Integriertes Prozessmanagement für Qualität, Umwelt- und Arbeitsschutz in kleinen und mittleren Unternehmen

MASTERARBEIT

Integriertes Prozessmanagement für
Qualität, Umwelt- und Arbeitsschutz
in kleinen und mittleren Unternehmen

Vorgelegt von: Bogumila Szyja

Fachhochschule Braunschweig/Wolfenbüttel
Fachbereich Medien, Sport- und Tourismusmanagement
Ergänzungsstudiengang Umwelt- und Qualitätsmanagement

Salzgitter, im November 2002

Inhaltsverzeichnis

ABBILDUNGS- UND TABELLENVERZEICHNIS ...V

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS...VII

1 EINFÜHRUNG ... 1
1.1 PROBLEMSTELLUNG... 1
1.2 ZIELSETZUNG, AUFBAU UND METHODIK DER MASTERARBEIT... 3

2 KLEINE UND MITTLERE UNTERNEHMEN (KMU) ... 5
2.1 BEDEUTUNG VON KMU... 6
2.2 STÄRKEN UND SCHWÄCHEN DER KMU... 7

3 MANAGEMENT UND SEINE AUFGABEN ... 9

4 PROZESSMANAGEMENT... 16
4.1 GESCHICHTE UND ZIELE DES PROZESSMANAGEMENTS ... 16
4.2 PROZESSARTEN ... 17
4.3 EINFÜHRUNG EINER PROZESSORGANISATION... 19
4.4 BUSINESS PROZESS REENGINEERING (BPR)... 20
4.5 GESCHÄFTSPROZESSMANAGEMENT (GPM)... 23
4.5.1 Geschäftsprozesse ... 25
4.5.2 Identifizierung der Prozesse und Festlegung der Prozessstruktur... 26
4.5.3 Prozessdokumentation ... 28
4.5.4 Prozessinputs und -outputs ... 28
4.5.5 Verantwortlichkeiten... 28
4.5.6 Prozessmessgrößen und Controlling ... 30
4.5.6.1 Kundenzufriedenheit ... 31
4.5.6.2 Prozessqualität... 31
4.5.6.3 Prozesszeit... 33
4.5.6.4 Termintreue ... 34
4.5.6.5 Prozesskosten... 35
4.6 KONTINUIERLICHE PROZESSVERBESSERUNG ... 36
4.7 ZUSAMMENFASSUNG UND ZWISCHENERGEBNISSE ... 38

5 QUALITÄTSMANAGEMENTSYSTEM (QMS) ... 40
5.1 DIE QUALITÄT ALS WETTBEWERBSFAKTOR ... 40
5.2 RECHTLICHE RAHMENBEDINGUNGEN... 41
5.3 NORMENREIHE ISO 9000 ... 42
5.3.1 Kurze Vorstellung der ISO 9000:2000 ... 43
5.3.2 Anforderungen an QMS nach der ISO 9001:2000 ... 44
5.3.3 ISO 9004:2000 Qualitätsmanagementsysteme Leitfaden zur Leistungsverbesserung. ... 52

6 UMWELTMANAGEMENTSYSTEM (UMS) ... 53
6.1 VERANTWORTUNG FÜR DAS ÖKOSYSTEM ERDE ... 53
6.2 MOTIVE FÜR DEN AUFBAU EINES UMWELTMANAGEMENTSYSTEMS... 53
6.3 RECHTLICHE RAHMENBEDINGUNGEN DES UMWELTSCHUTZES IN DEUTSCHLAND ... 54
6.4 STANDARDISIERTE UMWELTMANAGEMENTSYSTEME (UMS) ... 56
6.4.1 ISO 14001:1996... 57

7 ARBEITSSCHUTZMANAGEMENTSYSTEM (AMS)... 62
7.1 ZIELE UND GRÜNDE FÜR DEN BETRIEBLICHEN ARBEITS- UND GESUNDHEITSSCHUTZ ... 62
7.2 RECHTLICHE REGELUNGEN DES ARBEITSSCHUTZES IN DEUTSCHLAND... 63
7.3 STANDARDS UND KONZEPTE FÜR ARBEITSSCHUTZMANAGEMENT-SYSTEME66
7.4 OCCUPATIONAL HEALTH AND SAFETY ASSESSMENT SERIES OHSAS 18001:1999... 66

