Sharepoint für Projektmanager

Sharepoint für Projektmanager - Unterstützung von Projektleitern durch IT-Systeme

Masterarbeit zur Erlangung des akademischen Grades Diplomingenieur
an der Naturwissenschaftlichen Fakultät
der Paris-Lodron-Universität Salzburg
Fachbereich Computerwissenschaften

Andreas Zunzer, bakk. techn.

German Abstract

Im Laufe eines Projektes werden unterschiedlichste Dokumente erzeugt, die den am Projekt Beteiligten, je nach ihren Aufgaben, in aktueller Form zugänglich sein müssen. Das ist für große Projekte nur computergestützt möglich. Diese Dokumente müssen hinsichtlich ihres Status (offiziell/unverbindlich ...) klar gekennzeichnet sein. Die sich teilweise dynamisch ändernden Dokumente werden nicht nur abgelegt, die betroffenen Teammitglieder müssen bei Änderungen verständigt werden. Dies soll vom System unterstützt werden. Das System soll daher ein nachvollziehbares Kommunikationswerkzeug sein, das die Ergebnisse offizieller und inoffizieller Treffen auch verwaltet. Diese Anforderungen sollen insbesondere hinsichtlich der Bedürfnisse des Projektleiters analysiert werden. Dazu fließen die Erfahrungen konkreter Projekte ein. Daraus sollen schließlich Potentiale zur Verbesserung aufgezeigt werden.

English Abstract

When working on a project a wide range of documents are created which have to be ready for all the people involved, depending on their tasks and roles. The documents have to be provided in the actual version. This is possible only with computer support for large projects. These documents have to be classified regarding their status (official, draft, …) The documents are sometimes under rapid change. They have to be stored but the targeted team members should be informed about new versions by the system, too. The system shall be a tool for traceable communication, handling protocols and deliverables from official and unofficial meetings. All these requirements will be analyzed regarding the special needs for the project manager. You will find examples and experience made in concrete projects. Finally we will find room for improvement and will set up a catalog of requirements.

1 Einleitung...13

1.1 Aufgabenstellung der Masterarbeit... 13
1.2 Scope... 14

2 Einführung in die Problemstellung... 16

2.1 Projekt... 16
2.2 Projektphasen ...18
2.3 Die Phasen des Projektes und deren Dokumente... 19
2.3.1 Projektidee... 20
2.3.2 Dokumente der Phase Projektidee... 20
2.3.3 Projektkonkretisierung, die Projektidee wird weiter verfolgt... 21
2.3.4 Dokumente zu Projektkonkretisierung... 21
2.3.5 Projektvorbereitung, Evaluierung... 22
2.3.6 Dokumente der Projektvorbereitung... 24
2.3.7 Die Entscheidung für das Projekt... 25
2.3.8 Dokumente der Entscheidung... 28
2.3.9 Projektstart... 37
2.3.10 Dokumente des Projektstarts... 37
2.3.11 Projektdurchführung... 38
2.3.12 Dokumente der Projektdurchführung... 45
2.3.13 Projektabschluss und Übernahme... 58
2.3.14 Dokumente des Projektabschlusses und der Übernahme... 60
2.3.15 Projektevaluierung... 61
2.3.16 Dokumente der Projektevaluierung... 62
2.3.17 Wartung und Betreuung... 64
2.3.18 Dokumente der Wartung und Betreuung ...64
2.4 Aufgaben des Projektmanagers... 64
2.4.1 Kommunikation... 64
2.4.2 Information... 65
2.4.3 Informationsmanagement ...65
2.4.4 Wissen ...67
2.4.5 Termine ...68
2.4.6 Meeting ...68
2.4.7 Anforderungen ...68
2.4.8 Planung ...69
2.4.9 Kontrolle ...69
2.4.10 Qualitätssicherung ...69
2.5 Projektmanagement und Dokumentenmanagement ...70
2.5.1 Benutzerrollen und -rechte, Zugriffsrechte ...71
2.5.2 Sicherheit ...72
2.5.3 Vertraulichkeit... 73
2.5.4 Verfügbarkeit ...73
2.5.5 Beständigkeit... 73
2.5.6 Haltbarkeit und Permanenz ...74
2.5.7 Versionierung... 74
2.5.8 Protokollierung ...74
2.5.9 Inhalt (semantische Anreicherung, Beschlagwortung)... 74
2.5.10 Suche (semantische Informationen)... 75
2.5.11 (Langzeit-)Archivierung ...75
2.5.12 Vernichtung... 75
2.5.13 Rechtliche Aspekte... 75
2.5.14 Abgrenzung zu ECM und DMS... 76

