. Kritiker mögen entgegnen, dass die Justiz kein gewinnorientiertes Unternehmen sei. Schließlich handelt es sich um eine staatliche Aufgabe, die nicht zum Nulltarif für die Gesellschaft erbracht werden kann. Aber auch hier hat der Staat die Pflicht diese Leistungen effizient zu erbringen, andernfalls werden die Kosten unnötigerweise von der Gesellschaft getragen. Die durch Geschäftsprozessmodellierung erkennbaren Optimierungspotentiale müssen also im Sinne einer effizienten und kundenorientierten Aufgabenerledigung realisiert werden. Ein weiterer Aspekt ist mit Blick auf die Globalisierung zweifelsohne die zunehmende Konkurrenz der Staaten um Investitionen und Arbeitsplätze. Staaten, die eine effiziente Bereitstellung der optimalen Rahmenbedingungen gewährleisten, stellen einen attraktiven Wirtschaftsstandort dar und haben somit entscheidende Wettbewerbsvorteile. Vorliegende Arbeit soll einen Beitrag zur Neugestaltung des bestehenden Geschäftsprozesses der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden mit Hilfe der Möglichkeiten der IuK-Technologien leisten, um diese staatliche Aufgabe, unter Beachtung der hohen Anforderungen an einen rechtssicheren Verfahrensablauf, effizienter zu gestalten. Hier sind deutliche Verbesserungen im Hinblick auf Kosten, Geschwindigkeit sowie Qualität möglich. Dies er-fordert allerdings in weiten Bereichen eine Neuordnung der Geschäftsprozesse und Verant- wortlichkeiten.

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1.2 Aufbau der Arbeit

Im Anschluss an diese Einleitung wird in Kapitel zwei zum allgemeinen Verständnis der Begriff der erbfolgerelevanten Urkunde definitorisch abgegrenzt sowie das Formerfordernis dieser Urkunden erläutert (Abschnitte 2.1 und 2.2). Anschließend wird eine Übersicht über mögliche Arten der Verwahrung gegeben sowie die Möglichkeit zur Rücknahme aus der Verwahrung dargestellt (Abschnitte 2.3 und 2.4). Auf dieser Basis wird in Abschnitt 2.5 das derzeit sehr ineffiziente und fehleranfällige Gesamtsystem der Verwahrung erbfolgerelevanter Ur-kunden beschrieben und bewertet.

Es folgt Kapitel drei, in dem die Grundlagen der Geschäftsprozessmodellierung vermittelt werden. Nach der Definition grundlegender Begriffe (Abschnitt 3.1), werden die beiden Hauptansätze und die Ziele der Geschäftsprozessmodellierung vorgestellt (Abschnitte 3.2 und 3.3). Abschnitt 3.3 stellt die Strukturierungsmöglichkeiten des Modellierungsprozesses vor, um insbesondere bei komplexen Aufgaben ein geordnetes Vorgehen zu ermöglichen. Das Kapitel endet mit Ausführungen über die Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung. In Kapitel vier werden nach der Vorstellung allgemeiner Anforderungen an eine Geschäftsprozessmodellierungssprache (Abschnitt 4.1) drei ausgewählte Vertreter präsentiert (Abschnitte 4.2, 4.3, 4.4) und anschließend miteinander verglichen (Abschnitt 4.5). Darauf aufbauend werden in Abschnitt 4.6 Schlussfolgerungen für die Verwendung einer Geschäftsprozessmodellierungssprache im folgenden Kapitel fünf getroffen.

Aufbauend auf den Erkenntnissen der Vorkapitel beschäftigt sich das fünfte Kapitel mit der praktischen Durchführung der Geschäftsprozessmodellierung anhand des in Abschnitt 2.5 beschriebenen Verfahrensablaufs. Dazu wird zunächst ein Idealkonzept erarbeitet, das sowohl visionäre Vorstellungen als auch die Strategie der Organisation einbindet (Abschnitt 5.1). Im Anschluss daran wird der Ist-Geschäftsprozess modelliert und erläutert. Die anknüpfende Analyse stellt die Schwachstellen des Ist-Geschäftsprozesses heraus und gibt so weitere Anregungen für die in Abschnitt 5.3 durchgeführte Neugestaltung des Geschäftsprozesses. Auf Grundlage der in Kapitel fünf durchgeführten Geschäftsprozessmodellierung wird in nachfolgendem Kapitel eine Evaluation des Soll-Geschäftsprozesses durchgeführt. Hier werden die Potentiale des entwickelten Geschäftsprozesses anhand quantitativer und qualitativer Kriterien bewertet.

Eine Zusammenfassung der Arbeit und einen Ausblick liefert das siebte und letzte Kapitel.

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2 Grundlagen der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden

Die Zielsetzung dieses Kapitels besteht darin, die Grundlagen der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden zu vermitteln, um damit ein besseres Verständnis für den zu modellierenden Geschäftsprozess zu erreichen.

2.1 Definitorische Abgrenzung erbfolgerelevanter Urkunden

In Deutschland ist das Erbrecht durch Art. 14 Abs. 1 GG gewährleistet. Ausfluss dieses Schutzes sind die gesetzliche (§§ 1924 ff. BGB) und die gewillkürte Erbfolge (§§ 1937, 1941 BGB), wobei letztere Vorrang hat (vgl. BROX und WALKER 2007, 4, 13, 28). Gesetzliche Erbfolge bedeutet, dass mit dem Tod einer Person (gem. Legaldefinition in § 1922 Abs. 1 BGB als Erbfall bezeichnet) ihr Vermögen als Ganzes auf die Verwandten und den Ehegatten übergeht (vgl. BROX und WALKER 2007, 15). Formgültige erbfolgerelevante Urkunden sind Voraussetzung für die davon abweichende gewillkürte Erbfolge, können aber auch Auswirkung auf die gesetzliche Erbfolge haben. Nachfolgend wird zunächst die Verfügung von Todes wegen als Hauptanwendungsfall erbfolgerelevanter Urkunden erläutert. Anknüpfend daran werden die sonstigen erbfolgerelevanten Urkunden behandelt.

2.1.1 Die Verfügung von Todes wegen

Jede testierfähige Person (vgl. § 2229 BGB) kann auf Grund der Testierfreiheit, einem Ausfluss der Privatautonomie des BGB, durch eine Verfügung von Todes wegen vollkommen frei

- Ausnahmen bilden die Regelungen des Pflichtteilsrechts (§§ 2303 ff. BGB) sowie Verstöße gegen Gesetze oder die guten Sitten (§§ 134, 138 BGB) - über sein Vermögen bestimmen und jedwede Person als Erben einsetzen (vgl. FRANK 2003, 3). Erbe ist bzw. sind die Person(en), auf die mit dem Tode einer Person (sog. Erblasser) das Vermögen als Ganzes übergeht (vgl. Legaldefinition in § 1922 Abs. 1 BGB). Erblasser ist damit jede verstorbene Person. Das Gesetz bezeichnet aber auch eine lebende Person, die eine Verfügung von Todes wegen errichtet bzw. aufhebt als Erblasser (vgl. BROX und WALKER 2007, 4). Die Verfügung von Todes wegen spielt damit im Erbrecht eine zentrale Rolle. Nachfolgende Abbildung gibt hierzu einen Überblick.

