Sabrina Seidl

Fachrichtung Versicherung

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Gliederung

Einleitung.   3

1  Bedeutung und Ziele des Integrationsbegriffs.  3

2  Die Rolle des Betriebes im Integrationsprozess.  6

2.1  Aufgaben der PA.  6

2.2  Aufgaben des Vorgesetzten.  7

2.3  Aufgaben der vorhandenen Mitarbeiter.  9

3  Möglichkeiten der praktischen Gestaltung des Integrationsprozesses.  11

3.1  Einzelne Phasen der Einführung.  11

3.1.1  Zwischen Vertragsschluss und Beginn.  11

3.1.2  Der 1. Tag.  13

3.1.3  Meilensteine für die Zukunft - Mitarbeitergespräch und Feedback.  15

3.2  Bedeutung und Zweck von Orientierungsveranstaltungen.  16

3.3  Das Patensystem.  18

3.4  Kosten und Organisationsmittel.  20

4  Probleme beim Integrationsprozess.  22

4.1  Durch Versäumnisse des Vorgesetzten.  22

4.2  Durch Rollenkonflikte.  23

4.3  Aus der Erwartungshaltung.  24

4.3.1  Des Vorgesetzten.  24

4.3.2  Des neuen Mitarbeiters.  26

5  Fazit.  29

Literaturverzeichnis.   31

Anhang.   32

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- 3 - Einleitung

Es sind sicherlich schon mehr Bücher über das Personalwesen geschrieben worden, als ich in meinem ganzen Leben je lesen werde. Das hat mich dennoch nicht abgeschreckt, mir ein interessantes Thema aus dem Personalbereich für meine Studienarbeit auszuwählen. Das Thema der „Integration neuer Mitarbeiter“ beinhaltet ohne Übertreibung wohl genug Stoff für eine 100-seitige Diplomarbeit. Aus diesem Grund kann diese Arbeit, die eigentlich auf 20 Seiten ausgelegt sein soll, dieses Volumen aber, trotz mehrmaliger, nachträglicher Dezimierung um mehrere Seiten überschreitet, nur einen kurzen allgemeinen Überblick, eigentlich nur einen Querschnitt, über diese umfassende Thematik liefern. Bei der Literatursuche stieß ich auf viele weitere attraktive Aspekte, die ich gerne mit aufgenommen hätte, welche aber auch eindeutig den Rahmen dieser Arbeit, in noch weiterem Ausmaß, gesprengt hätten. Es geht mir in dieser Studienarbeit vor allem darum, die wichtige Bedeutung der richtigen Eingliederung neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen darzulegen und die Problematik von Konflikten, sowie einige praktische Beispiele zu deren Vermeidung aufzuzeigen, und zwar in einer solchen Weise, dass jeder, der diese Arbeit liest, auch wenn er sich noch nie mit dem Thema der Personaleinführung beschäftigt haben sollte, wie ich vor Erstellen der Studienarbeit, einen leicht verständlichen und interessant gestalteten Einblick zu der Thematik erhält.

1 Bedeutung und Ziele des Integrationsbegriffs

Wie wichtig ist es, neue Mitarbeiter geplant in das Unternehmen einzugliedern? Diese Frage, die in der Vergangenheit nicht viel Beachtung fand, taucht in der heutigen Arbeitswelt immer häufiger auf. Mehr noch, sie gewinnt immer mehr an Bedeutung. Die Unternehmen wissen inzwischen, dass eine sorgfältige Bewerberauswahl allein nicht mehr genügt, um eine offene Stelle mit einem Mitarbeiter zu besetzen, der dem Betrieb langfristig und engagiert sein Potential zur Verfügung stellen soll.

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- 4 - „DerMitarbeiter ist die wertvollste Ressource und der wichtigste Produktionsfaktor des Unternehmens, auf ihn kommt es entscheidend an. Ohne engagierte und kreative Mitarbeiter „raucht der Schornstein“ nicht!“ ¹ Aus diesem Grund ist ein gezielter Eingliederungsprozess des neuen Mitarbeiters genauso wichtig, wie seine Auswahl, und es sollten daher auch keine Kosten und Mühen gescheut werden, um eine bestmögliche Integrationsquote für das Unternehmen und Identifikationsquote mit dem Unternehmen zu erreichen. Mit Identifikation ist die innere Bindung an das Unternehmen gemeint, welche sich primär in der Einsatzbereitschaft eines Mitarbeiters für dieses äußert. „Innere Bindung impliziert, daß der Mitarbeiter die Ziele des Unternehmens akzeptiert, daß er motiviert ist, einen Beitrag zur Erfüllung der Ziele zu leisten, und daß er an einer langen Dauer der Beschäftigung interessiert ist (Mowday u. a. 1982, S. 27).“ ² Es liegt in der Hand des Betriebes, wie die ersten Eindrücke aus dem Unternehmen auf den neuen Mitarbeiter einwirken und sich auswirken. Positive Eindrücke führen zu Reaktionen wie • Befriedigung • Wohlbefinden • Sicherheit • Arbeitsfreude • Leistungssteigerung während negative Eindrücke sich eher in • Enttäuschung • Missmut • Unsicherheit • Arbeitsunlust • Leistungsschwund äußern.

