Inhaltsverzeichnis

1  Einleitung  1

2  Analyse  2

2.1  Akteure  2

2.1.1  Verwaltung  2

2.1.2  Wirtschaft  2

2.1.3  Bürger  2

2.1.4  Beziehungsmatrix zwischen den Hauptakteuren  3

2.2  Technologieeinsatz in der öffentlichen Verwaltung  3

2.2.1  Bedeutung des eGovernment  4

2.2.2  Bedeutung des Government to Business  5

2.3  Formularmanagementsysteme  6

2.3.1  Funktionsweise  7

2.3.2  FormsForWeb  10

2.3.3  Vor- und Nachteile  11

2.3.4  Sicherheitsgrundlagen  12

2.4  Einsatzmöglichkeiten von Formularmanagementsystemen  13

2.4.1  Allgemeiner Einsatz  13

2.4.2  Einsatz im Government to Business  14

2.4.3  Zukünftiger Einsatz  15

3  Verwaltungsmodernisierung durch den Einsatz von Formularmanagementsystemen  16

3.1  Unterschiede eines FMS-Einsatzes für G2B-Verfahren gegenüber G2C-Verfahren  16

3.2  Handlungsempfehlungen zum Einsatz von FMS im G2B  17

4  Zusammenfassung und Fazit  18

Abk  ürzungsverzeichnis  19

Abbildungsverzeichnis   19

Quellenverzeichnis   20

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1 Einleitung

Durch die seit einigen Jahren rasant voranschreitende Verwaltungsmodernisierung auf Basis der Electronic Government (eGovernment) Strategien in Deutschland, wurden bisweilen eine Vielzahl von digitalen Dienstleistungen entwickelt. Diese sind in Basiskomponenten, wie zum Beispiel die digitale Signatur oder die Zahlungsverkehrsplattform und spezielle Anwendungen, wie die elektronische Steuererklärung oder andere, die vorhandene Basis -Komponenten verwenden und auf diesen aufbauen, unterteilt. Eine dieser Basiskomponenten sind Formularmanagementsysteme (FMS), mit denen sich Dokumente theoretisch medienbruchfrei, also komplett digital ohne den Einsatz von Papier, suchen, bearbeiten, versenden und verarbeiten lassen. Viele Bundeseinrichtungen und Länder setzten bereits Formularmanagementsysteme zur Erfüllung ihrer Aufgaben ein, leider noch nicht komplett medienbruchfrei, da die Voraussetzung der digitalen Signatur noch nicht gegeben ist. Mit diesen Formularmanagementsystemen lassen sich Vorgänge, in denen Formulare ausgefüllt und verarbeitet werden, in Hinsicht der Bearbeitung durch den Kunden und Übermittlung einfach und schnell erledigen.

Diese Seminararbeit beschäftigt sich im Folgenden mit der Funktionsweise, den verschiedenen Vor- und Nachteilen sowie mit unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten, inklusive der sich daraus ergebenden Sicherheitsgrundlagen, von Formularmanagementsystemen in den Bereichen der modernen öffentlichen Verwaltung. Im Anschluss werden zudem Unterschiede zwischen dem Einsatz im eGovernment für die Wirtschaft und der Anwendung im eGovernment für den Bürger betrachtet. Zudem werden eigene Handlungsempfehlungen gegeben und ein abschließendes Fazit gebildet.

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2 Analyse

In der Analyse werden Grundlagen, teilnehmende Akteure und ihre Beziehungen zu-einander, technologische Fortschritte in der öffentlichen Verwaltung und im speziellen die Funktionsweise, Vor- und Nachteile und Sicherheitsgrundlagen von Formularmanagementsystemen erläutert. Zudem beinhaltet sie die Benennung von verschiedenen Einsatzmöglichkeiten der FMS.

2.1 Akteure

In dieser Seminararbeit werden 3 Hauptakteure genannt, die öffentliche Verwaltung, als Anbieter der Formularmanagementsysteme und die Wirtschaft bzw. die Bürger, die als Nutzer dieser Systeme auftreten.

2.1.1 Verwaltung

Öffentliche Verwaltung wird laut einem Online Lexikon der Universität Hamburg 1 , definiert als die Tätigkeit des Staates, das heißt des Bundes, der Länder und Kommunen, sowie andere Einrichtungen des öffentlichen Rechts. Die Exekutive, wie die Verwaltung auch genannt wird, umfasst somit alles staatliche Handeln was nicht Aufgabe der Parlamente, auch Legislative genannt oder Aufgabe der Justiz, auch Judikative genannt, ist. Unter anderem zählen Bereiche wie Finanzen, Sicherheit und Ordnung, Bildung und Kultur, Soziales- und Gesundheitswesen sowie Wirtschaft und Verkehr zu den Angelegenheiten der Verwaltung.

2.1.2 Wirtschaft

„Wirtschaft ist die Gesamtheit aller Einrichtungen wie Unternehmen, private und öffentliche Haushalte sowie die notwendigen Abläufe wie Käufe und Verkäufe, die mit der Herstellung und dem Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen verbunden sind.“ 2

2.1.3 Bürger

Als Bürger, bzw. Staatsbürger, werden alle Mitglieder eines Staates bezeichnet. Durch die Staatsbürgerschaft gehen Bürger und Staat eine Rechts- und Schutzbeziehung ein, aus dieser ergeben sich bestimmte staatsbürgerliche Rechte, wie z.B. das Wahlrecht, aber auch Pflichten, wie z.B. die Steuerpflicht. ³ Dadurch gelten in Deutschland nur wahlberechtigte Einwohner als Bürger.