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Abb. 1: Klassifizierung der Verfügung von Todes wegen

Quelle: In Anlehnung an FRANK (2003, 45)

Die Verfügung von Todes wegen ist der Oberbegriff für Erbverträge und Testamente, die gem. § 1937 BGB auch als letztwillige Verfügungen bezeichnet werden (vgl. BROX und WAL- KER 2007,61). Der Erbvertrag (§§ 1941, 2274 ff. BGB) ist ein Vertrag von Todes wegen und somit ein zweiseitiges Rechtsgeschäft, in dem mindestens eine Vertragspartei von Todes wegen verfügt (vgl. BROX und WALKER 2007, 61). Im Unterschied zum Testament, das der Erblasser jederzeit wieder ändern kann, ist der Erblasser im Falle des Erbvertrages an bestimmte Verfügungen gebunden und wird insofern in seiner Testierfreiheit eingeschränkt (vgl. BROX und WALKER 2007, 102).

Bei der letztwilligen Verfügung werden das Einzeltestament und das gemeinschaftliche Testament unterschieden. Das Einzeltestament (§ 1937 BGB) ist eine einseitige Verfügung von Todes wegen und hat keinerlei Bindungswirkung. Es ist also jederzeit ein Widerruf möglich (vgl. BROX und WALKER 2007, 64). Das gemeinschaftliche Testament ist die Zusammenfassung gemeinschaftlich getroffener letztwilliger Verfügungen und kann nur durch Ehegatten (§§ 2265 ff. BGB) oder gleichgeschlechtliche Lebenspartner i.S.v. § 1 LPartG (§ 10 Abs. 4 LPartG i.V.m. §§ 2266 ff. BGB) errichtet werden. Es hat im Falle wechselbezüglicher Verfügungen Bindungswirkung und kann nicht ohne weiteres widerrufen werden (vgl. BROX und WALKER 2007, 125).

Die Art der Errichtung letztwilliger Verfügungen kann auf unterschiedliche Weise erfolgen. Abbildung zwei soll dies verdeutlichen.

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Abb. 2: Kategorisierung der Testamente nach der Art der Errichtung

Quelle: In Anlehnung an FRANK (2003, 76)

Testamente werden in ordentliche Testamente und außerordentliche Testamente unterschieden. Zu den ordentlichen Testamenten nach § 2231 BGB gehört das eigenhändige Testament gem. § 2247 BGB und das öffentliche Testament gem. § 2232 BGB. Ersteres muss, wie der Name schon sagt, eigenhändig geschrieben und unterschrieben sowie mit Ort und Zeit der Errichtung versehen werden. Vorteile des eigenhändigen Testaments sind die kostenfreie Er-richtungsform sowie die an jedem Ort und zu jeder Zeit mögliche Errichtung ohne Zuhilfenahme anderer Personen (vgl. BROX und WALKER 2007, 82). Das öffentliche Testament wird durch Niederschrift vor einem Notar errichtet, entweder durch Erklärung des letzten Willens vor dem Notar oder durch Übergabe einer offenen bzw. verschlossenen Schrift. Das öffentliche Testament ist für den Erblasser mit Kosten verbunden, hat aber im Vergleich zum eigenhändigen Testament den Vorteil, dass er erbrechtlich beraten wird, keine Formfehler auftreten, kaum Zweifel an der Echtheit erhoben werden können sowie letztlich wegen der besonderen amtlichen Verwahrung (vgl. Abschnitt 2.3.1) die Auffindbarkeit und Eröffnung gewährleistet ist (vgl. BROX und WALKER 2007, 74).

Zu den in der praktischen Bedeutung kaum mehr eine Rolle spielenden außerordentlichen Testamenten gehören das Seetestament (§ 2251 BGB) sowie Nottestamente in Form des Bürgermeistertestaments (§ 2249 BGB) oder des Dreizeugentestaments (§ 2250 BGB). Das Seetestament ist unabhängig von einer konkreten Notlage dann möglich, wenn sich der Erblasser an Bord eines deutschen Schiffes außerhalb eines inländischen Hafens befindet. Nottestamen- te sind nur dann zulässig, wenn eine konkrete Notlage gegeben und der Erblasser selbst nicht

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mehr in der Lage ist, ein eigenhändiges Testament zu errichten (vgl. BROX und WALKER 2007, 89 f.). Außerordentliche Testamente sind nach § 2252 Abs. 1 BGB nur drei Monate gültig, soweit der Erblasser nach Errichtung noch lebt und im Stande ist, vor einem Notar ein Testament zu errichten.

Zur Testierfreiheit des Erblassers gehört auch die jederzeitige Möglichkeit, letztwillige Verfügungen ganz oder teilweise ohne besonderen Grund zu widerrufen (§ 2253 BGB). In einem Testament Bedachte haben somit bis zum Tod des Erblassers keine gesicherte Rechtsposition (vgl. BROX und WALKER 2007, 94). Es gibt diverse Formen des Widerrufs wie z.B. durch erneutes Testament (§§ 2254, 2258 BGB) oder beim öffentlichen Testament respektive Bürgermeistertestament durch Rücknahme aus der besonderen amtlichen Verwahrung (§ 2256 Abs. 1 S. 1 BGB). Letztere Widerrufsform wird in Abschnitt 2.4 erläutert. Ausgenommen von der freien Widerruflichkeit sind letztwillige Verfügungen mit Bindungswirkung wie z.B. das gemeinschaftliche Testament im Falle wechselbezüglicher Verfügungen nach dem Tod des Erstverstorbenen (§ 2271 Abs. 2 BGB) sowie vertragsmäßige Bindungen wie z.B. beim Erbvertrag (§ 2289 Abs. 1 BGB).

2.1.2 Sonstige erbfolgerelevante Erklärungen

Sonstige erbfolgerelevante Erklärungen haben Auswirkungen auf die Erbfolge, ohne dass eine Verfügung von Todes wegen errichtet wird. Nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über mögliche Formen sowie die dazugehörigen Vorschriften.

Tab. 1: Auflistung der sonstigen erbfolgerelevanten Urkunden

Quelle: Eigene Erstellung

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Erbverzichtsverträge können Verwandte und Ehegatten des Erblassers vor Eintritt des Erbfalls mit dem Erblasser schließen, um auf ihr künftiges gesetzliches Erbrecht zu verzichten (vgl. BROX und WALKER 2007, 201 ff.).

Analoges gilt dem Zuwendungsverzichtsvertrag, nur dass nicht Verwandte und Ehegatten, sondern ausschließlich die durch Verfügung von Todes wegen Bedachten berechtigt sind, einen Vertrag mit dem Erblasser zu schließen (vgl. BROX und WALKER 2007, 204). Aufhebungsverträge heben bestehende Erbverträge oder bestehende Erbverzichtsverträge ganz oder teilweise auf. Im Gegensatz zum Rücktritt, dem Widerruf oder der Anfechtung bedürfen sie der Mitwirkung beider Vertragsparteien, die den originären Vertrag geschlossen haben (vgl. BROX und WALKER 2007, 116 ff., 206).