¹ Kratz, Hans-Jürgen (Neue Mitarbeiter, 1997), S. 9

² Kieser, Alfred et al. (Die Einführung neuer Mitarbeiter, 1990), S. 35

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- 5 - Ergebnissolch positiver Eindrücke ist eine geringe Fluktuationsbereitschaft, bei negativen Eindrücken natürlich das Gegenteil, eine ausgeprägte

Fluktuationsbereitschaft. Es gibt aber auch noch eine andere Möglichkeit, die als Reaktion auf die negativen Eindrücke denkbar wäre. Der Mitarbeiter spricht die

sogenannte LQQHUH .QGLJXQJ aus. Sie äußert sich darin, dass der Mitarbeiter seine

Stelle zwar nicht wieder kündigt, sich aber auch nicht mit ihr identifizieren kann, bzw. will. Die Leistungsbereitschaft des Mitarbeiters entspricht nicht der geforderten und dies schlägt sich vor allem in der Qualität und Quantität der geleisteten Arbeit nieder. Grafisch lässt sich dies folgendermaßen darstellen ¹ :

bestmögliche Aufgabenerledigung

Das Ziel einer erfolgreichen Mitarbeiterintegration ist es also, eine möglichst hohe Leistungsbereitschaft und Motivation des neuen Mitarbeiters zu erreichen, damit dieser seine Kenntnisse und Fähigkeiten optimal in die Erledigung der anfallenden Arbeitsaufgaben einbringen kann. Durch ein gut durchgeführtes Einführungsprogramm steigt also die Arbeitszufriedenheit und die Arbeitsmoral des neuen Mitarbeiters, was wiederum eine hohe Identifikationsrate mit dem Unternehmen herbeiführt. Schafft das Unternehmen es, die Zufriedenheit des neu eingestellten Stellenbesetzers zu bewahren und seine Erwartungen nicht zu enttäuschen (siehe Punkt 4.1), ist ihm ein effizient arbeitender und leistungswilliger Mitarbeiter gesichert.

¹ Vergleiche.: Kratz, Hans-Jürgen (Neue Mitarbeiter, 1997), S. 11

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- 6 - 2Aufgaben des Betriebes im Integrationsprozess

2.1 Aufgaben der Personalabteilung (PA)

Die Personalabteilung eines Unternehmens befasst sich im Allgemeinen mit allen Fragen, die zum Thema Personal anfallen, folglich spielt sie auch im Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeiter eine wichtige Rolle. Die drei wichtigsten Aufgaben der Personalabteilung sind 1

• 3HUVRQDOEHVFKDIIXQJ

hierzu gehören z.B. Personalsuche, -planung, -einsatz, -auswahl, Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter, usw.

• 3HUVRQDOHQWZLFNOXQJ

hierzu gehören z.B. Personalbetreuung, Beratung von Führungskräften, Personalbeurteilung, usw.

• 3HUVRQDOIUHLVHW]XQJ

Auch das Personalkostencontrolling ist ständige Aufgabe der PA, siehe hierzu Punkt 3.4 Die PA erarbeitet und konkretisiert die Stellenbeschreibung einer zu besetzenden Stelle und sorgt für die Veröffentlichung dieser in geeigneten Werbemedien. Außerdem führt sie im Vorfeld bereits eine intensive Kommunikation mit dem zukünftigen Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters. Mit ihm zusammen erstellt sie Einarbeitungspläne, konzipiert unternehmenseigene Checklisten und klärt Fragen, den Einsatz, die Vergütung und allgemein organisatorischer Natur betreffend. Nach der Einstellung kümmert sie sich um die Vervollständigung der Personalpapiere, um Steuerkarte und Versicherungsnachweisheft, Ausstellung eines Betriebsausweises, Verwaltung der Personalakte, usw. Auch sie sollte sich gegenüber dem neuen Mitarbeiter als permanenter Ansprechpartner vorstellen und ihm eine persönliche Betreuung zu jeder Zeit zukommen lassen.

