Das  Konzept des Total Cost of Ownership (TCO) in der IT  

Inhaltsverzeichnis

Abk  ürzungsverzeichnis  II

Abbildungsverzeichnis.   II

1.  TCO - Ein Konzept zur Kostenreduzierung im IT-Bereich  1

2.  Die theoretischen Grundlagen des TCO im IT-Bereich  2

2.1  Die Entwicklung der TCO-Modelle in der IT  2

2.1.1  Der Basisansatz der Gartner Group  3

2.1.2  Alternative Ansätze anderer IT-Analysten  6

2.2  Die Kostenstruktur des Total-Cost-of-Ownership in der IT.  10

2.2.1  Die Kostenkategorie der direkten Kosten  10

2.2.2  Die Kostenkategorie der indirekten Kosten.  12

3.  Kritische Würdigung des TCO-Ansatzes  14

3.1  Positive Effekte für Unternehmen durch die Nutzung von TCO-Modellen.  14

3.2  Schwachstellen des TCO-Konzeptes  15

3.3  Weiterentwickelte Modelle mit Berücksichtigung des Wertezuflusses  16

4.  Ausgewählte Empfehlungen zur TCO-Senkung im IT-Bereich.  18

4.1  Standardisierung / Konsolidierung  18

4.2  Server Based Computing („Thin Clients“) / Windows Terminal-Server  19

4.3  Regelmäßige Updates der Software und Austauschzyklen der Hardware  20

5.  Anwendung des TCO im IT-Bereich am Praxisbeispiel  21

6.  Resümee.  24

Literaturverzeichnis.   III-IV

Anhang   V-VI

I

Das Konzept des Total Cost of Ownership (TCO) in der IT

Abkürzungsverzeichnis

DV Datenverarbeitung ERP-System Enterprise Resource Planning-System IT Informationstechnologie LAN Local Area Network NC Netzwerk-Computer RCO Real Cost of Ownership ROI Return on Investment TBO Total Benefit of Ownership TCO Total Cost of Ownership TEI Total Economic Impact

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Gesamtkostenverteilung des TCO………………………………………...7 Abb. 2: Einflussgrößen des Total Economic Impact-Modells (TEI)……………. 17 Abb. 3: Zusammensetzung des „Chart of Accounts“ der Gartner Group (TCO Model v4.0 - Distributed Computing Chart of Accounts)……..…. V Abb.4: Gesamtkostenberechnung der Online-Montagedatenerfassung………....VI

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Das Konzept des Total Cost of Ownership (TCO) in der IT

1. TCO - Ein Konzept zur Kostenreduzierung im IT-Bereich

Das Konzept des Total Cost of Ownership ist eine betriebswirtschaftliche Gesamtkostenrechnung, die alle mit einer Beschaffung im Zusammenhang stehenden Kostenfaktoren mit einbezieht. Hierzu werden neben den Anschaffungskosten auch die Kosten der Nutzung, die als indirekte Kosten bezeichnet werden, berücksichtigt.

„Der TCO-Ansatz ist ein von der Unternehmensberatung Gartner Group entwickeltes Konzept zur Ermittlung der tatsächlich aus einer IT-Investition resultierenden Belastungen.“ Es wird bevorzugt im Rahmen des IT-Controllings bzw. der IT-Nutzenbewertung eingesetzt. ¹ 1987 stellte die Gartner Group mittels einer TCO-Analyse fest, dass in der Unternehmenspraxis im Allgemeinen nur der finanzielle Anschaffungsaufwand kostenrechnerisch berücksichtigt wird, da die im laufenden Betrieb anfallenden Kosten zu intransparent sind. ² Die von der Gartner Group durchgeführten Analysen verdeutlichten dabei die Relevanz dieser während der Nutzung anfallenden Kosten: Der in der Analyse ermittelte Kapitalkostenanteil im IT-Arbeitsplatz-Bereich betrug lediglich 20-25% der Gesamtkosten. ³ Mit der Zielsetzung, die Besitz- und Betriebskosten von IT-Komponenten transparenter zu machen und eine Möglichkeit zur Optimierung und Reduzierung dieser Kosten zu schaffen, entwickelte die Gartner Group ein Konzept zur Erfassung und Analyse der Gesamtkosten, die im Verlauf des Lebenszyklus’ entstehen. Hierbei wird im Gegensatz zu einfacheren Berechnungsarten der gesamte Lebenszyklus des Systems (i.d.R. 3-5 Jahre), und somit neben den direkten Anschaffungskosten auch seine während der Nutzung entstehenden indirekten Kosten mit einbezogen. Für die Betrachtung der Gesamtkosten fand der Begriff des „Total Cost of Ownership“ (TCO) Verwendung. Aufgrund der auf die IT bezogenen Analyse der Gartner Group fand das Konzept zunächst im Bereich der Informationstechnologie Anwendung, auf den sich diese Arbeit ausschließlich bezieht. Doch auch in