Der Rücktritt vom Erbvertrag kann durch den Erblasser einseitig erfolgen, wenn er sich diesen im Vertrag vorbehalten hat (§ 2293 BGB) oder das Gesetz nach den §§ 2294 f. BGB ein solches Recht einräumt. Durch den Rücktritt wird der Erbvertrag ganz oder teilweise aufgehoben (vgl. BROX und WALKER 2007, 118 ff.).

Die Anfechtung hat gem. § 142 Abs. 1 BGB die Nichtigkeit der Verfügung und ggf. des ganzen Vertrages zur Folge. Sie kann gem. §§ 2281 ff. BGB einen Erbvertrag oder in analoger Anwendung auch wechselbezügliche Verfügungen in einem gemeinschaftlichen Testament (nach dem Tod des anderen Ehegatten/Lebenspartners) sowie - dies ist aber streitig - Erbverzichtsverträge betreffen (vgl. BROX und WALKER 2007, 171 ff., 207). Wechselbezügliche Verfügungen kommen in gemeinschaftlichen Testamenten von Ehegatten bzw. Lebenspartnern vor. Es sind solche Verfügungen, von denen anzunehmen ist, dass die Verfügung des einen Ehegatten nicht ohne die Verfügung des anderen Ehegatten getroffen sein würde (§ 2270 Abs. 1 BGB). Der Widerruf dieser wechselbezüglichen Verfügungen ist wegen der Abhängigkeit der beiden Verfügungen einseitig nur zu Lebzeiten des anderen Verfügenden möglich (vgl. BROX und WALKER 2007, 140). Durch den Widerruf wird die wechselbezügliche Verfügung unwirksam (§ 2270 Abs. 1 BGB). Nach dem Tod ist ein Widerruf nicht mehr möglich. Die letztwillige Verfügung kann nur durch obige Anfechtungserklärung oder die Ausschlagung der Erbschaft aufgehoben werden (§ 2271 Abs. 2 S. 1 BGB). Ehe- und Lebenspartnerverträge haben dann Auswirkungen auf die gesetzliche Erbfolge, wenn der Güterstand geändert wird, da in Abhängigkeit vom Güterstand die gesetzliche Erbquote festgelegt wird. 2

² Zugewinngemeinschaft: § 1931 Abs. 1-3 BGB i.V.m. § 1371 BGB, § 10 Abs. 1, 2 S. 1, § 6 LPartG i.V.m. §

1371 BGB; Gütertrennung: § 1931 Abs. 4 BGB i.V.m. § 1414 BGB, § 10 Abs. 2 S. 2, § 7 LPartG i.V.m. § 1414 BGB; Gütergemeinschaft: §§ 1415 ff. BGB, § 7 LPartG i.V.m. §§ 1415 ff. BGB.

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2.2 Formerfordernis erbfolgerelevanter Urkunden

Erbfolgerelevante Erklärungen sind formbedürftige Geschäfte und können in öffentlichen oder in privaten Urkunden abgegeben werden. Eine ausschließlich mündlich abgegebene Erklärung genügt nicht der Beweisfunktion und besitzt folglich keine Relevanz. Öffentliche Urkunden sind Schriftstücke, die von einer öffentlichen Behörde oder von einer mit öffentlichem Glauben versehenen Person innerhalb ihrer Zuständigkeit und in der vorgeschriebenen Form aufgenommen sind (§ 415 ZPO). Dazu zählen auch Notare als Träger eines öffentlichen Amtes (§ 1 BNotO). Private Urkunden sind alle Urkunden, die nicht öffentliche Urkunden sind (vgl. FAßBENDER 2007, 98).

Für die Erbfolgeregelung sind beide Formen zulässig (§ 2231 BGB). Testamente als private Urkunden müssen mindestens dem Formerfordernis der Eigenhändigkeit genügen (§ 2247 BGB). Die Schriftform gem. § 126 BGB, die nur die Namensunterschrift eigenhändig fordert, nicht aber den gesamten Text, ist nicht ausreichend. Ebenso darf das Testament nicht in elektronischer Form oder Textform nach den §§ 126a, 126b BGB erstellt werden. Testamente können jedoch auch als öffentliches Testament zur Niederschrift eines Notars errichtet werden (§ 2232 BGB). Erbverträge können nur zur Niederschrift eines Notars bei gleichzeitiger Anwesenheit beider Vertragsteile geschlossen werden (§ 2276 Abs. 1 S. 1 BGB). Auch sämtliche sonstige erbfolgerelevante Erklärungen sind gem. den Regelungen der §§ 6 - 35 BeurkG notariell zu beurkunden. ³ Die Niederschrift des Notars hat, neben der Erklärung selbst, die Bezeichnung des Notars und der Beteiligten, den Ort und Tag der Ver-handlung sowie die Unterschriften der Beteiligten und des Notars zu enthalten (§§ 8 ff. BeurkG). ⁴ Eine Besonderheit bilden die vor einem deutschen Konsularbeamten im Rahmen ihrer auswärtigen Amtstätigkeit für deutsche Erblasser erstellten Urkunden. Gem. §§ 10, 11 KonsG stehen die so aufgenommenen Urkunden den vor einem deutschen Notar aufgenommenen gleich (vgl. FAßBENDER 2007, 541). Wenn nachfolgend von notariellen erbfolgerelevanten Urkunden gesprochen wird, sind daher auch die konsularischen Urkunden gemeint.

³ Vgl. Erbverzichtsvertrag: § 2348 BGB; Zuwendungsverzichtsvertrag: §§ 2352 S. 3 i.V.m. 2348 BGB; Aufhebungsvertrag Erbverzichtsvertrag: §§ 2351 i.V.m. 2348 BGB; Aufhebungsvertrag Erbvertrag: §§ 2290 Abs. 4 i.V.m. 2276 Abs. 1 BGB; Rücktrittserklärung: § 2296 Abs. 2 S. 2 BGB; Anfechtungserklärung: § 2282 Abs. 3 BGB; Widerruf wechselbezüglicher Verfügungen: § 2271 Abs. 1 S. 1 i.V.m. § 2296 Abs. 2 S. 2 BGB; Ehe- oder Lebenspartnerschaftsverträge § 1410 BGB, § 7 S. 2 LPartG i.V.m. § 1410 BGB. Dabei werden die Begriffe notarielle Beurkundung bzw. Niederschrift des Notars gleichbedeutend verwendet. Es handelt sich jeweils um die notarielle Beurkundung von Willenserklärungen nach den §§ 6 - 35 BeurkG in der Form einer Niederschrift (Protokoll), wobei die §§ 27 - 35 BeurkG besondere Vorschriften für öffentliche Testamente und Erbverträge enthalten. Die mangelnde terminologische Übereinstimmung der Gesetze ist aus der historischen Entwicklung zu erklären (vgl. FAßBENDER 2007, 100).

⁴ Weitere Informationen zur Niederschrift des Notars finden sich in FAßBENDER (2007, 105 ff.).