3 Projektkommunikation und Dokumente... 77

3.1 Dimensionen der Kommunikation... 77
3.1.1 Dimension Zeit ...77
3.1.2 Dimension Raum... 78
3.1.3 Dimension Zeit und Raum in Kombination... 78
3.1.4 Dimension Kommunikationskanäle... 79
3.1.5 Zeit und Raum in Kombination mit den Kommunikationskanälen... 81
3.1.6 Dimension Anzahl Sender und Empfänger... 82
3.1.7 Dimension des Formalismus... 82
3.1.8 Dimensionen in der Projektarbeit... 83
3.2 Klassifizierung der Kommunikation und deren Dokumente... 85
3.3 Zusammenfassung: Projektphasen, Kommunikation und Dokumente...86

4 Nutzung von Microsoft SharePoint für Projekte... 89

4.1 Anforderungsanalyse: Unterstützung des Projektmanagements durch SharePoint ...89
4.1.1 Verfügbarkeit der Dokumentationen... 92
4.1.2 Versionierung und Freigabe von Dokumenten... 92
4.1.3 Langzeitarchivierung... 93
4.1.4 Terminplanung und Terminsteuerung... 93
4.1.5 Ressourcenplanung und -steuerung... 93
4.1.6 Zugriff von Beteiligten auf das System... 94
4.1.7 Nutzung alternativer Programme in der Zusammenarbeit... 94
4.1.8 Berechtigungsvergabe... 97
4.1.9 Benutzerverwaltung... 97
4.1.10 Zugriffskontrolle... 97
4.1.11 Protokollierung... 97
4.1.12 Änderungen... 97
4.1.13 Änderungen verfolgen... 97
4.1.14 Änderungen des Inhaltes... 98
4.1.15 Änderungen verfolgen durch Benachrichtigungen... 98
4.1.16 Änderungen freigeben... 98
4.1.17 Qualitätssicherung... 98
4.1.18 Projekterfahrung sichern... 99
4.2 Microsoft Office SharePoint Server Produktmatrix... 99
4.3 Das Microsoft Office SharePoint Server 2007 Objektmodell ...101
4.4 SharePoint Websitebibliotheken und Listen... 103
4.4.1 Dokumentbibliothek... 103
4.4.2 Formularbibliothek ...116
4.4.3 Wiki-Seitenbibliothek ...117
4.4.4 Bildbibliothek... 118
4.4.5 Ankündigungen... 120
4.4.6 Kontakte... 122
4.4.7 Diskussionsrunde... 123
4.4.8 Hyperlinks... 124
4.4.9 Kalender... 124
4.4.10 Aufgaben 126
4.4.11 Projektaufgaben... 127
4.4.12 Problemverfolgung... 128
4.4.13 Umfrage... 128
4.4.14 Benutzerdefinierte Liste... 129
4.4.15 Standardseite... 129
4.4.16 Webpartseite... 130
4.4.17 Websites und Arbeitsbereiche... 130
4.5 Gegenüberstellung Anforderungen - Standard Lösungen... 130

5 Erkenntnisse... 132

5.1 Erfahrungen mit SharePoint ...132
5.1.1 Allgemeines zur Installation einer SharePoint Umgebung... 132
5.1.2 Allgemeines zum Arbeiten mit SharePoint... 134
5.1.3 SharePoint und Dokumentenverwaltung ...135
5.1.4 SharePoint und WIKI-Seitenbibliotheken ...137
5.1.5 SharePoint und Terminverwaltung... 138
5.1.6 SharePoint und Anlage von Sub-Strukturen... 139
5.1.7 SharePoint Benachrichtigungen... 140
5.1.8 SharePoint Dokumente als HTML oder PDF veröffentlichen... 143
5.2 Anforderungen an Erweiterungen der Standardlösung... 144
5.3 Zusammenfassung der Ergebnisse und Vorschläge für weitere Untersuchungen ...145
5.3.1 Arbeiten mit Dokumenten... 145
5.3.2 Arbeiten mit automatischen Benachrichtigungen... 146
5.3.3 Arbeiten mit Aufgaben und Projektaufgaben... 146
5.3.4 Lizenzfrage bei Integration externer Partner... 147
5.3.5 Integration externer Partner... 148
5.4 Die wichtigsten Vorteile... 148
5.5 Ausblick auf zukünftige Arbeiten... 149

