Westfälische Wilhelms -Universität Münster

Thema:

Workflowmanagement in der Verwaltung

Ausarbeitung
im Rahmen des Hauptseminars „Electronic Government“
im Fachgebiet Wirtschaftsinformatik
am Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Informationsmanagement

vorgelegt von: Torsten Hübsch
 2003-05-05

Inhaltsverzeichnis  II

Abbildungsverzeichnis  III

Abkürzungsverzeichnis  IV

1 Motivation  1

2 Grundlagen des WM  2

3 WM in der Verwaltung  6
3.1 Grundkonzepte der Vorgangsbearbeitung in der öffent lichen Verwaltung  6
3.2 Rollen und Phasen der Vorgangsbearbeitung  7
3.3 Anforderungen und Rahmenbedingungen an ein WMS in der Verwaltung  8

4 Zielarchitektur der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung in der Verwaltung  11
4.1 Übernahme und Nachweis von Eingängen  12
4.2 Zuweisung der Eingänge  12
4.3 Registrieren und Ablegen, Bereitstellen und Aussondern von Schriftgut  13
4.4 Weiterleitung im Geschäftsgang  13
4.5 Entwurfserstellung und Bearbeitung  14
4.6 Entwurfskommentierung  14
4.7 Kontrollfunktion  15
4.8 Zentrale Dienste  15

5 Fallstudie „Media@Komm Esslingen“  16
5.1 Grundlagen  16
5.2 Beteiligte Personen  17
5.3 Ablaufende Prozesse  18
5.4 Auszutauschende Daten  21
5.5 Anwendungsszenario  21

6 Zusammenfassung, Fazit  25

Literaturverzeichnis  27

Abbildungsverzeichnis
Abb. 2.1: Referenzmodell der Workflow-Management-Coalition (WfMC)  3
Abb. 3.1: Phasenmodell der Vorgangsbearbeitung  7
Abb. 4.1: Zielarchitektur für die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung  11
Abb. 5.1: 3-Säulen-Architektur des virtuellen Bauamtes Esslingen  16
Abb. 5.2: Anwendungsszenario eines Bauantrages  22
Abb. 5.4: Beteiligte an einer virtuellen Bauakte  24

Abkürzungsverzeichnis
e-Business Elektronische Business
e-Commerce  Electronic Commerce
e-Government  Electronic Government
e-Mail  Electronic Mail
DMS  Dokumenten-Management-Systemen
KoopA  ADV Kooperationsausschuss für automatisiert Datenverarbeitung
WfMC  Workflow-Management-Coalition
WM  Workflow Management
WMS  Workflow-Management-Systeme
IT  Informationtechnologie

1 Motivation

Die Automatisierung von Verwaltungsabläufen nimmt einen immer größeren Stellenwert innerhalb von Kommunen, Ländern und Bund ein. Grund dafür sind zum einen die gestiegenen Ansprüche an die staatlichen Institutionen, wodurch diese sich veranlasst sehen mit dem Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien Verwaltungsabläufe zu vereinfachen und damit schneller und effizienter zu gestalten. 1 Andererseits besteht in der Automatisierung ein enormes Kosteneinsparungspotenzial2, das bei der derzeitigen finanziellen Situation vieler öffentlicher Institutionen nicht nur erwünscht sondern notwendig ist. Dabei wird der Einsatz von Informationstechnologie (IT) in der öffentlichen Verwaltung schon seit Jahren erprobt und im zunehmenden Maße praktiziert.3 Die Anfänge reichen bis in die 80er Jahre zurück, als Pilotprojekte zur Unterstützung der Vorgangsbearbeitung in der Verwaltungen durchgeführt wurden.4 Als Plattform für die Umsetzung von Projekten im Electronic Government (e-Government) hat die Bundesregierung die Initiative „Bund- Online2005“ ins Leben gerufen. Die bei der Gründung im Jahre 2000 von Bundeskanzler Gerhard Schröder proklamierte Vision: „Die Daten sollen laufen, nicht die Bürger“, ist seitdem das Leitmotto für Vorhaben in diesem Bereich. Die Initiative hat sich zum Ziel gesetzt, „alle onlinefähigen Dienstleistungen der Bundesverwaltung bis 2005 elektronisch verfügbar zu machen.“5 Dies soll bis 2005 rund 400 Serviceangebote der Bundesverwaltung betreffen. 6 Bei der IT-gestützten Realisierung von entsprechenden Dienstleistungen spielt das Workflow Management (WM) eine maßgebliche Rolle.