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Eine Ausnahme von obigen Vorgaben zur Errichtung einer erbfolgerelevanten Urkunde bildet der Prozessvergleich (§ 127a BGB). Danach kann die notarielle Beurkundung durch einen gerichtlichen Vergleich und die Aufnahme der Erklärungen in ein nach den Vorschriften der ZPO errichtetes Protokoll ersetzt werden.

Außerordentliche Testamente bilden auf Grund der besonderen Situation, in der der Erblasser sich befindet, eine weitere Ausnahme. Sie bedürfen dennoch der Schriftform. Für diese Ur-kunden sind die Vorschriften über die Niederschrift des Beurkundungsgesetzes teilweise analog anzuwenden (vgl. § 2249 Abs. 1 S. 1, 4; § 2250 Abs. 3 S. 1, 2; § 2251 i.V.m. 2250 Abs. 3 S. 1, 2 BGB).

Abschließend lässt sich festhalten, dass erbfolgerelevante Erklärungen nur dann rechtswirksam sind, wenn sie nach den gesetzlichen Formvorschriften in einer öffentlichen oder privaten Urkunde erklärt sind. Der Großteil der Urkunden ist im Anschluss an die formgerechte Erstellung in die nachfolgend erläuterte Verwahrung zu nehmen.

2.3 Arten der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden

Die Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden dient dazu, dass der letzte Wille des Erblassers geheim bleibt, diesem im Erbfall entsprochen wird und die Erbschaft gem. § 1922 BGB dem bzw. den bestimmten Erben anfällt. Alle nicht in Verwahrung gegebenen Testamente können abhanden kommen oder durch Personen mit vom Erblasserwillen abweichenden Interessen vernichtet oder gefälscht werden (vgl. BROX und WALKER 2007, 74). Bei der Verwahrung sind die besondere amtliche Verwahrung beim Amtsgericht (AG), die notarielle Verwahrung und die Aktenverwahrung beim AG zu unterscheiden, die im Folgenden näher erläutert werden.

2.3.1 Die besondere amtliche Verwahrung

Für die besondere amtliche Verwahrung sind sachlich die AGe zuständig (§ 2258a Abs. 1 BGB). Örtlich zuständig ist bei einem öffentlichen Testament das AG, in dessen Bezirk der Notar seinen Amtssitz hat, beim Bürgermeistertestament, das AG zu dessen Bezirk die Gemeinde gehört, beim Konsulartestament das AG Schöneberg in Berlin ⁵ oder bei einem eigenhändigen Testament jedes AG (§ 2258a Abs. 2 BGB, § 11 Abs. 2 KonsG). Nach § 2258 a Abs. 3 BGB kann der Erblasser jederzeit die Verwahrung bei einem anderen AG verlangen. Für den Erbvertrag gelten die Bestimmungen analog (§§ 2300 i.V.m. §2258 a BGB).

⁵ Das AG Schöneberg in Berlin wird nachfolgend nur als AG Schöneberg bezeichnet.

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Für folgende Verfügungen von Todes wegen ist die besondere amtliche Verwahrung obligatorisch:

N Öffentliches Testament gem. § 34 Abs. 1 S. 4 BeurkG

N Bürgermeistertestament gem. § 2249 Abs. 1 S. 4 i.V.m. § 34 Abs. 1 S. 4 BeurkG N Gemeinschaftliches Testament sowie der Erbvertrag, wenn nach dem Tode des Erstversterbenden und der Eröffnung noch Verfügungen des überlebenden Ehegatten, Lebenspartners oder Vertragschließenden enthalten sind und sich diese zuvor in besonderer amtlicher Verwahrung befanden (vgl. § 2273 Abs. 2, 3 BGB, § 10 Abs. 4 LPartG i.V.m. § 2273 Abs. 2, 3 BGB, §§ 2300 Abs. 1 i.V.m. 2273 Abs. 2, 3 BGB)

Fakultativ sind nachfolgende Verfügungen von Todes wegen in die besondere amtliche Verwahrung zu bringen:

N Erbvertrag, soweit die Vertragschließenden die besondere amtliche Verwahrung nicht ausschließen (vgl. § 34 Abs. 1, 2 BeurkG)

N Eigenhändiges Testament auf Verlangen des Erblassers (vgl. § 2248 BGB) Die besondere amtliche Verwahrung ist im Verwahrungsbuch zu vermerken (§ 27 Abs. 4 S. 1 AktO). Des Weiteren ist dem Erblasser zum Nachweis ein Hinterlegungsschein auszuhändigen (§§ 2248 S. 2, 2258 b Abs. 3, 2277 BGB).

2.3.2 Die notarielle Verwahrung

Die notarielle Verwahrung wird beim beurkundenden Notar durchgeführt und ist im Gegensatz zur besonderen amtlichen Verwahrung kostenfrei. Sie kommt gem. § 34 Abs. 3 S. 1 BeurkG beim Erbvertrag immer dann zur Anwendung, wenn die Vertragschließenden die besondere amtliche Verwahrung ausgeschlossen haben. Des Weiteren verbleiben die notariellen Urkunden, die sonstige erbfolgerelevante Erklärungen (vgl. Abschnitt 2.1.2) enthalten, in der Verwahrung des Notars (§ 45 Abs. 1 BeurkG). Sie sind in der Urkundensammlung aufzubewahren (§ 18 DONot).

2.3.3 Die gerichtliche Aktenverwahrung

Die Aktenverwahrung bei Gericht ist in zwei speziellen Fällen erforderlich (vgl. Abschnitt II Nr. 3.2 der Allgemeinen Verfügung über die Benachrichtigung in Nachlasssachen). Im ersten Fall sind erbfolgerelevante Erklärungen, die im Rahmen eines Prozessvergleichs (§ 127a BGB) abgegeben wurden, in der entsprechenden Prozessakte zu verwahren. Der zweite Fall kommt zum Tragen, wenn gemeinschaftliche Testamente oder Erbverträge nach dem Tod des Erstversterbenden durch das AG eröffnet werden, sich zuvor nicht in besonderer amtlicher Verwahrung befunden haben und noch Verfügungen des überlebenden Ehegatten, Lebens-

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partners oder Vertragschließenden enthalten sind (§§ 2273 Abs. 2, 2300 Abs. 1 S. 2 BGB, § 27 Abs. 13 AktO). Diese sind bis zum Tod des Überlebenden in Aktenverwahrung zu nehmen.

2.4 Rücknahme erbfolgerelevanter Urkunden aus der Verwahrung Verfügungen von Todes wegen können auf Verlangen des/der Verfügenden aus der Verwahrung genommen werden. Die Rückgabe eines öffentlichen Testaments oder Bürgermeistertestaments aus der besonderen amtlichen Verwahrung darf nur an den Erblasser persönlich erfolgen und hat den Widerruf zur Folge (§ 2256 Abs. 1 S. 1, Abs. 2 S. 2 BGB). Über diese Folge ist der Erblasser zu belehren (§ 2256 Abs. 1 S. 2 BGB). Die Rücknahme des eigenhändigen Testaments aus der Verwahrung gilt hingegen nicht als Widerruf (§ 2256 Abs. 3 BGB). Bei einem gemeinschaftlichen Testament darf die Rückgabe nur an beide Ehegatten bzw. Lebenspartner gemeinsam erfolgen (§ 2272 BGB, § 10 Abs. 4 LPartG i.V.m. § 2272 BGB). Soweit der Erbvertrag nur Verfügungen von Todes wegen enthält ⁶ , ist die Rückgabe aus der besonderen amtlichen oder der notariellen Verwahrung auf Verlangen der Vertragsschließenden ebenfalls möglich (§ 2300 Abs. 2 S. 1 BGB). Sie hat auch den Widerruf zur Folge (§ 2300 Abs. 2 S. 3 BGB i.V.m. § 2256 Abs. 1 BGB). Die Rückgabe kann nur an alle Vertragschließenden gemeinschaftlich erfolgen (§ 2300 Abs. 2 S. 2 BGB). Sonstige erbfolgerelevante Urkunden können nicht durch Rücknahme aus der Verwahrung widerrufen werden.

