Theorie, Formen und Praxis des Audits Referat: Astrid Bagley 9.12.99 Seminar: Qualitätsmanagement

Geschichtlicher Abriß: ................................................................................................................................................... 2

Definition des Audits nach DIN ISO 8402:.................................................................................................................... 2

Definition 1989 für die Pflege:...................................................................................................................................... 3

Zweck und Ziele des Audits: .......................................................................................................................................... 3

Was ist ein Qualitätsaudit? ............................................................................................................................................. 4

Die erforderlichen Kenntnisse eines Auditor bzw. Auditorenteams:.............................................................................. 5

Die Formen des Audits:.................................................................................................................................................. 6

Voraussetzungen für ein Audit:...................................................................................................................................... 8

Praxis.............................................................................................................................................................................. 8

Zusammenfassung: ....................................................................................................................................................... 10

Literaturverzeichnis:..................................................................................................................................................... 10

Geschichtlicher Abriß:

Das englische Verbum "to audit", abgeleitet vom lat. "audire" = hören, geht zurück auf das 16.Jhd. Nach dem Oxford English Dictionary wurde es bereits zu dieser Zeit verwendet, um eine offizielle, zahlenbasierte u. systematische Untersuchung im Sinne einer Rechnungsprüfung zu beschreiben.

Die ISO 9000-Reihe betont die Bedeutung des Qualitätsaudits als wichtiges Führungsinstrument zur Erreichung der Unternehmensziele. Definition des Audits nach DIN ISO 8402:

Das Audit ist eine systematische und unabhängige Untersuchung, um festzustellen, ob die qualitätsbezogenen Tätigkeiten und die damit zusammenhängenden Ergebnisse den geplanten Anordnungen entsprechen und ob diese Anordnungen wirkungsvoll verwirklicht und geeignet sind, die Ziele zu erreichen.

Definition 1989 für die Pflege:

Das Audit ist die systematische und kritische Analyse der Qualität in der Pflege. Sie umfaßt sowohl Teilbereiche Diagnosefindung und Therapie, inkl. des damit verbundenen Ressourcenverbrauchs, als auch die Effektivität der Pflege in Hinblick auf die Lebensqualität der Patienten, bzw. dessen Zustand nach der Behandlung. ( The Health Service, 1989)

Der Begriff des Audits wird für die Datenanalyse verwendet, also um einen Soll - Ist - Vergleich zu machen, wobei das Soll zwischen Auditierten Unternehmen und Auditor individuell festgelegt wird.

Andererseits wird dadurch auch die Verpflichtung zur Verbesserung bzw. Änderung festgelegt. Das Audit wird durchgeführt, um festzustellen, daß die versch. Elemente des QS-Systems wirksam zur Erfüllung der vorgegebenen Qualitätsziele geeignet sind. Zweck und Ziele des Audits:

Beim klassischen Audit wird die Übereinstimmung zu Normen und Gesetzen, sowie die Konformität zu eigenen Festlegungen, immer mehr mit zusätzl. Aspekten erweitert. Ein Audit entwickelt sich immer mehr zu einer internen bzw. externen Dienstleistung die auch eine Schaffung von entsprechendem Mehrwert zur Folge haben muß.

Das Hauptaugenmerk ist primär auf die Freisetzung möglicher Verbesserungspotentiale zu richten.

Hauptziel ist dabei die Erhöhung der Effektivität und Effizienz der Führungssysteme. So gilt es schon zu Beginn nicht ein "Territorium" zu verteidigen, sondern diesen Mehrwert zu definieren. Mit den Auditpartnern sind gemeinsame Werte zu suchen und zu finden, bevor mit der eigentlichen Arbeit begonnen werden kann. Audits beschränken sich nicht nur darauf sog. Abweichungen oder Schwachstellen zu finden, sondern auch Spitzenleistungen zu erkennen und womöglich in andere Bereiche einer Organisation zu transferieren. Auditteams werden zunehmend mit Personen, die Spezialisten in bestimmten Fachgebieten sind, erweitert. So kann z.B. die Teilnahme von Unternehmensverantwortlichen, Controlling- u. Softwarespezialisten, Personalverantwortlichen, usw. ganz wesentlich zur Analyse von Verbesserungspotential beitragen. Die Auditierung eines Prozesses beispielsweise ist nicht mit der Überprüfung auf

Übereinstimmung mit der existierenden Dokumentation abgeschlossen. Es gilt vielmehr Eingangsgrößen, Führungsgrößen und Ergebnisgrößen mitzuberücksichtigen und die Ergebnisse ( Produkte/Dienstleistungen) von Prozessen auf der Basis von Zahlen, Daten und Fakten gemeinsam zu analysieren.

Auch der richtige Einsatz von Werkzeugen und Methoden muß mit herangezogen werden, um die Prozeßleistung im Team evaluieren zu können.

Nach wie vor ist es notwendig das Audit gemeinsam auf einen Punkt zu bringen. Das heißt nicht unendlich langen Diskussionsprozeß auszulösen, sondern ganz konkret Feststellungen zu treffen, erforderliche Maßnahmen einzuleiten und umzusetzen und in geeigneten Intervallen wieder zu überprüfen.

Jedes Audit sollte duch einen "lernenden Auditor" und einen lernenden Auditpartner charakterisiert sein. Audits, aus denen nichts an Wissen und Erfahrung transferiert wird, sind in der Regel nicht sehr wertschöpfend.

Der Zweck eines Qualitätsaudits ist die Beurteilung der Notwendigkeit von Verbesserungen oder Korrekturmaßnahmen. Ein Qualitätsaudit sollte nicht mit Tätigkeiten der Überwachung oder der Prüfung verwechselt werden. Externe wie auch interne Audits werden auf Qualitätsmanagementsysteme, Prozesse, Produkte und Diensleistungen angewandt. Was ist ein Qualitätsaudit?

Beim Qualitätsaudit wird durch einen unabhängigen Auditor systematisch überprüft, ob die im Qualitätsmanagement beschriebenen Tätigkeiten tatsächlich so ausgeführt werden, wie sie geplant wurden und ob sie zweckmäßig und geeignet sind. Die Ergebnisse eines Audits können somit Korrekturen der zukünftigen Ausführung der geplanten Tätigkeiten oder Korrekturen der Planung selbst sein. In der internationalen Norm ISO 10 011 ist u.a. die Systematik für Audits beschrieben. Es gibt in jedem Fall drei beteiligte Parteien mit genau geregelter Aufgabenverteilung.

Der Auftraggeber beschließt die Durchführung eines Audits, ordnet es an, nimmt das Ergebnis entgegen und ergreift Folgemaßnahmen. Der Auditor oder die Auditoren planen die Details des Audits und führen es dementsprechend objektiv und systematisch durch. Die Auditierten kooperieren mit den Auditteam und sind für Festlegung und Durchführung abschließender Korrekturmaßnahmen verantwortlich.