¹ Vgl. Krcmar, H. (2003), S.756

² Vgl. Wolf, Knut; Holm, Christian (1998), S. 19

³ Vgl. Wolf, Knut; Holm, Christian (1998), S. 20

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Das Konzept des Total Cost of Ownership (TCO) in der IT

anderen Bereichen der Beschaffung ist der Einsatz des TCO-Konzeptes weit verbreitet. So dient er beispielsweise dem Vergleich und der Auswahl von Lieferanten oder als Grundlage von Outsourcing-Entscheidungen. ⁴ Dabei ist die Betrachtung des TCO nicht nur für das Unternehmen, das ein Outsourcing betreibt, relevant. Auch für die externen Dienstleister, welche diese Aufgaben übernehmen, ist eine Analyse der zu erwartenden Gesamtkosten von hoher Bedeutung. Sie dient zur Ermittlung der für die Dienstleistung zu zahlenden Vergütung, die zur Erzielung von Gewinnen nicht unter den entstehenden Kosten liegen darf.

Ziel dieser Abhandlung ist es, einen grundlegenden Überblick über das Konzept des Total Cost of Ownership im Bereich der IT zu geben, sowie die Bedeutung dieses Konzeptes zu beleuchten. Dies beinhaltet eine Betrachtung der Entwicklung der TCO-Thematik von einer kostenorientierten hin zu einer wertorientierten Betrachtung der IT, in der zusätzlich der erzielte Wertezufluss berücksichtigt wird. Darüber hinaus werden die Vor- und Nachteile dieses Konzeptes diskutiert sowie Möglichkeiten zur Kostensenkung in der IT behandelt. Den Abschluss dieser Arbeit bilden zwei Anwendungsbeispiele aus der Praxis.

2. Die theoretischen Grundlagen des TCO im IT-Bereich

2.1 Die Entwicklung der TCO-Modelle in der IT

In diesem Teil der Arbeit werden die Modelle verschiedener IT-Analysten vorgestellt und näher erläutert. Bei der Suche nach Informationen konnte festgestellt werden, dass die IT-Analysten Beschreibungen ihrer Modelle in detaillierter Form grundsätzlich nur ihren Kunden zugänglich machen. Entsprechend sind nur einzelne Aspekte der Modelle der Öffentlichkeit zugänglich. Aus dieser Erkenntnis heraus resultiert eine differierende Ausführlichkeit in der Beschreibung der einzelnen Modelle. Aufgrund der Tatsache, dass mit dem Modell der Gartner Group die TCO-Grundlagen gebildet wurden, wird es nachfolgend gegenüber den in der

⁴ Vgl. Eßig, Michael (Hrsg.) (2005), S.465

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Literatur weniger ausführlich erörterten Modellen anderer Analysten eingehender behandelt.