2.5 Verfahrensablauf der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden Wie bereits in Abschnitt 2.3 erläutert, können erbfolgerelevante Urkunden bei jedem AG bzw. Notar innerhalb Deutschlands verwahrt werden. Um den Mehrwert der verwahrten erbfolgerelevanten Urkunden - die garantierte Auffindbarkeit sowie Berücksichtigung bei der Festlegung der Erbfolge und damit die Durchsetzung des Erblasserwillens - auszuschöpfen, muss nach Eintritt des Erbfalls die verwahrende Stelle benachrichtigt werden. Dieses Benachrichtigungssystem ist für AGe, Notare und Standesämter im 4. Abschnitt der MiZi Nr. XVII (Mitteilungen in Nachlasssachen), in § 20 Abs. 2 DONot sowie den §§ 323, 324, 346, 347, 355 DA reglementiert. Auf Grund der Tatsache, dass drei Organisationen mit der Angelegenheit befasst sind, ist die Regelung in drei unterschiedlichen Anordnungen notwendig. Die Vorschriften über Inhalt und Form finden sich in einer bundeseinheitlichen Anordnung über

⁶ Im Erbvertrag können auch sonstige vertragliche Regelungen wie z. B. über den Güterstand getroffen werden.

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die Benachrichtigung in Nachlasssachen. Aus diesen Vorschriften resultiert der in nachfolgenden Abschnitten beschriebene Verfahrensablauf. ⁷ Abschließend wird dieser Verfahrensablauf bewertet.

2.5.1 Inverwahrungnahme erbfolgerelevanter Urkunden

Der Notar, vor dem ein öffentliches Testament oder ein Erbvertrag (soweit keine offene Verwahrung vereinbart) errichtet wird, sowie Justizbedienstete, die ein eigenhändiges Testament in besondere amtliche Verwahrung nehmen, vermerken auf dem Umschlag, in dem die Verfügung von Todes wegen zu verschließen ist, folgende Angaben der / des Erblasser(s): N Geburtsname, Familienname(n), Vorname(n), ggf. Ehe-/Lebenspartnerschaftsname(n) aus früheren Ehen / Lebenspartnerschaften, N Geburtsname, Familienname(n), Vorname(n) der Eltern, N Geburtstag,

N Geburtsort mit PLZ, Gemeinde und Kreis und wenn möglich, das für den Geburtsort zuständige Standesamt und die Geburtenbuchnummer, N Wohnort mit Straße, Hausnummer, PLZ und Ort,

N Tag an dem die Urkunde in besondere amtliche Verwahrung / zu den Akten genommen oder beurkundet wurde sowie

N Art der Urkunde sowie Urkundsrollennummer des Notars bzw. Geschäftsnummer des AGs.

Nach § 20 Abs. 1 DONot hat der Notar für an das AG abgelieferte Verfügungen von Todes wegen ein Vermerkblatt mit den Daten der / des Erblasser(s) anzulegen oder bei notariell verwahrten Erbverträgen gem. § 9 DONot ein Erbvertragsverzeichnis sowie gem. § 8 DONot eine Urkundenrolle zu führen. Dort ist ein Großteil der eben genannten Beteiligtendaten nochmals zu erfassen. Wird eine notarielle Verfügung von Todes wegen in besondere amtliche Verwahrung gegeben, so kann auf Wunsch des Erblassers eine beglaubigte Abschrift dieser Urkunde beim Notar belassen werden (§ 20 Abs. 1 S. 3 DONot). Diese Option wird regelmäßig genutzt.

Soweit ein Erbvertrag oder sonstige erbfolgerelevanten Erklärungen in einem gerichtlichen Vergleich errichtet bzw. aufgenommen werden (§ 127 a BGB), sind diese Angaben in den Akten zu vermerken.

Das AG und der Notar, die eine erbfolgerelevante Urkunde in Verwahrung nehmen, müssen dies durch eine Verwahrungsnachricht

⁷ Die bundeseinheitliche Anordnung über die Benachrichtigung in Nachlasssachen ist im Anhang I vollständig wiedergegeben. Eine nähere Referenzierung auf die einzelnen Nummern der Anordnung unterbleibt, um die Übersichtlichkeit der Beschreibung zu wahren.

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a) dem Standesamt des Geburtsortes (*Standesamt), wenn die Geburt des Erblassers im In-land beurkundet wurde

b) in allen anderen Fällen der Hauptkartei für Testamente beim AG Schöneberg mitteilen. In der Verwahrungsnachricht ist der Erblasser mit den oben genannten Daten näher zu bezeichnen. Bei einem gemeinschaftlichen Testament oder einem Erbvertrag sind für sämtliche Erblasser getrennte Benachrichtigungen vorzunehmen. Die Hauptkartei für Testamente des AGs Schöneberg erhält Verwahrungsnachrichten für Personen, die außerhalb des Geltungsbereichs des Personenstandsgesetzes geboren sind und innerhalb der Bundesrepublik Deutschland eine erbfolgerelevante Urkunde hinterlegt haben. ⁸ Die zugehenden Nachrichten sind durch das Standesamt zu nummerieren und in die Testamentskartei chronologisch einzureihen. Die Nummer der Verwahrungsnachricht ist im Geburtenbuch für den Erbfall zur Auffindbarkeit zu vermerken. Gehen mehrere Nachrichten zu einer Person ein, so sind die Verwahrungsnachrichten zusammenzuheften. Das AG Schöneberg erfasst die zugehenden Nachrichten in der automatisiert geführten Hauptkartei für Testamente. Im Falle der Weiterleitung wegen Unzuständigkeit des Standesamtes ist die absendende Verwahrungsstelle zu unterrichten. Diese hat die Nachricht an die erbfolgerelevante Urkunde oder an ein angefertigtes Vermerkblatt zu heften.

Wird eine Verfügung von Todes wegen aus der Verwahrung zurückgegeben, so wird keine Benachrichtigung des *Standesamtes bzw. des AGs Schöneberg vorgenommen.

2.5.2 Eintritt des Erbfalls

Damit die erbfolgerelevanten Urkunden im Erbfall berücksichtigt werden können, ist die Benachrichtigung der beteiligten Organisationen notwendig. Nachfolgende Abbildung soll dieses Benachrichtigungssystem verdeutlichen.