6 Anhang... I

6.1 Glossar... I
6.2 Berechtigungen in SharePoint... V
6.2.1 Listenberechtigungen... V
6.2.2 Websiteberechtigungen ...VI
6.2.3 Persönliche Berechtigungen ...VII

7 Literatur... VIII

1 Einleitung

1.1 Aufgabenstellung der Masterarbeit

Im ersten Teil wird die Definition für den Begriff Projekt erstellt. Darauf werden die Phasen eines Projektes und ihre Arbeitsergebnisse aufgeschlüsselt. In einem weiteren Schritt werden die Aufgaben des Projektmanagers definiert und in Hinblick auf Dokumentenmanagement kategorisiert. Augenmerk wird auf die unterschiedlichen Arten von Kommunikation gelegt. Es wird evaluiert, inwieweit Microsoft Office SharePoint® Server 2007 (MOSS) den Projektmanager bei der Erfüllung seiner Aufgaben unterstützen kann. Die obigen Punkte werden zusammengeführt und klassifiziert. Es wird untersucht, wieweit SharePoint Standard-Lösungen für die gefundenen Anforderungsschwerpunkte existieren und genutzt werden können. Im letzten Schritt werden Anforderungen an Erweiterungen erarbeitet. Dieser Anforderungskatalog kann in weiterer Folge für ein Entwicklungsprojekt genutzt werden, oder bei der Suche nach Produkten von Anbietern dienen, die auf SharePoint basierende Lösungen anbieten. Auch für die Evaluierung anderer Hersteller von Werkzeugen zur IT-gestützten Kollaboration kann diese Zusammenfassung hilfreich sein. Es folgen eine Zusammenfassung und ein Ausblick auf zukünftige Forschungsmöglichkeiten. Eine annotierte Literaturliste sowie ein Glossar finden sich im Anhang. Die Masterarbeit und die während der Erstellung anfallenden Nebendokumente werden in der Entwicklungsphase auf einer Testinstallation eines Microsoft Office SharePoint Server publiziert. Wenn es sinnvoll erscheint, werden in der Zusammenarbeit mit Herrn Univ. Doz. Dr. Risak, dem Masterarbeitsbetreuer, die Möglichkeiten des Microsoft SharePoint Server genutzt. Eine Masterarbeit ist ein sehr spezielles Projekt, mit im Wesentlichen nur zwei Projektbeteiligten. Es wurden nicht alle Möglichkeiten auf dieser Testinstallation in der Zusammenarbeit für die Masterarbeit angewendet, die in der Arbeit beschrieben sind. Es wurden von mir Tests mit eigens angelegten Testusern durchgeführt.

Die Ergebnisse der Untersuchung beziehen sich auf die Erfahrungen mit der Testinstallation für die Masterarbeit und Erfahrungen im Unternehmen des Masterarbeiterstellers.  Die ALPINE Bau GmbH nutzt Microsoft SharePoint für die interne Abwicklung von Projekten im Bereich der IT. Erste Erfahrungen konnten auch in der Zusammenarbeit mit externen Beratern gesammelt werden, die ebenfalls in diese Masterarbeit eingeflossen sind.

1.2 Scope

Die Masterarbeit bezieht sich auf Projekte zur Einführung von Nicht-Standard-Software aus der Sicht der IT-Abteilung des Betriebes. Als solche wird eine Software bezeichnet, deren Marktdurchdringung einerseits nicht allzu groß ist oder andererseits dadurch gekennzeichnet ist, dass sie durch Customizing an die Bedürfnisse des Kunden angepasst wird. Im Unterschied zu Software Entwicklungsprojekten wird bei Nicht-Standard-Software während der Implementierung keine Codierung in einer allgemein üblichen Programmiersprache durchgeführt, sondern meist eine Anpassung durch Parametrisierung oder durch eine Tool-spezifische Scriptsprache vorgenommen.