8 PROZESSINTEGRIERTES MANAGEMENTSYSTEM FÜR QUALITÄT, UMWELT- UND ARBEITSSCHUTZ (PIMS) IN KMU... 70
8.1 GEMEINSAMKEITEN UND UNTERSCHIEDE ZWISCHEN DEN NORMEN FÜR QUALITÄT, UMWELT- UND ARBEITSSCHUTZ ... 70
8.2 KMU UND NORMIERTE MANAGEMENTSYSTEME ... 73
8.3 KONZEPTE ZUR INTEGRATION VON PROZESSMANAGEMENT MIT QMS, UMS UND AMS... 75
8.4 KONZEPTENTWICKLUNG VON PIMS IN EINEM KMU... 76
8.4.1 Ausgangssituation, PRUMA-Programm... 76
8.4.2 Empirische Untersuchung... 77
8.4.3 Das Stärken- Schwächen Profil des Referenzunternehmens ... 81
8.4.4 Ziel des zu entwickelnden Konzeptes und die Methodik... 85
8.4.5 Das Konzept zur Implementierung von PIMS im Referenzunternehmen ... 87

9 ZUSAMMENFASSUNG UND AUSBLICK... 99
9.1 ZUSAMMENFASSUNG... 99
9.2 AUSBLICK ... 101

ANHANG 1... 103
ANHANG 2... 104
ANHANG 2... 105

LITERATUR- UND QUELLENVERZEICHNIS ... 106

1 Einführung

1.1 Problemstellung

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bilden das Rückgrat der deutschen Wirtschaft. Viele von ihnen, insbesondere wenn sie als Zulieferer oder als Unterauftragnehmer für größere Unternehmen arbeiten, werden zunehmend mit der Forderung zur Einführung von normierten Managementsystemen für Qualität (nach ISO 9001), Umweltschutz nach (ISO 14001) und/oder Arbeitsschutz (nach SCC oder OHSAS 18001) konfrontiert. Sie sind jedoch meistens mit dem Aufbau und auch mit der Pflege solcher Systeme überfordert. Problematisch ist auch die Implementierung von getrennten Managementsystemen. Dieses führt u.a. zu höheren Kosten durch Doppelarbeit bei der Dokumentation der Prozesse und Auditierung bzw. Validierung der Systeme. Die Mitarbeiter sind mit den vielen, teilweise gegensätzlichen Zielen und dem hohen Dokumentationsaufwand überfordert. Die Akzeptanz sinkt und die Systeme werden nicht weiter entwickelt.¹ Seit den neunziger Jahren wird daher die Idee verfolgt, ein Integrationsmodell für Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutzmanagementsysteme zu entwickeln.² Eine vollständig neue Norm dafür lehnt die ISO aktuell ab.³ Als Gründe werden u.a. zu hohe Komplexität und die damit verbundenen Anforderungen an die Gutachter bei großen Unternehmen sowie unterschiedliche Zielsetzung der Systeme genannt⁴. Es wurde jedoch eine bessere Abstimmung zwischen den Normen für Qualitäts- und Umweltmanagement angestrebt. Die überarbeitete und Ende 2000 in Kraft getretene ISO 9000ff Reihe "ist mit ISO 14001:1996 abgeglichen worden, um die Verträglichkeit beider Normen zum Vorteil der Anwender zu erhöhen"⁵. Die Norm weist auch darauf hin, dass die Organisation ihr Qualitätsmanagementsystem mit weiteren Teilmanagementsystemen, z.B. für Umwelt- und Arbeitsschutz, Finanzen oder Risikomamagement zusammenführen kann.⁶ Gegenwärtig wird an der Norm ISO 19011 für die gemeinsame Auditierung des Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 und des Umweltmanagementsystems nach 14001 gearbeitet.⁷