⁸ Die Haupkartei übernimmt nur die Funktion des Standesamtes hinsichtlich der Testamente. Die Führung des Geburtenbuchs zur Auskunft über die Beurkundung von Geburten Deutscher sowie Staatenloser, heimatloser Ausländer, Asylberechtigter oder ausländischer Flüchtlinge mit gewöhnlichem Aufenthalt im Inland, die im Ausland geboren sind, Beurkundung von Namenserklärungen zu Kindern, Vater- und Mutterschaftsanerkenntnissen sowie Personenstandsänderungen, Bescheinigungen über die Namensführung des Kindes erfolgen im Standesamt I in Berlin.

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Abb. 3: Benachrichtigungssystem nach dem Erbfall

Quelle: Eigener Entwurf

Das Standesamt des Sterbeortes (†Standesamt) benachrichtigt das *Standesamt bzw. das AG Schöneberg vom Todesfall des Erblassers (1. Mitteilung des Sterbefalls). Die Benachrichtigung hat gem. § 346 DA die für die Identifizierung ohnehin erforderlichen personenstandsrechtlichen Angaben zu enthalten. Ist eine nicht in Deutschland geborene Person verstorben, so sind diese Daten einmal an das Standesamt Berlin I wegen der personenstandsrechtlichen Tätigkeiten und ein zweites Mal an das AG Schöneberg zu übersenden (§ 347 DA). Bei vor dem 1. Januar 1977 geborenen Erblassern aus den neuen Bundesländern sind sowohl das *Standesamt als auch das AG Schöneberg zu benachrichtigen (§ 347 DA). Weitere Mitteilungspflichten des Standesbeamten - wie z.B. an die Meldebehörden oder das Finanzamtwerden hier nicht betrachtet.

Neben den Daten zur Identifizierung und der Referenz auf den Sterbebucheintrag sind zusätzlich wegen der Führung der Testamentskartei folgende Angaben erforderlich: N letzter Wohnort und soweit bekannt,

N Name und Anschrift eines nahen Angehörigen (Ehegatte, Lebenspartner, Kind) Die erste Angabe ist erforderlich, da diese Information der Ermittlung des zuständigen Nachlassgerichts dient. Zuständiges Nachlassgericht ist gem. § 73 Abs. 1 FGG das AG, in dessen Bezirk der Erblasser zum Zeitpunkt des Erbfalls seinen Wohnsitz bzw. in Ermangelung eines solchen seinen Aufenthalt hatte. Hatte der Erblasser zum Zeitpunkt des Erbfalls weder Wohnsitz noch Aufenthalt in Deutschland, so ist das AG Schöneberg ⁹ zuständig (§ 73 Abs. 2 FGG). Letztere Information ist für die Nachlassgerichte zur Ermittlung der Erbfolge hilfreich.

⁹ Das AG Schöneberg hat folglich im Untersuchungsbereich eine Doppelfunktion. Zum einen führt es die Hauptkartei für Testamente und zum anderen ist es Nachlassgericht für genannte Erbfälle.

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Gem. § 355 DA können landesrechtliche Vorschriften ¹⁰ auch die direkte Benachrichtigung des Nachlassgerichts erfordern (2. Mitteilung des Sterbefalls). In diesem Fall prüft das Nachlassgericht die eigenen Bestände auf eine Verfügung von Todes wegen. Ist das Nachlassgericht zugleich die verwahrende Stelle, so sind Verfügungen von Todes wegen zu eröffnen (§§ 2260, 2300 Abs. 1 i.V.m. § 2260 BGB). Andernfalls erfolgt eine Anfrage an den mitgeteilten nahen Angehörigen, ob dieser Kenntnis von einer Verfügung von Todes wegen hat. Das *Standesamt bzw. die Hauptkartei für Testamente beim AG Schöneberg prüft nach Erhalt der Sterbenachricht die Testamentskartei und gibt im Falle eines Eintrags der oder den Verwahrungsstelle(n) ¹¹ durch separate Briefe Nachricht über den Eintritt des Todes. In der Mitteilung über den Sterbefall sind neben den durch das †Standesamt mitgeteilten Daten noch die Daten zur Identifizierung der erbfolgerelevanten Urkunde hinzuzufügen (§ 324 Abs. 1 und 5 DA). Weiterhin sind noch Angaben über ggf. vorhandene Kinder des Verstorbenen erforderlich, wenn dieser mit dem anderen Elternteil nicht verheiratet war, oder er diese als Einzelperson angenommen hatte. ¹² Die Mitteilung der Kinder, die nicht aus einer Ehe stammen, hat sich etabliert, da die Familie des Erblassers oft nichts von diesen Erben weiß. Sie werden in einer so genannten „Nichtehelichenkartei“ bei den *Standesämtern sowie beim AG Schöneberg geführt. Diese Verfahrensweise ist allerdings mehr als fragwürdig, da Kinder aus früheren Ehen, die ggf. im Familienkreis der letzten Ehe auch nicht bekannt sind, nicht gemeldet werden. Durch das neue Personenstandsrecht, dass ab dem 1. Januar 2009 in Kraft tritt, sind für die Zukunft jedoch alle Kinder beim Geburtsstandesamt zu vermerken und mitzuteilen. Da für die Mitteilung der Kinder an das Nachlassgericht dieselben Meldewege benutzt werden, sind diese implizit mit zu untersuchen.

Erhält ein Notar eine Sterbefallmitteilung, so hat er diese mit allen Erbverträgen in Urschrift (im Original) sowie den sonstigen erbfolgerelevanten Urkunden in beglaubigter Abschrift unverzüglich beim zuständigen Nachlassgericht abzuliefern (§ 2259 BGB, § 34 Abs. 3 S. 2 BeurkG, § 20 Abs. 4 S. 2 DONot). Dies auch dann, wenn die Verfügung offensichtlich ungültig oder widerrufen worden ist (vgl. FAßBENDER 2007, 612). Geht bei einem verwahrenden AG oder einem AG, das erbfolgerelevante Urkunden in den Akten vorhält und nicht zugleich Nachlassgericht ist, eine Sterbefallmitteilung ein, so hat es die erbfolgerelevanten Urkunden unverzüglich an das Nachlassgericht zu übersenden. Handelt

¹⁰ Vgl. § 39 LFGG in Baden-Württemberg, § 19 OrtsGG in Hessen.

¹¹ Im Falle der Adressierung eines inzwischen aufgehobenen AGs oder Notariats ist das AG zu adressieren, in dessen Bezirk der Sitz des aufgehobenen Gerichts oder Notars gelegen war. Dort ist bei Nichtverwahrung eine Weiterleitung an die verwahrende Stelle zu veranlassen.

¹² Dieser Hinweis ist auch beim Fehlen einer Verwahrungsnachricht an das Nachlassgericht zu übersenden.