2.1.1 Der Basisansatz der Gartner Group

Der IT-Analyst „Gartner Group“ entwickelte als erstes Unternehmen ein Konzept zur Ermittlung der tatsächlich aus einer IT-Investition resultierenden Gesamtbelastungen. ⁵ Im Jahr 1987 führte die Gartner Group einen Gesamtkostenvergleich zwischen herkömmlichen Arbeitsplatzrechnern (PC) und einer Terminal-basierten Lösung („Net Computer“, kurz NC) durch. Hintergrund dieser Analyse waren die gestiegenen Betreuungsaufwände für die PC-basierten Bildschirmarbeitsplätze im Vergleich zu den Terminals. ⁶ Neben den Anschaffungskosten wurde damals erstmals versucht auch die indirekten Unterhaltungskosten zu erfassen, die während des Lebenszyklus’ eines PC in einem Unternehmen anfallen. ⁷ Dabei zeigte sich, dass die Gesamtkosten, die mit dem Besitz der PCs verbunden waren, weit über den eigentlichen Anschaffungspreis hinausgingen. So ermittelten die Analysten der Gartner Group 1996 einen durchschnittlichen jährlichen Kostenaufwand von $13.187 pro PC-Arbeitsplatz. Davon entfiel nur ein im Verhältnis geringfügiger Anteil von 20% bis 25% auf den Anschaffungspreis, einen wesentlich größeren Anteil machten Personalkosten-Komponenten mit über 60% des TCO aus, auf die später noch näher eingegangen wird. Mehr als 50% dieser Gesamtkosten sind dabei auf die indirekten, und damit nicht der IT zugeordneten Kosten zurückzuführen. ⁸ Die ermittelten Werte differieren jedoch in den unterschiedlichen Literaturquellen erheblich. Daraus schließt der Autor dieser Arbeit, dass diese Werte stark unternehmensabhängig sind. Dies kann allein schon dadurch begründet werden, dass jeder Mitarbeiter eines Unternehmens über ein unterschiedlich stark ausgeprägtes IT-Wissen verfügt und es mehr oder weniger effizient vermag, mit Hard-und Software umzugehen. Außerdem ergeben sich beispielsweise bei den Kosten

⁵ Vgl. Krcmar, H. (2003), S.756

⁶ Vgl. Wolf, Knut; Holm, Christian (1998), S.19

⁷ Vgl. Kossow, Rainer: TCO - Wirtschaftlichkeit von IT-Systemen

(20.03.2007 - Dokument 1 der CD)

⁸ Vgl. o.V.: Total Cost of Ownership - Kennzahl oder Konzept? (1998b), S.20

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Das Konzept des Total Cost of Ownership (TCO) in der IT

durch Ausfallzeiten erhebliche Unterschiede: Die durch Ausfallzeiten unproduktiv verbrachte Arbeitszeit verursacht bei einem Manager höhere Opportunitätskosten als bei einem Mitarbeiter einer niedrigeren Einkommensklasse. Daraus ergeben sich dann beispielsweise sehr unterschiedliche Werte bei den indirekten Kosten.

Aus der Ermittlung jener Zahlen ergab sich die Erkenntnis, dass neben dem eigentlichen Anschaffungspreis ebenso die während der Nutzung auftretenden Kosten, beispielsweise für Wartung, Support und Anwenderschulung, berücksichtigt werden müssen. Hierzu wurden Gesamtkostenmodelle entwickelt, welche die vollständigen Kosten des Besitzes und Betriebs der IT-Komponenten berücksichtigen. Bill Kirwin, der das Modell der Gartner Group entwarf, terminierte damals den Begriff TCO und definierte ihn als Gesamtkosten eines Vermögensgegens-tandes, die im Verlauf seines Lebenszyklus durch seine Beschaffung, Nutzung, das Management und seine Entsorgung anfallen. ⁹ In dem Modell von Gartner wird grundsätzlich unterschieden zwischen den direkten IT-Kosten, die dem IT-Budget zugeordnet werden können, und den indirekten IT-Kosten, die nicht oder nur schwer budgetierbar sind. Unter diesen indirekten Kosten ist der Werteverzehr zu verstehen, der durch effizienzhemmende Vorgänge im Rahmen der Nutzung der IT-Infrastruktur entsteht. ¹⁰ Hierzu gehören die Kosten durch IT-Systemausfälle (Downtime), der „Futz-Factor“, Kosten der Selbsthilfe (Self-Support) und des Peer-Supports, sowie Software-Upgrades und Kosten der Inkompatibilität von Systemen. Der Futz-Factor beinhaltet sowohl individuell von den Anwendern durchgeführte kosmetische Änderungen an der PC-Arbeitsumgebung, beispielsweise durch Anpassungen des Desktops und Änderungen der Pfadstrukturen auf der Systemfestplatte, als auch die Nutzung der IT-Infrastruktur für private Zwecke. Hierzu gehören vor allem die private Nutzung von E-Mail-Clients und das Surfen im Internet zu ausschließlich privaten Zwecken. Die Begrifflichkeit „Futzing“ stammt von dem jüdischen Wort „Futz“ ab, das „Zeitverschwendung“ bedeutet. Der Peer-Support ist definiert als gegenseitige Hilfestellung der Endanwender im Falle nicht ausreichender Anwenderschulung.