Ziel der vorliegenden Ausarbeitung ist es, aufbauend auf einer allgemeinen Einführ ung in das WM, die besonderen Problemstellungen innerhalb der Verwaltung zu untersuchen. Nach einer kurzen Betrachtung der Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung, werden die organisatorischen Rahmenbedingungen und Anforderungen an die technische Umsetzung beschrieben. In diesem Zusammenhang wird besonders auf die rechtlichen Vorschriften und die verwaltungsspezifischen Anforderungen ein. Der Hauptteil konzentriert sich jedoch auf die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der Verwaltung, welche im Rahmen einer sogenannten Zielarchitektur veranschaulicht wird.

Abschließend wird an Hand einer Fallstudie die Thematik dargestellt.

2 Grundlagen des WM

Bei der Betrachtung von WM ist es sinnvoll im Vorfeld verschiedene Begriffe, die in diesem Zusammenhang häufig Verwendung finden näher zu erklären. Erschwerend ist dabei, dass sich der Begriffsfindungsprozess7 auf diesem Gebiet in vollem Gange befindet und dadurch eine ganze Bandbreite von Definitionen existiert, die sich teilweise überschneiden, aber auch unterschiedliche Abgrenzungen vornehmen.

Allgemein versteht man unter WM ein ganzheitliches Konzept, welches alle Aufgaben der Modellierung, Simulation, Steuerung, und Kontrolle bzw. Überwachung von Geschäftsprozessen umfasst.8 Ein Geschäftsprozess verkörpert dabei „eine Transaktion oder eine Folge von Transaktionen zwischen betrieblichen Objekten. Gegenstand der Transaktion ist der Austausch von Leistungen und/oder Nachrichten zwischen den Objekten.“ 9 Diese Definition ähnelt der des Workflows. Dabei handelt es sich um „Aktivitäten, welche die koordinierte Ausführung einer Reihe von Aufgaben (Tasks) durch unterschiedliche Verarbeitungseinheiten umfassen.“10 Der wesentliche Unterschied zwischen einem Geschäftsprozess und einem Workflow liegt in der jeweiligen Verwendung der Begriffe. Während ein Geschäftsprozess eher betriebswirtschaftliche Aspekte betont, beschreibt der Begriff des Workflow die einzelnen Teilschritte aus technischer Sicht.11 Zusammenfassend lässt sich an dieser Stelle festhalten, dass ein Workflow einen Geschäftsprozess aus Sicht eines Informationssystems spezifiziert.12

Synonym für Workflow werden auch die Begriffe Arbeitsablauf oder Vorgang verwendet. Für die Erfüllung der Aufgaben des WM werden Anwendungen eingesetzt, die sich Workflow-Management-System (WMS) nennen. Der Aufbau eines solchen Systems lässt sich an Hand der Referenzarchitektur 14 der Workflow-Management-Coalition (WfMC) in Abbildung 2.1 erläutern15.

[....]

1Vgl.http://www.wissen.de/xt/default.do?MENUNAME=InfoContainer&MENUID=40%2C156%2C538%2C547&OCCURRENCEID=SL0014072684.SL0014072684.5000065.4.
[Stand: 2003-05-05].
2 Ahrend, Voss (2000), S. 52f.
3 Vgl. Engel (2000), S. 391.
4 Vgl. Engel (1999), S. 144.
5 http://www.bund.de/BundOnline-2005-.6164.htm. [Stand: 2003-04-25].
6 http://www.kbst.bund.de/SAGA -,182/start.htm. [Stand 2003-04-25].
7 Vgl. Vossen, Becker (1996), S. 18.
8 Vgl. Janetzke (1999), S. 19.
9 Galler, J.: Vom Geschäftsprozessmodell zum Workflow-Modell. Wiesbaden, 1997, S.8.
10 Rusinkiewicz,, Sheth (1995) S. 602.
11 Vgl. Gadatsch (2001), S. 35.
12 Vgl. Möbus (1999), S. 19.
13 Vgl. Goldgruber, M.: 2 Einführung ins Thema Workflow-Management. 2003. http://www2.iicm.edu/cguetl/education/projects/mgold/Html/node3.html. [Stand: 2003-04-02].
14 Vgl. WfMC Workflow Reference Model. 2003. http://www.wfmc.org/standards/model.htm [Stand: 2003-04-02].
15 O. V. Verwaltungslexikon (2003).