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es sich um eine Verfügung von Todes wegen, so ist diese vor Übersendung zu eröffnen (§§ 2261, 2300 Abs. 1 i.V.m. § 2261 BGB). Hintergrund für diese Vorgehensweise ist die Absicherung gegen einen Verlust der Verfügung von Todes wegen auf dem Postweg. Das Nachlassgericht ist dann für die weitere Betreuung des Eröffnungs- sowie ggf. Erbscheinsverfahren oder die Eröffnung notariell verwahrter Erbverträge zuständig. Beim Erbscheinsverfahren sind die sonstigen erbfolgerelevanten Urkunden zu beachten. Sowohl Eröffnungs- als auch Erbscheinsverfahren sind nicht mehr Gegenstand der Betrachtung in dieser Arbeit. 13

2.5.3 Kritische Würdigung des Verfahrensablaufs

Unterschiedliche öffentliche Stellen (AG und Notar) sind derzeit für die Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden zuständig. Addiert man die Anzahl der deutschen Notare (vgl. BNOTK 2008, 1) und die Anzahl der AGe (vgl. BUNDESMINISTERIUMS DER JUSTIZ 2008, 1), so ergeben sich ca. 9200 verschiedene Verwahrungsstellen. Die Stelle der Aufbewahrung erbfolgerelevanter Urkunden wird bei ca. 5500 unterschiedlichen Standesämtern (vgl. ACCENTURE 2008, 379) in Papierform bzw. bei der Hauptkartei für Testamente beim AG Schöneberg in elektronischer Form vermerkt, obwohl diese in erbrechtlichen Angelegenheiten nicht zuständig sind. Die Standesämter sind nur deshalb damit befasst, weil das *Standesamt der Ankerpunkt eines jeden Menschen in Deutschland ist, der sich nicht verändert. Über das *Standesamt werden somit Informationen über die Verwahrungsstelle(n) verwaltet. Für nicht in Deutschland Geborene ist dieser Ankerpunkt die Hauptkartei für Testamente beim AG Schöneberg. Allein dort gehen täglich ca. 800 Verwahrungsnachrichten und ca. 1500 Sterbefallmitteilungen ein. Es handelt sich folglich um ein Massengeschäft. Bei dem daraus resultierenden Verfahrensablauf werden folgende Punkte besonders kritisch gesehen:

a) Aufwand: Die Führung der Testaments- sowie Nichtehelichenkartei ist bei den Standesämtern mit hohem Aufwand verbunden. Es müssen alle Verwahrungsstellen für erbfolgerelevante Urkunden registriert sowie Anfragen dazu bearbeitet werden. Im Erbfall sind neben der ohnehin erforderlichen personenstandsrechtlichen Mitteilung über den Tod bis zu zwei weitere Benachrichtigungen durch die Standesämter wegen erbrechtlicher Regelungen erforderlich. Die Daten zur Identifizierung des Erblassers und die Metadaten der Urkunde sind in den verschiedenen Organisationen mehrfach zu erfassen. Bei Notaren und Nachlassgerichten entsteht, soweit der Erblasser keine Geburtsurkunde vorlegt, Er-mittlungsaufwand für die Angabe des richtigen *Standesamtes und der Geburtsregisternummer in der Verwahrungsnachricht. Wird von der Option der Aufbewahrung einer beglaubigten Abschrift der in besondere amtliche Verwahrung zu bringenden notariellen Verfügungen von Todes wegen Gebrauch gemacht, so wird dieselbe Urkunde in unter-

¹³ FürInformationen zum Erbscheinsverfahren und zur Eröffnung der Verfügung von Todes wegen sei auf BROX und WALKER (2007, 413 ff., 434 ff.) verwiesen.

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schiedlicher Form doppelt - einmal beim AG und ein zweites Mal beim Notar - verwahrt. Im Erbfall ist der Durchlauf eines aufwändigen Mitteilungsweges durch mehrere Organisationen hindurch Voraussetzung für die Durchsetzung des Erblasserwillens. Die in jeder Organisation erforderliche Suche, ob relevante Daten zum Erblasser vorliegen, ist eine vermeidbare Doppelarbeit. Ist die Verwahrungsstelle nicht zugleich das Nachlassgericht, so sind mit der Eröffnung einer Verfügung von Todes wegen zwei verschiedene AGe befasst, was ebenfalls Doppelarbeiten zur Folge hat. Des Weiteren erfordern die Vorschriften der §§ 2263a und 2300 BGB sowie des § 20 Abs. 5 DONot, dass bei verwahrten Testamenten bzw. Erbverträgen nach einer Aufbewahrungsfrist von 30 bzw. 50 Jahren Ermittlungen durch das Nachlassgericht bzw. den Notar über das Fortleben anzustellen sind.

b) Trägheit: Die mangelnde Automatisierung des Systems in den Standesämtern sowie die Überlastung des AGs Schöneberg führen im Erbfall häufig zu Verspätungen. Das Nachlassgericht ist letztes Glied in der Benachrichtigungskette und erfährt vom Vorhandensein erbfolgerelevanter Urkunden als Letztes, obwohl es im Zentrum der erbrechtlichen Be-handlung steht. Es ist auf die zügige und richtige Bearbeitung durch andere Stellen (*Standesamt, AG Schöneberg, Verwahrungsstelle) angewiesen. Zu weiteren Verzögerungen bei der Behandlung von Erbfällen kann es bei Veränderungen der Verwahrungsstelle (z.B. durch Adressänderungen, Amtsnachfolge des Notars oder Übergabe von Akten) kommen, da diese bei den *Standesämtern bzw. dem AG Schöneberg nicht vermerkt werden. Dieser Fall ist in Anbetracht der durchaus langen Lebenszeit von Verwahrungsnachrichten keine Ausnahme.

c) Fehleranfälligkeit: Im Verwahrungsfall ist durch die Notare und AGe das zuständige *Standesamt herauszusuchen, um diesem die Verwahrungsnachricht zu übersenden. Hier kommt es häufig zu Fehladressierungen. Des Weiteren bleiben Verluste der Verwahrungsnachrichten oder Sterbefallmitteilungen auf dem Postweg oft unbemerkt, der Erblasserwille kann folglich nicht oder erst mit deutlicher Verspätung durchgesetzt werden. Verspätung deshalb, weil die Verfügungen von Todes wegen nach einer Aufbewahrungsfrist von 30 bzw. 50 Jahren auf Grund der Ermittlungen durch das Nachlassgericht bzw. den Notar gefunden werden. Allein die Existenz der Vorschriften zeigt die Fehleranfälligkeit dieses Systems. Wird hierbei eine Verfügung von Todes wegen gefunden und ist der Erblasser früher verstorben, sind ggf. bereits nicht mit dem letzten Willen übereinstimmende Erbscheine z.B. nach gesetzlicher Erbfolge ergangen, welche dann einzuziehen sind (§ 2361 Abs. 1 BGB).

d) Medienbrüche ¹⁴ und Papierversand: Alle Benachrichtigungen bis auf die der Hauptkartei für Testamente beim AG Schöneberg haben derzeit durch Brief zu erfolgen. Da die Daten selbst oft in den Fachanwendungen der Notare, AGe und Standesämter gespeichert sind und dort bearbeitet werden, kommt es immer wieder zu Medienbrüchen und somit Mehrfacherfassungen. Außerdem entstehen durch dieses Benachrichtigungssystem enorme Portokosten. Die Vorschriften über die Benachrichtigung in Nachlasssachen enthalten sogar einen Hinweis darauf, dass der Vordruck aus Gründen der Portoersparnis so gefaltet werden sollte, dass er als Standardbrief verschickt werden kann. Von der Öffnungsklausel im § 82 a Abs. 7 FGG, die bei entsprechender Rechtsverordnung durch die Länder auch elektronische Benachrichtigungen zulässt, ist bisher kein Gebrauch gemacht worden.