Ähnlich wie bei Software Entwicklungsprojekten werden die Anforderungen der Endanwender erfasst, analysiert und umgesetzt. Die Anpassungen müssen entsprechend getestet werden.  Die Einschränkung auf „Nicht-Standard-Software“ wurde vorgenommen, um die in der Arbeit vorgestellten Projektphasen abzugrenzen und die in diesen Phasen produzierten und zu verwaltenden Dokumente einerseits ausreichend anspruchsvoll und differenziert und andererseits überschaubar zu halten. Die Ergebnisse der Untersuchung können auf andere Projekte, auch außerhalb der IT, angewendet werden. Die große Schwierigkeit des Projektmanagements besteht darin, die Beteiligten am aktuellen Stand zu halten. Es sind unterschiedliche Informationsbedürfnisse und Berechtigungen zu berücksichtigen. Gesucht ist eine Plattform für Dokumentation, Information, gegebenenfalls auch Diskussion, die standortübergreifend funktioniert, also auch über die Grenzen des Firmennetzwerkes und von Standortnetzwerken hinaus. Sie soll einfach zu bedienen und schnell einsetzbar sein. Die Vorgaben, wenn möglich die IT-Strategie des Unternehmens, auf etablierte strategische Partner und aus Support Gründen auf namhafte Hersteller zu setzen, hat schnell zu einer Einschränkung auf ein spezielles Produkt geführt: Microsoft SharePoint. Daher wird in dieser Arbeit keine Entscheidungsfindung erarbeitet, sondern es wird dargestellt, welche Anforderungen durch das gewählte Produkt erfüllt werden. Es werden die Möglichkeiten der Nutzung in Korrelation zu den Projektphasen und ihren Dokumenten herausgearbeitet und mögliche und sinnvolle Erweiterungen des Standardproduktes dargestellt.

Das untersuchte Produkt „Microsoft Office SharePoint Server 2007“ basiert im Kern auf einem Webserver, dem IIS (Internet Information Server) von Microsoft. Darauf bauen eine Reihe von Werkzeugen auf, die von Microsoft als Websites, Webapplikationen und Webparts bezeichnet werden. Diese Werkzeuge dienen der Bereitstellung von Informationen und der Zusammenarbeit und werden in ihrer Gesamtheit als SharePoint bezeichnet. Es wäre möglich, dass es von anderen Anbietern oder unter Open Source Lizenz eine ähnliche Lösung gibt. Eine kurze Internet Recherche ergab, dass einige Open Source Angebote existieren, die sich selbst als kostenlose Alternative zu SharePoint darstellen. Jedoch bieten sie jeweils nur Teile der Funktionalitäten an. Mir sind keine vergleichbaren Tools bekannt. Dieser Aspekt entspricht auch nicht meinem Forschungsinteresse. Es wird in der Arbeit nicht weiter darauf eingegangen.

2 Einführung in die Problemstellung

2.1 Projekt

Die DIN-Norm 69901 definiert ein Projekt als Projekt (en: project) Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist BEISPIEL Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, projektspezifische Organisation {Deutsches Institut für Normung. 2009 #35: 11} Etwas knapper lautet die Definition in PMBOK, fourth edition

A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result. {Project Management Institute 2008 #56: 5} Die Begründung für die Abgrenzung zwischen Projekttätigkeiten und dem normalen Tagesgeschäft wird in den meisten Büchern, die sich mit Projektmanagement beschäftigen, im Detail dargelegt.  Ein Projekt ist einerseits eine Aufgabe und ein Plan, andererseits der Prozess der Umsetzung des Plans. Der Plan beschreibt den Weg zum Ziel und mit dem Umsetzungsprozess wird dieser Weg zum Ziel beschritten. Sowohl beim Planen wie auch beim Umsetzen müssen die Nebenbedingungen beachtet werden. Jedes Projekt hat zwei Ebenen: einmal das Planen/Konzipieren, zum anderen das Ausführen/Steuern. Daraus ergeben sich folgende Aspekte:

-> Statischer Aspekt: Ein Projekt ist ein ungewöhnliches Vorhaben mit einem definierten Ziel, dessen Umsetzung nicht Routine ist.

-> Dynamischer Aspekt: Ein Projekt ist ein Vorgehen zur Zielerreichung unter Berücksichtigung von Nebenbedingungen. {Litke 2002 #47: 17}

A project is a piece of work that is designed to bring about an agreed upon beneficial change within a fixed timeframe using specified resources. Projects usually require the coordinated activity of a number of people to achieve that outcome, and often incorporate an element of risk. {Hobbs 2009 #19: 6}

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