Bürger im Sinne des eGovernment sind allerdings auch „normale“ Einwohner einer Gemeinde bzw. eines Landes, also auch Kinder oder Jugendliche. Zudem auch Immigranten, Flüchtlinge und Ausländer.

¹ Vgl. UNI Hamburg, Fachgebärdenlexikon Sozialarbeit/Sozialpädagogik (2003).

² Bibliographisches Institut & F.A. Brockhaus (2004), Seite 492.

³ Vgl. Klaus Schubert, Martina Klein (2006), Seite 282.

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2.1.4 Beziehungsmatrix zwischen den Hauptakteuren

Im eGovernment können die oben erläuterten Akteure verschiedene Beziehungen zu-einander eingehen, dabei besteht zueinander immer eine „Lieferanten - Empfänger- Be- ziehung“. Dienachfolgende Abbildung zeigt diese Beziehungen in einem X2Y Schema, dabei werden die im eGovernment wichtigen Konstellationen farblich hervorgehoben. 4

Abbildung 1 X2Y Schema der eGovernment Beziehungen zwischen den Akteuren Verwaltung, Wirtschaft und Bürger

In dieser Seminararbeit werden allerdings nur die Beziehungen G2B, Government to Business, also die Beziehung, in der die Verwaltung als Lieferant und die Wirtschaft als Empfänger von Leistungen auftreten. Und G2C, Government to Citizen, in dem die Verwaltung ebenfalls als Lieferant und die Bürger als Empfänger von Leistungen auftreten, be-handelt, bzw. erwähnt. Das Hauptaugenmerk liegt dabei auf dem Einsatz von Formularmanagementsystemen im G2B Bereich, deshalb wird anschließend neben der allgemeinen Bedeutung des eGovernment diese Beziehung vertiefend behandelt und erläutert.

2.2 Technologieeinsatz in der öffentlichen Verwaltung

Seit einigen Jahren werden in der öffentlichen Verwaltung immer mehr moderne Technologien für die Lösung von alltäglichen Aufgaben eingesetzt. In diesem Kapitel wird die Bedeutung des eGovernment und vor allem des Bereiches Government to Business erläutert, da das Verständnis über diese Bereiche für den Einsatz von Formularmanagementsystemen notwendig ist.

⁴ Vgl. Heinrich Reinermann / Jörn von Lucke (Hrsg.) (2002), Seite 2.

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2.2.1 Bedeutung des eGovernment

Eine der angesehensten Begriffserläuterungen ist die sogenannte Speyerer Definition von Electronic Government. In dieser wird eGovernment als „die Abwicklung geschäftlicher Prozesse im Zusammenhang mit Regieren und Verwalten (Government) mit Hilfe von Informations- und Kommunikationstechniken über elektronische Medien“ ⁵ erläutert.

Eines der Hauptziele von eGovernment ist es die Verwaltung mit den oben genannten Mitteln „von Grund auf einfacher, schneller, effizienter, wirksamer und damit bürgerfreund- licherzu gestalten“ ⁶ . Für Unternehmen liegen die Vorteile besonders in der Einsparung von Zeit, eine Erhöhung der Servicequalität, da durch den Einsatz von modernen Kommunikationsmitteln die Erreichbarkeit der Verwaltung durch verschiedene Techniken zu unterschiedlichen Zeiten gewährleistet wird. ⁷ Zudem sichere Plausibilitätskontrollen zur Fehlervermeidung, die erhöhte Transparenz und Verständlichkeit des Verfahrens sowie die Erhöhung der allgemeinen Freundlichkeit ⁸ .

Wie in Electronic Government in Deutschland von Heinrich Reinermann und Jörn von Lucke ⁹ beschrieben, nutzt eGovernment elektronische Medien wie TCP/IP Netzwerke, zum Beispiel Internet, Intranet oder Extranet, andere elektronische Datennetze, Sprachkommunikationsnetze und -dienste oder elektronische Offlinelösungen in Form von CD ROMs oder DVDs. Dabei beschränkt sich der Einsatz momentan noch auf die Zusammenarbeit zwischen dem World Wide Web und der elektronischen Post (eMail), elektronischem Datenaustausch und darauf abgestimmten Datenbanksystemen. Im Laufe der Zeit wurden viele Dienstleistungen auf der Basis der oben genannten Technologien entwickelt.

Im Allgemeinen bringt der Einsatz von eGovernment Strategien in allen Bereichen Vor- und Nachteile. Neben den bereits teilweise erwähnten Nutzen allerdings auch die Gefahr des Stellenabbaus in der öffentlichen Verwaltung, da Abläufe mit erheblich reduzierten Menschenressourcen effizienter durchgeführt werden können. Was allerdings den, besonders in ländlichen Regionen immer zunehmender werdenden, Mangel an Arbeitskräften ausgleichen kann. Zudem könnte durch die flächendeckende Einführung eine Spaltung zwischen medienkompetenten und weniger technikversierten Personengruppen entstehen. Diese Nachteile sollten besonders beachtet und in der aufkommenden Hysterie um eGovernment nicht vergessen werden.

Anschließend wird der Bereich des Government to Business im eGovernment genauer beleuchtet.

⁵ Heinrich Reinermann / Jörn von Lucke (Hrsg.) (2002), S. 1.

⁶ Hermann Hill (2002), S. 9.

⁷ Vgl. Lutz Hunger, TEIA AG - Internet Akademie und Lehrbuch Verlag (2006), Nutzen von eGovernment.

⁸ ebd.

⁹ Vgl. Heinrich Reinermann / Jörn von Lucke (Hrsg.) (2002), S. 2.