Dieses Benachrichtigungssystem ist in der heutigen Zeit überholt, es ist aufwändig, langsam, bürokratisch und fehleranfällig. Es entspricht nicht mehr den aktuellen gesellschaftlichen

¹⁴ JUNG (2007, 2) bezeichnet einen Medienbruch als eine Friktion, welche durch die Verwendung verschiedener Medien in einem Geschäftsprozess entstehen kann.

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Verhältnissen, die sich in einer verstärkten Mobilität der Bevölkerung und damit der oft verstreuten Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden widerspiegeln. Durch die Verwahrung der Verfügungen von Todes wegen am jeweiligen Wohnsitz des Erblassers, der immer weniger dem Wohnsitz zum Todeszeitpunkt entspricht, ist ein immer stärkeres Auseinanderfallen der verwahrenden Stelle und des Nachlassgerichts festzustellen. Gerade im Falle mehrerer erbfolgerelevanter Urkunden an verschiedenen Verwahrungsstellen entsteht ein immenser Auf-wand. Durch das träge papierne Mitteilungssystem, das im Todesfall eine Kette von Mitteilungen erbringen muss, dauert die Eröffnung von letztwilligen Verfügungen unter Umständen mehrere Monate. Die verzögerte Benachrichtigung des Nachlassgerichts führt zu unrichtiger Behandlung von Erbfällen, insbesondere zu falschen Erbscheinen. Die Rückabwicklung derartiger vermeidbarer Fälle belastet die rechtsuchende Bevölkerung und die Justiz. Daneben machen die dezentral bei den Standesämtern vermerkten Verwahrungsstellen den Aufbau eines grenzüberschreitenden europäischen Auskunftswesens in Nachlasssachen unmöglich. Die Vernetzung mitgliedsstaatlicher Register ist jedoch aufgrund der zunehmenden Mobilität der Bürger geboten. Sie wird durch andere Mitgliedsstaaten wie z.B. Österreich bereits seit längerem betrieben (vgl. ÖSTERREICHISCHE NOTARIATSKAMMER). Die Situation bei den Standesämtern ist durch das PersStdG bestimmt. Nach bisherigem Recht werden die Personenstandsbücher ausschließlich in Papierform geführt. Das Gesetz zur Reform des Personenstandsrechts (PStRG) ¹⁵ lässt ab 1. Januar 2009 eine elektronische Registerführung zu, die ab dem Jahr 2014 verbindlich vorgeschrieben ist. Das Vorhaben „Perso-nenstandswesen“ ist eines der priorisierten Fachprojekte des Aktionsplans „Deutschland-Online“ (vgl. DEUTSCHLAND ONLINE 2007, 3). Allerdings erfasst die nach dem neuen Perso-nenstandsrecht bestehende Pflicht zur Elektronisierung der Personenstandsdaten nicht die Daten der Testamentskartei.

Die soeben genannten Problempunkte im aktuellen Geschäftsprozess der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden waren Anlass für die Untersuchung gerade dieses Prozesses im Rahmen dieser Arbeit. Hier sind deutliche Verbesserungen im Hinblick auf die Kosten, die Durchlaufzeiten und die Qualität des Prozesses möglich. Die konventionelle Verfahrensweise hatte in der Vergangenheit sicherlich ihre Berechtigung. Durch die Veränderung der Umwelt- ¹⁵ Zum1. Januar 2009 (Art. 5 Abs. 2 PStRG) werden durch das PStRG einige der in diesem Abschnitt verwendeten Paragraphen des BeurkG, des BGB, des FGG, des LPartG sowie des KonsG entfallen oder geändert. Am Verfahren ändert sich nichts, die Reform führt neben formellen Änderungen in den genannten Gesetzen lediglich dazu, dass die landesrechtlichen Vorschriften hinsichtlich des Benachrichtigungssystems in Nachlasssachen in das FGG aufgenommen werden und somit Gesetzesrang erhalten.

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verhältnisse insbesondere der Entwicklungen in der IuK-Technologie ist jedoch eine Neugestaltung des Geschäftsprozesses tunlich, andernfalls ist Ineffizienz die Folge.

3 Grundlagen der Geschäftsprozessmodellierung

Nachdem in Kapitel zwei nach Erarbeitung der Grundlagen die Problematik bei der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden in der justiziellen Praxis erörtert wurde, werden in diesem Kapitel Grundlagen in die zur Problemlösung eingesetzte Geschäftsprozessmodellierung vermittelt. Zum besseren Verständnis wird einführend eine definitorische Abgrenzung benötigter Begrifflichkeiten vorgenommen sowie ein kurzer Abriss über Ansätze zur Geschäftsprozessmodellierung gegeben. Darauf aufbauend werden die Ziele, die Strukturierungsmerkmale und die Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung erläutert.

3.1 Definition grundlegender Begriffe der Geschäftsprozessmodellierung

Die in der Literatur teils sehr unterschiedliche Verwendung elementarer Begrifflichkeiten machen zunächst eine definitorische Abgrenzung im Rahmen dieser Arbeit notwendig.

3.1.1 Geschäftsprozess

Der Geschäftsprozess ist von grundlegender Bedeutung für die vorliegende Arbeit, da er Ge-genstand der Geschäftsprozessmodellierung ist (vgl. Abschnitt 3.1.3). Nach der Etymologie ist das Wort »Prozess« lateinischen Ursprungs (lat. procedere) und bedeutet ganz allgemein so viel wie »Voranschreiten«, bezeichnet also eine Abfolge von Schritten, die gewissen Regeln folgt. Dabei wird Prozess in verschiedenen Disziplinen wie z.B. im Maschinenbau oder in der Biologie unterschiedlich interpretiert. In der vorliegenden Arbeit ist die betriebswirtschaftliche Sichtweise des Begriffs Prozess von Bedeutung (vgl. LEHMANN 2007, 10). Die Definition des Begriffs „Geschäftsprozess“ fällt in der Literatur sehr differenziert aus. Eine übersichtliche Aufstellung dazu geben GADATSCH (2008, 43 ff.) und JUNG (2007 10 f.). Die vorliegende Arbeit orientiert sich an der Geschäftsprozessdefinition nach GEHRING (1999a, 15):

„Ein Geschäftsprozess ist eine zielgerichtete, zeitlich-logische Abfolge von Aufgaben, die arbeitsteilig von mehreren Organisationen oder Organisationseinheiten unter Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien ausgeführt werden können. Er dient der Erstellung von Leistungen entsprechend den vorgegebenen, aus der Unternehmensstrategie abgeleiteten Prozesszielen. Ein Geschäftsprozess kann formal auf unterschiedlichen Detaillierungsebenen und aus mehreren Sichten beschrieben werden. Ein maximaler De- taillierungsgrad der Beschreibung ist dann erreicht, wenn die ausgewiesenen Aufgaben je