¹ siehe hierzu: Haufe Mediengruppe (Personalmanagement, 2001), S. 47

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- 7 - 2.2Aufgaben des Vorgesetzten

Der unmittelbare Vorgesetzte trägt die Verantwortung für die richtige Eingliederung seines neuen Mitarbeiters in den betrieblichen Arbeitsprozess. An ihm hängt es, welchen Eindruck der Neueintretende von seiner neuen Stelle und dem neuen Unternehmen erhält und wie sich dieser Eindruck auf seine zukünftige Arbeitsmoral auswirkt. Deshalb sollte der Vorgesetzte die Einführung • Überlegt planen • Sinnvoll gestalten • Systematisch durchführen 1

Damit handelt er nicht nur im Sinne des neuen Mitarbeiters, sondern vor allem im Sinne des Unternehmens, da er diesem dadurch eine wertvolle Ressource in Form eines motivierten und engagierten Mitarbeiters sichert.Aber welche Aufgaben fallen dem Vorgesetzten genau zu, der seinen „ Neuen“ erfolgreich in den Arbeitsprozess des Unternehmens eingliedern will? Um diese Frage zu beantworten, orientiert man sich am besten an den oben genannten 3 Punkten.

hEHUOHJWSODQHQheißt nichts anderes, als dass der Vorgesetzte schon Tage oder besser

Wochen vor Eintritt seines neuen Mitarbeiters den Einstieg in das neue Unternehmen für diesen planen und vorbereiten sollte. Hierzu gehören ² • Daten aus Bewerbungsunterlagen und Informationen aus dem Bewerbergespräch analysieren, um somit das voraussichtliche IST des zukünftigen Mitarbeiters an Berufserfahrungs-, bzw. Kenntnisstand zu ermitteln, sowie darauf achten, dass er nicht nur fachlich sondern auch menschlich optimal in die Arbeitsgruppe passt.

• Anhand der Stellenbeschreibung das SOLL der Stellenanforderung erfassen

¹ Vergleiche: Kratz, Hans- Jürgen (Neue Mitarbeiter, 1997), S.21

² Siehe Anhang: S. 32, Checkliste: Vorbereiten auf den neuen Mitarbeiter, S. 33, Checkliste für die

Führungskraft vor Eintritt des neuen Mitarbeiters

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- 8 - • Überprüfen,ob IST und SOLL sich weitgehend im optimalen Fall gänzlich entsprechen und auf Grund dieser Kenntnisse entscheiden, ob der Mitarbeiter nur einzuführen, oder zusätzlich auch zu unterweisen ist.

• Eine gute Vorbereitung des Arbeitsplatzes, z.B. dafür sorgen, dass alle Möbel • Rechtzeitig vorhandene Mitarbeiter, welche von der personellen Veränderung betroffen sind darüber informieren und von der Notwendigkeit derselben überzeugen, sowie den Mitarbeiter bereits anhand seines IST-Bildes vorstellen. • Das Einschalten weiterer Stellen/Abteilungen, die für die Einführung

bedeutsam sind (z.B. Personalabteilung).

6LQQYROO JHVWDOWHQ sollte der Vorgesetzte die Einführung, indem er sich nicht nur

ausreichend vorbereitet, sondern auch seine Erkenntnisse über den neuen Mitarbeiter in eine sinnvolle Beziehung zueinander setzt, so dass die Integration individuell auf den neuen Mitarbeiter zugeschnitten ist und ein optimales Ergebnis erzielt aus Unternehmens-, wie auch aus Mitarbeitersicht. Dabei sollte der Vorgesetzte darauf bedacht sein, dem neuen Mitarbeiter klar zu machen, dass es auch auf seine eigene Initiative ankommt. Der Vorgesetzte kann sich dabei auch an einer unternehmensindividuellen Checkliste orientieren, soweit eine solche existiert, eine eigene Checkliste erstellen oder auf Hilfe von außen zurückgreifen, indem er eine geeignete Liste, welche auch zu großer Zahl übers Internet aber auch im normalen Handel erhältlich sind, käuflich erwirbt. Vorteilhafter ist es immer, eine unternehmenseigene Checkliste zu verwenden, da eine solche auch die Unternehmenskultur widerspiegelt und sich deshalb als ein wichtiger Orientierungsfaden für den Vorgesetzten betreffend der optimalen Einarbeitung neuer Mitarbeiter darstellt.

¹ Kratz, Hans-Jürgen (Neue Mitarbeiter, 1997), S. 30

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