Eine sehr gute Integrationsbasis für ein ganzheitliches Managementsystem bieten die Unternehmensprozesse an. Die KMU, mit der begrenzten Anzahl von Prozessen, flachen Strukturen und kurzen Kommunikationswegen, sind besonders gut geeignet, integrierte Managementsysteme zu implementieren. Die Synergieeffekte bringen Kostenersparnisse gegenüber einzelnen Systemen. Im Vordergrund steht die kontinuierliche Erhöhung der Effektivität und Effizienz der Prozesse, u.a. durch die aktive Beteiligung der Mitarbeiter und Schaffung einer lernenden Organisation. Sie ist in der Lage auf die vielfältigen dynamischen Veränderungen der Umwelt flexibel zu reagieren und sichert langfristig den Unternehmenserfolg. Prozessintegrierte Managementsysteme für Qualität, Umwelt- und Arbeitsschutz erlauben durch die systematische Selbstüberprüfung der Mitarbeiter und des Unternehmens:

- eine konsequente Ausrichtung auf die Kunden und auf die weiteren Anspruchsgruppen,

- Motivation und Entwicklung der Mitarbeiter durch Beteiligung beim Aufbau und bei der Pflege des Systems,

- Erhöhung der Qualität sowie des Umwelt- und Arbeitsschutzes in den betrieblichen Prozessen,

- Schaffung der Rechtssicherheit und Minderung der betrieblichen (Haftungs-)Risiken und

- Ausrichtung der Organisation auf die Kernprozesse.

Dadurch werden Schnittstellen und Doppelarbeiten beseitigt. Als Ergebnis sind drastische Verkürzung der Durchlaufzeiten, Erhöhung der Termintreue und der Kundenzufriedenheit und die Kostenersparnisse durch systematische Optimierung der Prozesse zu verzeichnen.

1.2 Zielsetzung, Aufbau und Methodik der Masterarbeit

Ziel dieser Masterarbeit ist die Entwicklung eines Ansatzes für ein prozessintegriertes Managementsystem für Qualität, Umwelt- und Arbeitsschutz am Beispiel eines Kleinunternehmens. Aufbau der Masterarbeit und die Methodik (kursiv gekennzeichnet) wurden in der Abb. 1 dargestellt.

Abb. 1 Aufbau und Methodik der Masterarbeit
Quelle: Eigene Darstellung
[Aus technischen Gründen können Abbildungen in der Vorschau nicht angezeigt werden, sind jedoch in der Download-Datei enthalten]

Der theoretische Unterbau ist in den Kap. 2-7 dargestellt, wobei ergänzend Informationen und Hinweise zu den aktuell gültigen Rechtsvorschriften im Bereich Qualität, Umwelt- und Arbeitsschutz gegeben worden sind. Das Herzstück der Masterarbeit ist das Kapitel 8. Zunächst werden hier die Analyse der Gemeinsamkeiten und Unterschiede der Normen, die Herausforderungen für KMU bei der Einführung von normierten Managementsystemen und die Integrationskonzepte von QMS, UMS und AMS mit dem Prozessmanagement vorgestellt. Anschließend wird die Vorgehensweise bei der Entwicklung des Konzeptes für ein PIMS in einem Referenzunternehmen vorgestellt. Das Konzept deckt nicht alle durch die Normen geforderten Bereiche ab und dient vor allem der Eingliederung von relevanten Rechtsvorschriften in die Prozesse und Etablierung einer lernenden Organisation. Die Mitarbeiter sollen durch einen externen Berater beim Aufbau von PIMS begleitet und befähigt werden, durch praxisbezogene Schulung und Vermittlung methodischer Kompetenzen, das System zu implementieren und weiter zu entwickeln. Die Umsetzung des Konzeptes ist im Jahr 2003 geplant. Deshalb lassen sich gegenwärtig noch keine Aussagen zu seiner Wirksamkeit treffen.

[...]

1 Vgl. Funck/Mayer/Schwendt (2001), S. 51.

2 Vgl. Schwerdtle (1999), S. 3; Funck/Mayer/Schwendt (2001), S. 13.

3 Vgl. Funck/Alvermann/Mayer/Schwendt (2000), S. 23.

4 Vgl. Funck/Alvermann/Mayer/Schwendt (2000), S. 23.

5 ISO 9001:2000, S. 15.

6 Vgl. ISO 9001:2000, S. 15.

7 Vgl. Funck/Alvermann/Mayer/Schwendt (2000), S. 10.