⁹ Vgl. Pisello, Thomas (2001), S.103

¹⁰ Vgl. Wild, Martin; Herges, Sascha (2000), S.11

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Das Konzept des Total Cost of Ownership (TCO) in der IT

Die Kosten durch IT-Systemausfälle, durch welche die Anwender die IT-Infrastruktur nicht produktiv zur Erfüllung ihrer Aufgaben nutzen können, waren in den ersten TCO-Modellen von Gartner noch nicht berücksichtigt. Um diese Lücken zu schließen, wurde das anfänglich nur auf Arbeitsplatzrechner bezogene Modell im Verlauf der Jahre erweitert. So sind die Ausfallzeiten inzwischen ebenso berücksichtigt wie die Netzwerkkomponenten (z.B. Server und Router) und die Kosten heterogener IT-Umgebungen (z.B. durch die Nutzung zweier unterschiedlicher Betriebssysteme). ¹¹ Die nicht budgetierten, indirekten Kosten sind für die Unternehmen nur schwer bestimmbar und nachvollziehbar. Obwohl die Gartner Group auf die Erfordernis der Erfassung dieser indirekten Kosten hinweist, liefert sie keine Methodik zur Erhebung dieser Werte. Es wird lediglich auf die Anwendung klassischer Erhebungstechniken verwiesen, insbesondere mittels Umfragen und Interviews unter den Anwendern und dem Schulungspersonal. Das Schulungspersonal spielt dabei eine tragende Rolle, da es besondere Kenntnis der DVbezogenen Defizite der Endanwender hat. Anhand der Analysen konnte festgestellt werden, dass die indirekten Kosten einen bedeutsamen Einfluss auf die Produktivität und somit auf den Return on Investment (ROI) haben. So kann beispielsweise eine sinkende Produktivität durch häufige Systemabstürze und den daraus resultierenden Ausfallzeiten begründet sein. 12

Die direkten und budgetierbaren Kosten sind hingegen leichter zu erfassen, da diese Zahlen anhand von Belegen aus der Buchhaltung und dem Personalwesen genau ermittelt werden können. Sie umfassen die Anschaffungskosten der Hard-und Software, die Personalkosten für Schulung, Support, Wartung, Entwicklung und Management der Netze und Systeme sowie die entstandenen Kommunikationskosten. ¹³ Diese Kosten werden im TCO-Modell der Gartner Group in drei Kostenkategorien aufgeteilt: In der ersten Kategorie „Hard- und Software“ sind die Kosten für die Anschaffung und Nutzung von Hard- und Software enthalten. In der zweiten Kategorie „Operations“ werden die Löhne und Gehälter zum Be-

¹¹ Vgl.Riegl, Ludwig (1998), S.9

¹² Vgl. Römer, Michael (1998), S.39

¹³ Vgl. Jobe-Gräfin Esterházy, Katharina; Schwab, Wolfgang (1998), S.35

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